Abrechnen über die Cloud

FACHTEIL
Lohn und Gehalt
Abrechnen über die Cloud
Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung ist nicht mal eben
nebenbei erledigt. Im Gegenteil wird es immer komplexer, im
Spannungsfeld des Fachkräftemangels und der Globalisierung die
richtigen Entgeltabrechnungslösungen zu finden, um Personaler zu
entlasten. Die Unternehmen Mitsubishi Electric Europe und Avaya
haben den Schritt in die Cloud gewagt.
rieben lange Jahre die Themen Prozessautomatisierung und Workflowunterstützung die Investitionen von HR-Abteilungen, stehen diese heute vor neuen
Herausforderungen. Der Fachkräftemangel in den Kernthemen Zeitwirtschaft und
Personalabrechnung konfrontiert viele
Unternehmen mit der Fragestellung, welche Lösung zur Entgeltabrechnung gewählt
werden soll. Der Anspruch an das Fachwissen, vor allem das Know-how rund um die
gesetzlichen Anforderungen, machen das
Thema wenig attraktiv für zukünftige Mitarbeiter in der Personalabteilung. Wer
möchte schon eine Backoffice-Funktion
ausüben, die wenig Lob, aber im Fehlerfalle negative Kritik einbringt?
T
Outsourcing nicht immer
die richtige Wahl
Um dennoch ihre Mitarbeiter pünktlich
und korrekt bezahlen zu können, hatte die
Mitsubishi Electric Europe B.V. zunächst
auf das Modell Business Process Outsourcing (BPO) gesetzt, lebte aber mit erheb-
„
lichen Ineffizienzen bei der Herausforderung, die 600 Mitarbeiter in der Niederlassung Deutschland jeden Monat abrechnen
zu lassen. Zwei Mitarbeiter in der HRAbteilung mussten zu jedem Abrechnungslauf umständlich Mitarbeiterstammdaten
im HR-System aufbereiten und an den damaligen Abrechnungsprovider per manueller Schnittstelle übertragen. Das bedeutete einen immensen transaktionalen
Aufwand, der vermieden werden sollte.
„Die Mitarbeiter waren für mehrere Tage
im Monat mit administrativen Tätigkeiten
beschäftigt, dadurch ging uns wertvolle
Zeit für strategische Aufgaben verloren.
Eigentlich hatten wir auf eine erhebliche
Entlastung durch das BPO-Service-Modell
gehofft“, so Nicole Kleiner, HR Project
Manager bei der Mitsubishi Electric Europe
B.V.
In der damaligen Konstellation sollte das
BPO-Modell nicht mehr weiter verfolgt
werden. Das Unternehmen schaute sich
nach effektiveren Lösungen um. Die Wahl
fiel auf den HR-Starter ASP, eine Hosting-
Die Mitarbeiter waren für mehrere Tage im Monat mit
administrativen Tätigkeiten beschäftigt, dadurch ging
uns wertvolle Zeit für strategische Aufgaben verloren.
Eigentlich hatten wir auf eine erhebliche Entlastung durch
das BPO-Service-Modell gehofft.
Nicole Kleiner, HR Project Manager, Mitsubishi Electric Europe B.V.
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08 | 2015
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Lösung für die komplette Personalwirtschaft auf Basis SAP ERM HCM, das die
inside Unternehmensberatung GmbH
seit 2004 anbietet. Die Lösung ermöglicht
es gerade mittelständischen Unternehmen, alle personalwirtschaftlichen Prozesse, auch die Personalzeitwirtschaft und
-abrechnung, selbst ohne große eigene Personalabteilung auszuführen.
Nutzerfreundlichkeit muss sein
Die Einführungszeit fiel kurz aus, da
Mitsubishi Electric sich den templatebasierten Ansatz zunutze machte. Nach
nur einem halben Jahr Einführungszeit
entpuppte sich die Lösung Anfang 2011
mit der Cloud als produktiv. Nach vier Jahren Produktivbetrieb ist Mitsubishi Electric heute immer noch von der richtigen
Wahl der Lösung überzeugt. Alle Funktionen greifen ineinander. Zum Funktionsumfang ergänzt wurden – neben der Einführung von Employee Self Service- und
Manager Self Service-Szenarien – der
Online-Gehaltsnachweis sowie die OnlineLohnsteuerbescheinigung und die OnlineMeldebescheinigung zur Sozialversicherung (DEÜV), so dass es für die Mitarbeiter
heute selbstverständlich ist, sich diese
Daten einfach online abrufen zu können.
Das Bescheinigungswesen ist ebenfalls
Teil der Lösung, so dass die Personalabteilung heute die personalbezogenen Beschei-
nigungen bequem erstellen kann. Auch
das Reporting ist durch die SAP Standardreports und die Nutzung des Ad hoc-Auswertungsgenerators sehr flexibel. „Für
uns hat sich der erste Eindruck bestätigt,
und tatsächlich haben wir seit dem
Umstieg auf die inside Lösung einen maximal optimierten Abrechnungsprozess, und
das, obwohl wir die Abrechnung selbst
durchführen“, erklärt Nicole Kleiner.
Alle HR-Prozesse, einschließlich der Entgeltabrechnung wurden über die inside
HCM Cloud in einem integrierten System
zusammengefasst, die Schnittstelle zum
Abrechnungssystem wurde damit überflüssig. Mit dem Wegfall der Datenaufbereitung und dem Bedienen der Schnittstelle konnte so eine Effizienzsteigerung
um 150 Prozent erreicht werden, 60 Prozent der transaktionalen Tätigkeiten rund
um die Entgeltabrechnung ließen sich seitdem vermeiden. Und das gibt der HR-Abteilung mehr Möglichkeiten für die strategische Personalarbeit. Das integrierte System
ist ein wichtiger Schlüssel für den Erfolg.
Die Mitarbeiter der Mitsubishi Electric
bedienen die Abrechnungsfunktionen zwar
selbst, aber die mittelstandsgerechten
Benutzeroberflächen vereinfachen das
Ausüben der Funktionen. Die Mitarbeiter
in der Personalabteilung haben mithilfe
des Personal-Abrechnungs-Managers ein
übersichtliches Einstiegsbild in alle
Abrechnungsfunktionen und werden von
der Vorbereitung bis hin zu allen Folgeaktivitäten durch die Funktionen geleitet.
Die Mitsubishi Electric Personaler müssen sich nicht kontinuierlich mit systemtechnischen Änderungen auseinandersetzen. Die zusätzlichen Services der inside
wie das Einspielen von Systemupgrades
und von gesetzlichen Änderungen erübrigen dies. Jahresendaktivitäten und Schulungen werden durch inside durchgeführt
und vereinfachen die Arbeit für Mitsubishi Electric.
Mit der Cloud der Globalisierung
begegnen
Wenn von Globalisierung die Rede ist, streben Unternehmen in der Regel eine Kon-
solidierung ihrer Prozesse - und damit verbunden - der gesamten Systemlandschaft
an. Dies gilt auch für Personalprozesse
und die HR-Systeme. Entgeltabrechnungslösungen, die in einzelnen Ländern eingesetzt werden, werden oft ebenfalls in die
Gesamtanalyse und zukünftige Strategie
eingebunden. So auch bei dem Kommunikationsunternehmen Avaya. Der Konzern
insgesamt plant, seine Personalprozesse
über die SuccessFactors HCM Suite zu
konsolidieren. Das Implementierungsprojekt ist gerade in den Startlöchern. Der
konzernweiten Cloud-Strategie folgend
möchte der deutsche Unternehmensteil,
die Avaya GmbH & Co. KG, ihre Entgeltabrechnung, die derzeit noch im Eigenbetriebsmodell auf der Basis SAP ERP HCM
läuft, ebenfalls in der Cloud nutzen.
Genutzt werden soll in Zukunft die inside
Cloud Payroll. Technisch handelt es sich
hierbei um eine Lösung, die auf SAP ERP
HCM aufsetzt: Das Unternehmen strebt
den Wechsel von der Eigenbetriebslösung
auf eine Cloud-Lösung an, um zukünftig
die Hardwarebetreuung und den internen
IT-Support deutlich reduzieren zu können.
Die Tatsache, dass die Lösungen inhaltlich ähnlich sind, belastet das HR-Personal,
das in Zukunft die Abrechnungsaktivitäten weiter betreuen wird, nicht. Im
Gegenteil, die sich bewährten betriebswirtschaftlichen Abläufe und Konfigurationseinstellungen sollen in die neue
Lösung übernommen werden.
Anbindung an das
HR-Stammdatensystem
Für Prozesse wie die Entgeltabrechnung,
die als lokale Prozesse gelten, ergibt sich
immer die Fragestellung, wie diese an ein
zentrales HR-Stammdatensystem anzubinden sind. In der Regel sind sie nicht
Bestandteil einer einzigen Cloud-Lösung.
Auch die Employee Central Cloud Payroll,
die gehostete Payroll-Lösung der SAP SE,
muss mit Success Factors Employee Central integriert werden. Es existieren Standardschnittstellen mit Wartung durch die
SAP SE. Im gemeinsamen Projekt der
Avaya und inside geht es darum, den Pro-
zess der Entgeltabrechnung von rund 1750
aktiven Mitarbeitern zukünftig effizienter zu gestalten und einen kontinuierlichen und automatisierten Datentransfer
zwischen Success Factors Employee Central, der inside Cloud Payroll und dem
angeschlossenen Finanzsystem zu realisieren. Die Standardschnittstellen sollen möglichst genutzt werden, damit Avaya von
dem Support durch die SAP SE profitiert.
Des Weiteren stellt sich die Frage, zu
welchem Zeitpunkt die Integrationsimplementierung im Gesamtprojektverlauf angegangen wird. Oftmals werden die Prozessund Integrationsaufgaben an verschiedene Implementierer vergeben. Die Erfahrung der inside hatte gezeigt, dass der
Prozessimplementierung nachgelagerte
Integrationsprojekte oftmals zeit- und kostenaufwendige Nachbesserungen an der
Prozessimplementierung nach sich zogen.
Prozesse müssen definiert werden
Bei Avaya soll Integration daher nicht als
nachgelagerte Aufgabe betrachtet werden,
sondern inside soll als Integrationspartner
von Anfang an mit in die Funktions- und
Prozessdefinitionen der eigentlichen HRAnwendungen miteingebunden werden.
Wenn die Themen Prozesskonfiguration
und das Wissen um die Möglichkeiten der
Standardintegration in einer frühen Projektphase zwischen allen beteiligten Teams
ausgetauscht werden, liefert das die
schnellsten und besten Ergebnisse. „Wir
freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit. Vor allem mit Hinblick auf die Prozessdefinition haben wir mit inside einen verlässlichen Partner mit Expertise in diesem
Bereich.“, unterstreicht Herr Dr.-Ing. Klaus
Sauer, Head of IT Germany, und weiter:
„Leider wird das Thema Integration unterschätzt. Wir möchten effizientes Prozessdesign erreichen.“
Autorin
Heike Kolar,
Business Development Manager, inside Unternehmensberatung GmbH, Oldenburg,
[email protected]
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