Aufbewahrungsfristen von A - Z Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.: - Produkthaftungsgesetz ProdHaftG - Beamtenrecht - Steuerrecht EStG, KStG, GewStG . - Röntgenverordnung RöV - Zivilrecht BGB, ZPO - Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV - Aktiengesetz AktG - Strahlenschutzverordnung StrlSchV - Banken- und Versicherungsgesetz Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge können ab 01. Januar 2016 vernichtet werden Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre) A An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben Anlagevermögen Anlageverzeichnisse Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 6 0 6 10 10 6 10 2009 2005 2005 2009 2005 B Bankauszüge, Bankbelege Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung Belastungsanzeigen (intern und extern) Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen Bestell- und Auftragsunterlagen Beteiligungsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen Betriebskostenabrechnungen Betriebstagebücher (EfbV) Bewirtungsunterlagen Bilanzen Bilanzen und Bilanzanlagen Buchungsanweisungen Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 10 10 10 10 6 10 10 10 5 10 10 10 10 6 2005 2005 2005 2005 2009 2005 2005 2005 2010 2005 2005 2005 2005 2009 D Darlehensunterlagen Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) Dauerauftragsunterlagen Debitorenbuchhaltung Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen Doppelbesteuerungsunterlagen 10 10 6 10 10 6 2005 2005 2009 2005 2005 2009 Seite 1 von 3 2009 E EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch Einheitswertunterlagen E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt Essenmarkenabrechnungen 10 2005 10 10 10 10 2005 2005 2005 2005 10 10 10 2005 2005 2005 10 2005 10 10 6 10 10 10 10 10 10 10 2005 2005 2009 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 H Handelsbriefe Handelsbücher Hauptbücher Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 6 10 10 10 2009 2005 2005 2005 I Inkassobücher, -karteien, -quittungen Inventare, Inventarnachweise Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 10 10 10 2005 2005 2005 J Jahresabschluss Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 10 10 2005 2005 2005 K Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel Kontenpläne und -änderungen Kontoauszüge Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte Kostenträgerrechnungen Krankenhaus-Buchführungsunterlagen Kreditorenbuchhaltung 10 10 10 10 10 10 10 10 10 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 L Lastschriftanzeigen Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lohnkontenarten Lohnlisten Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 10 10 10 10 2005 2005 2005 2005 2005 M Mahnvorgänge Maschinenkarteikarten (Inventur) Mietverträge (nach Vertragsende) 6 10 6 2009 2005 2009 N Nebenbücher 10 2005 F Fahrtkostenerstattungsunterlagen Frachtbriefe Freistempelabrechnungen G Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) Gewinn- und Verlustrechnungen Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare Gründungsakten der Gesellschaft Gutachten Gutschriften, Gutschriftsanzeigen Seite 2 von 3 O Offenbarungseidanträge 6 2009 P Pachtverträge (nach Vertragsende) Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär Pensionskassenunterlagen Personalunterlagen Pfändungsunterlagen Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen Provisionsabrechnungen mit Unterlagen Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 6 6 30 10 6 10 10 10 10 2009 2009 1985 2005 2009 2005 2005 2005 2005 Q Qualitätsmanagement-Unterlagen Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 10 2005 2005 R Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 6 10 10 2005 2009 2005 2005 S Saldenbilanzen Saldenlisten Scheck- und Wechselunterlagen Schriftwechsel Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) Sozialversicherungsunterlagen Spendenbescheinigungen Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 10 10 10 6 6 6 10 10 30 30 30 30 2005 2005 2005 2009 2009 2009 2005 2005 1985 1985 1985 1985 T Telefonkostennachweise 10 2005 U Überstundenlisten Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 10 2005 2005 V Vermögensverzeichnis Versand- und Frachtunterlagen Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen VwL-Unterlagen 10 10 10 10 2005 2005 2005 2005 W Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel 10 10 2005 2005 Z Zessionen Zinsabrechnungen 6 6 2009 2009 Alle Angaben sind ohne Gewähr. *) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. ....... Seite 3 von 3