Wie setzte ich meine Projektidee in die Realität um? Ihr habt ein Problem gefunden - und noch besser: auch schon eine Lösung dafür. Nun geht es daran, diese Idee in die Tat umzusetzen und daraus ein Projekt werden zu lassen, welches eure Organisation und vielleicht noch viele andere voranbringen kann. Wenn ihr von der Sinnhaftigkeit eurer Projektidee überzeugt seid, solltet ihr diese kritisch auf ihre Machbarkeit überprüfen: habt ihr die nötigen finanziellen und personellen Ressourcen? Habt ihr das Know-How? Falls nein, gebt eure Idee nicht sofort auf, sondern überlegt euch, wie ihr beispielsweise Spenden sammeln könnt (siehe Infoblatt “Online Fundraising”), wer in eurem Umkreis das nötige Wissen vermitteln könnte oder wie ihr weitere Helfer gewinnen könnt (siehe Infoblatt “Digitale Kommunikation” und “Toolbox”). Im Anschluss geht es an die Formulierung von Zielen und die konkrete Planung. Ziele Die klare Definition von Zielen erleichtert die quantitative und qualitative Festlegung eures Projektinhalts. Bereits in diesem Schritt könnt ihr mögliche Probleme, aber auch Potentiale und Chancen im Projektverlauf erkennen. Ihr sammelt dabei Wissen, bzw. erzeugt solches und schafft euch im Team ein gemeinsames Verständnis der Situation. Es ist hilfreich, eure Ziele nach der sogenannten SMART -Methode zu formulieren, hier ein Beispiel: S = Spezifisch: ihr wollt mit eurer Social Media Kampagne mindestens 100 neue Fördermitglieder gewinnen M = Messbar: bis zum Abschlussdatum der Kampagne haben sich >= 100 neue Fördermitglieder registriert A = Akzeptiert: alle im Projektteam sind mit dem Ziel und den messbaren Größen einverstanden R = Realistisch: kritische Fragen zur Umsetzbarkeit des Projekts können ausgeräumt werden T = Terminierbar: die Ziele sind am Tag nach Abschluss der 3-monatigen Kampagne messbar Umfeldanalyse ● Stakeholder-Identifikation: welche Personen oder Personengruppen sind am Projekt beteiligt, haben Interesse am Projektverlauf oder sind von dessen Auswirkungen betroffen? Hier gilt es, Interessenkonflikte frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden oder zu beheben. So könnt ihr “Störenfriede” rechtzeitig identifizieren, beobachten, beruhigen oder sie zur Not ausschließen. Gleichzeitig bietet sich die Chance, Unterstützer zu erkennen und miteinzubeziehen. ● Risiken identifizieren: wie können solche vermieden / vermindert / oder übertragen werden? Oder können gewisse Risiken sogar akzeptiert werden? ● Chancen erkennen und nutzen. Planung eures Projekts Gliedert euer Projekt in inhaltlich abgrenzbare Phasen. Legt Meilensteine fest, die den Abschluss oder Anfang einer Phase bedeuten und unterteilt die Phasen in Arbeitspakete. Veranschaulicht eure Ablaufplanung grafisch in einem Balkendiagramm, einer Tabelle oder in einer anderen übersichtlichen Darstellung. Legt dabei die Dauer der Phasen fest und ordnet den Meilensteinen konkrete Daten zu. Um die Stimmung im Projektteam hochzuhalten, könnt ihr für das Erreichen eines Meilensteins eine kleine Feier oder eine andere Besonderheit einplanen. Auf jeden Fall solltet ihr eine Projektabschlussparty planen. ● Entsprechend eurer Ablaufplanung könnt ihr nun die detaillierte Finanz-, Ressourcen(Hilfsmittel, Räumlichkeiten) und Personalplanung vornehmen. ● Schnürt Arbeitspakete, die klar definiert und überschaubar sind. Jedem Arbeitspaket wird ein klarer Verantwortlicher zugeteilt. Denn auch wenn ihr ehrenamtlich arbeitet ist es für euren Projekterfolg erforderlich, dass es klare und verbindliche Verantwortlichkeiten gibt! ● Bestimmt eine Projektleitung und verteilt alle Aufgaben. Dabei ist es wichtig, dass für alle Teammitglieder Klarheit über jeweiligen Rollen und Befugnisse im Projekt herrscht. ● Erstellt einen Kommunikationsplan: Wer informiert wann wen und wie? Sendet regelmäßig Zwischenstandsberichte an alle Teammitglieder. Legt auch fest, wie oft Besprechungen stattfinden und wie diese ablaufen sollen. Dokumentation und Projektabschluss Bei jeder Projektumsetzung ist es sehr wichtig, Arbeitsschritte und Ergebnisse festzuhalten. Damit ihr selbst im Zweifelsfall Eckdaten, Kontakte und Besprechungsergebnisse nachschauen könnt - aber auch um euren Nachfolgern oder Folgeprojekten die Arbeit zu erleichtern. Gerade im gemeinnützigen Sektor ist es von großer Bedeutung, gemeinsam Wissen und Expertise zu sammeln und diesen Erfahrungsschatz auch mit anderen zu teilen. Ist euer Projekt schließlich erfolgreich realisiert, ihr habt alles schön dokumentiert und auch euer Umfeld ist zufrieden, dann heißt es: Feiern. Macht eine große Party mit dem ganzen Verein und allen am Projekt Beteiligten – ihr habt es euch verdient.