Handout

FAQ
eAMS-Konto für Unternehmen
Inhaltsverzeichnis
Fragen zu Geschäftsfällen und Nachrichten ........................................................ 2
Benachrichtigung bei Vorhandensein von unglesenen Nachrichten ........................................... 2
Welcher User bekommt eine Benachrichtigung per eMail über Vorhandensein einer
ungelesenen Nachricht? ............................................................................................................... 3
Es werden nicht alle Nachrichten bzw. Geschäftsfälle in Ihrem eAMS-Konto angezeigt? ........ 3
Bei einem Geschäftsfall zu einer 'Allgemeinen Anfrage an das AMS' sind die Schaltflächen
Geschäftsfall löschen und Geschäftsfall abschließen inaktiv? .................................................... 3
Fragen zur Personalsuche ...................................................................................... 4
Stellenvermittlung ..................................................................................................................... 4
Sie können Ihre Stellenprofile nicht aktivieren? ................................................................ 4
Wo erfolgt die Anzeige der BewerberInnenliste im eAMS-Konto?.................................. 4
Wie können Sie mit dem eAMS-Konto das AMS mit der Stellenbesetzung
beauftragen? .......................................................................................................................... 4
Können bereits aktivierte Stellenprofile geändert werden? .............................................. 4
Darstellung der Gruppe der Führerscheine ....................................................................... 4
Wo werden die Angaben zum Mindestentgelt angezeigt? ................................................. 5
Was sind kennzeichnungspflichtige Stellen? ...................................................................... 5
Was sind nicht kennzeichnungspflichtige Stellen? ............................................................ 5
eJob-Room ................................................................................................................................ 5
Wie können Sie aus dem eAMS-Konto heraus den eJob-Room nutzen? ......................... 5
Fragen zu Userverwaltung und Berechtigungen ................................................. 5
Wozu gibt es die Struktur Superuser/Poweruser/User? .............................................................. 5
Was ist bei Änderung des Superusers zu beachten?.................................................................... 6
Änderungen innerhalb der Userverwaltung? ............................................................................... 6
Sonstige Fragen ....................................................................................................... 7
Passwort und Erinnerungsfrage ............................................................................................. 7
Passwort vergessen? .............................................................................................................. 7
Sie sind Poweruser? .............................................................................................................. 7
Sie sind User? ......................................................................................................................... 7
Kann die Erinnerungsfrage nachträglich geändert werden? ........................................... 7
System wechselt zwischen Standorten................................................................................. 7
System wechselt zwischen den Standorten?........................................................................ 7
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FAQ für eAMS-NutzerInnen
Änderung der Rechtsdaten ..................................................................................................... 8
Ihre Unternehmensdaten bzw. Rechtsdaten haben sich geändert? .................................. 8
FRAGEN ZU GESCHÄFTSFÄLLEN UND NACHRICHTEN
Benachrichtigung bei Vorhandensein von unglesenen Nachrichten
Über den Link „Einstellungen“ haben Sie die Möglichkeit einen Mail-Agent zu aktivieren.
Nach Aktivierung des Mail-Agents erhalten Sie per E-Mail Bescheid, dass sich im eAMS-Konto
eine neue ungelesene Nachricht für Sie befindet.
Beispiel 1:
Sie haben den Mail-Agent aktiviert. Es befindet sich eine neue ungelesene Nachricht "A" für
Sie in Ihrem eAMS-Konto. Eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse wird versendet.
Wenn Sie allerdings NICHT in Ihr eAMS-Konto einsteigen, hat die Nachricht "A" zwar weiterhin
den Status „ungelesen“ – es wird aber keine neuerliche Benachrichtigung an Ihre E-MailAdresse versendet (weil sich keine neue, ungelesene Nachricht in Ihrem Konto für Sie
befindet).
Beispiel 2:
Sie haben den Mail-Agent aktiviert. Es befindet sich eine neue ungelesene Nachricht "A“ für
Sie, in Ihrem eAMS-Konto. Eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse wird versendet.
In der Zwischenzeit generieren sich drei weitere Nachrichten, Ihren User betreffend, im eAMSKonto.
Sie öffnen Ihren eAMS-Account und sehen 4 ungelesene Nachrichten.
Sie lesen aber nur die Nachricht "A" - und zwei von den neuen Nachrichten.
Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, über das Vorhandensein von neuen
ungelesenen Nachrichten.
Begründung: Seit dem letzten Versendejob erkennt das System eine neue ungelesene
Nachricht.
Beispiel 3:
Sie haben den Mail-Agent aktiviert. Es befindet sich eine neue ungelesene Nachricht "A“ für Sie
im eAMS-Konto. Eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse wird versendet.
In der Zwischenzeit generieren sich drei weitere Nachrichten, Ihren User betreffend, im eAMSKonto.
Sie öffnen Ihr eAMS-Konto und lesen alle 3 neuen (Nachricht "A" bleibt ungelesen)
Sie erhalten keine Benachrichtigung per E-Mail.
Begründung: Das System erkennt keine neue ungelesene Nachricht, da eine Benachrichtigung
über das Vorhandensein dieser ungelesenen Nachricht "A" per E-Mail an Sie bereits erfolgte.
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Inhalt der Mail-Agent Benachrichtigung:
„Sehr geehrte/r <…>,
wir haben eine neue Nachricht für Sie. Bitte steigen Sie in Ihr eAMS-Konto <Name bzw.
Bezeichnung> ein und rufen Sie Ihre neue Nachricht ab. …“
Welcher User bekommt eine Benachrichtigung per eMail über Vorhandensein einer
ungelesenen Nachricht?
Beantwortung einer Nachricht durch die AMS Beraterin, den AMS Berater
Eine Nachricht vom Mail-Agent würde jener User erhalten, welcher die ursprüngliche Anfrage
(Allgemeine Nachricht an das AMS bzw. Allgemeine Anfrage an das AMS) im eAMS-Konto
abgeschickt hat.
Nachrichten zu einem Geschäftsfall
Eine Nachricht vom Mail-Agent würde jener User erhalten, welcher den Geschäftsfall ausgelöst
hat (Name in der Spalte User).
Nachrichten zu einem Geschäftsfall, welcher vom AMS ausgelöst wurde
Eine Nachricht vom Mailagent würde in diesem Fall der Superuser erhalten (gilt auch für Dach
eAMS-Konten). Diese Geschäftsfälle sind in der Spalte User mit dem Eintrag „AMS“
gekennzeichnet.
Es werden nicht alle Nachrichten bzw. Geschäftsfälle in Ihrem eAMS-Konto angezeigt?
Die Darstellung der Ansicht "Geschäftsfälle" entspricht den vergebenen Berechtigungen. Die
Sichten der einzelnen User werden daher unterschiedlich sein.
Beispiel: Verfügt der angemeldete User bzw. Poweruser über keine Berechtigungen im Bereich
Arbeitsmarktförderungen, so werden in der Ansicht "Geschäftsfälle" auch keine Nachrichten
bzw. Geschäftsfälle dieses Typs angezeigt.
Bei einem Geschäftsfall zu einer 'Allgemeinen Anfrage an das AMS' sind die Schaltflächen
Geschäftsfall löschen und Geschäftsfall abschließen inaktiv?
Diese Schaltflächen sind nur dann aktiv, wenn es zu diesem Geschäftsfall KEINE ungelesene
Nachricht mehr gibt.
Ein Super-User darf ALLE allgemeinen Nachrichten löschen bzw. abschließen, unabhängig
vom Erfasser bzw. von der Erfasserin.
Power-User bzw. Standard-User dürfen nur jene Geschäftsfälle löschen bzw. abschließen, die
sie selbst erfasst haben.
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FRAGEN ZUR PERSONALSUCHE
Stellenvermittlung
Sie können Ihre Stellenprofile nicht aktivieren?
Bitte wechseln Sie in die Ansicht Personalsuche/Personalvermittlung und aktivieren Sie den
Link „Stellenprofile Kurzanzeige“. Werden keine Stellenprofile angezeigt, wenden Sie sich bitte
an Ihre AMS-Beraterin, Ihren AMS Berater.
In diesem Fall müssen die entsprechenden Jobprofile aus der Fachapplikation, die das AMS
verwendet, für Ihr eAMS-Konto freigeschaltet werden.
Eventuell handelt es sich um ein Dach eAMS-Konto und als Standort ist Ihre Zentrale
ausgewählt. Das Aktivieren von einem Stellenprofil ist jedoch nur von einem "Filial-Standort"
aus möglich – Bitte wechseln Sie zum entsprechenden Filial- Datensatz und aktivieren Sie den
Link Standort wechseln.
Wo erfolgt die Anzeige der BewerberInnenliste im eAMS-Konto?
Wechseln Sie in die Ansicht "Aktive Geschäftsfälle" und öffnen Sie den entsprechenden
Geschäftsfall. Es wird die Ansicht „Aktives Stellenprofil“ angezeigt.
Die Anzeige der aktualisierten BewerberInnenliste erfolgt im unteren Teil des aktiven
Stellenprofils im Block " BewerberInnenliste" (ev. runterscrollen erforderlich).
Wie können Sie mit dem eAMS-Konto das AMS mit der Stellenbesetzung beauftragen?
Über Personalsuche / Personalvermittlung können Sie dem AMS online Ihren Personalbedarf
melden.
Durch Aktivierung der jeweiligen Stellenprofile können Sie das AMS über Ihren konkreten
Personalbedarf informieren und somit Ihrer AMS-Beraterin, Ihrem AMS-Berater den Auftrag zur
Veröffentlichung der „freien Stelle“ und zur Personalsuche erteilen.
Können bereits aktivierte Stellenprofile geändert werden?
Um ein aktiviertes Stellenprofil zu ändern, informieren Sie das AMS aus dem entsprechenden
Geschäftsfall heraus (Geschäftsfall Vollanzeige) über Ihre Änderungswünsche (Schaltfläche
Nachricht an das AMS). Nach erfolgter Bearbeitung durch Ihre AMS-Beraterin, Ihren AMSBerater generiert sich eine neue Nachricht in Ihrem eAMS-Konto.
Darstellung der Gruppe der Führerscheine
Die Führerscheine FSA, FSB, FSC, FSD, FSE, FSF und FSG werden im eAMS-Konto mit den
bekannten Buchstabenkürzeln angezeigt.
Die übrigen Führerscheine werden derzeit folgendermaßen angezeigt:
FSHUB = H
FSTAXI = I
FSGEFAHR = J
FSAUTOKRAN und/oder FSKRAN = K
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Wo werden die Angaben zum Mindestentgelt angezeigt?
Die Angaben zum Mindestentgelt werden beim Aktivieren eines (Lehr-)Stellenprofils angezeigt.
Was sind kennzeichnungspflichtige Stellen?
Das sind Stellen, deren Entgelt auf Basis von Kollektivverträgen, Mindestlohntarifen,
gesetzlichen Bestimmungen, Satzungen und Lehrlingsentschädigungen geregelt ist
Was sind nicht kennzeichnungspflichtige Stellen?
Es ist kein Kollektivvertrag oder eine andere lohngestaltende Vorschrift anzuwenden.
Freie Stellen des öffentlichen Dienstes (Bund, Länder, Gemeinden, Körperschaften des
öffentlichen Rechts) Atypische Dienstverträge (Neue Selbständige, Werkverträge, freie
Dienstverträge).
eJob-Room
Wie können Sie aus dem eAMS-Konto heraus den eJob-Room nutzen?
Durch Aktivierung des Links eJob-Room werden alle bereits bestehenden eJob-Room
Accounts zu Ihrem Unternehmen angezeigt und Sie können diese mit einem Klick auf den
bestehenden Account bearbeiten. Zudem können Sie über die Schaltfläche neuer eJob-RoomAccount neue Accounts anlegen. Über die Personalsuche / eJob-Room stehen Ihnen alle
Funktionalitäten des eJob-Rooms in gewohnter Weise zur Verfügung (ausschließlich
Stellensuche auf Basis Selbstbedienung oder Beauftragung des AMS zur Unterstützung.
FRAGEN ZU USERVERWALTUNG UND BERECHTIGUNGEN
Wozu gibt es die Struktur Superuser/Poweruser/User?
Durch eine, an die Organisationsform Ihres Unternehmens angepasste Vergabe von
Berechtigungen, bestimmen Sie selbst die Struktur Ihres eAMS-Kontos für Unternehmen.
Wenn Sie bereits in Ihrem eAMS-Konto angemeldet sind, haben Sie als Super-User die
Möglichkeit, sogenannte Power-User anzulegen.
HINWEIS: Ein Power-User ist selbst berechtigt, im eAMS-Konto für Unternehmen weitere
Standard-User anzulegen und Ihnen maximal jene Berechtigungen zuzuweisen, die er/sie
selbst besitzt.
Klicken Sie dazu in der Ansicht Mein eAMS oben in der Navigationsleiste auf die Registerkarte
Berechtigungen.
In der darauf folgenden Seite werden Ihnen im Bereich 'User verwalten' die bereits zu Ihrem
Konto vorhandenen User mit Nachname, Vorname, zugewiesenem Standort, zugeteilten
Services und Usertyp angezeigt.
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Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche User anlegen, geben Sie im 'Schritt 1 von 6' zumindest
Anrede, Vorname und Nachname des Power-User ein, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
'Poweruser' durch Anklicken und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche Weiter.
Im 'Schritt 2 von 6' haben Sie die Möglichkeit, über eine Auswahl im Listenfeld 'User' dem
Power-User die gleichen Standorte / eJob-Room Accounts zuzuweisen für welche Sie selbst
berechtigt sind.
Die Bestätigung erfolgt wiederum über die Schaltfläche Weiter.
Im 'Schritt 3 von 6' haben Sie die Möglichkeit, die Zuweisung von Standorten / eJob-Room
Accounts durchzuführen (sofern dies nicht im Schritt 2 bereits erfolgt ist) oder zu ändern.
Nach neuerlicher Bestätigung über die Schaltfläche Weiter wählen Sie für den Power-User im
'Schritt 4 von 6' durch Anklicken der entsprechenden Kontrollkästchen jene Services aus,
welche sie/er verwalten soll und klicken danach auf die Schaltfläche Weiter.
Im 'Schritt 5 von 6' werden Ihnen die zugewiesenen Standorte und Services für den PowerUser zur Kontrolle in einer Gesamtübersicht angezeigt.
Nach Anklicken der Schaltfläche Weiter gelangen Sie zum 'Schritt 6 von 6', wo Sie über die
Schaltfläche Bestätigen den Anlegevorgang abschließen.
Sie erhalten eine Hinweismeldung über das erfolgreiche Anlegen, zudem werden der generierte
Benutzername und das Passwort des Power-Users für den Ersteinstieg angezeigt.
Über den Link 'PDF-Datei herunterladen' oder über die Schaltfläche PDF Ansicht können Sie
ein Informationsschreiben aufrufen, in welchem unter anderem der Benutzername und das
Passwort angeführt sind.
Bitte drucken Sie dieses Informationsschreiben aus und übergeben Sie es der/dem neuen
Benutzerin/Benutzer (Power-User).
Was ist bei Änderung des Superusers zu beachten?
Bei Änderung des Superusers besteht Meldepflicht beim AMS. Ihre AMS-Beraterin, Ihr AMSBerater vergibt neue Zugangsdaten. Dadurch verliert der bisherige Superuser den Zugriff auf
das eAMS-Konto und es wird entweder ein "neuer" Superuser angelegt oder der bisherige
Superuser geändert (z.B. Namensänderung).
Die angelegte Berechtigungsstruktur des eAMS-Kontos bleibt bei einem Wechsel des
Superusers erhalten und damit behalten die Poweruser und User ihre Berechtigungen.
Alle bisher im eAMS-Konto durchgeführten Aktivitäten im eAMS-Konto werden weiterhin
angezeigt.
Änderungen innerhalb der Userverwaltung?
Kann nachträglich ein User zu einem Power-User bzw. ein Power-User zu einem User geändert
werden?
Nein – die Entscheidung, ob ein User ein Power-User bzw. ein User sein soll, kann nur beim
Anlegen getroffen werden. Wurde ein User bereits falsch angelegt, so können Sie den User
aber wieder entfernen und neuerlich anlegen.
Hinweis: Es wird empfohlen, zu Beginn der Berechtigungsvergaben zumindest einen PowerUser anzulegen, wenn die Nutzung des Kontos für mehrere Standard-User vorgesehen ist.
Dadurch können die Rechte des Super-Users einem Power-User überantwortet werden.
Andernfalls müsste sich der Super-User um das Anlegen der User und die Vergabe der
Berechtigungen selbst kümmern.
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SONSTIGE FRAGEN
Passwort und Erinnerungsfrage
Passwort vergessen?
Sie haben die Möglichkeit im Falle des Vergessens Ihres Passwortes, über die Beantwortung
einer vorher definierten Erinnerungsfrage, ein neues Passwort per E-Mail zu erhalten.
Im Zuge des Ersteinstiegs ins eAMS-Konto und der Änderung des Passwortes müssen Sie eine
der folgenden Erinnerungsfragen auswählen:
o Wie lautet der Mädchenname Ihrer Mutter?
o Wie lautet der Name Ihres Haustieres?
o Wie lautet Ihr Geburtsort
o Wie lautet der Name Ihres/r ersten Lehrers/in?
o Wie lautet der Name Ihres/r besten Freundes/in aus Ihrer Kindheit?
o Welchen Beruf übte Ihr Großvater aus?
Sie sind Poweruser?
Ihr Passwort kann auch vom Superuser geändert/neu vergeben werden.
Sie sind User?
Ihr Passwort kann auch vom Superuser bzw. vom Poweruser geändert/neu vergeben werden.
Kann die Erinnerungsfrage nachträglich geändert werden?
Ja - aktivieren Sie hierfür den Link „Einstellungen“. In dieser Ansicht sehen Sie nicht nur die
momentan gültige Erinnerungsfrage, sondern können diese auch jederzeit ändern.
System wechselt zwischen Standorten
System wechselt zwischen den Standorten?
Beim Einstieg ins Dach-Konto wird Ihnen automatisch der Standort „Dach-Standort“ präsentiert.
Öffnen Sie allerdings einen Geschäftsfall, wechselt das System automatisch in den dadurch
ausgewählten Standort. Ab diesem Moment befinden Sie sich auf der Ebene des ausgewählten
Standortes, bis Sie händisch wieder den Standort wechseln.
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Änderung der Rechtsdaten bzw. der Unternehmensdaten
Ihre Unternehmensdaten haben sich geändert?
Die Unternehmensdaten können von Ihnen im eAMS-Konto nicht direkt geändert werden. In der
Ansicht eServices im Block Kontoverwaltung werden die Unternehmensdaten angezeigt. Sind
Änderungen erwünscht bzw. erforderlich, können diese über die Funktion „allgemeine Nachricht
an das AMS“ bekanntgegeben werden.
Ihre Rechtsdaten haben sich geändert?
Ist Ihrem Datensatz in der AMS Fachapplikation keine KUR (Kennzahl Unternehmensregister)
zugeordnet und verfügen Sie über die entsprechende Berechtigung, können Sie Ihre
Rechtsdaten im eAMS-Konto ändern. Aktivieren Sie hierfür das Service Rechtsdaten ändern.
Mit dieser Aktion lösen Sie eine Benachrichtigung an das AMS aus, nach Bearbeitung der
Nachricht Ihrer AMS Beraterin bzw. Ihres AMS Beraters werden Ihre neuen Rechtsdaten im
eAMS-Konto angezeigt.
Verfügt Ihr Datensatz in der AMS Fachapplikation über eine KUR, werden Ihre Änderungen
nicht übernommen. Im Geschäftsfall generiert sich eine neue Nachricht:
„Lieber Kunde! Die Rechtsdaten von BTR Nr. xxxxx konnten nicht Ihrem Auftrag entsprechend
geändert werden, da die Datenhoheit, bedingt durch die gemeinsame Verwendung der
Kennzahl des Unternehmensregisters, bei der Statistik Austria liegt. Hat sich Ihr Rechtsname,
die Rechtsform und/oder die Adresse geändert, wird dies durch das AMS automatisiert
berichtigt, sobald Ihre aktuellen Daten im Unternehmensregister der Statistik Austria verfügbar
sind.“
In den Unternehmensdaten werden noch die alten bzw. falschen Rechtsdaten angezeigt?
Das AMS bezieht Ihre Rechtsdaten über das Unternehmensregister der Statistik Austria. Das
Unternehmensregister wiederum wird von den einzelnen Quellregistern beliefert. Möchten Sie Ihre
Rechtsdaten ändern, so wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Quellregister (Firmenbuch,
Gewerberegister, Vereinsregister, etc...).
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