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Summer School
Studienmanagement
9. & 10. September 2015
Programm
Summer School Studienmanagement | TAG 1
Uhrzeit
Mittwoch, 09.09.2015
VMP 9
9:00-9:30
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9:30-10:00
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10:00-10:20
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Hörsaal H
10:30-12:15
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von Widersprüchen in Prüfungsangelegenheiten
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Englischsprachige Masterstudiengänge
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12:15-13:15
13:15-15:00
Foyer
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Verwaltungshandeln und Service-Orientierung
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ǕŻArbeitserleichterung mit STiNE Reports
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Gesprächsführung in der Beratungssituation
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ǗŻDer Request Tracker im Studienbüro –
Tipps und Tricks
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Hörsaal H
Summer School Studienmanagement | TAG 2
Donnerstag, 10.09.2015
Uhrzeit
VMP 9
9:00-9:10
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Hörsaal H
9:10-9:30
ĝeu‚u;„Einführung von Studienbüros an der Universität Hamburg“ ƮÉu^S¿EyeV‚żá^ŸV uĒ^E“ uyE‚
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Hörsaal H
9:30-10:00
ĝeu‚u;„Studienbüro-Evaluation in der WiSo-Fakultät“ƮºuŻĞ u^ uã B^ żýueP S‚ ˆ*‚u;‚ uą‚ˆEˆ\ˆ^ã Bu yº S^‚y uÉSˆV‚
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Hörsaal H
10:00-10:30
ĝeu‚u;„Studienbüro-Evaluation in der MIN-Fakultät“ƮáEąE \e^y ^żą‚ˆE ^ S^‚éÔëƕÉSˆV‚
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Hörsaal H
10:30-11:00
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11:00-11:30
ĝeu‚u;„Qualitätssicherung im Studienmanagement der Jura-Fakultät – Überprüfung eines Dienstleistungsbereiches sieben Jahre nach dessen Einführung“
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11:30-12:00
ĝeu‚u;„Übergreifende Vorschläge für die Weiterentwicklung von Studienbüros”ƮÑ ^^E^;Ğ u^ użā\nVVé^; \ ^‚´e^yˆV‚E^;Ë\ÑƯ
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12:00-13:00
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13:00-13:30
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13:30-13:45
ǕŻBusiness Intelligence für das StudienmanagementƮą y‚E^ąBVV użā *ŻǕǗƯ
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ǗŻCampusNet & Co - Auf dem Weg zu einer durchgängigen IT-Prozessunterstützung im Bereich Studium und Lehre Ʈ¥^u Ëju‚Ÿżą¿¥ƕÔČƯ
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ǘŻBeispiele für Software-unterstütztes WissensmanagementƮáušy‚š^ßSeż¥VE ñ‚‚ż¥‚ŻǘżºuŻ²Eu‚ ąB VVE^;żā *ŻǘǗż
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ǕŻInterkulturelle KompetenzƮá‚BuE^Éjy‚ żā *ŻǘǗżºuŻČeuy‚ ^ąŸeuE yżā *ŻǚǗƯ
13:45-14:30
ǗŻNachteilsausgleich und PrüfungsmanagementƮºuŻéES ˂‚ u\^^ƕáyq użáeeuE^‚euE^*uE ² V^; “e^ą‚ˆE u ^ ^
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ǘŻIndividuelle Anmeldefristen bei PrüfungenƮé V^E Ğ Vˆżą‚ˆE ^ueýyšBeVe;E Ư
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ǜŻRegelmäßiger Austausch mit LehrendenƮČBeuy‚ ^Ëu‚Ÿ\B użą‚ˆE ^ue¿Ğˆ^ąE^é
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ǝŻEnglischsprachige MasterstudiengängeƮąˆy^^ ĩ \ ^ żā *ŻǘǕƯ
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ǕǔŻQualitätssicherung in Studium und LehreƮ´u\ ^ČyBEuSe“żā *ŻǘǕƯ
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15:30-16:00
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Hörsaal H
16:00-16:15
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Hörsaal H
Fortbildungen
09.09. 10.30-12.15 Uhr
Fortbildung für Prüfungsmanagement, Schwerpunkt Verwaltungshandeln: „Bearbeitung von Widersprüchen in Prüfungsangelegenheiten“
(Vanja-Christin Meyer, Referentin für Rechtsangelegenheiten und Vorsitzende des zentralen Widerspruchsausschusses in Prüfungsangelegenheiten, Referat 31 Qualität und Recht und Kathrin Krohn, Sachbearbeiterin Widerspruchsverfahren in Prüfungsangelegenheiten, Referat 31 - Qualität und Recht)
In dieser Fortbildung wird es nicht darum gehen, Antworten auf prüfungsrechtliche Einzelfragen zu erhalten, sondern am Ende der Veranstaltung einen Überblick
über den Ablauf der Bearbeitung von Widersprüchen in Prüfungsangelegenheiten an der Universität Hamburg zu haben und dabei zu berücksichtigende Aspekte
zu kennen.
•
Wer macht was, wer ist wofür zuständig, wie ist der Arbeitsablauf? Aufgaben und Zuständigkeiten des Prüfungsausschusses, des Studienbüros und des
zentralen Widerspruchsausschusses
•
Was gehört in einer Prüfungsakte, was wird zur Bearbeitung eines Widerspruchs benötigt?
•
Eine Studierende oder ein Rechtsanwalt fordert Akteneinsicht. Was ist dabei zu berücksichtigen?
•
Ein Studierender lässt sich anwaltlich vertreten. Was ist im Umgang mit Rechtsanwälten nötig zu wissen?
09.09. 13:15-15:00 Uhr
Fortbildung für Studienkoordination und Prüfungs-/Lehrveranstaltungsmanagement: „Gesprächsführung in der Beratungssituation“
(Ronald Hoffmann, Leiter Referat 32 - Zentrale Studienberatung und Psychologische Beratung)
Gesprächsführung ist mehr eine Frage der Haltung als der Technik. Für diese Haltung braucht es Klarheit über:
•
•
•
•
•
Verschiedene Formen der Beratung und ihre Abgrenzung voneinander
Die daraus resultierende eigene Rolle in der Beratungssituation
Das Interesse meines Gegenübers in der aktuellen Situation
Ein evtl. vorhandenes eigenes Interesse
Den Umgang mit daraus womöglich resultierenden Konflikten
Mit diesen Themen beschäftigt sich die Kurzfortbildung im ersten Teil. Im zweiten Teil soll mit der Transaktionsanalyse ein Modell vorgestellt werden, das
hilfreich ist, mögliche Gesprächs-Fallen zu erkennen.
Vorträge
09.09. 10:00-10:20 Uhr
Vortrag „Beratung von Studierenden in auslaufenden Studiengängen“
(Hans-Joachim Rieckmann und Ihno Goldenstein, Studienbüro Sozialwissenschaften)
Die beiden Referenten berichten von ihren Erfahrungen, die im Studienbüro Sozialwissenschaften bei der Beratung von Studierenden in auslaufenden
Studiengängen in den vergangenen Jahren gemacht worden sind. Sie geben einen Überblick über die Maßnahmen, die getroffen worden sind, um allen an einem
Studienabschluss interessierten Studierenden dies prüfungsorganisatorisch zu ermöglichen. Sie informieren über den besonderen Beratungsbedarf dieser
Studierendengruppe und berücksichtigen auch den Umstand, dass in den Diplomstudiengängen der Sozialwissenschaften die Prüfungsordnungen bereits
aufgehoben sind.
09.09.13:15-15:00 Uhr Vorträge & Diskussion
Arbeitserleichterung mit STiNE Reports
(Sebastian Schüller, Ref. 12)
Mit STiNE verfügt die Universität Hamburg über ein zentrales Campus Management System, welches die Datenerfassung und -Verarbeitung einfach und effizient
machen soll. Aber nicht in allen Bereichen ist dieses Verspechen eingelöst worden: Viele Prozesse erfordern ein hohes Maß an Einzeldatenauswertungen und
aufwändigen Klickstrecken im STiNE Client. Das Projekt STiNE Reports schließt diese Lücken und liefert standardisierte Berichte für die operative Arbeit im
Prüfungsmanagement und in der Lehrveranstaltungsplanung. Das Projektteam STiNE Reports präsentiert die bereits fertigen Berichte und gibt einen Ausblick auf
das zweite Release.
Abschlussdokumente - Standards und Vorgaben
(Claudine Hartau, ehemalige Referentin VP2)
Für den Druck von Urkunden und Zeugnissen fehlte bislang ein verbindliches Regelwerk, das das Verfahren von der Gestaltung bis zur Produktion erfasst. Durch
die inzwischen erfolgten Beschlüsse sind nun allgemeine Standards festgelegt worden. Claudine Hartau wird in ihrem Beitrag über das beschlossene Verfahren
berichten, mit dem ein einheitlicher Ablauf und vor allem ein einheitliches Erscheinungsbild aller an der Universität Hamburg vergebenen Abschlussdokumente
erreicht werden soll.
10.09. 9.10-9.30 Uhr
Vortrag „Einführung von Studienbüros an der Uni Hamburg“
(Frank Eisoldt, Kanzler Universität Kiel - angefragt)
10.09. 9.30-10.00 Uhr
Vortrag „Studienbüro-Evaluation in der WiSo-Fakultät“
(Dr. Werner Lehne, Projektbeauftragter Studium und Lehre des Dekanats der Fakultät Wirtschafts- und Sozialwissenschaften)
Bereits im Beschluss des Dekanats zur Einrichtung von drei Studienbüros an der Fakultät WISO im Juli 2009 wurde festgelegt, dass nach 1 ½ Jahren eine externe
Evaluation stattfinden soll. Dieses Vorhaben wurde mit etwas Verzögerung umgesetzt und 2012 ein Evaluationsauftrag an die HIS-GmbH vergeben. Der
Evaluationsauftrag legte neben der Frage nach der Zielerreichung und der Konzeptumsetzung einen starken Akzent auf die Identifizierung von Entwicklungs- und
Optimierungspotenzialen. Im Oktober 2012 wurde der Abschlussbericht vorgelegt. Im Frühjahr 2013 wurde anknüpfend an die Empfehlungen aus der Evaluation
ein fakultätsinternes Folgeprojekt zur Weiterentwicklung der Studienbüros ins Leben gerufen, das bis Ende 2014 andauerte. Im Vortag wird von den Erfahrungen
in den beiden verknüpften Projekten berichtet.
10.09. 10.00-10.30 Uhr
Vortrag „Studienbüro-Evaluation in der MIN-Fakultät“
(Kai Siemonsen, Studiendekanat der Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften)
Plangemäß wurden die sechs Studienbüros der MIN-Fakultät Ende 2013 durch einen externen Dienstleister (Rambøll) evaluiert. Evaluiert wurden dabei die
Zielerreichung, die Eignung der Strukturelemente, die Prozesse und die Personalausstattung der Studienbüros. Neben qualitativen Interviews mit verschiedenen
Beteiligten wurde eine umfassende Online-Befragung der Studierenden, Lehrenden und Mitarbeiter/innen durchgeführt. Im Vortrag wird von den Erfahrungen
berichtet sowie von den bislang umgesetzten Maßnahmen.
10.09. 11.00-11.30 Uhr
Vortrag „Qualitätssicherung im Studienmanagement der Jura-Fakultät – Überprüfung eines Dienstleistungsbereiches sieben Jahre nach dessen Einführung“
(Charlotte Themar, Studienmanagement Fakultät für Rechtswissenschaft)
Das Studienmanagement wurde als neu gedachter Dienstleistungsbereich für Studium und Lehre im Jahr 2007 während der Einführung der
Campusmanagementsoftware STiNE an der Fakultät für Rechtswissenschaft der Universität Hamburg aufgebaut. Das Studienmanagement an unserer Fakultät
war letztlich der Vorreiter von den Studienbüros an den andren Fakultäten nach dem Eisoldt-Konzept (deshalb auch die abweichende Bezeichnung). Nach sieben
Jahren wurde beschlossen, dieses Konstrukt durch einen externen Dienstleister (Fa. Rambøll) evaluieren zu lassen.
Hierfür wurden in einem ersten Schritt Befragungen der Studierenden und der Lehrenden vorgenommen. Es gab qualitative Interviews mit Stakeholdern aus dem
Dekanat und der Präsidialverwaltung. Im Anschluss wurden die Mitarbeitenden des Teams selbst zu ihrer Arbeitszufriedenheit befragt. Am Ende stand eine
Personalbedarfsanalyse. Aus all diesen Bausteinen wurde ein Bericht erstellt, der ein vielfältiges Bild auf das Studienmanagement als Dienstleistungseinheit für
„Studium und Lehre“ wirft. Hieraus lassen sich Fragen und neue Herausforderungen für die Zukunft des Studienmanagements ableiten.
10.09. 11.30-12.00 Uhr
Vortrag „Übergreifende Vorschläge für die Weiterentwicklung von Studienbüros“
(Henning Werner, Rambøll Management Consulting GmbH)
10.09. 13.00-13.30 Uhr
Business Intelligence für das Studienmanagement
(Sebastian Schüller, Ref. 12)
Der Bereich Studium und Lehre sieht sich zunehmend Anforderungen an Kennzahlen und Datenanalysen ausgesetzt. Seien es Studienabbrüche,
Modulerfolgsquoten oder Absolventenprognosen, in den Dekanaten und Studienbüros steigt der Bedarf nach analytischen Auswertungen für die
kennzahlengestützte Entscheidungsfindung. Das Projektteam STiNE Reports erläutert, wie moderne Business Intelligence (BI) Werkzeuge eingesetzt werden
können um analytische Fragestellungen Ad-hoc zu beantworten und präsentiert die prototypische Umsetzung.
10.09. 13.00-13.30 Uhr
CampusNet & Co - Auf dem Weg zu einer durchgängigen IT-Prozessunterstützung im Bereich Studium und Lehre
(Andre Görtz, SEA-IT)
Ein offener Vortrag zum integrierten Campus-Management an der UHH zu den Fragen:
•
•
•
•
•
Durch welche Services wird das Studienmanagement aktuell unterstützt?
Wo besteht Verbesserungspotential? Wie kann ich Feedback geben?
Welche Funktionen werden derzeit nicht genutzt? Eine STiNE-Feature-Review.
Wo geht es hin? Roadmap Campus Management - Laufende Entwicklungen und Perspektive.
Was wird aus SEA-IT? Das STiNE-Team im Restrukturierungsprozess des Regionalen Rechenzentrums.
10.09. 13.00-13.30 Uhr
Beispiele für Software unterstütztes Wissensmanagement
(Krystyna Jacko, Alice Ott, Abt. 3, Dr. Birte Schelling, Ref. 32, Jan von Soosten, Fakultät MIN)
In der Abteilung Studium und Lehre werden verschiedene digitale Tools in den Bereichen der Information, Kommunikation und Beratung verwendet. Eines dieser
Instrumente wird explizit für Belange des Wissensmanagements eingesetzt, zwei weitere dienen primär der Online-Beratung. Die Resultate der
Beratungsprozesse, die über diese Instrumente stattfinden, lassen sich auch im Bereich des Wissensmanagements nutzen. Im Vortrag werden diese drei
verschiedenen Tools (OLAT, Blog, Forum) und ihre Funktionen in Bezug auf das Wissensmanagement vorgestellt. Des Weiteren stellt Jan von Soosten ein Beispiel
für die Nutzung von Sharepoint aus der Fakultät MIN vor.
Workshops
09.09. 10.30-12.15 Uhr
Workshop für Studienkoordination und Prüfungsmanagement: „Englischsprachige Masterstudiengänge“
(N.N., MIN-Fakultät, Katja Anacker, Ref. 31, Katharina Berger, Ref. 33)
Im Workshop sollen Erfahrungen und Herausforderungen bei der Einführung und Durchführung von englisch-sprachigen Studiengängen vorgestellt und
Lösungsansätze diskutiert werden.
09.09. 10:30-12:15 Uhr
Workshop für Studienbüroleitungen und Studienkoordination: „Beratungsangebote“
(Ronald Hoffmann, Ref. 32, Heino Windt, Fakultät für Erziehungswissenschaft)
An der UHH werden verschiedene Zielgruppen zu verschiedenen Themengebieten an verschiedenen Stellen informiert und beraten. Das ist manchmal
unübersichtlich. Hilfreich wäre ein Verzeichnis, das bestehende Angebote auflistet und inhaltlich voneinander abgrenzt, sodass das bestehende Netzwerk
erkennbar wird und etwaige Lücken im „Gesamtberatungskonzept“ der UHH benennbar sind.
In dem Workshop soll hierzu ein Anfang gemacht werden durch das Sammeln der jeweiligen Arbeitsweisen und -inhalte. Darüber hinaus braucht es ein einfaches,
sinnvolles Verfahren, wie auch über den Workshop hinaus dieses Wissen erhalten, gepflegt, ergänzt und zugänglich gemacht werden kann.
09.09. 13.15-15.00 Uhr
Workshop für Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement: „Verwaltungshandeln und Service-Orientierung“
(Dr. Lejla.Starcevic-Srkalovic, ZPLA, Vanja-Christin Meyer, Ref. 31)
Eine der Anforderungen an die gute Prüfungsverwaltung ist die Serviceorientierung. Die Bearbeitung von studentischen Anträgen und Anliegen müssen
reibungslos ablaufen, die Ergebnisse verlangen eine hohe Servicequalität und überdies muss das Handeln in den Prüfungsbüros rechtssicher sein. Stehen der
Serviceorientierung die rechtlich abgesicherten Regelungen sowohl für Studierende als auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Studienmanagements im
Wege? Serviceorientierung mit Rechtsvorschriften, existiert für die Prüfungsverwaltung ein Spannungsfeld? Wie sieht die optimale Lösung aus?
Thementische
Thementisch
Interkulturelle Kompetenz
Zielgruppe
SK/SFB
Zielfragen/Zielsetzung
Zielfragen:
• Was sind die häufigsten Themen von
internationalen Ratsuchenden, die sich an die
Studienbüros wenden (Standardfälle)?
• Welche – ggf. auch herausfordernden –
Einzelfallsituationen gibt es?
• Welche Weiterbildungsthemen/-wünsche gibt
es (basierend auf diesen Erfahrungen)?
Zielsetzung: Themenbereiche sammeln und weitere
Fortbildungs-Bedarfe ermitteln
Zielfragen:
• Was sind die Standardsituationen?
Zielsetzung: Konkrete Antworten geben und Austausch
zwischen den Studienbüros sicherstellen!
Nachteilsausgleich und
Prüfungsmanagement
SK/PM
Individuelle Anmeldefristen bei
Prüfungen – Erfahrungen und
Möglichkeiten
Wissensmanagement und
effektive Dokumentation
Mod/PM
Zielsetzung: Erfahrungen und praktische Relevanz aus
den Studienbüros sammeln
Sbltr/SK
Zielfragen:
• Wie beschreiben und dokumentieren Sie Ihre
Arbeitsabläufe und Prozesse?
• Wie läuft der Informationsfluss in Ihrem
Arbeitsbereich ab? Welche Tools nutzen Sie
dazu? Was funktioniert und wo gibt es noch
Probleme?
Der Thementisch soll auch die Initiative für einen
gemeinsamen Austausch zum Thema
„Wissensmanagement und Dokumentation“ auf den
Weg bringen
Verantwortliche
Katharina Föste, Ref. 32
Dr. Maike Gattermann-Kasper, Koordinatorin
für die Belange von Studierenden mit
Behinderungen oder chronischen Krankheiten,
und Marianne Kiekel; Studienbüro
Sozialökonomie
Melanie Weßlau, Studienbüro Psychologie
Krystyna Jacko, Abt. 3, und Charlotte Themar,
Studienmanagement Fakultät für
Rechtswissenschaft
Thementisch
Raum- und Hörsaalplanung
(dezentral)
Zielgruppe
Sbltr/LVM
Modellierer-Austausch
STiNE-Modellierung: Formate des
Wissensmanagements und
Wissenstransfers in
Fachbereichen und Fakultäten
Mod.
Zielfragen/Zielsetzung
Zielfragen:
• Welche verschiedenen Methoden zur
Raumplanung werden genutzt und haben sich
bewährt?
• Wie stimmt man sich sinnvoll mit anderen ab
(z.B. bei interdisziplinären Studiengängen oder
wenn man Räume nicht alleine nutzt)?
• Gibt es geeignete (IT-)Tools zur Unterstützung
der Raumplanung?
Zielsetzung:
• Erfahrungsaustausch
• Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten
an den Schnittstellen zwischen verschiedenen
Studienbüros
Zielfragen:
• STiNE-Modellierung: Formate des
Wissensmanagements und Wissenstransfers in
Fachbereichen und Fakultäten (und darüber
hinaus?)
• Neuere Möglichkeiten der (NF-PO-)
Modellierung
Zielsetzung: Identifizieren von Fortbildungsbedarfen,
ggf. Initiieren eines Austauschformats für Modellierer
Verantwortliche
Jean Praefcke, Studienmanagement Fakultät für
Rechtswissenschaft
Björn Stoffregen, ZPLA, und Jörg Ebrecht,
Studienbüro Sozialwissenschaften
Thementisch
Regelmäßiger Austausch mit
Lehrenden
Zielgruppe
Sbltr
Englischsprachige
Masterstudiengänge
SK/Mod/Sbltr
Zielfragen/Zielsetzung
Zielfragen:
• Welche Ansprüche und Erwartungen haben
Studien-/Prüfungsverwaltung und Lehrende
aneinander?
• Was hat STiNE damit zu tun?
• Wie kann man dies am besten kommunizieren?
Zielsetzung: Sammlung von Punkten, die in der
Zusammenarbeit zwischen Studien- und
Prüfungsverwaltung und den Lehrenden wichtig sind
und in denen ein regelmäßiger Austausch stattfinden
sollte.
Schaffung einer Diskussionsgrundlage für den
Workshop „Was ist STiNE für Lehrende, Studierende
und die Studien- und Prüfungsverwaltung – und was
sollte STiNE für diese Gruppen sein?“
(Studienentwicklungstag: Prüfungen; Fakultät EW)
Zielfragen:
• Welche Erfahrungen haben Sie mit der
Einführung und Durchführung von englischsprachigen Studiengängen gemacht?
• Was lief gut?
• Welche unerwarteten Probleme gab es?
• Haben Sie Ideen, was man besser machen
könnte?
• Zielsetzung: Erfahrungsaustausch und
voneinander lernen
Verantwortliche
Thorsten Grützmacher, Studienbüro
Erziehungswissenschaft, und Sabina Märkert,
Studienbüro Psychologie
Susanne Zemene, Ref. 31
Mehr Infos: www.uni-hamburg.de/summerschool-stuma.html