Checkliste zur Organisation einer Informationsveranstaltung

Checkliste
Organisation einer Informationsveranstaltung für die
Diakoniesammlung
Gute Planung ist unabdingbar für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Dadurch fällt Ihnen die
Organisation leichter und Sie steigern die Aussichten auf eine erfolgreiche Durchführung. Ihr
Ansprechpartner dabei ist die Leitung der Diakonischen Bezirksstelle in Ihrem Kirchenbezirk.

Besprechen Sie frühzeitig mit der Diakonischen Bezirksstelle Ihr Anliegen.
Dazu gehören mehrere Bereiche.
Thema
Zuerst müssen das Thema und die Zielgruppe, die zur Zielgruppe passende Aktion,
der Ort und der Termin sowie das Veranstaltungsformat festgelegt werden. Auch die
Auswahl des/der passenden Referentin muss getroffen werden.
Organisation
Überlegen Sie, ob eine kleine Bewirtung (beispielsweise Butterbrezeln und Getränke)
auf Spendenbasis machbar ist. Damit kommen Sie während oder nach einer
Veranstaltung mit den Menschen ins Gespräch. Erfahrungsgemäß geben die
Teilnehmer gerne eine Spende.
Weiterhin besprechen Sie organisatorischen Aufgaben und Abläufe: wer kümmert
sich wie um die Öffentlichkeitsarbeit? Wer übernimmt die Organisation der
Räumlichkeiten/Technik/Verpflegung?
Finanzierung
Grundlegend ist auch die Finanzierung der Veranstaltung: wer beteiligt sich wie?
Vielleicht finden Sie einen Sponsor, der Ihre Idee unterstützt und Ihnen kostenfrei
Getränke und/oder den Imbiss überlässt? Oder der die Kosten für die
Räumlichkeiten/Technik oder für die Öffentlichkeitsarbeit übernimmt?
Moderation
Die Auswahl des Moderatoren/der Moderatorin ist wichtig: wer kann gut mit dem
Thema umgehen und die Teilnehmer bei der Veranstaltung gut mit einbinden?
Technik
Welche Technik wird benötigt? Wo kann sie gebenenfalls ausgeliehen werden? Wer
kümmert sich darum?
Dank sagen
Überlegen Sie sich gemeinsam, wie Sie im Nachhinein über die eingegangenen
Spenden informieren und Ihren Dank dafür aussprechen.
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Klären Sie mit der Kirchenpflege, wann und wo Sie das eingegangene Geld
einzahlen (Verwendungszweck: Februarsammlung 2016).

Suchen und finden Sie engagierte Mitmacher: Wer außer Ihnen könnte sich noch für
dieses Thema interessieren und ist bereit, sich mit Ihnen zusammen einzubringen? In
welchen Gruppen und Kreisen werben Sie am besten um Unterstützung?

Informieren Sie Ihre Kirchengemeinde. Bestellen Sie in Ihrem Pfarramt oder in der
Diakonischen Bezirksstelle die Sammlungsfaltblätter, die Sie bei der Veranstaltung
mit der Spendenbitte ausgeben.

Tragen Sie Ihre Veranstaltung in geeignete Terminkalender ein:
Kirchengemeinde, Schulen, Kindergärten, Bildungsanbieter, Rathäuser und ähnliche
Einrichtungen bieten sich dafür an. Welche weitere Ideen haben Sie?
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Sorgen Sie für eine Einladung/Ankündigung im Gemeindebrief, im davor
stattfindenden Gottesdienst, im Gemeindeschaukasten, im Amtsblatt und in der
örtlichen Presse. Laden Sie die Redaktion zu der Veranstaltung ein, am besten eine
Woche vor dem Termin. Schicken Sie am Tag vor der Veranstaltung eine kurze
Terminerinnerung an die Redaktion(en).

Informieren Sie die moderierende Person rechtzeitig über deren Aufgaben und den
Ablauf der Veranstaltung. Vermitteln Sie ausdrücklich den Spendenaufruf und geben
Sie der Person die notwendigen Informationen dafür an die Hand.
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Nach der Veranstaltung ist der Dank an alle Spender und die Information über die
eingegangenen Spendensumme und Ihren Einsatz wichtig:
Dies kann zum Beispiel ein Bericht im Gemeindebrief oder im Amtsblatt sein, ein
Aushang im Schaukasten oder ein Artikel in der Zeitung.
Sollte eine größere Spende von einer Einzelperson oder zum Beispiel von einem
Unternehmen eingehen, so ist ein kurzer persönlicher Dankbrief, zusammen mit der
Zuwendungsbestätigung wichtig. Klären Sie vorab mit der Diakonischen Bezirksstelle
und der Kirchenpflege ab, wer wann über einen solchen Spendeneingang informiert
wird (Achtung: Datenschutz!) und wer die Danksagung übernimmt.
Wir danken Ihnen für Ihr Engagement für die Arbeit der Diakonie und wünschen Ihnen viel
Freude bei der Durchführung und gutes Gelingen!
Weitere Informationen zu den Diakoniesammlungen erhalten Sie von Ihrer Diakonischen
Bezirksstelle und unter www.diakonie-wuerttemberg.de/sammlungen.

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