ERASMUS Ablaufplan für Dokumente zur Personalmobilität zu Fort

International Center
Stand 23.09.2015
ERASMUS Ablaufplan für Dokumente zur Personalmobilität
zu Fort- und Weiterbildungszwecken
Vor der Abreise ↓
Was: Grant Agreement (schriftliche Vereinbarung über Förderbedingungen und -betrag)
Wo zu finden: Anhang dieser E-Mail
To-Do: Dokument ausfüllen (1. Seite) und unterschreiben; in doppelter Ausführung, falls Sie ein unterschriebenes
Original für Ihre Unterlagen benötigen.
Wo abzugeben: Per Hauspost an das IC FU senden
Wie: Original
Was: Mobilitätsvereinbarung
Wo zu finden: Anhang dieser Mail sowie auf der Website
To-Do: In Absprache mit der Ansprechperson an der Partnereinrichtung ausfüllen und unterschreiben.
Wo abzugeben (Unterschrifts- und Einreichungsprozess):
1. Unterschreiben Sie das Formular selbst.
2. Senden Sie das Formular per E-Mail an die Gasthochschule und lassen Sie es vom dortigen Ansprechpartner
unterschreiben.
3. Senden Sie die ausgefüllte Mobilitätvereinbarung an das IC für die letzte Unterschrift.
Wie: Scan per E-Mail an [email protected]
Was: Dienstreiseantrag
Wo zu finden: FRIEDA
To-Do:
-
Variante 1: Der ERASMUS-Mobilitätszuschuss deckt / liegt über Ihre(n) Ausgaben für den
Auslandsaufenthalt:
o DR-Antrag auf FRIEDA ausfüllen und unterschreiben (Achtung: Genehmigung durch IC:
„Unterschrift erforderlich von [email protected]“).
o Sie bekommen den Mobilitätszuschuss direkt auf Ihr Konto überwiesen (siehe ICAuszahlungsbeleg); anschließend keine DR-Abrechnung nötig.
o Falls der ausgezahlte Mobilitätszuschuss über dem Betrag liegt, den Sie tatsächlich für Ihren
Auslandsaufenthalt ausgegeben haben, so ist dieser von Ihnen persönlich zu versteuern.
International Center
Stand 23.09.2015
o
Variante 2: Ihre Ausgaben für den Auslandsaufenthalt liegen über dem ERASMUS-Mobilitätszuschuss und
Sie bekommen die Restkosten nicht durch die Hochschule erstattet:
o DR-Antrag auf FRIEDA ausfüllen und unterschreiben (Achtung: Genehmigung durch IC:
„Unterschrift erforderlich von [email protected]“).
o Sie bekommen den Mobilitätszuschuss direkt auf Ihr Konto überwiesen (siehe ICAuszahlungsbeleg).
o Restkosten werden von Ihnen selbst getragen; keine DR-Abrechnung nötig.
-
Variante 3: Ihre Ausgaben für den Auslandsaufenthalt liegen über dem ERASMUS-Mobilitätszuschuss und
Sie bekommen die Restkosten - nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten - durch die Hochschule erstattet:
o DR-Antrag auf FRIEDA ausfüllen und unterschreiben (Achtung: Genehmigung durch die Person,
welche die Kostenstelle für die übernommenen Restkosten einträgt).
o Kopie des genehmigten DR-Antrags an [email protected]
o Sie bekommen den Mobilitätszuschuss direkt auf Ihr Konto überwiesen (siehe ICAuszahlungsbeleg).
o Restkosten werden erstattet, wenn Sie die DR-Abrechnung ausfüllen (Formular und Anleitung
siehe FRIEDA).
o Achtung: der DR-Abrechnung eine Kopie Ihres IC-Auszahlungsbelegs beilegen; bitte schriftlich
vermerken „Kosten bitte abzüglich Möbilitätszuschuss erstatten“; Formulare bei der
Reisekostenabteilung (International) einreichen und Kopie an das International Center schicken.
Was: IC-Auszahlungsbeleg
Wo zu finden: Anhang dieser Mail
To-Do: Persönliche Kontodaten in das Formular eintragen und unterschreiben.
Wo abzugeben: Im IC –FU
Wie: Original oder Scan per E-Mail an [email protected]
Wenn alle Punkte bis hierhin erledigt sind erfolgt die Auszahlung des Mobilitätszuschusses
International Center
Stand 23.09.2015
Am Ende Ihres Aufenthalts ↓
Was: Letter of Confirmation
Wo zu finden: Anhang dieser Mail
To-Do: Ausfüllen und von der Einrichtung im Ausland unterschreiben lassen
Wo abzugeben: Per Hauspost an das IC FU senden
Wie: Original
Was: Kurzer Erfahrungsbericht /Testimonial über Ihren Auslandsaufenthalt
Wo zu finden: Formular im Anhang dieser Mail.
To-Do: Bitte erstellen Sie einen Erfahrungsbericht entsprechend der Hinweise.
Wo abzugeben: Im IC – FU
Wie: Als Word-Dokument per E-Mail an [email protected]
Was: ERASMUS-Bericht (EU-Survey-Onlineumfrage)
Wo zu finden: Am Ende Ihres Aufenthalts erhalten Sie per E-Mail einen Link zu einem Onlineportal, auf dem Sie den
ERASMUS-Bericht ausfüllen müssen. Bitte prüfen Sie Ihren Posteingang und ggf. auch den Spamordner nach der E-Mail
(Absender: [email protected]).
To-Do: Bericht ausfüllen und absenden
Wo abzugeben, wie: Bitte leiten Sie die E-Mail, welche Sie zur Bestätigung über den ausgefüllten Bericht erhalten, an
[email protected] weiter: