Die sieben grössten Stolpersteine in der Eventorganisation

Die sieben grössten Stolpersteine in der Eventorganisation (und wie sie zu vermeiden sind!) Jeder Eventplaner kennt die drei Säulen einer guten Organisation: die Einhaltung von Budget, Zielen und Deadlines. Dennoch gibt es einige wesentliche Stolpersteine, die im Stress schnell einmal vergessen gehen. 1. Der richtige Event für das falsche Publikum Es gibt kein schlechtes Publikum – nur eines, dem etwas Unpassendes geboten wird! Der Erfolg eines Events steht und fällt damit, wie gut Sie Ihre Zielgruppe kennen. Alter, Vorlieben und Stilempfinden sollten Location, Dekoration, Catering und Unterhaltung definieren. 2. Zu viele Köche... Eine klare Aufgabenteilung erleichtert die Planung als auch den Event selbst. Für Ihre Gäste und Partner ist es entscheidend zu wissen, auf wen sie mit welchen Themen zugehen können. Achten Sie aber gleichzeitig darauf, dass Sie genügend „Luft“ haben, um den Überblick zu wahren und den Event zumindest ein paar Augenblicke lang auch geniessen können! 3. Wenig kommunizieren Ein guter Dienstleister ist an einem zufriedenen Publikum genauso interessiert wie Sie! Er ist wandelbar und anpassungsfreudig und kann dank seiner Erfahrung wertvolle Inputs einbringen. Daher hilft es auch ihm, wenn Sie Ihre Vorstellung von Event und Zielpublikum klar kommunizieren. www.sarahhuber.ch 4.
Quantität statt Qualität Niemand möchte ein Feuerwerk sehen, das zwei Stunden dauert und das gilt auch für jeden Showact. Anders ist es bei Tanzmusik, wo (gerade in der Schweiz) ruhig etwas Aufwärmzeit einberechnet werden darf. 5.
Technik unterschätzen Eine Rede, die man nicht versteht, eine Tänzerin, die man nicht sieht oder eine Liveband, die nicht zur Geltung kommt – das alles macht wenig Freude und ist schade um die Investition. Kümmern Sie sich um einen guten, vertrauenswürdigen Veranstaltungstechniker. Bei professionellen Bands macht es durchaus Sinn, sich mit diesen abzusprechen, denn: Häufig haben diese viel Erfahrung mit diversen Veranstaltungstechnikern und können Sie gut beraten. Manchmal verfügen sie zudem selbst über Material, das Sie so zu einem besseren Preis erhalten. 6.
Shit happens! Bei einem grossen Event mit vielen Beteiligten kann IMMER etwas schief gehen. Deshalb lohnt es sich, für mögliche Pannen oder Verschiebungen einen Plan B und Zeitpuffer einzuplanen. Flexible und professionelle Partner sind dafür ein Muss. 7.
Sich von einer Kritik alles vermiesen lassen Kein Eventveranstalter kann dem Geschmack von ALLEN gerecht werden. Das Wichtigste ist, dass der Grossteil der Gäste und Ihr Auftraggeber mit dem Event zufrieden sind – und nicht zuletzt Sie selbst! Ich wünsche Ihnen viel Erfolg, Vorfreude und einen gelungenen Event! Über die Autorin Sarah Huber ist professionelle Sängerin und Coach für Gesang und Teambuilding. Sie betreut zudem Bands im Bereich Marketing und Organisation. Sie bringt umfassende Kenntnisse und viel Erfahrung in der Eventbranche mit, insbesondere durch ihre Arbeit mit der Galaband Sheee. Sarah Huber Master of Arts UZH www.sarahhuber.ch [email protected] +41 78 805 35 59

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