ERASMUS Fahrplan 2015/2016

ERASMUS Fahrplan 2015/2016
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1. Höhe und Dauer der Förderung
Die ERASMUS-Förderung kann für einen Studienaufenthalt innerhalb eines akademischen Jahres an einer
ERASMUS-Partnerhochschule der Hochschule Furtwangen gewährt werden.
ERASMUS-Förderung = Höhe der Förderung pro Monat x Dauer der Förderung
Höhe der Förderung:
Die Höhe der monatlichen Förderung ist abhängig von den ERASMUS-Mitteln, die der HFU im jeweiligen akademischen
Jahr für die Förderung von Studierenden zur Verfügung stehen sowie von der Aufenthaltsdauer aller ERASMUSStudierenden der HFU im gesamten akademischen Jahr. Die ERASMUS-Mittel werden gemäß den Richtlinien auf alle
ERASMUS-Studierenden verteilt.
Im akademischen Jahr 2015/16 wurde die Höhe der Förderung für einen Zeitraum von 30 Tagen auf die Beträge unten
in der Tabelle festgelegt, abhängig von den Lebenshaltungskosten im Zielland:
Ländergruppen und ERASMUS-Mobilitätszuschuss pro Monat:
Ländergruppe
Zielland
Betrag/Monat
1 – hohe Lebenshaltungskosten
Dänemark, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Italien,
Liechtenstein, Norwegen, Österreich, Schweden
Belgien, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg, Niederlande,
Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei und Zypern
Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta, Mazedonien, Polen,
Rumänien, Slowakei und Ungarn
300 €
2 – mittlere Lebenshaltungskosten
3 – niedrige Lebenshaltungskosten
240 €
180 €
Dauer der Förderung:
Die ERASMUS-Fördermittel für die HFU sind begrenzt; daher kann nicht Ihr kompletter Aufenthaltszeitraum gefördert
werden.
Studierende, die für 1 Semester im Ausland bleiben: Zunächst wurde eine Förderung von maximal 3 Monaten festgelegt;
bei kürzeren Aufenthalten (nur erlaubt falls es an der Hochschule Trimester gibt) auf 2,5 Monate.
Studierende, die für 2 Semester im Ausland bleiben: Zunächst wurde eine Förderung von maximal 5 Monaten festgelegt
(falls der Aufenthaltszeitraum tatsächlich 5 Monate beträgt).
Falls am Ende des Förderjahres darüber hinaus weitere ERASMUS-Mittel zur Verfügung stehen, wird der
Förderzeitraum aller ERASMUS-Studierenden gleichmäßig erhöht.
Grundsätzlich gilt: Es kann maximal die tatsächlichen Aufenthaltsdauer, die von der Partnerhochschule bestätigt wurde,
gefördert werden.
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2. Auszahlung der Förderung
Die tatsächliche Dauer Ihres Aufenthalts wird am Ende Ihres Auslandssemesters dem Letter of Confirmation bzw. dem
Transcript of Records entnommen. Dieser Zeitraum ist die Grundlage für eine eventuelle Erhöhung oder Verminderung
der Auszahlung (siehe Kasten „zweite“ und „letzte Rate“).
Die Förderung wird Ihnen nicht monatlich, sondern in Raten überwiesen.
Erste Rate (nur sofern alle Voraussetzungen dafür erfüllt sind, s. Ablaufplan unten):
Von der vorläufigen ERASMUS Gesamt-Förderung (Berechnung s. oben) Ihres Studienaufenthalts werden Ihnen
zunächst 70% ausgezahlt.
Dies ist einheitlich für geplante Studienaufenthalte über 1 sowie über 2 Semester.
Zweite Rate (nur sofern alle Voraussetzungen dafür erfüllt sind, s. Ablaufplan unten):
Nach Ende Ihres Auslandsaufenthalts und nach Abgabe aller Unterlagen erhalten Sie die noch ausstehende
Förderung von 30% der anfänglich berechneten Gesamtsumme, falls sich Ihre geplante Aufenthaltsdauer nicht verkürzt
hat.
Letzte Rate (nur sofern der HFU noch ERASMUS-Restmittel zur Verfügung stehen):
Zum Abschluss des Förderjahres erhalten Sie ggf. eine anteilige Verlängerung des Förderzeitraums (nur innerhalb Ihrer
tatsächlichen Aufenthaltsdauer).
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3. ERASMUS-Ablaufplan
Hinweis: Aufgrund des hohen Verwaltungsaufwands erhalten Sie nach Einreichen der u.g. Dokumente im IC keine
Eingangsbestätigung. Sie können grundlegend davon ausgehen, dass Ihre Dokumente bei korrektem Versand erhalten und
bearbeitet wurden.
Vor Abreise ↓
Was: Language Test zur (Selbst)Einstufung Ihrer Sprachkompetenz (Ergebnis ist KEIN
Auswahlkriterium für das Stipendium)
VOR Beginn des
Auslandssemesters
Wo zu finden: Über einen Link zum sog. OLS-Portal, der Ihnen per E-Mail vom IC zugesendet wird.
To-Do: Language Test online durchführen.
Wo abzugeben/Wie: Keine Abgabe nötig. Ergebnisse werden automatisch digital übertragen.
Was: Grant Agreement
VOR Beginn des
Auslandssemesters
Wo zu finden: Anhang der ersten ERASMUS-Informationsmail
To-Do: Eingetragene Daten im Dokument prüfen (insb. Bankdaten!), restliche Daten eintragen und
unterschreiben; in doppelter Ausführung, falls Sie ein unterschriebenes Original für Ihre Unterlagen
benötigen (mit adressiertem und frankiertem Rückumschlag oder persönlich vorbei kommen).
Wo abzugeben: In Ihrem zuständigen IC (VS oder FU).
Wie: Original
Was: Learning Agreement (LA), Seiten 1-4, ggf. 5 und Annexes to the Learning Agreement
Wo zu finden: Anhang dieser Mail sowie auf der Website.
To-Do: Bitte lesen Sie zum Ausfüllen die Hinweise, welche in den Fußnoten stehen, sorgfältig durch.
Teilweise benötigen Sie zum Ausfüllen Inhalte aus dem Dokument Annexes to the Learning
Agreement.
Bei Fragen bitte an Frau Haberer wenden.
Wo abzugeben (Unterschrifts- und Einreichungsprozess):
1. Unterschreiben Sie das LA selbst.
2. Lassen Sie es anschließend von Ihrem Auslandsbeauftragten (Fakultät Wirtschaft:
Regionalkoordinator) an der HFU unterschreiben.
3. Senden Sie das LA per E-Mail an die Gasthochschule und lassen es vom dortigen fachlichen
Ansprechpartner (Lehrkraft, die berechtigt ist, das Mobilitätsprogramm ausländischer
Studierender zu genehmigen) unterschreiben.
4. Bitte senden Sie das Learning Agreements korrekt ausgefüllt per E-Mail an das zuständige IC
der HFU (Frau Waldvogel für Furtwangen, Frau Haberer für Schwenningen, Adressen s.
unten) und in cc an Ihre/n Auslandsbeauftragte/n.
Wie: Scan per E-Mail
VOR Beginn des
Auslandssemesters
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Was: Mitteilung über das Auslandssemester und Letter of Acceptance der Gasthochschule
(Zulassung, kann auch eine Willkommensemail o.Ä. sein)
Wo zu finden: Anhang dieser Mail sowie auf der Website
Sofort,
spätestens bis
01.09.2015
To-Do: Mitteilung ausfüllen und unterschreiben, Letter of Acceptance beifügen
Wo abzugeben: In Ihrem zuständigen IC (VS oder FU)
Wie: Original oder Scan per E-Mail
Nach Ankunft an der Gasthochschule ↓
Was: Confirmation of Arrival and Enrolment at Host University
Wo zu finden: Anhang dieser Mail sowie auf der Website
Sofort nach Ankunft
und Einschreibung
an der GastHochschule
To-Do: An der Gasthochschule ausfüllen und unterschreiben lassen
Wie und wo abzugeben: Als Scan per E-Mail an Ihr zuständiges IC.
Wenn alle Punkte bis hierhin erledigt sind, dann erfolgt die Auszahlung der ersten Rate
Was: Learning Agreement „During the Mobility – Changes to the original LA“
Wo zu finden: Seite 3 der Formulars „Learning Agreement“
Innerhalb eines
Monats nach Ankunft
an der GastHochschule
To-Do: Ausfüllen nur erforderlich, wenn Änderungen an der ursprünglichen Lernvereinbarung
vorgenommen werden müssen. Bitte klären Sie eventuelle Änderungen des LA mit Ihrem
Auslandsbeauftragten (Fakultät Wirtschaft: Regionalkoordinator) sowie mit Ihrem fachlichen
Ansprechpartner an der Gasthochschule ab.
Wo abzugeben, wie (Unterschrifts- und Einreichungsprozess):
1. Unterschreiben Sie das LA selbst.
2. Lassen Sie es anschließend von Ihrer „responsible person“ an der Gasthochschule
unterschreiben.
3. Senden Sie das von Ihnen und der Partnerhochschule unterschriebene komplette LA
eingescannt per E-Mail an Ihren Auslandsbeauftragten/ Regionalkoordinator an der HFU.
Dieser bestätigt die Änderung in einer E-Mail an das zuständige IC sowie an Sie.
Was: Language Course (nur falls für Sprachkursteilnahme ausgewählt und E-Mail erhalten)
Wo zu finden: Falls Sie für einen Sprachkurs ausgewählt wurden, erhalten Sie per E-Mail einen Link,
der Ihnen Zugang zum Portal gibt.
To-Do: Nutzung des Sprachlehrangebots für die Zeit Ihres Auslandssemesters
Wo abzugeben/wie: Keine Abgabe, eigenverantwortliche Durchführung.
Während des
kompletten
Zeitraums im
Ausland
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Was: Prüfung Ihrer Aufenthaltsdaten
Wo zu finden: Unter Punkt 2.2 im Grant Agreement.
Bis maximal ein
Monat vor Ende
Ihres
Auslandssemesters
Dabei beachten: Datum des Beginns der Mobilitätsphase ist der erste Tag, an dem der Teilnehmer an
der Aufnahmeeinrichtung anwesend sein muss. Das Datum des Endes der Mobilitätsphase ist der
letzte Tag, an dem der Teilnehmer an der Aufnahmeeinrichtung anwesend sein muss  die hier
genannten Semesterdaten (Pflicht-Aufenthaltsdauer) sind auch die, welche Sie sich am Ende des
Aufenthalts im Letter of Confirmation bestätigen lassen müssen.
To-Do: Bei Abweichungen von mehr als 5 Tagen zu der im Grant Agreement angegebenen PflichtAufenthaltsdauer Information über die neuen Daten an Ihr zuständiges IC per E-Mail.
Am Ende Ihres Aufenthalts ↓
(Studierende, die für 2 Semester im Ausland sind, müssen diese Schritte erst am Ende des 2. Studiensemesters
ausführen)
Was: Letter of Confirmation
Wo zu finden: Anhang dieser Mail.
To-Do: Max. 10 Tage vor Abreise von der Gast-Hochschule unterschreiben lassen.
Innerhalb eines
Monats nach Ende
des
Studienaufenthalts
im Ausland
Wie und wo abzugeben: Als Scan per E-Mail an Ihr zuständiges IC.
Hinweis: Der im Letter of Confirmation betätigte Aufenthaltszeitraum wird von Ihrem Gesamtkontingent
an ERASMUS-Fördermöglichkeit von 12 Monaten innerhalb einer Studienphase (jew. Bachelor, Master
und Doktor) abgezogen. Sollten Sie bei einer erneuten ERASMUS-Bewerbung das bereits
aufgebrauchte Kontingent angeben müssen, so kann Ihnen das IC Auskunft dazu geben.
Was: EU-Survey-Onlineumfrage (ERASMUS-Bericht)
Wo zu finden: Am Ende Ihres Aufenthalts erhalten Sie per E-Mail einen Link zu einem Onlineportal, auf
dem Sie den ERASMUS-Bericht ausfüllen müssen. Bitte prüfen Sie Ihren Posteingang und ggf. auch
den Spamordner nach der E-Mail (Absender: [email protected]).
Innerhalb eines
Monats nach Ende
des
Studienaufenthalts
im Ausland
To-Do: Bericht ausfüllen und absenden.
Wo abzugeben, wie: Bitte leiten Sie die E-Mail, welche Sie zur Bestätigung über den ausgefüllten
Bericht erhalten, an Ihr zuständiges IC weiter.
Was: Erfahrungsbericht über das Auslandsstudium (für FELIX)
Wo zu finden: Das Formular „Deckblatt Erfahrungsbericht“ sowie „Hinweise zum Erfahrungsbericht
über das Auslandsstudium“ erhalten Sie im Anhang dieser Mail. Studierende der HFU Business School
benutzen das gleiche Deckblatt, jedoch eine separate Anleitung: „Instructions_Foreign study semester
report HFU Business School“.
To-Do: Bitte erstellen Sie einen Erfahrungsbericht entsprechend der Hinweise.
Wo abzugeben: In Ihrem zuständigen IC (VS oder FU).
Innerhalb eines
Monats nach Ende
des
Studienaufenthalts
im Ausland
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Wie: PDF (Deckblatt und Bericht als ein Dokument) per E-Mail.
Was: Transcript of
Studienleistungen
records
(Notenspiegel/Leistungsnachweis)
und
Anerkennung
der
Sobald es vorliegt
To-Do:
- Im Normalfall wird das Zeugnis von der Partnerhochschule an das International Center
geschickt. Sie werden dann per E-Mail informiert, wann Sie das Zeugnis im Prüfungsamt
abholen können.
- Für den Fall, dass das Zeugnis direkt an Sie gesendet wird, kommen Sie bitte im International
Center vorbei, um das Original-Zeugnis vorzulegen.
- Für die Anerkennung der Studienleistungen aus dem Ausland folgen Sie bitte den Formalien
an Ihrer jeweiligen Fakultät.
Was: Language Test (zur Abbildung Ihrer sprachlichen Fortschritte während des Auslandssemesters)
Wo zu finden: Über einen Link zum sog. OLS-Portal, der Ihnen per E-Mail zugesendet wird.
To-Do: Language Test online durchführen.
Wo abzugeben/Wie: Keine Abgabe nötig. Ergebnisse werden automatisch digital übertragen.
Wenn diese Punkte erledigt sind und das komplette akademische Jahr zu Ende ist, dann erfolgt die
Auszahlung der letzten Rate.
Spätestens 45 Tage
nach Eingang des
ERASMUS-Berichts
4. Bitte beachten Sie:




Bringt ein Studierender keinen im Learning Agreement vorgesehenen Leistungsnachweis mit (transcript of
records), kann die ERASMUS-Förderung zurückgefordert werden. Ebenso bei Versäumnis des Einreichens
aller anderen im Fahrplan genannten Dokumente.
Bitte machen Sie sich Kopien von allen eingereichten Unterlagen!
Ein Rechtsanspruch auf Förderung durch das ERASMUS+ Programm besteht nicht und kann daher nicht
gegenüber der Hochschule geltend gemacht werden.
Bitte geben Sie alle Änderungen Ihres Aufenthalts im International Center bekannt.
5. Kontakt zum International Center (IC)
Campus Furtwangen
Hochschule Furtwangen
Attn.: Ulrike Waldvogel
Robert-Gerwig Platz 1
78120 Furtwangen
Germany
Email: [email protected]
Campus Schwenningen
Hochschule Furtwangen
Attn.: Katrin Haberer
Jakob-Kienzle-Str. 17
78054 Villingen-Schwenningen
Germany
Email: [email protected]
Wir wünschen Ihnen einen schönen, erlebnisreichen und erfolgreichen Studienaufenthalt im Ausland!

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