Berechnungen in Project durchführen, insbesondere

Afinion Innovations AG
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CH-5322 Koblenz
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Berechnungen in Project durchführen, insbesondere mit Dauer und
Ressourcenzuteilung (Arbeit)
Gilt für alle Project Versionen
Es kommt immer wieder vor, dass Feldinhalte oder Projektinformationen berechnet
werden sollen. Siehe dazu auch den Fachartikel: „Die Dauer abhängig von anderen
Feldern berechnen lassen“.
Insbesondere der Ressourcenbedarf steuert häufig die Dauer der Vorgänge oder soll
rasch Kosteninformationen liefern.
Zur Berechnung von Feldern haben Sie grundsätzlich sehr viele (oft zu viele)
Möglichkeiten.
Um Berechnungen durchzuführen, erstellen Sie sich zunächst eine entsprechende
Tabelle (wie das geht, können Sie im Fachartikel: „Eigene Tabellen
zusammenstellen“ nachlesen).
Hier werden die Zahlenfelder Zahl1 (Ergebnis) und Zahl2 (Wert1) verwendet.
Nun soll aus der zugewiesenen Arbeit und einem Faktor eine entsprechende
Berechnung vorgenommen werden.
Dazu erstellen Sie eine Formel, die wie folgt aussieht (wie Formeln erstellt werden
können Sie im oben erwähnten Fachartikel: „Die Dauer abhängig von anderen
Feldern berechnen lassen“ nachlesen) und betrachten dann das Ergebnis, nachdem
Sie mit zweimal mit OK bestätigt haben.
Das Ergebnis wird Sie sicher überraschen (s. nächste Seite).
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Bei obigem Beispiel ist die Dauer 1 Woche und der Mitarbeiter zu 100 %, also 40h
Arbeit zugewiesen. Das Feld Wert1 hat den Wert 10, also würde man Wert1xArbeit,
also 10 x 40h = 400 erwarten.
Gezeigt wird aber 24000!
Dazu muss man wissen, dass Project die Arbeitszuteilung nicht mit dem
eingegebenen Wert, also 40 (h) speichert, sondern diese in Minuten umwandelt und
dann zur Laufzeit daraus den aktuellen Wert berechnet. Dies ist auch die kleinste
Einheit (1 Minute) mit der Sie in Project planen können. Hier also 40h x 60min = 2400
x 10 =24000.
In der Datenbank werden sogar 1/1000 Minuten für die Arbeit abgelegt (dort finden
Sie für einen Tag Arbeit zu 8 Stunden den Wert 480000), jedoch bei den Formeln in
Project werden diese auf die Einheit 1 Minute hochgerechnet. Nun wird Ihnen
vielleicht auch verständlich, warum in Extras/Optionen/Kalender die Möglichkeit
besteht diese Umrechnung teilweise zu beeinflussen, in dem Sie für Tage, Wochen
und Monate an dieser Stelle andere Werte eintragen (wovon ich übrigens dringend
abrate, da Sie sich damit ganz sicher nur Probleme einhandeln!!!).
Ähnlich verhält es sich mit der Dauer.
Auch hier wird in Minuten gerechnet (1 Woche = 40h x 60min = 2400).
Der Wert für die Formeln wird wieder hochgerechnet. In der Datenbank hinterlegt
sind bei 1 Woche 24000, was dann einer Einheit von 1/10 Minuten entspricht.
Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie an die Übergabe von Daten z. B. nach
Excel denken oder andere Programmierungen vorhaben, z.B. nach SAP oder Oracle
Finance.
Wenn Sie Berechnungen in Project vornehmen, sollten Sie auch beachten, dass die
Informationen zu Tätigkeiten und zu Ressourcen in verschiedenen Tabellen liegen.
Wenn Sie untenstehende Bildschirmausdrucke jeweils für Zahl1 betrachten, sehen
Sie, dass die Zahl1 der Ressourceninformation leer ist, da dieses Feld nicht identisch
ist mit dem Vorgangsfeld Zahl1, das Sie auf der nächsten Seite sehen.
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Das Zahl1 Feld im Kontext Vorgang mit der Formel, die oben verwendet wurde
Das Zahl1 Feld im Kontext Ressource, bei dem keine Formel verwendet wurde.
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Diese grundlegende Trennung ist auch der Grund, warum Anwender immer wieder
erstaunt sind, dass ihre Formeln nicht so arbeiten, wie sie sich das vorgestellt haben,
obwohl die Formeln korrekt erstellt wurden.
Dies liegt dann daran, dass in diesem Zusammenhang (Vorgangsdatenbank,
Ressourcendatenbank oder Projektdatenbank) jeweils bestimmte Information von
Project nicht oder nur dort zur Verfügung gestellt und angesprochen werden können.
Seit Project 2003 wird dieser Zusammenhang nochmals erschwert, da hier noch
zusätzlich sogenannte Enterprise Felder als 3. Kategorie hinzukommen, die
standardmäßig in Project dann nicht zur Verfügung stehen, da sie nur im Projekt oder
in der Datenbank zur Verfügung stehen.
Gerhard Krug Frühling 2017

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