Risikomanagement und Vorsorge - wie Profis ihre Projekte finanziell

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Sechs-Punkte-Methode gegen die kostspieligen Projekt-Risiken
Risikomanagement und Vorsorge wie Profis ihre Projekte finanziell
„wetterfest“ machen
Viele Projektmanager denken bei der Kalkulation ihrer Projekte nicht an die Risiken. Sie gehen davon aus, dass das
Projekt „glatt läuft“. Die Folge der Schönwetter-Rechnung:
Unvorhergesehene Störungen reißen Löcher in die Projektkasse. Projektprofis rechnen deshalb die Risiken ihrer
Vorhaben durch und treffen Vorsorge. ProjektmanagementFachmann Lukas Hendricks erklärt eine Methode mit sechs
Schritten, die Risiken finanziell in den Griff zu bekommen.
Zu teuer! Der Bau der neuen Logistikhalle sprengte alle
Kostenschätzungen und entwickelte sich für den Mittelständler zum Geldgrab. Brandschutzauflagen und steigende Materialpreise schlugen zu Buche. Ein Lieferant meldete
Insolvenz an; dies zwang den Bauherrn zu kostspieligen
improvisierten Notlösungen. Zudem spielte das Wetter nicht
mit: Plötzlicher Frost hinterließ Schäden am Rohbau. Am
Ende war das Projektbudget um dreißig Prozent überzogen.
„Einige Probleme haben uns auf dem falschen Fuß erwischt“, erklärte der Projektmanager. Vor allem: Das Unternehmen hatte die Kosten unter optimistischen Annahmen
geschätzt und diese Schönwetter-Rechnung für bare Münze genommen.
Jeder Projektmanager weiß: Über einem Projekt lacht
nicht immer die Sonne. Risiken sind mit jedem Vorhaben
verbunden und diese Risiken können die Kosten gewaltig in
die Höhe treiben. Projekt-Profis haben solche Unwägbarkeiten von Anfang an im Auge und kalkulieren sie mit ein bei
der Budgetplanung.
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„Seriöserweise sollte man Schätzungen für Projekte als
Spanne beziffern“, erklärt Lukas Hendricks, DiplomFinanzwirt und Senior Berater bei der Unternehmensberatung „next level consulting“. Bei dieser Spanne nennt der
Projektmanager den Preis für die realistischen Planung sowie den für den „best“ und „worst case“. Auf diese Weise
können Projektmanager Geld als Vorsorge einplanen: Welche Summe muss der Bauherr beispielsweise zurücklegen
für den Fall, dass er während eines harten Winters den Bau
unterbrechen muss?
Doch allein mit stichhaltiger Schätzung und finanziellem
Polster für Risiken ist es nicht getan. „Projektmanager sollten den Risiken, die zu zusätzlichen Kosten führen können,
aktiv begegnen“, erklärt Lukas Hendricks. Das heißt zum
Beispiel: Durch intensive Zusammenarbeit mit Behörden
nachträgliche Brandschutzauflagen vermeiden. Oder durch
eine günstige Vertragsgestaltung das Risiko, dass ein Lieferant ausfällt, an das Bauunternehmen übertragen, vielleicht
auch durch eine Bürgschaft absichern. „Im Projektmanagement kennt man gute Strategien, geschickt mit Risiken
umzugehen“, sagt Hendricks. Mit sechs Schritten stellen
Projektmanager sicher, dass ihr Projekt finanziell nicht aus
dem Ruder läuft:
Erster Schritt: Die Basisschätzung
Wer Kosten schätzen und Budgets ermitteln will, braucht
eine Grundlage. Profis zerlegen ihr Projekt in einzelne Arbeitsschritte („Arbeitspakete“) und berechnen die Kosten je
Schritt. Dabei können zurückliegende Projekte Hinweise
geben. Welche Kosten hat man damals geschätzt und was
wurde am Ende abgerechnet? „Erfahrungen aus anderen
Projekten können auch Hinweise geben auf bestehende
Risiken“, erklärt Lukas Hendricks.
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Zweiter Schritt: Risikoanalyse
Bei Projekten kann vieles schiefgehen. Manche Risiken
sind sehr wahrscheinlich, etwa Schlechtwetter bei Bauprojekten. Andere Risiken sind vergleichsweise unwahrscheinlich - können aber das Vorhaben massiv behindern und die
Kosten in die Höhe treiben. Deshalb listen Projekt-Profis
zunächst alle denkbaren Risiken auf. Anschließend ordnen
sie diesen Risikokatalog einerseits nach Eintrittswahrscheinlichkeit, andererseits nach der Auswirkung auf das
Projekt (beispielsweise auf das Budget oder auf den Terminplan). Diese Analyse trennt schnell die Spreu vom Weizen und führt den Projektmanager auf die Spur konkreter
Gefahren.
Dritter Schritt: Die Chancen analysieren
Neben Risiken hat jedes Projekt auch Chancen. Beispielsweise kann beim Bau einer Logistikhalle der Rohbau früher
fertig werden als geplant, oder die Umweltauflagen lassen
sich einfacher als erwartet umsetzen. Solche Möglichkeiten
helfen, Budget zu sparen. „Wichtig ist, dass man Chancen
früh erkennt und genauso aktiv verfolgt wie Risiken“, sagt
Lukas Hendricks. So könne man die Chancen bei der
Schätzung einkalkulieren - und später konsequent darauf
hinarbeiten, sie zu realisieren.
Vierter Schritt: Risiken „managen
Projektprofis nehmen nur wenige Risiken „schicksalsergeben“ hin. Sie versuchen hartnäckig, die Risiken zu entschärfen. Dafür haben sie drei Strategien. Sie verringern
Risiken durch geeignete Maßnahmen. Beispielsweise wählen Projektmanager bewährte Technologien für die Einrichtung der Logistikhalle - statt auf anfällige Neuentwicklungen
zu setzen. Die zweite Strategie: Projektmanager können
Risiken vermeiden. Wer im Sommer baut, braucht den
Frost nicht zu fürchten. Die dritte Strategie besteht darin,
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Risiken zu übertragen - etwa das Risiko eines Lieferantenausfalls an einen Generalunternehmen oder eine Versicherungsgesellschaft. „Entscheidend ist, dass sich diese Strategien im konkreten Fall finanziell rechnen“, erklärt Lukas
Hendricks. Ist die Lösung zu teuer - dann kann es besser
sein, das Risiko in Kauf zu nehmen. Ebenfalls wichtig: Das
Entschärfen der Risiken hat Einfluss auf die Risikoanalyse
(Schritt 2). Manche Risiken fallen weg, einige werden unwahrscheinlicher, andere haben nicht mehr so große Auswirkungen auf das Projekt. Deshalb arbeiten Projektmanager ihre Risikoliste nach der Maßnahmenplanung nochmals
durch - mit dem Ziel, die Eintrittswahrscheinlichkeit und die
Auswirkung auf das Projekt neu zu berechnen.
Fünfter Schritt: Die Risiken mit dem Budget „verproben“
Das Risikomanagement nimmt keinem Projekt die Last von
Risiken. Doch es macht das Vorhaben berechenbar. Der
Projektmanager kann die Vorsorge kalkulieren. Für jedes
Risiko plant er einen Reservebetrag ein, den sogenannten
„Puffer“. Die Formel dafür ist simpel: Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird mit den finanziellen Auswirkungen multipliziert. Ein Beispiel: Bei einem geplanten Rohbau liegt die
Frostgefahr für einen bestimmten Zeitraum bei 20 Prozent.
Die finanzielle Auswirkung wird mit 800.000 Euro angegeben. Also plant der Projektmanager eine Rücklage von
160.000 Euro ein. Der Projektmanager kalkuliert auf diese
Weise jeden Risikoposten; die einzelnen Puffer addiert ergeben den Gesamtpuffer. „Der Gesamtpuffer kann recht
hoch sein, aber er gibt einen realistischen Wert“, erklärt Lukas Hendricks. Vor allem kann der Projektmanager gegenüber seinem Auftraggeber die Schätzungen anhand seiner
Risikoliste plausibel machen. „Die Risikoliste mit ihren Berechnungen ist auch Argumentationshilfe“, sagt Hendricks.
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Sechster Schritt: „Am Ball bleiben“
Während des Projektverlaufs verändern sich die Risiken.
Manche Risiken treten nicht ein („der Januar bleibt mild,
kein Frost!“). Andere Risiken kann der Projektmanager immer weiter entschärfen. „Projektmanager sollten sich laufend mit den Risiken auseinandersetzen, ihnen aktiv begegnen und so die Gesamtkosten des Projekts reduzieren“,
sagt Lukas Hendricks. Er empfiehlt, im Projektteam für die
wichtigen Risiken einen Verantwortlichen zu ernennen. Dieser „Risikopate“ hält „sein“ Risiko im Blick und trifft Vorsorge, damit es (möglichst) nicht eintritt. Ähnliches gilt für die
Chancen. Ein Pate ist dafür verantwortlich, dass das Projekt
die Chance gewinnbringend nutzt. Aber: Das Management
von Risiken und Chancen ist letztlich Chefsache. Projektprofis gehen wöchentlich den Risikokatalog durch und beugen damit der Gefahr aktiv vor, dass ihr Vorhaben finanziell
unter die Räder kommt.
Über next level consulting:
next level consulting bietet Beratungsdienstleistungen für Projekt- und Prozessmanagement, Change Management sowie für die Entwicklung von projekt- und prozessorientierten Organisationen. Mit über einhundert Experten ist next level consulting für Unternehmen verschiedener Branchen tätig, vorwiegend aus IT
und Telekommunikation, Maschinen- und Anlagenbau, Industrie sowie Pharma, Mobility und Logistik, Banken und Versicherungen. Darüber hinaus führt das im Jahr 2000 in Wien gegründete Unternehmen Beratungsprojekte auf dem Gesundheitssektor, in der öffentlichen Verwaltung sowie bei NGOs durch. Die Unternehmensberatung unterhält Büros in Österreich, Deutschland, Schweiz, Kroatien, Slowakei, Südafrika und
USA.
Weitere Informationen zu next level im Internet unter www.nextlevelconsulting.eu
Rückfragen für Redaktionen:
Raphaela Bel, Tel.: +49 228/ 289260, [email protected]
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