Die Akzeptanz von Digitalisierung und elektronischen Akten in einer

codia DMSforum 2015 in Aschaffenburg
Die Akzeptanz von Digitalisierung
und elektronischen Akten in einer
Kommunalverwaltung
Ein Anwenderbericht aus der Stadtverwaltung Brandenburg
an der Havel
Stadt Brandenburg an der Havel
Gliederung
codia DMSforum 2015 in Aschaffenburg
Themen:
Die eAkte in der Stadt Brandenburg an der Havel.
Warum die eAkte kein Lieblingsprojekt der Mitarbeiter ist.
Die Rolle des Chefs.
Die Schwierigkeit mit dem Nachweis der Wirtschaftlichkeit.
Wesentliche Erfolgsfaktoren für die eAkte.
Warum der Datenschutz ein Helfer sein kann.
Stadt Brandenburg an der Havel
Brandenburg an der Havel
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Kreisfreie Stadt im Bundesland Brandenburg
Ca. 71.000 Einwohner
Ca. 1.000 Mitarbeiter (50% älter als 53 Jahre)
7- stufige Hierarchie
(OBM – 3 Beigeordnete – 9 Fachbereiche – 40 Fachgruppen –
Sachgebiete – Teams – Sachbearbeiter)
Ca. 170 Mio. Kassenkredite
Keine Prozess- und IT-orientierte Organisation
Keine zentrale Poststelle für die Digitalisierung
d.3 basis 250 cc user
d.3 search
d.3 batch OCR
d.classify
d.ecs flow
1 x d.capture batch
Stadt Brandenburg an der Havel
Thesen
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Thesen:
Ohne ECM keine rechtssichere Aufbewahrung elektronischer
Dokumente.
Ohne ECM keine datenschutzgerechte Aufbewahrung
personenbezogener elektronischer Dokumente.
Ohne ECM keine Digitalisierung und damit kein durchgängig
medienbruchfreies E-Government.
Das ECM ist eine Basis-IT-Infrastruktur-Komponente.
Stadt Brandenburg an der Havel
Die eAkte in der Stadt Brandenburg an der Havel
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Klein anfangen und wachsen
- Lizenzkauf nach Bedarf
- Umsetzung nach Bedarf und Leistungsfähigkeit
1998: Easyarchiv für Listen aus dem Finanzwesen und
Lohnkonten aus SAP (COLD)
1999: Elektronische Steuerakte
2002 – 2005: Digitalisierung DDR-Verwaltungsarchiv
2004: Umstellung Elektronische Steuerakte auf codia saperion
2006: Virtuelles Bauamt mit der conject Plattform (ITeBau)
2008: Migration Steuerakte und DDR-Archiv auf codia d3
2009 – 2012: eAkten für MESO, AUSO, IKOL-KFZ, IKOL-FS,
ProBaug (kein ITeBau mehr)
2013 – heute: Elektronische Rechnungskontierung und –freigabe
mit fortgeschrittener Signatur
2015: immer noch kein Aktenplan
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Warum die eAkte kein Lieblingsprojekt der Mitarbeiter ist.
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 Angst vor/keine Bereitschaft zur Veränderung (Alter?)
 Neue Hard- und Software -> Lernen
 Persönliche Bearbeitungszeiten steigen
- Bauanträge und Baupläne
- Messen
- Annotationen
 Elektronischer WFL unflexibler als analoger WFL mit Papier
 Rechnungskontierung:
- Papiervorlagen erleichtern Kontierung auf Papier
- Mitarbeiter müssen mehr Daten erfassen bzw. prüfen
- Verlagerung der Datenerfassung zum Sachbearbeiter:
„Jetzt müssen wir die Arbeit der Geschäftsbuchhaltung
machen!“
 Wirtschaftlichkeit kann nur durch Einsparung von Arbeitszeit
nachgewiesen werden.
 2 Bildschirme verschaffen „Linderung“
Stadt Brandenburg an der Havel
Die Rolle des Chefs.
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 Beispiel Steuerakte:
- Projektinitiierung durch die Leiterin der Steuerabteilung
- 3 Mitarbeiter schieden aus dem Dienst aus
- 4 Wochen zur Ablage der Papiersteuerbescheide benötigt
- Papierakte suchen bei telefonischer Auskunft
- Ziel: Arbeitsoptimierung
 Virtuelles Bauamt:
- Projektinitiierung durch die Oberbürgermeisterin
- Beschluss der Beigeordnetenberatung
- Ziel: Baugenehmigungsverfahren beschleunigen
 Elektronische Rechnungskontierung und –freigabe:
- Projektinitiierung durch die IT
- Beschluss der Beigeordnetenberatung
- Ziel: Einsparung von Personal- und Sachkosten
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Die Schwierigkeit mit dem Nachweis der Wirtschaftlichkeit.
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 BRB: 170 Mio. Kassenkredit, Haushaltssicherungskonzept
 Neue Projekte nur nach Vorlage einer
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
 Kosten für Hard- und Software, Dienstleistungen, Schulungen
und Pflegegebühren vs. Papier-, Kopier-, Porto- und
Platzeinsparung
 Ohne Personalabbau bzw. Nachweis der Reduzierung von
Arbeitszeit kein Nachweis der Wirtschaftlichkeit -> das ist nicht
im Interesse der betroffenen Organisationseinheiten und
deren Führungskräfte!
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Wesentliche Erfolgsfaktoren für die eAkte.
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Gesetzliche Notwendigkeit (Bund ab 1.1.2020)
Innovative Führungskräfte / Chefsache
Datenschutz
Veränderung: Fachverfahren, Personalreduzierung
Wirtschaftlichkeit: Rechnungswesen, OWI
 Mit Fallakten (Fachverfahren) statt Sachakten (Aktenplan)
beginnen
 Projektmanagement, klare Verantwortlichkeiten, qualifiziertes
Personal für das Scannen
 Vorherige Prozessanalyse und Optimierung
 Einbindung aller Beteiligter inkl. RPA, Personalrat, Stadtarchiv
 Festlegungen treffen, wie Aufbewahrungsfristen
 2 Monitore, einfache Scanmöglichkeit
 Technologie: DMS, Archivierung, Workflow, Schnittstellen,
kompetente und leistungsfähige Fachfirma
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Warum der Datenschutz ein Helfer sein kann.
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Am Beispiel von MESO.
 Zuerst Ablage der Passbilder und Unterschrift im Dateisystem
(Fileserver) -> unbemerkter Austausch der Dateien möglich!
 Dann Ablage in der Datenbank -> sehr große Datenbank, bei
Datenbankabsturz sehr langes Recovery -> Bürgerservice
geschlossen
 Jetzt Ablage in d3 -> revisionssicher, protokolliert, MESO
funktioniert bei Ausfall von d3 auch ohne d3
Stadt Brandenburg an der Havel
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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit.
Stadt Brandenburg an der Havel

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