Wir finden, dass Dein Büroalltag einfacher sein sollte!

Wir finden,
dass Dein Büroalltag
einfacher sein sollte!
Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten
EFFIZIENTE
I N F O R M AT I O N S L O G I S T I K
Zu viele Dokumentenarten ?
Wir finden,
dass Ihr Büroalltag
einfacher sein sollte.
Der Büroalltag wird immer komplizierter ?
Darüber denken wir jeden Tag nach
und entwickeln seit über 25 Jahren Softwarelösungen,
die Ordnung in Daten- und Dokumentenchaos bringen.
Zu viele Informationen ?
Zu viele Ablageorte ?
Zu viele Datenformate ?
Die Aufgaben werden verteilt bearbeitet ?
Die Sachbearbeitung dauert immer länger ?
Die Fehlerquote steigt ?
Die Rentabilität sinkt ?
Dabei gehen wir neue Wege:
Vorhandenes nutzen, verbessern
und daraus was ganz Neues machen.
Kompliziertes wieder einfach machen.
Das treibt uns an, das macht uns Spaß.
Damit Ihr Business wieder
schneller, sicherer und profitabler wird.
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DER inPoint WEG
ZU MEHR EFFIZIENZ
Zusammenführen, was zusammengehört
und so einfach und sicher wie möglich zur Nutzung bereitstellen.
Ablegen
Jedes erfolgreiche Unternehmen hat einen Organisations- und Ablageplan:
 Wo werden E-Mails, MS-Office und andere Dokumente abgelegt?
 Wie werden diese in digitalen Akten zusammengeführt und organisiert?
 Welche Aufgaben und Termine sind mit diesen Dokumenten verbunden?
 Wer soll und wer muss darauf zugreifen können, - immer oder nur zeitlich begrenzt?
 Wann dürfen Dokumente gelöscht werden, bzw. welche Dokumente sind rechtssicher zu archivieren?
Zugreifen
Eine zentrale Ablage und Zugriff über verschiedene Wege: Desktop App, MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer
So einfach wie möglich, so sicher wie nötig.
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MEHR EFFIZIENZ
DURCH NEUE IDEEN
inPoint DMS
ist „viele“ Archive
Verwenden,
was schon vorhanden ist
inPoint DMS für ist extrem flexibel. Nahezu alle Änderungen
an der Archivstruktur, Funktionen und Berechtigungen sind
mit wenigen Klicks direkt in der Applikation durchführbar.
Die meisten Mitarbeiter_innen haben mit
MS-Outlook ein Ordner Ablagesystem aufgebaut
um den Büroalltag zu vereinfachen. Eine gute Idee,
weil ohnedies der Großteil des Tagesgeschäftes
via E-Mail organisiert wird. Und es geht noch besser.
Der neue digitale Aktenschrank.
So einfach war Dokumentenmanagement noch nie:
Das globale Firmenarchiv wird, inklusive aller Anwenderrechte,
vom Systemverantwortlichen betreut und verwaltet. Anwender
können die Ablage nutzen, aber strukturell nicht verändern.
Das persönliche Archiv erlaubt dem Anwender hingegen eine
eigene flexible Ablagestruktur aufzubauen. Die Dokumente
werden zentral archiviert und sind vor Verlust geschützt.
Wenn Anwender Dokumente und Akteninhalte für ausgewählte
Mitarbeiter freigegeben haben, können diese im Share Archiv
eingesehen werden.
Kennzeichnen Sie häufig benötigte digitale Akten mit einem
einzigen Mausklick als Favoriten für schnellen Zugriff.
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Sofern die E-Mail Archivlösung inPoint Content Server
für Exchange (inPoint CSE) installiert ist, hat der Anwender
hier die Möglichkeit im E-Mail Archiv zu recherchieren.
inPoint für MS-Outlook
Dokumentenverwaltung
ist eine MS-Outlook Erweiterung (AddIn) für Microsoft
Outlook ab Version 2010 und vereint die Vorteile der
digitalen Dokumentenverwaltung und MS-Outlook
auf ganz neue Art.
Nach der Installation findet der Anwender in MS-Outlook
ein zusätzliches Menü (Ribbon) und ein Dokumentenmanagement Fenster.
D I G I TA L E A K T E
MIT MS-OUTLOOK
Alles sehr bekannt: Im Ribbon findet sich eine neuer Tab um digitale Akten anzulegen und zu
verwalten, Akteninhalte mit KollegInnen zu teilen, Wiedervorlagen zu verwalten,
Skype Protokoll im Akt abzulegen, u.v.m.
Übersichtliche Hierarchie: Für jede Fachanwendung
(Personal, Fuhrpark, ..) wird die Ablagehierarchie wie
gewohnt dargestellt (Raum, Schrank, Ordner ..).
Die Volltextsuche im inPoint Archiv ist extrem schnell und
bietet Drill-Down Funktionen zum Verfeinern der
Trefferliste.
Der Archiv Wechsel von
Unternehmensarchiv zu
persönlichem Archiv ist auf
Knopfdruck möglich. Eigene
Dokumente können mit anderen
Personen (Gruppen) geteilt
werden.
Der Aktendeckel bietet auf
einem Blick alle Eckdaten
und Bearbeitungszustände.
Archivierte E-Mails
werden durch ein Symbol
gekennzeichnet.
Übersichtlich:
Zusatzinfos lassen sich
auf- und zuklappen.
Die Spalten der Dokumentenliste lassen sich filtern,
verschieben und sortieren.
Archiviert wird einfach
per Drag & Drop in die
Dokumentenzone.
Dokumente in der Trefferliste werden angeklickt und im Vorschaufenster
angezeigt, bzw. zur Bearbeitung geöffnet.
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D I G I TA L E A K T E
D E S K T O P VA R I A N T E
Die inPoint Desktop Variante kann als eigenständiger Dokumentenmanagement Client genutzt werden.
Die Anwendung bietet die gleichen Funktionalitäten wie in der MS-Outlook Add-on Ausführung.
Der Archiv Wechsel von
Unternehmensarchiv zu
persönlichem Archiv ist auf
Knopfdruck möglich. Eigene
Dokumente können mit anderen
Personen (Gruppen) geteilt
werden.
Übersichtliche Hierarchie:
Für jede Fachanwendung
(Personal, Fuhrpark, ..) wird die
Ablagehierarchie wie gewohnt
dargestellt (Raum, Schrank,
Ordner ..).
Die Volltextsuche im inPoint
Archiv ist extrem schnell und
bietet Drill-Down Funktionen
zum Verfeinern der
Trefferliste.
Der Aktendeckel bietet auf
einem Blick alle Eckdaten
und Bearbeitungszustände.
Übersichtlich:
Zusatzinfos lassen sich
auf- und zuklappen.
Quick View: Der Klick auf ein
Dokument führt zu einer
Voransicht. Die Bearbeitung mit
der App (z.B: Word) wird hier
gestartet.
Die Spalten der Dokumentenliste lassen sich filtern,
verschieben und sortieren.
Archiviert wird einfach
per Drag & Drop in die
Dokumentenzone.
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D I G I TA L E A K T E
MS-OFFICE
Ein digitaler Aktenschrank, - eingebettet in MS-Office
So einfach kann Dokumentenverwaltung sein.
Alles sehr bekannt: Anwender nutzen in MS-Office den digitalen inPoint Aktenschrank wie ein
Laufwerk, - mit allen dahinterliegenden Berechtigungen. Dokumente werden nach Änderungen und
der Funktion ‚Speichern‘, im inPoint Archiv abgelegt. Bei ‚Speichern unter‘ wird eine neue
Dokumentenversion erzeugt.
Übersichtliche Hierarchie: Für jede Fachanwendung
(Personal, Fuhrpark, ..) wird die Ablagehierarchie wie
gewohnt dargestellt (Raum, Schrank, Ordner ..).
Übrigens, wie in allen inPoint DMS Produkten.
Explorer Optik: Die Suche und Darstellung der
Archivinhalte folgt der vertrauten MS Explorer
Philosophie. Pfad, Volltextsuche und Anzeige ,
- alles wie gewohnt.
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D I G I TA L E A K T E
MS-EXPLORER
Alles sehr bekannt: Einfacher geht es tatsächlich nicht mehr.
Der digitale inPoint Aktenschrank, eingebettet als Laufwerk im
MS Explorer. Einfach anklicken und in der inPoint Ablage navigieren.
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Navigation wie in inPoint für MS Outlook:
Die Ablage Hierarchie wird als‚ ‚breadcrumb‘
dargestellt.
Dokumentenliste sortieren
durch Anklicken in der
Kopfzeile.
Suchen und finden
mit der integrierten
Volltextsuche.
Mache es einfach
Mache es mit inPoint
MEHR EFFIZIENZ
MIT CONVENIENCE LÖSUNGEN
Für einen schnellen Start in Ihrer Organisation haben wir praxiserprobte Ablagemodelle vorbereitet,
die Sie natürlich an Ihre Anforderungen anpassen können. Alle Lösungen können mit MS Outlook, MS-Office,
MS-Explorer und der inPoint DMS Desktop Version genutzt werden. Auch gleichzeitig !
Sie finden keine passende Vorlage für Ihre Ideen?
Kein Problem. Gerne helfen wir Ihnen beim Aufbau Ihrer speziellen digitalen Aktenverwaltung.
inPoint DMS Lösungen
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Eingangsrechnungen
Personal verwalten
Projekte verwalten
Fuhrpark verwalten
Verträge verwalten
Digitale
Rechnungsablage,
komfortabel und
rechtskonform.
Die sichere
Personalakte mit
temporärer
Sharefunktion.
Mit Fristenverwaltung
und Abonnement
Funktion meistert Ihr
Team einfach jedes
Projekt.
Dokumente zu
Fahrzeugen und
Maschinen
strukturiert und
komplett.
Eine zentrale
Vertragsablage
und nie wieder Fristen
versäumen.
T E C H N I S C H E D AT E N
FUNKTIONSUMFANG
SERVER
inPoint OS
Win2008R2 (bis Win2012R2)
Globales Firmenarchiv und persönliche Anwender Ablage
Archiv Datenbank
MS-SQL 2008 (bis MS-SQL 2012)
Ordner und/oder Dokumente mit anderen Anwendern teilen (Share)
Framework
MS .NET 3.5
Frei definierbare Schlagworte / Attribute für Ordner und/oder Dokumente
Schlagwortkatalog zur einfachen und sicheren Verschlagwortung
CLIENT
Anbindung an mehrere Datenquellen
inPoint OS
Win7, Win8 x32 und x64
MS-Office
Office 2010, Office 2013 x32 und x64
Framework
.NET 4.5.1
Dokument Konvertierung von Office (und andere) nach PDF (oder PDF/A)
Outlook Client Add-on
Office Integration (als Storage Provider) Add-on
Windows Explorer Integration Add-on
SICHERHEIT
Rechtesystem
Archivierung von Chat logs (z.B. Skype)
Basierend auf Microsoft Active Directory / LDAP
ARCHIV HYBRID STORE
Compliance
Frei definierbarer Löschschutz auf Dokumententyp
Z.B. Rechnung, Dienstvertrag, …
Speichermedien
Alle marktgängigen RAID Systeme
Simple File Storage - Netzwerk Share
Stand-Alone Desk Client
Offline Unterstützung
Volltext Suche (inkl. Dokumenten Inhalte)
Integrierte Schnelle Vorschau von Dokumente (ohne 3rd party tools!)
Terminverwaltung für Akten und Dokumenten mit Wiedervorlagen/Erinnerung (als Email,
Outlook Termine oder Aufgaben)
Prozess basierende Workflows und Aufgaben
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Der einfachste Weg
mit Dokumenten zu arbeiten
H&S Heilig und Schubert Software AG
Goldschlagstrasse 87-89, 1150 Wien
Österreich
tel. +43 (1) 21555 fax.ext. 200
mail: [email protected]
web: www.hs-soft.com
H&S Heilig und Schubert
InformationsManagement GmbH
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inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation.
Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 11/2015 by H&S Heilig und Schubert Software
AG. Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden
Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.

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