Eventmanagement - Marketing

Marketing
Checkliste
Eventmanagement
Grundlagen
Ein erfolgreicher Event hat eine oft unterschätzte
Marketingwirkung, bedeutet allerdings oft auch eine grössere
Investition und nimmt viel Zeit in Anspruch. Dazu kommt, dass
jeder Event auf seine Art einmalig ist, geprägt vom Veranstalter,
von der Thematik, der Location, von den eingesetzten
technischen Mitteln, vom Zeitpunkt und der Dauer und v.a. von
Menschen (Gastgeber, Referenten, Teilnehmenden). Das Motto
muss sein: Wenn ein Event, dann aber richtig!
Checkliste
Vor dem Event
• Inhaltlicher Rahmen:
○ Klare Ziele formulieren (was soll kommunikativ mit dem
Event erreicht werden?)
○ Themen und Inhalte festlegen (Konzentration auf
Wesentliches)
○ Referenten und/oder andere Auftretende evaluieren und
frühzeitig kontaktieren
○ Teilnehmerkreis(e) definieren (auch interne Teilnehmende)
○ Wünschbare Rahmenprogramme evaluieren und frühzeitig
entsprechende Vorkehrungen treffen
○ Gesamtbudget erstellen
○ Umweltverträglichkeit prüfen
○ Verantwortlichkeiten und Kompetenzen regeln
○ Checkliste und „Drehbuch“ erstellen
• Örtlichkeit:
○ Geografische Lage unter Berücksichtigung der
Teilnehmenden (bequeme Anreise mit privaten und
öffentlichen Verkehrsmitteln) bestimmen
○ Örtlichkeit / Räumlichkeit zum Unternehmen, seinem
Kommunikationsmix und den Kommunikationszielen
passend wählen
○ Platzangebot entsprechend der angestrebten
Teilnehmerzahl definieren
○ Benötigte Infrastruktur abklären (Technik Präsentationen,
Online- Technik, Pressezentrum, Simultanübersetzung,
Verpflegung usw.)
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○ Bei mehrtägigen Events (und / oder Teilnehmenden mit
langen Anreisezeiten): Unterkunftsmöglichkeiten vor Ort
und in der Umgebung sicherstellen
○ Reservationen frühzeitig sichern
○ Möglichkeiten für Rahmenprogramme vor Ort oder in der
Umgebung prüfen und entsprechende Dispositionen treffen
○ Einladung:
○ Generell: Alle Kommunikationsmassnahmen unverkennbar
dem Erscheinungsbild (CD) des oder der Veranstalter
anpassen
○ Frühzeitige Vorankündigung mit Vorprogramm (je nach
Anlass bis zu 6 Monate im voraus)
○ Event intern kommunizieren
○ Versand von Einladungen mit Programm (mindestens 6 bis
8 Wochen vor dem Event)
○ Mit der Einladung Zusatzdienste anbieten
(Hotelreservation, Transferservice, Lagepläne usw.)
○ Bei Einladungen mit Anmeldung von Beginn weg exakte
Teilnehmerliste führen
○ Reminder kurz vor dem Event, evtl. mit Detailprogramm
• Vorbereitungsphase:
○ Klare Rollenverteilung festlegen (Organisationsteams
intern und extern, vor und hinter den Kulissen)
○ Detailprogramm entwickeln (Programm nicht überlasten,
Höhepunkte gezielt aufbauen, Auflockerungen einstreuen,
Verpflegung nicht zu leicht und nicht zu üppig planen)
○ Exakter Ablaufplan inkl. Pausen mit Zeitvorgaben festlegen
und allen Referenten, Auftretenden, Organisations- und
Durchführungsbeteiligten verbindlich kommunizieren
○ Oasen schaffen, in denen die Gäste ihre Seele baumeln
lassen können (Erholungsphasen einplanen)
○ Inhalte / Rollen/Auftritte gegenseitig abstimmen
○ Dokumentationen bereitstellen (für Teilnehmende und
Medien), evtl. mehrsprachig
○ Teilnehmerlisten erstellen und permanent aktualisieren
○ Evtl. Geschenke bereitstellen (zum Unternehmen, Anlass
und Thema passend - keine Gags!)
○ Technik sicherstellen (Einrichtung durch Spezialisten,
Referenten / Auftretende instruieren, sofern diese
technische Geräte zu bedienen haben, Ersatzgeräte
bereithalten)
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○ Ev. Rahmenprogramm für nicht am Event teilnehmende
Begleitpersonen organisieren
○ Regelmässige Zwischenchecks
○ Schlusscheck / Hauptprobe
○ Sicherheitsdispositiv; evtl. spezielle Massnahmen
vorkehren (Eingangskontrollen, Umgebungs-Überwachung)
• Eintreffen der Gäste:
○ Orientierungs- und Betreuungshilfe bei Ankunft
sicherstellen (Schrifttafeln und / oder Empfangspersonen,
Transfer Flughafen / Bahnhof bis Hotel und
Austragungsort)
○ Evtl. Willkommensgeschenk beim Empfang
○ Übergabe Teilnehmerpass bzw. Namensschilder (im Hotel
oder vor Ort)
Während des Events
• Begrüssung durch den Gastgeber
• Programm und Referenten vorstellen
• Die Teilnehmenden gleich zu Beginn fesseln (Stimmung
erzeugen)
• Betreuung der Gäste in den Pausen und bei Lunches
• Bereithalten von Plattformen, worin sich Gäste öffnen
(mitteilen) können
• Dialog zwischen den Gästen und Gastgebern suchen
• Dialog zwischen den Zielgruppen untereinander schaffen.
• Erfrischung / Verpflegung servieren
• Zeitplan überwachen, evtl. eingreifend reagieren
• Betreuung der Medienvertreter
• Abgabe von Dokumentationen sicherstellen
• Betreuung von nicht am Event teilnehmenden
Begleitpersonen (Rahmenprogramm)
• Schlussvotum durch den Gastgeber (Dank an Referenten und
Teilnehmende)
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Nach dem Event
• Verabschieden der Gäste, bei Gelegenheit nach ihren
Eindrücken fragen.
• Abreise-Betreuung (Transfer Veranstaltung / Hotel bis
Flughafen / Bahnhof)
• Manöverkritik generell (mit allen Beteiligten)
• Manöverkritik mit Personal, das Echos erhalten hat
• Auswerten der Echos (wurden die Ziele erreicht?)
• Sammeln und analysieren der Medienreaktionen
• Sofortiges Festhalten von Verbesserungsmöglichkeiten für die
Zukunft (aus Manöverkritik und Echos)
• Ev. Nachfassaktionen bei den Teilnehmenden
(Zusammenfassungen, Bildreportagen, CD / Videos) .Weitere
Pflege geknüpfter Kontakte (und auch bestehender
Beziehungen)
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