Fachartikel Nr. 78: Kostenressourcen anlegen und verwenden Gilt für Project 2007 Ausgangslage: In Projekten spielen naturgemäss Kosten eine grosse Rolle. Dazu hat Project 2007 nun die Möglichkeit auch reine Kostenressourcen zu verwenden. Die Möglichkeiten Kosten über Kosten pro Einsatz, Feste Kosten und Kosten über Stundensätze zu planen bzw. zu verwalten besteht aber immer noch und kann weiter verwendet werden. Siehe dazu auch meinen entsprechenden Fachartikel zur Kostenplanung. Umsetzung Um Kostenressourcen zu verwenden, erstellen Sie zunächst die notwendigen Kostenressourcen. Dazu können Sie in Project 2007 die entsprechenden Kostenressourcen erzeugen oder so wie hier erfolgt in Project Web Access, wenn Sie den EPM Project Server 2007 verwenden. Afinion AG Giessenstrasse 13 CH-5322 Koblenz Tel: +41 / (0)56 / 267 40 50 Fax: +41 / (0)56 / 267 40 51 Email:[email protected] Copyright© 2008 Afinion AG. Alle Rechte vorbehalten. -1- Dazu wird hier als einfaches Beispiel die Kostenressource Reisekosten erzeugt, diese als Typ Kosten gekennzeichnet und über den RSP (Ressourcenstrukturplan) werden die Kosten auf die entsprechende Kostenstelle geschrieben. Dies ist natürlich nicht so ganz korrekt, da Microsoft eigentlich davon ausgeht, dass damit die Ressourcenstruktur abgebildet wird (also Abteilungszugehörigkeiten bzw. Teamzugehörigkeiten). Die Verwendung von entsprechenden Strukturen über Kostenstellen hat jedoch den Vorteil, dass der Projektleiter ein klareres Bild erhält. Da zudem in allen grösseren Firmen entsprechende Controllingstrukturen bestehen, kann der Projektleiter hier einfach seine Zahlen erhalten. Voraussetzung dafür sind jedoch entsprechende Kostenstrukturen, die leider oft nicht so aufgebaut sind, damit man/frau als Projektleiter damit arbeiten kann. Da in unserem Beispiel noch eine eigene Abteilungsstruktur angelegt wurde, besteht somit die Möglichkeit mehrdimensionale Strukturen mit zu verwalten. Nachdem die Kostenressource nun erstellt ist, kann diese verwendet werden. Dazu wird in diesem Beispielprojekt: „Neues Produkt“ das Ressourcenteam zusammengestellt (wenn Sie keinen Projectserver benutzen, sind die Ressourcen im Projekt oder im Ressourcenpool vorhanden). Hier wurden nun die verschiedenen, benötigten Ressourcen ausgewählt und lokal zur Verfügung gestellt. Afinion AG Giessenstrasse 13 CH-5322 Koblenz Tel: +41 / (0)56 / 267 40 50 Fax: +41 / (0)56 / 267 40 51 Email:[email protected] Copyright© 2008 Afinion AG. Alle Rechte vorbehalten. -2- Diese wurden nun auf die Tätigkeit „Festlegen der Produkteigenschaften“ zugewiesen. Nun werden für die Reisekosten noch die entsprechenden Kosten eingetragen (hier Euro 400.‐‐). Die Kosten der Ressource Krug werden über die Zuweisung und dem Kostensatz (hier 80h mal Euro 60.‐‐/h) durch Project errechnet. Als nächstes wird ein Basisplan eingefroren. Dadurch sind die Plankosten budgetiert und können mit der aktuellen Planung bzw. den Ist‐Kosten verglichen werden. Wie oben zu sehen, sind die Kosten nun gut vergleichbar, da in einer Ansicht sowohl die Kostendetails: Feste Kosten, Plankosten, Gesamtkosten, Abweichungen etc. in der Spalte ablesbar sind als auch die Kosten auf Tages bis Jahreskosten in der rechten Spalte sichtbar sind(hier auf monatsbasis). Und im unteren Teil wurden noch die Ressourcen‐ und Vorgangsdetails angezeigt, die zeigen, wie die Kosten sich aus Arbeit und Dauer zusammensetzen. Mehr braucht der Projektleiter nicht, um einen Überblick zu erhalten. Gerhard Krug im Sommer 2008 Afinion AG Giessenstrasse 13 CH-5322 Koblenz Tel: +41 / (0)56 / 267 40 50 Fax: +41 / (0)56 / 267 40 51 Email:[email protected] Copyright© 2008 Afinion AG. Alle Rechte vorbehalten. -3-