KDN - ÖV-Symposium

Maßnahmen zur Einführung der elektronischen
Vorgangsbearbeitung und der elektronischen
Akte in den Kommunen des Landes
ÖV-Symposium
am 20.08.2015 in Wuppertal
Hintergrund:
Auftrag aus dem IT-Lenkungsausschuss an die Landeskonferenz der ITDienstleister von NRW
„…Der IT-Lenkungsausschuss war
daher
der
Auffassung,
die
Landeskonferenz der IT-Dienstleister
von NRW zu beauftragen, Maßnahmen
zur Einführung der elektronischen
Vorgangsbearbeitung
und
der
elektronischen Akte in den Kommunen
des
Landes
zu
entwickeln.
Diesbezügliche Maßnahmen könnten
in
den
Pilotkommunen
getestet
werden…“
Entwicklung:
1.
Entscheidung des KDN-Verbandsausschusses, den Auftrag des ITLenkungsausschusses anzunehmen
2.
Delegation an den KDN-Arbeitskreis Vorgangsmanagement
3.
Definition der Arbeitsschritte:
• Erstellung Gliederung eines Handlungsleitfaden zur Einführung von eAkten
• Erhebung von geplanten und umgesetzten eAkten-Projekten in NRW:
Erstellung eines webbasierten eAkten-Katasters
• Weitere Konkretisierung des Arbeitsauftrags
4.
Bericht der ersten Ergebnisse sowie der geplanten Maßnahmen an die
Landeskonferenz
5.
Weiterentwicklung des eAkten-Katasters sowie Entwicklung eines
Projektvorschlags für den IT-Lenkungsausschuss
Der AK Vorgangsmanagement:
Breite und repräsentative Aufstellung in NRW
Auszug aktive Mitglieder
GKD Paderborn
Stadt Mühlheim / Ruhr
Civitec
LVR-Infokom
KRZN
Stadt Wuppertal
Kreis Mettmann
Stadt Köln
ESH / Stadt Essen
…
KRZ Lemgo
IB Bielefeld
Vertreter IT-Dienstleister: 21
CitKomm
Vertreter Organisation: 6
Citeq
Sowie Vertreter der Archivare
Entwicklung:
1.
Erstellung Gliederung eines Handlungsleitfaden zur Einführung von eAkten:
Ein umfangreicher Gliederungsentwurf wurde erstellt
Alleine der Gliederungsentwurf des Leitfadens umfasst 15 Seiten
Entscheidung zur Konzentration auf Kernthemen und Best-Practice-Szenarien,
die anhand konkreter Fallakten mit konkreten Handlungsempfehlungen inkl.
Checklisten versehen werden mit den Schwerpunkten:
Standardisierung und Daten (eAkten-)austausch
Aufbau zentraler Scanstellen
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Gerichtsfestigkeit von eAkten
Umgang mit DE-Mail und EGVP
Die erstellte Gliederung dient in diesem Kontext dem einordnenden Rahmen
und als „übergeordnete Checkliste“
Entwicklung:
2.
Erhebung von geplanten und umgesetzten eAkten-Projekten in NRW /
Erstellung eines webbasierten eAkten-Katasters:
rund 150 eAkten-Lösungen erfasst und kategorisiert
Beispiele von zwölf Betreibern (IT-Dienstleistern) für über 50 Kommunen
rund 15 unterschiedliche Softwarehersteller für eAkten-Lösungen in NRW
Live-Einblick eAkten-Kataster
Es gibt bereits viele produktive und erfolgreiche eAkten-Lösungen in NRW,
insb. in den Bereichen
Finanz- und Rechnungswesen
Vertrags- und Vergabewesen
Steuer- und Veranlagungswesen
Ordnungswidrigkeitswesen
Abbild Auszug eAkten-Kataster:
Was es noch gibt:
Initiativen IT-Planungsrat
auf der Standardisierungsagenda beschlossener Standardisierungsbedarf
„Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten“; Bedarfsbeschreibung
Studienergebnisse, Handlungsempfehlungen und Handreichungen zur
Einführung von eAkten (Vitako, KGSt…)
Standards im DMS-Umfeld (CMIS, XDOMEA…)
Sonstige XÖV-Standards
Entwurf des eGov-Gesetz des Landes NRW mit engem Bezug zum Kontext
eAkte (insb. §§ 9,10,11)
…
Was es im kommunalen Umfeld in NRW
in Bezug auf eAkten zu wenig gibt:
Praxisorientierter Erfahrungsaustausch
Wiederverwendbarkeit der Lösungen
Praxiserprobte Interoperabilität mit der Möglichkeit eines standardisierten,
sicheren und komfortablen eAktenaustausch zwischen
Kommune / Kommune
Kommune / Land
Kommune / Gerichte, Anwälte, weitere Zielgruppen
Durchgängige Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
Erfolgreiche allgemeingültige Pilotprojekte zur Einführung von elektronischen
Akten mit Blaupausen-Charakter
Beschluss IT-Lenkungsausschuss
auf Empfehlung des KDN:
„Der IT-Lenkungsausschuss nimmt die bisherigen Arbeitsergebnisse zur Kenntnis
und beauftragt den KDN, aus den umgesetzten und geplanten kommunalen
eAkten-Lösungen im nächsten Schritt Best Practice-Szenarien zu identifizieren,
Blaupausen zu entwickeln und bei interessierten Kommunen umzusetzen.
Der KDN wird weiterhin beauftragt, für dafür geeignete Anwendungsszenarien den
kommunenübergreifenden Austausch elektronischer Akten möglichst in den
folgenden Schritten zu pilotieren:
1) Der KDN schlägt geeignete Best-Practice-Szenarien zur kommunenübergreifenden
Pilotierung vor und setzt eines der Szenarien in einem Pilotprojekt um (bspw.
elektronische Ausländerakte).
2) Im Rahmen des Pilotprojektes wird ein Vorgehensmodell insb. für die Umsetzung
eines standardisierten Austausches von elektronischen Akten zwischen Behörden
unter Berücksichtigung vorhandener und etablierter Standards (XDOMEA,
EGVP, CMIS…) entwickelt und praktisch erprobt.
3) Auf Basis der Ergebnisse des Pilotprojektes wird dem IT-Lenkungsausschuss ein Beschlussvorschlag zum weiteren Vorgehen bzw. bei erfolgreicher Pilotierung zur
(landesweiten) technischen und organisatorischen Umsetzung dieses und weiterer
eAkten-Lösungen mit behördenübergreifenden Prozessen vorgelegt.
4) Der KDN wird beauftragt, die Erkenntnisse aus den Pilotprojekten so aufzubereiten,
dass sie öffentlich zugänglich sind.“
Aktueller Sachstand:
Identifiziert im Sinne zielführende Piloten für die Einführung elektronischer
Akten mit dem Ziel der Praxiserprobung eines standardisierten
medienbruchfreien elektronischen Aktenaustauschs wurden
die elektronische Ausländerakte (Prio 1)
die elektronische Sozialhilfefallakte (Prio 2)
die elektronische Personalakte (Prio 3)
Auszug der Auswahl-Kriterien:
Handlungs- bzw. „Leidens“druck in den Kommunen
Fallzahlen behördenintern, Fallzahlen Aktenaustausch mit anderen
Behörden (Kommunen, Land, Gerichte, Anwälte…)
Kombination der Herausforderung unterschiedlicher Dokumenten- und
Vorgangsmanagementsysteme mit unterschiedlichen Fachverfahren
Herausforderung Entscheidung Altaktenübernahme /-digitalisierung
Erkannter Blaupausencharakter für andere Kommunen
Pilotierung der
„interoperablen eAusländerakte“
Koordinierung in der KDN - UAG eAusländerakte…
…unter Beteiligung IT, Fachbereiche, Organisation, Archivare
Vorbereitung der Einführung der eAusländerakte bei…
…Stadt Münster, Stadt Köln, Stadt Essen, ggf. Märkischer Kreis, ggf. Kreis
Mettmann, ggf. Bundesstadt Bonn…
Erfahrungsaustausch mit Behörden, welche die eAusländerakte bereits
umgesetzt haben
„Rosinenpicken“, Kinderkrankheiten vermeiden
Prüfung modifizierte Verwendung Standard XAusländer
Aktuell Evaluierung / Identifizierung der Herausforderungen im Sinne der
Erarbeitung eines weitgehend einheitlichen Vorgehensmodells zur
Einführung einer interoperablen eAusländerakte
Herausforderungen bei der Umsetzung
der „interoperablen eAusländerakte“:
Organisatorisch / Rechtlich / Fachlich:
unterschiedliche Arbeits- und Ablauforganisation bei den verschiedenen
Behörden
„simple Grundsätze“ nicht einheitlich
Umgang mit Akten oder Aktenbestandteilen, die besonders zu
behandeln sind
Rechtssichere und gleichzeitig wirtschaftliche Altaktenübernahme
…
Technisch
Interoperabilität der verschiedenen Fachverfahren sowie DMS
Form der Datenübermittlung / Übertragungswege
Adressatengerechte Aufbereitung / Übermittlung
Versionen, Stempel, Annotationen, Signaturen
Löschen nach Abgabe
…
Angestrebtes Ergebnis im Sinne Blaupause
für die „interoperable eAusländerakte“:
Produktivsetzung und Pilotierung der eAusländerakte bei mindestens drei
KDN-Mitgliedern mit der Möglichkeit des weitgehend automatisierten
eAktenaustauschs untereinander
Veröffentlichung Vorgehensmodell im Sinne der Nachnutzungsoption
insb. unter folgenden Aspekten:
Festlegung eines gemeinsamen Datenmodells (verbindlich)
sowie daraus abgeleitet eines einheitlichen Maskenaufbaus
Festlegung einer gemeinsamen Registerstruktur (Empfehlung)
Erstellung einer Handlungsempfehlung in Bezug auf die Digitalisierung
des Altaktenbestands unter (pragmatischer) Berücksichtigung TRResiscan, Detail-Empfehlung hinsichtlich Schutzbedarfe Dokumente
Organisatorische und technische Festlegungen für die Ermöglichung
eines möglichst weitgehend automatisierten zielgruppenorientierten
eAktenaustauschs unter Berücksichtigung der vorhandenen Standards
(insb. XAusländer, XDomea) unter Einbeziehung der Produkthersteller
Abstraktionsmöglichkeit für andere eAkten-Typen
Angestrebtes Ergebnis im Sinne Blaupause
für die „interoperable eAusländerakte“:
…Initiative für ein Standardisierungsverfahren eAusländerakte
und Austausch eAusländerakte über den
KDN-Wirkungskreis hinaus ?!?
Stadt Köln
Amt für Informationsverarbeitung
Willy-Brandt-Platz 3
50679 Köln
KDN - Dachverband kommunaler IT-Dienstleister
Geschäftsstelle
Mühlenstr. 51 (Kreishausareal)
53721 Siegburg
Vielen Dank für Ihr
Interesse
[email protected]
20.08.2015
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Anregungen?
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