Informationsschreiben - TUM Fakultät für Medizin

Technische Universität München
Klinikum rechts der lsar
Vorstand · Klinikum rechts der lsar · 81664 München
Klinikum rechts der lsar
Anstalt des öffentlichen Rechts
Vorstand
Einheitliche E-Mail-Adressen für die Mitarbeiter
von Klinikum und Fakultät
Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
Univ.-Prof. Dr. R. Gradinger
(089) 4140-7700/7709
Markus Zendler
(089) 4140-2820/4860
Anette Thoke-Colberg
(089) 4140-2756/4852
Univ.-Prof. Dr. P. Henningsen
(089) 4140-4310/4845
lsmaninger Strasse 22
81675 München
München. 18.Juni 2015
die E-Mail-Kommunikation von Klinikum und Fakultät soll einheitlicher, sicherer
und komfortabler werden. Daher hat der Vorstand des Klinikums in Abstimmung
mit der Fakultät beschlossen, dass für Mitarbeiter des Klinikums und für Mitglieder der Fakultät ab dem 1. Juni 2015 ausschließlich zwei Varianten für E-MailAdressen zur Verfügung stehen:
1. Für alle E-Mails mit patientenrelevanten Informationen müssen verbindlich Adressen nach dem Muster [email protected] .de genutzt werden.
2. Für nicht patientenrelevante Informationen aus Forschung und Lehre
ist zusätzlich die Nutzung der @tum.de E-Mail-Adressen, in der Regel in
der Form Vorname .Nachname@tum .de, möglich.
Andere bestehende persönliche E-Mail Adressen, z.B. in der Form @lrz.tum.de
oder @lrz.tu-muenchen.de sind ab lnkrafttreten des Beschlusses in eine der beiden zulässigen E-Mail Adressen umzuleiten oder zu deaktivieren. Funktionskennungen können zunächst unverändert beibehalten werden.
Für die vollumfängliche Umsetzung des Beschlusses wird eine Übergangszeit
bis 30.09.15 eingeräumt.
Rechenzentrum und Fakultät werden sich mit den IT Beauftragten der Kliniken,
Institute und Abteilungen im Laufe der Monate Juni/Juli in Verbindung setzen und
nochmals ausführlich über die notwendigen Maßnahmen sowie den zeitlichen
Rahmen der Umsetzung informieren. Als Ansprechpartnerin des Rechenzentrums steht Ihnen Frau Spiridonov, erreichbar per E-Mail unter
[email protected] oder telefonisch über das RZ-Sekretariat (4369),
zur Verfügung.
Vorteile der neuen Regelung
1. Mehr Möglichkeiten:
Im Gegensatz zu den @lrz.tum.de-Adressen stehen die @mri.tum.de- und
die @tum.de-Adressen auf einem Exchange-Server zur Verfügung. Damit
sind zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten verbunden, u.a.:
Vorstand:
Univ.-Prof. Dr. Reiner Gradinger
(Ärztlicher Direktor, Vorsitzender)
Markus Zendler
(Kaufmännischer Direktor)
Anette Thoke-Colberg
(Pflegedirektorin)
Univ.-Prof. Dr. Peter Henningsen
(Dekan)
Bankverbindung:
Bayer. Landesbank Girozentrale
Kto-Nr. 20 272
BLZ 700 500 00
BIC: BYLADEMM
IBAN: DE82 7005 0000 0000 0202 72
USt-ldNr. DE 129 52 3996
Klinikum rechts der lsar
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Deutlich mehr Speicherplatz für Ihre E-Mails auf dem Mail Server
Ein umfassendes System, das neben der E-Mail-Kommunikation unter
anderem auch eine einheitliche Terminplanung sowie eine zentrale Verwaltung von Aufgaben, Kontakten und Räumlichkeiten ermöglicht
o Strukturierte Suche nach bestimmten Personen und Organisationen, da
das System Organisationsstrukturen abbildet
o Nutzung der MRI-Dienstleistungen, die an die @mri.tum.de-Kennung gekoppelt sind (z.B. W-LAN und VPN Zugang im Klinikum, scann2e-mail
etc.)
o Nutzung der TUM-Dienstleistungen, die an eine @tum.de-Kennung gekoppelt sind (z. B. persönlicher und Projektspeicherplatz, eduroam
W-LAN-Zugang etc.)
Eine Zusammenstellung der Möglichkeiten, die Exchange-Server bieten und
eine ausführliche Anleitung zu ihrer Nutzung, finden Sie unter
http://www.lrz.de/services/netzdienste/email/exchangedokumentation/exchange-benutzerdoku.pdf.
Die mit dem @tum.de-Konto verbundenen Dienstleistungen für Forschung
und Lehre finden Sie unter
http:I/portal.mytum .de/iuk/service/it -dienstekatalog .
2. Sicherer Umgang mit Patientendaten:
Patientendaten erfordern einen besonderen Schutz. Die für @mri.tum.deAccounts eingerichteten Sicherheitsvorkehrungen verhindern, dass Informationen aus dem E-Mail-Verkehr in unberechtigte Hände gelangen. Sie sind
Bestandteil eines mit dem Bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten abgestimmten Maßnahmenkatalogs und entsprechen den bayerischen Datenschutzbestimmungen.
3. Einheitliches Auftreten und bessere Erreichbarkeit:
Einheitliche Kontaktdaten erleichtern die Kommunikation sowohl mit externen
Partnern als auch innerhalb des Klinikums bzw. der Fakultät. Sie verbessern
somit die Außendarstellung von Klinikum und Fakultät, sorgen für eine transparente Erreichbarkeit und vereinfachen die interne Kommunikation.
Das bedeutet die neue Regelung für Sie
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Neue Mitarbeiter bekommen ab dem 1. Juni 2015 nur noch die genannten
einheitlichen E-Mail-Adressen.
Für alle Mitarbeiter des Klinikums sind automatisch @mri.tum.de-Adressen
eingerichtet. Mitarbeiter, die zusätzlich für Aufgaben in Forschung und Lehre
eine @tum.de-Adresse benötigen, können dies über die Einverständniserklärung zur Übermittlung ihrer Personendaten bei der Personalabteilung des Klinikums beantragen.
Für alle Mitarbeiter der TUM sind automatisch @tum .de-Adressen angelegt. Eine ausführlichere Anleitung zum Einrichten der @tum.de-Adressen
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Klinikum rechts der lsar
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finden Sie unter
https://www.med .tum .de/de/system/files/pages/Anleitung Einrichtung
TUM.pdf.
Alle Mitarbeiter, die bisher andere, z.B. eine @lrz.tum.de-Adresse nutzen,
sollten ihre E-Mails auf die einheitlichen Adressen umstellen und ggf. ihre
Mails migrieren. Diese anderen Konten können bis auf weiteres bestehen
bleiben, wenn von dort eine Umleitung auf eine der neuen Adressen eingerichtet wird und für die Kommunikation in Zukunft die neuen Adressen verwendet werden . Eine Anleitung für die Umleitung der @lrz.tum.deAdressen finden Sie unter
https://www.med .tum .de/de/system/files/pages/Anleitung Umstellung
LRZ.pdf.
Nicht weiter benötigte Konten sollten zudem baldmöglichst gelöscht werden.
Wenden Sie sich dazu an den LRZ-Master User bzw. Emailverantwortlichen in
Ihrer Einrichtung. Die TUM bietet zudem Unterstützung für die Migration von
lehrstuhlspezifischen Email-Systemen auf das zentrale TUM-System, s. auch
https://www.it. tu m.deieinrichtungenfit-servicezentrum/koordination-von-itdiensten/#c380.
Bei Kontaktdaten z.B. im Internet, auf Flyern und Visitenkarten etc. können
künftig nur noch @mri.tum.de- und @tum.de-Adressen angegeben werden.
Private E-Mail-Adressen sind für dienstlichen E-Mail-Verkehr auch weiterhin
nicht zulässig.
Mitarbeiter, die sowohl den @mri.tum.de- als auch den @tum.de-Account
nutzen, können sich in Outlook (ab Version 2010) beide Konten gemeinsam
anzeigen lassen. Eine ständige Umleitung der @mri.tum-Adresse auf die
@tum-Adresse ist aus Datenschutzgründen nicht zu lässig.
Beim Abruf von E-Mails an die @mri.tum.de-Adresse ist von außerhalb des
Klinikums ein Download von angehängten Dateien normalerweise nicht möglich. ln begründeten Einzelfällen kann diese Möglichkeit aber für bestimmte
mobile Geräte eingerichtet werden.
Der Abruf von Emails an die @tum.de-Adresse ist von außerhalb des Klinikums ohne Einschränkung möglich, z.B. überden heimischen PC, den Laptop
unterwegs oder über http://mail.tum .de.
Mit freundlichen Grüßen
Ärztlicher Direkte
Univ. rof. Dr. Peter Henn·
Dekan
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