Unterzeichneter Auftrag zur Abrechnung von Wahlbriefen im Fensterumschlag per Post an: WICHTIGE WAHLUNTERLAGEN Deutsche Post AG Vertriebsleitung Briefkommunikation Vertragsmanagement „Wahlen“ Postfach 70 00 30001 Hannover Sie haben die Wahl! Sehr geehrter Kunde, mit der anstehenden Wahl warten wieder große Herausforderungen auf Ihr Wahlamt. Dabei steht Ihnen die Deutsche Post gerne als zuverlässiger und kompetenter Partner zur Seite; denn Wahlen sind Vertrauenssache. Unser Tipp: Durch einen rechtzeitigen Auftrag zur Abrechnung von Wahlbriefen sparen Sie Zeit und Aufwand, da dann die Abrechnung der Entgelte in einer Summe gegen Rechnung erfolgt. Auf den folgenden Seiten haben wir einen direkt am PC ausfüllbaren Auftrag vorbereitet, den Sie für alle aktuell anstehenden kommunalen Wahlen – aber auch für andere Wahlen bis hin zu Bürgerentscheiden – immer wieder als Vorlage nutzen können. WICHTIG: Der von Ihnen unterzeichnete Auftrag muss uns im Original spätestens 2 Monate vor dem jeweiligen Wahltermin vorliegen. Später eingehende Aufträge können leider nicht berücksichtigt werden. Bitte füllen Sie im Original alle Felder aus Nutzen Sie bitte die Anlage, wenn Sie weitere Wahlbriefadressen bzw. eine abweichende Rechnungsadresse angeben möchten. Gerne können Sie uns die weiteren Wahlbriefadressen auch mit einer separaten Anlage mitteilen. Das Doppel ist für Ihre Unterlagen bestimmt. Sie erhalten von uns eine Auftragsbestätigung. Für die optimale Planung und den reibungslosen Ablauf bieten wir Ihnen gerne Unterstützung an. Wünschen Sie weitere Informationen oder haben Sie Fragen? Wenden Sie sich bitte direkt an den Ihnen bekannten Kundenberater! Ihre Deutsche Post Wahlmanagement Version 12/2015 Auftrag zur Abrechnung von Wahlbriefen zwischen Auftraggeber ______________________________________________________________ Straße Hausnummer ______________________________________________________________ PLZ Ort ______________________________________________________________ Kundennummer (EKP) ______________________________________________________________ im Folgenden „Auftraggeber“ und Deutsche Post AG, Charles-de-Gaulle-Str. 10, 53113 Bonn im Folgenden „Deutsche Post“ § 1 Auftragsgegenstand Gegenstand dieses Auftrags sind die Bedingungen für die Abrechnung von Wahlbriefen, die von Wahlberechtigten bei der Deutschen Post anlässlich folgender Wahl zur Auslieferung an die zuständige Wahlleitung unfrei eingeliefert werden. ________________________________________________________________________________ Wahlanlass ______________________________________ _______________________________________ Wahltermin (TT.MM.JJ) ggf. Stichwahltermin (TT.MM.JJ) § 2 Leistungen der Deutschen Post Die Deutsche Post befördert werktäglich die bei ihr in den vorgesehenen Umschlägen unfrei eingelieferten Wahlbriefe und stellt sie unter der auf der Sendung angegebenen Wahlbriefadresse zu. § 3 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (1) Der Auftraggeber erteilt der Deutschen Post spätestens zwei Monate vor dem Wahltermin den Auftrag zur Abrechnung und teilt der Deutschen Post dabei die vorgesehene/n Wahlbriefadresse/n mit. Ein verspäteter Eingang des Auftrags bei der Deutschen Post führt zur Auftragsablehnung. (2) Der Auftraggeber hat dafür Sorge zu tragen, dass die Wahlbriefe korrekt adressiert sind. (3) Die Wahlbriefe sind entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Wahlordnung farblich auffallend zu gestalten. Die Farbe der Wahlbriefe ist _______________________________________________________ (4) Zentraler Ansprechpartner auf Seiten des Auftraggebers ist ______________________________________________________________________________ Vorname Nachname Telefon E-Mail § 4 Vergütung und Abrechnung (1) Der Auftraggeber zahlt für die unfrei eingelieferten Wahlbriefe das gemäß „Leistungen und Preise“ zum Auslieferungszeitpunkt festgelegte Grundentgelt der Deutschen Post für das maßgebliche Briefprodukt (ohne Zusatzleistungen). Version 12/2015 (2) Die Deutsche Post stellt über die Beförderung der unfrei eingelieferten Wahlbriefe nach Ablauf der Wahl eine Rechnung aus. Der Rechnungsbetrag ist ohne Abzug von Skonto mit einem Ziel von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung beim Auftraggeber zur Zahlung fällig. § 5 Vertragsdauer und sonstige Regelungen (1) Der Vertrag kommt mit dem Auftrag des Auftraggebers und der Annahme durch die Deutsche Post zustande. Die Annahme erfolgt durch ein Bestätigungsschreiben der Deutschen Post an den angegebenen zentralen Ansprechpartner und gilt bis zum Wahltermin/ Stichwahltermin. (2) Die Rücksendung der Auftragsbestätigung erfolgt an den Auftraggeber z. Hd. des genannten zentralen Ansprechpartners. (3) Änderungen und Ergänzungen dieses Auftrags sind nur in schriftlicher Form wirksam. (4) Beide Parteien sind sich darüber einig, dass diesem Auftrag die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post AG BRIEF NATIONAL in der zum Einlieferungszeitpunkt aktuellen Fassung zu Grunde liegen. Diese sind einsehbar unter www.deutschepost.de. § 6 Erfassung der ausgelieferten Wahlbriefe (1) Die Stückzahlen der Wahlbriefe werden von der Deutschen Post in einer sog. Sammelerfassungsliste zur Abrechnung des Beförderungsentgelts erfasst. (2) Die Sammelerfassungsliste der Deutschen Post und der sog. Gegennachweis (Doppel für den Auftraggeber) werden durch die Deutsche Post zur Verfügung gestellt. (3) Die Übergabe der Sendungen an einen Empfangsberechtigten des Auftraggebers erfolgt gegen Empfangsbestätigung auf der Sammelerfassungsliste und dem Gegennachweis. Die Sammelerfassungsliste verbleibt bei der Deutschen Post, der Gegennachweis beim Auftraggeber. Der Gegennachweis ist bei jeder weiteren Aushändigung von Wahlbriefen erneut vom Empfangsberechtigten vorzulegen. (4) Auf Verlangen ist der Gegennachweis vom Auftraggeber nach der Wahl der Deutschen Post als Kopie auszuhändigen. § 7 Verspätet eingehende Wahlbriefe (1) Nach der Wahl eingehende Wahlbriefe werden bis zum vierten Werktag danach in den Sammelerfassungslisten erfasst. Diese werden am vierten Werktag nach der Wahl an den Bereich Abrechnung weitergeleitet, die Erfassung der Wahlbriefe endet somit an diesem Tag. (2) Ab dem fünften Werktag nach der Wahl werden eingehende Wahlbriefe mit einem Nachentgelt pro Sendung ausgeliefert. Das Nachentgelt berechnet sich aus dem fehlenden Porto und dem gemäß „Leistungen und Preise“ jeweils gültigen Einziehungsentgelt der Deutschen Post für das maßgebliche Briefprodukt. Anschriften 1. Die Anschrift des Auftraggebers ist die auf den Wahlbriefen genannte Adresse. Ja Nein, s. Anlage Wahlbriefadresse(n) 2. Die Anschrift des Auftraggebers ist die Rechnungsadresse. Ja Nein, s. Anlage Wahlbriefadresse(n) ______________________________________ _________________________________________ Ort, Datum Unterschrift Auftraggeber Version 12/2015 Anlage Wahlbriefadresse(n) Adresse 1 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Adresse 2 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Adresse 3 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Adresse 4 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Adresse 5 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Anlage Rechnungsadresse _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Version 12/2015 Auftrag zur Abrechnung von Wahlbriefen zwischen Auftraggeber ______________________________________________________________ Straße Hausnummer ______________________________________________________________ PLZ Ort ______________________________________________________________ Kundennummer (EKP) ______________________________________________________________ im Folgenden „Auftraggeber“ und Deutsche Post AG, Charles-de-Gaulle-Str. 10, 53113 Bonn im Folgenden „Deutsche Post“ § 1 Auftragsgegenstand Gegenstand dieses Auftrags sind die Bedingungen für die Abrechnung von Wahlbriefen, die von Wahlberechtigten bei der Deutschen Post anlässlich folgender Wahl zur Auslieferung an die zuständige Wahlleitung unfrei eingeliefert werden. ________________________________________________________________________________ Wahlanlass ______________________________________ _______________________________________ Wahltermin (TT.MM.JJ) ggf. Stichwahltermin (TT.MM.JJ) § 2 Leistungen der Deutschen Post Die Deutsche Post befördert werktäglich die bei ihr in den vorgesehenen Umschlägen unfrei eingelieferten Wahlbriefe und stellt sie unter der auf der Sendung angegebenen Wahlbriefadresse zu. § 3 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (1) Der Auftraggeber erteilt der Deutschen Post spätestens zwei Monate vor dem Wahltermin den Auftrag zur Abrechnung und teilt der Deutschen Post dabei die vorgesehene/n Wahlbriefadresse/n mit. Ein verspäteter Eingang des Auftrags bei der Deutschen Post führt zur Auftragsablehnung. (2) Der Auftraggeber hat dafür Sorge zu tragen, dass die Wahlbriefe korrekt adressiert sind. (3) Die Wahlbriefe sind entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Wahlordnung farblich auffallend zu gestalten. Die Farbe der Wahlbriefe ist _______________________________________________________ (4) Zentraler Ansprechpartner auf Seiten des Auftraggebers ist ______________________________________________________________________________ Vorname Nachname Telefon E-Mail § 4 Vergütung und Abrechnung (1) Der Auftraggeber zahlt für die unfrei eingelieferten Wahlbriefe das gemäß „Leistungen und Preise“ zum Auslieferungszeitpunkt festgelegte Grundentgelt der Deutschen Post für das maßgebliche Briefprodukt (ohne Zusatzleistungen). Version 12/2015 (2) Die Deutsche Post stellt über die Beförderung der unfrei eingelieferten Wahlbriefe nach Ablauf der Wahl eine Rechnung aus. Der Rechnungsbetrag ist ohne Abzug von Skonto mit einem Ziel von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung beim Auftraggeber zur Zahlung fällig. § 5 Vertragsdauer und sonstige Regelungen (1) Der Vertrag kommt mit dem Auftrag des Auftraggebers und der Annahme durch die Deutsche Post zustande. Die Annahme erfolgt durch ein Bestätigungsschreiben der Deutschen Post an den angegebenen zentralen Ansprechpartner und gilt bis zum Wahltermin/ Stichwahltermin. (2) Die Rücksendung der Auftragsbestätigung erfolgt an den Auftraggeber z. Hd. des genannten zentralen Ansprechpartners. (3) Änderungen und Ergänzungen dieses Auftrags sind nur in schriftlicher Form wirksam. (4) Beide Parteien sind sich darüber einig, dass diesem Auftrag die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post AG BRIEF NATIONAL in der zum Einlieferungszeitpunkt aktuellen Fassung zu Grunde liegen. Diese sind einsehbar unter www.deutschepost.de. § 6 Erfassung der ausgelieferten Wahlbriefe (1) Die Stückzahlen der Wahlbriefe werden von der Deutschen Post in einer sog. Sammelerfassungsliste zur Abrechnung des Beförderungsentgelts erfasst. (2) Die Sammelerfassungsliste der Deutschen Post und der sog. Gegennachweis (Doppel für den Auftraggeber) werden durch die Deutsche Post zur Verfügung gestellt. (3) Die Übergabe der Sendungen an einen Empfangsberechtigten des Auftraggebers erfolgt gegen Empfangsbestätigung auf der Sammelerfassungsliste und dem Gegennachweis. Die Sammelerfassungsliste verbleibt bei der Deutschen Post, der Gegennachweis beim Auftraggeber. Der Gegennachweis ist bei jeder weiteren Aushändigung von Wahlbriefen erneut vom Empfangsberechtigten vorzulegen. (4) Auf Verlangen ist der Gegennachweis vom Auftraggeber nach der Wahl der Deutschen Post als Kopie auszuhändigen. § 7 Verspätet eingehende Wahlbriefe (1) Nach der Wahl eingehende Wahlbriefe werden bis zum vierten Werktag danach in den Sammelerfassungslisten erfasst. Diese werden am vierten Werktag nach der Wahl an den Bereich Abrechnung weitergeleitet, die Erfassung der Wahlbriefe endet somit an diesem Tag. (2) Ab dem fünften Werktag nach der Wahl werden eingehende Wahlbriefe mit einem Nachentgelt pro Sendung ausgeliefert. Das Nachentgelt berechnet sich aus dem fehlenden Porto und dem gemäß „Leistungen und Preise“ jeweils gültigen Einziehungsentgelt der Deutschen Post für das maßgebliche Briefprodukt. Anschriften 1. Die Anschrift des Auftraggebers ist die auf den Wahlbriefen genannte Adresse. Ja Nein, s. Anlage Wahlbriefadresse(n) 2. Die Anschrift des Auftraggebers ist die Rechnungsadresse. Ja Nein, s. Anlage Wahlbriefadresse(n) ______________________________________ _________________________________________ Ort, Datum Unterschrift Auftraggeber Version 12/2015 Anlage Wahlbriefadresse(n) Adresse 1 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Adresse 2 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Adresse 3 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Adresse 4 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Adresse 5 _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Anlage Rechnungsadresse _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Version 12/2015
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