So kommen Ihre Briefe an

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Dossier: Moderne Korrespondenz
So kommen Ihre Briefe an
Finden Sie auch, dass 90 % der über Ihren Schreibtisch gehenden
Korrespondenz aus uniformierten, langweiligen Geschäftsbriefen besteht,
deren Inhalt zwar informiert, aber nicht interessiert aufhorchen lässt und der
sich weder von seinen Vorgängern noch von seinen Nachfolgern
unterscheidet?
Viele Floskeln und Phrasen sind vielen von Ihnen im Laufe Ihres Bürolebens so in
Fleisch und Blut übergegangen, dass sie diese gedankenlos verwenden. Das
Problem: Wenn Sie diese nichtssagenden Sprachhülsen nicht regelmäßig
hinterfragen und sie immer wieder verwenden, wirken Ihre Briefe konventionell
und verstaubt. Außerdem überdecken die unnötigen Phrasen oft das, was Sie
eigentlich sagen wollten. Wir möchten Sie in unserem Korrespondenztraining
Schritt für Schritt dafür sensibilisieren, individuelle Briefe zu schreiben, die beim
Empfänger "ankommen".
Schreiben Sie das, was Sie auch sagen würden
Nach verschiedenen
Stationen im
Sekretariat arbeitet
unsere
Herausgeberin Doris
Bader seit zwölf
Jahren als
Chefsekretärin in
einem großen
Medienunternehmen
Bestell-Hotline
Wir freuen uns auf
Ihren Anruf unter
089/20603180
Erreichbar Mo.-Fr.
zwischen
9.00 und 18.00 Uhr
Bestellung per
eMail:
[email protected]
Auch Geschäftsbriefe sollten …
- authentisch sein,
Bestellung per Fax:
089/23110350
- zu Ihnen passen und
- Ihren persönlichen Stil widerspiegeln.
Kurz gesagt: Ihre „Schreibe“ sollte sich nicht zu weit von Ihrer „Spreche“
entfernen. Daher gilt prinzipiell: Schreiben Sie einfach, klar und verständlich.
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Übersicht: Langweiliger und moderner Briefstil
So bitte nicht:
Sehr geehrter Herr Müller,
Bezug nehmend auf unser heutiges Telefongespräch erlauben wir uns,
Ihnen hiermit unser neuestes Angebot zur freundlichen Kenntnisnahme zu
überreichen.
In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben, verbleiben wir
mit freundlichen Grüßen
Das kommt bestimmt an:
Sehr geehrter Herr Müller,
schön, dass sich unsere Strickwarenkollektion in Ihrem Hause so
ausgezeichnet verkauft. Heute erhalten Sie unser Angebot, das ich gleich
nach unserem Telefonat für Sie erstellt habe. Wie Sie sehen, haben wir
darin honoriert, dass Ihre Abnahmemengen im letzten Jahr erheblich
zugenommen haben.
Ich rufe Sie nächsten Montag an, Herr Müller, damit wir die noch offenen
Fragen besprechen können.
Mit freundlichen Grüßen
Neben besserer Lesbarkeit, hat das den Vorteil, dass Sie Ihre Gedanken flüssig
zu Papier bringen können und nicht auf eine konstruierte „Kunstsprache“
ausweichen müssen.
PRAXIS-TIPP: Kennen Sie das Buch „Der Dativ ist dem Genitiv sein Tod“. Falls
nicht, dann können wir Ihnen dies empfehlen. Der Autor, Bastian Sick, bezeichnet
es selbst als „Reiseführer auf einem abenteuerlichen Rundgang durch die Wildnis
der deutschen Sprache“.
Vorsicht vor Floskeln & Co.
Ab und zu ein Anglizismus, Amts- und Bürokratendeutsch, Fach- und
Branchenjargon – das alles mag auf den ersten Blick vielleicht professionell
klingen. In Wahrheit ist es aber für den Leser nur ärgerlich und oftmals
grammatikalisch auch noch falsch. Guter Stil ist es schon gar nicht!
Nehmen Sie daher bitte einmal alle Ihre Standard-Redewendungen, die in
jedem 2. Brief vorkommen, kritisch unter die Lupe: Drücken diese wirklich genau
das aus, was Sie damit sagen wollen?
Wenn Sie erkennen, dass es sich lediglich um inhaltslose Floskeln handelt,
können Sie getrost darauf verzichten. Die folgende Übersicht hilft Ihnen dabei:
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antiquierte Floskeln Erläuterung
Wie finden Sie diesen
Vorschlag?
„In der Anlage finden
Sie …“
Wenn Sie diese Formulierung „Das aktuelle Angebot erhalten Sie
unbedingt benutzen möchten, zusammen mit diesem Brief.“
dann zumindest „Als Anlage
erhalten Sie …“, (denn in der
Anlage finden Sie höchstens
eine Parkbank!)
„Bezug nehmend auf Ihr
Schreiben vom …“
Reden Sie nicht um den Brei „Wir freuen uns über Ihr Interesse
herum, sondern kommen Sie an unserer neuen Kollektion …“
zur Sache, das interessiert
den Empfänger Ihres Briefs
mehr als der Verweis auf sein
Schreiben.
„In der Hoffnung, Ihnen
hiermit gedient zu haben
verbleiben wir …“
Auch wenn der Kunde König
ist, erwartet er keine
Unterwürfigkeit.
„Ich habe das Angebot ganz
individuell auf Ihre Wünsche
abgestimmt. Haben Sie noch
Fragen dazu? Dann rufen Sie mich
doch bitte an, Herr Müller.“
„Zur freundlichen
Kenntnisnahme …“
Diese Formulierung klingt
holprig und umständlich.
„Bitte prüfen Sie …“
„In der Anlage erhalten Sie
die uns überlassenen
Unterlagen zu unserer
Entlastung zurück.“
Zum Thema „Anlage“ s. oben. „Ihre Bewerbungsunterlagen legen
wir bei.“
Soll der Empfänger glauben,
dass seine Unterlagen eine
„… daher erhalten Sie heute Ihre
Belastung für Sie waren?
Unterlagen zurück.“
„Eine Kopie für Ihre Unterlagen
lege ich bei.“
PRAXIS-TIPP: Falls es Ihrem (männlichen) Chef auffällt, dass Sie plötzlich
„anders“ schreiben, kann er durchaus irritiert reagieren. Frauen sind in der Regel
sprachbegabter, haben das bessere Gefühl für Zwischen- und Untertöne. Männer
hängen eher an allem, was Sie unter Floskel & Co. finden. Da kann es helfen,
wenn Sie sich erst einmal der Modernisierung Ihrer eigenen Korrespondenz
widmen und die Briefe Ihres Chefs nur sehr behutsam auf neuesten Stand
bringen. Vielleicht gewöhnt er sich daran, wenn Sie ihm Ihren neuen Stil in
„homöopathischen Dosen“ verabreichen.
Besuchen Sie uns im Internet unter: www.sekretaerinnen-service.de
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