Checkliste Organisation einer Benefizveranstaltung für die Diakoniesammlung Gute Planung ist unabdingbar für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Dadurch fällt Ihnen die Organisation leichter und Sie steigern die Aussichten auf eine erfolgreiche Durchführung. Ihr Ansprechpartner dabei ist die Leitung der Diakonischen Bezirksstelle in Ihrem Kirchenbezirk.  Besprechen Sie frühzeitig mit der Diakonischen Bezirksstelle Ihr Anliegen. Dazu gehören mehrere Bereiche. Thema Zuerst müssen das Thema und die Zielgruppe, die zur Zielgruppe passende Aktion, der Ort und der Termin sowie das Veranstaltungsformat festgelegt werden. Organisation Auch die organisatorischen Aufgaben und Abläufe werden in dieser Runde beprochen: wer kümmert sich um Öffentlichkeitsarbeit, gegebenenfalls um Kartenvorverkauf, Einladungsschreiben, Anmeldeverwaltung und ähnliches? Wer übernimmt die Organisation der Räumlichkeiten/Technik/Verpflegung? Finanzierung Grundlegend ist auch die Finanzierung der Veranstaltung: wer beteiligt sich wie? Vielleicht finden Sie einen Sponsor, der Ihre Idee unterstützt und Ihnen kostenfrei Getränke und/oder die Speisen überlässt? Oder der die Kosten für die Räumlichkeiten/Technik oder für die Öffentlichkeitsarbeit übernimmt? Moderation Die Auswahl des Moderatoren/der Moderatorin ist ebenfalls von großer Bedeutung. Diese Person muss die Teilnehmer gut ansprechen können. Technik Welche Technik wird benötigt? Wo kann sie gebenenfalls ausgeliehen werden? Wer kümmert sich darum? Dank sagen Überlegen Sie sich gemeinsam, wie Sie im Nachhinein über die eingegangenen Spenden informieren und Ihren Dank dafür aussprechen.  Klären Sie mit der Kirchenpflege, wann und wo Sie das eingegangene Geld einzahlen (Verwendungszweck: Februarsammlung 2016).  Suchen und finden Sie engagierte Mitmacher: Wer außer Ihnen könnte sich noch für dieses Thema interessieren und ist bereit, sich mit Ihnen zusammen einzubringen? In welchen Gruppen und Kreisen werben Sie am besten um Unterstützung?  Informieren Sie Ihre Kirchengemeinde. Bestellen Sie in Ihrem Pfarramt oder in der Diakonischen Bezirksstelle die Sammlungsfaltblätter, die Sie bei der Veranstaltung mit der Spendenbitte ausgeben.  Laden Sie die Teilnehmer rechtzeitig, das heißt mindestens sechs Woche vor der Veranstaltung, schriftlich ein (zum Beispie durch einen Brief, eine Karte oder einen Flyer, die alle durch eine Rückmeldeschreiben/Anmeldeformular ergänzt sind).  Wenn es eine öffentliche Veranstaltung ist, kümmern Sie sich um die geeignete Öffentlichkeitsarbeit. Tragen Sie Ihre Veranstaltung in öffentliche Terminkalender ein (Kirchengemeinde, Schulen, Kindergärten, Bildungsanbieter, Rathäuser und ähnliche.). Sorgen Sie für eine Ankündigung im Gemeindebrief, im davor stattfindenden Gottesdienst, im Gemeindeschaukasten, im Amtsblatt und in der örtlichen Presse. Laden Sie die Redaktion(en) zu der Veranstaltung ein. Schicken Sie gegebenfalls einige Tage vor der Veranstaltung eine kurze Terminerinnerung an die Redaktion(en).  Informieren Sie die moderierende Person rechtzeitig über deren Aufgaben und den Ablauf der Veranstaltung. Vermitteln Sie ausdrücklich den Spendenaufruf und geben Sie der Person die notwendigen Informationen dafür an die Hand.  Nach der Veranstaltung ist der Dank an alle Spender und die Information über die eingegangenen Spendensumme und Ihren Einsatz wichtig: Dies kann zum Beispiel ein Bericht im Gemeindebrief oder im Amtsblatt sein, ein Aushang im Schaukasten oder ein Artikel in der Zeitung. Sollte eine größere Spende von einer Einzelperson oder zum Beispiel von einem Unternehmen eingehen, so ist ein kurzer persönlicher Dankbrief, zusammen mit der Zuwendungsbestätigung wichtig. Klären Sie vorab mit der Diakonischen Bezirksstelle und der Kirchenpflege ab, wer wann über einen solchen Spendeneingang informiert wird (Achtung: Datenschutz!) und wer die Danksagung übernimmt. Wir danken Ihnen für Ihr Engagement für die Arbeit der Diakonie und wünschen Ihnen viel Freude bei der Durchführung und gutes Gelingen! Weitere Informationen zu den Diakoniesammlungen erhalten Sie von Ihrer Diakonischen Bezirksstelle und unter www.diakonie-wuerttemberg.de/sammlungen.