Digitale LohnSchnittstelle 1 Stand Juni 2015 DLS – präsentiert durch Oberfinanzdirektion NRW Digitale LohnSchnittstelle ein Produkt der AG PSW LStAP (Arbeitsgemeinschaft Prüfsoftware Lohnsteueraußenprüfung) 2 Stand Juni 2015 DLS – präsentiert durch Oberfinanzdirektion NRW Digitale LohnSchnittstelle XXXX • X AG PSW LStAP • Bundesarbeitsgruppe • Vertreter aller Bundesländer • Gegründet 2008 • Primärauftrag: Optimierung des Datenzugriffs mit Datenträgerüberlassung 3 Stand Juni 2015 DLS – präsentiert durch Oberfinanzdirektion NRW Digitale LohnSchnittstelle Warum? Wofür? Was? Wie? Womit? Und dann…? Stand Juni 2015 4 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Wofür? Was? Wie? Womit? Und dann…? Stand Juni 2015 5 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Datenzugriffsrecht gem. § 147 Abs. 6 AO Aufzeichnungsqualität gem. § 146 Abs. 1 AO Alle steuerrelevanten Daten gem. § 41 EStG und § 4 LStDV aber Keine gesetzlichen Vorgaben für Datenbereitstellung ! Stand Juni 2015 6 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Probleme des Arbeitgeber bei Datenbereitstellung: bereitzustellende Daten bisher in Struktur, Format und Inhalt nicht definiert Datenbereitstellung ist daher häufig unvollständig Datennachforderung durch Prüfer wahrscheinlich Mehrbelastungen für Außenprüfer wie Arbeitgeber Verzögern des Prüfungsablaufs und der Prüfungsdauer Stand Juni 2015 7 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Probleme der Datenaufbereitung durch Prüfer: Datenbereitstellung häufig unvollständig technische Schwierigkeiten beim Aufbereiten der Daten führt häufig zu Unklarheiten über die Inhalte und Zusammenhänge von Dateien und Feldern Stand Juni 2015 8 Digitale LohnSchnittstelle 210 Stand 2015 Stand Juni 2015 9 Digitale LohnSchnittstelle Stand Juni 2015 10 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Wofür? Was? Wie? Womit? Und dann…? Stand Juni 2015 11 Digitale LohnSchnittstelle Wofür? Festlegung einheitlicher Datenstrukturen für Datenträgerüberlassung • Schaffung der Voraussetzungen für einen reibungslosen Datenimport • Definition Minimalanforderung für Kernbereich der Lohndaten • Übrige Daten können frei definiert werden. Stand Juni 2015 12 Digitale LohnSchnittstelle Wofür? Einlesen der Daten: • wesentliche Vereinfachung des technischen Prozesses der Datenbereitstellung durch den Arbeitgeber • Vermeidung inhaltlicher Fehldeutungen von Datei- und Feldinhalten • Verringerung der personellen Kapazitäten zur Betreuung der Datenbereitstellung und des Prüfungsverfahrens • Zeit- und Kostenersparnis auf beiden Seiten Stand Juni 2015 13 Digitale LohnSchnittstelle Wofür? Kernbereich der Lohndaten: alle steuerrelevanten Daten gem. § 41 EStG und § 4 LStDV enthalten • keine abschließende Aufzählung • Ermessensentscheidung im Einzelfall vorbehalten 80% Lösung Stand Juni 2015 14 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Wofür? Was? Wie? Womit? Und dann…? Stand Juni 2015 15 Digitale LohnSchnittstelle Was? Datensatzbeschreibung der Kerndaten • logische Datengruppierung • GDPdU-Standard • eindeutige Primärschlüssel • einheitliche Schlüsselsystematik für Datenfelder • Werte stellen auf die tats. Lohnbuchungen ab (keine rechtl. Würdigung – Ist-Werte) Stand Juni 2015 16 Digitale LohnSchnittstelle Was? logische Datengruppierung 1.„Programminfo“ (allgemeine Systeminformationen für die Fehleranalyse) 2.„Arbeitgeberstammdaten“ 3.„Arbeitnehmerstammdaten“ 4.„Lohnartenstammdaten“ 5.„Lohnartenabrechnungsdaten“ 6.„Lohnkontendaten“ 7.„SV-Daten“ (soweit steuerlich relevant). Stand Juni 2015 17 Digitale LohnSchnittstelle Was? optimierter Aufbau gem. GDPdU-Vorschriften • Feldname • Typ • Dezimale • Parameter • Beschreibung entspricht dem Aufbau der „IDEA“-Feldbearbeitung Stand Juni 2015 18 Digitale LohnSchnittstelle Was? Primärschlüssel = eindeutige Identifikation Primärschlüssel nur einmal im Kalenderjahr vergeben Eindeutigkeit Unveränderbarkeit Stand Juni 2015 19 Digitale LohnSchnittstelle Was? einheitliche Schlüsselsystematik für Datenfelder Durch Verwendung von bestehenden ISO-Normen Schlüsselungen nach DA ADV / EStG und andernorts entlehnten Schlüsseln einheitlicher Auftritt der Daten(-inhalte) möglich. Stand Juni 2015 20 Digitale LohnSchnittstelle Was? Feldinhalte = Werte tatsächliche Lohnbuchungen des Arbeitgebers ohne Berücksichtigung einer rechtlichen Würdigung (Ist-Werte). gesonderter Datenbestand für jede zu prüfende lohnsteuerliche Betriebsstätte und jedes Prüfungsjahr „Rückrechnungen“ mit dem Differenzbetrag kein Überschreiben durch aktuelle Werte oder Stornobuchungen Stand Juni 2015 21 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Wofür? Was? Wie? Womit? Und dann…? Stand Juni 2015 22 Digitale LohnSchnittstelle Wie? Technische Umsetzung über xml-basierten Standard • formelle Kriterien gem. der Vorschriften der GDPdU/GoBD • Primärschlüssel = eindeutige Identifikation durch Eindeutigkeit und Unveränderbarkeit (PersNr, ID-Nr, LoArtenNr) • Schlüsselsystematik nach gesetzl. Vorschriften oder Normen (ISO) • standardisierte Datenfelder (Parameterdefinition) Daten-Import mittels Datenträgerüberlassung Stand Juni 2015 23 Digitale LohnSchnittstelle Wie? Ist-Werte des Abrechnungsstands • Korrekturbuchungen /„Rückrechnungen“ mit dem Differenzbetrag ausweisen • kein Überschreiben mit Korrekturbetrag oder Stornobetrag • Leerfelder: numerische Felder mit dem Rechenwert Null sind als solche auszuweisen; Leerfelder sind als „Blank“ anzuzeigen. Zeichenfelder ohne Belegung sind als Leerfelder zu führen Datumsfelder ohne Belegung sind mit der Maske 00.00.0000 zu führen. Stand Juni 2015 24 Digitale LohnSchnittstelle Wie? Abrechnungszähler für jeden Datensatz Wert = 1 ursprünglicher Datensatz Wert = 2 erste Korrekturbuchung Wert = n jede weitere Korrektur Stand Juni 2015 25 Digitale LohnSchnittstelle Wie? Schlüsselsystematik nach gesetzl. Vorschriften oder Normen • dient der Eindeutigkeit und Verständlichkeit der Datensatzbeschreibung • umfangreiche Schlüsselsystematik definiert nach bestehenden Normen gesetzl. Vorschriften oder entlehnt aus Softwarelösungen Stand Juni 2015 26 Digitale LohnSchnittstelle Wie? standardisierte Datenfelder (Parameterdefinition) • einheitliche Feldnamen • fest definierte Feldtypen (Numerisch, Datum, Zeichen) Stand Juni 2015 27 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Wofür? Was? Wie? Womit? Und dann…? Stand Juni 2015 28 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Finanzverwaltung Sozialversicherung vergleichbarer Ansatz aber unterschiedliche Verfahren XML-basierter Standard gemäß GDPdU XML-basiertes Transportverfahren gemäß euBP Stand Juni 2015 29 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Finanzverwaltung Sozialversicherung Einheitliche Schnittstelle möglich bzw. zweckmäßig? • gesetzliche Vorschriften vergleichende Betrachtung • Übermittlung • Inhalte und Verarbeitung • Umfang Stand Juni 2015 30 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Finanzverwaltung Sozialversicherung gesetzliche Vorschriften Sozialgesetzbuch IV und andere Gesetze Abgabenordnung EStG LStDV Verfahrensregeln der DRVB genehmigt durch BMAS und BDA Stand Juni 2015 31 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Finanzverwaltung Sozialversicherung Übermittlung direkter Zugriff (Z1) Online-Verfahren mittelbarer Zugriff (Z2) medienbruchfrei Datenträgerüberlassung (Z3) Online-Zugriff ausdrücklich nicht gestattet (bis 31.12.2014 BMF-Schreiben zur GDPdU 16.07.01 I. 1. a) Satz 3); ab 01.01.2015 GoBD, Rz 165 Abs. 1 S 2) Stand Juni 2015 32 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Finanzverwaltung Sozialversicherung Inhalte und Verarbeitung keine abschließende Definition prüfungsrelevanter Daten nur Lohnbuchhaltung Verarbeitung bundesweit einheitlich mit Prüfsoftware IDEA abschließende Definition prüfungsrelevanter Daten für Lohn- und Finanzbuchhaltung Verarbeitung mittels hauseigener Auswertungssoftware Stand Juni 2015 33 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Finanzverwaltung 7 Datengruppen mit aktuell (Stand 2015) 210 Feldern Sozialversicherung Umfang 29 Tabellen mit 1106 Feldern (teilweise optional) Schnittmenge 5,36 v. H. (67 Felder) nur bei konkretem Prüfungsauftrag periodische Übermittlung, Prüfung alle vier Jahre Prüfer bestimmt Art der Überlassung Teilnahme für Arbeitgeber an euBP optional Stand Juni 2015 34 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Offene Verfahrensfragen bei gemeinsamer Schnittstelle 1) Verfahren der Datenübermittlung? 2) Adressat der Datenübermittlung? 3) maßgebliche Aufbewahrungsfristen? 4) Löschen der Daten (Bestandskraft der Bescheide)? 5) Wahrung des Steuergeheimnisses einerseits und der Vorschriften des Datenschutzgesetzes andererseits? Stand Juni 2015 35 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Fazit aus Sicht der Finanzverwaltung: • inhaltlich ist gemeinsame Schnittstelle grds. denkbar • technisch völlig unterschiedliche Verfahren des Datenzugriffs, deren Anpassung erheblichen Aufwand bedeuten würde - gesetzliche Grundlagen - Verwaltungsregelungen - EDV-technisch • keine wesentlichen Optimierungseffekte auf Seiten der Wirtschaft und der Verwaltung erkennbar Stand Juni 2015 36 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Finanzverwaltung XML-basierter Standard gemäß GDPdU für Datenträgerüberlassung Stand Juni 2015 37 Digitale LohnSchnittstelle Womit? xml-Datei und dtd-Datei (GDPdU-Standard) • Strukturinformationen zur Durchführung des Datenzugriffs • Informationen über Dateiinhalte und Dateizusammenhänge Stand Juni 2015 38 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Strukturinformationen für Datenzugriff xml-Datei und dtd-Datei • Schnittstellenbeschreibung für den Datenexport • einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien Datenfelder gemäß GDPdU Stand Juni 2015 39 Digitale LohnSchnittstelle Womit? Informationen über Dateiinhalte und Dateizusammenhänge • Formatangaben • Dateistruktur • Felddefinitionen • Verknüpfungen Stand Juni 2015 40 Digitale LohnSchnittstelle Womit? xml-Datei Stand Juni 2015 41 Digitale LohnSchnittstelle Warum? Wofür? Was? Wie? Womit? Und dann…? Stand Juni 2015 42 Digitale LohnSchnittstelle Und dann? Ergebnis des Imports: • Einheitliche Kerndatenaufbereitung (in IDEA) • Modulare Gestaltung möglich • Schnittstellenpflege zukünftig durch die AG PSW LStAP Stand Juni 2015 43 Digitale LohnSchnittstelle Und dann? Einheitliche Kerndatenaufbereitung (in IDEA) Stand Juni 2015 44 Digitale LohnSchnittstelle Und dann? Neuentwicklungen bei IDEA leichter umsetzbar Software wird an Kundenwünsche, gesetzliche Vorschriften oder techn. Neuerungen regelmäßig angepasst und weiterentwickelt. Aktuell bis 2016 umzusetzen: Customizing der Länder Niedersachsen und Bayern Stand Juni 2015 45 Digitale LohnSchnittstelle Und dann? Schnittstellenpflege zukünftig durch die AG PSW LStAP • Erhaltung des Standards durch AG PSW LStAP • Anpassung an gesetzl. Änderungen • Weiterentwicklungen Stand Juni 2015 46 Digitale LohnSchnittstelle Fundstelle der DLS-Pakete: http://www.bzst.de/DE/Steuern_National/Digitale_LohnSchnittstell e/Download/dls_Download_node.html 47 Stand Juni 2015 DLS – präsentiert durch Oberfinanzdirektion NRW Digitale LohnSchnittstelle Danke für Ihre Aufmerksamkeit. 48 Stand Juni 2015 DLS – präsentiert durch Oberfinanzdirektion NRW DLS – Warum? § 147 Abs. 6 AO (6) 1 Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 2 Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. 3 Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. [§ 147 (1), § 146 (1), (5), § 200 (1) AO] Stand Juni 2015 49 DLS – Warum? § 146 Abs. 1 und 5 AO (1) 1 Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. 2 Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. (5) […] 2 Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. 3 Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 . 4 Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß. Stand Juni 2015 50 DLS – Warum? § 200 Abs. 1 AO (1) 1 Der Steuerpflichtige hat bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, mitzuwirken. 2 Er hat insbesondere Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen , die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 zu unterstützen [1] . 3 […] Stand Juni 2015 51 DLS – Warum? § 41 EStG Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug § 4 LStDV Lohnkonto – Aufzeichnungsvorschriften § 41c Abs. 1 EStG Änderung des Lohnsteuerabzugs Stand Juni 2015 52 DLS – Warum? Keine gesetzlichen Vorgaben für Datenbereitstellung BMF-Schreiben IV D 2 — S 0316 — 136/01 vom 16. Juli 2001 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bis 31.12.2014 lediglich eine Empfehlung keine gesetzliche Vorschrift ab 01.01.2015 GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ! Stand Juni 2015 53 DLS - Wofür? Festlegung einheitlicher Datenstrukturen für Datenträgerüberlassung: ca. 260 verschiedene Buchhaltungsprogramme im Einsatz jedes Buchhaltungsprogramm anders aufgebaut und strukturiert Dateien und Felder mit den steuerlich relevanten Daten entsprechend unterschiedlich aufgebaut, bezeichnet, formatiert und verknüpft Stand Juni 2015 54 Digitale LohnSchnittstelle Wofür? Buchhaltungssysteme - Unterschiede Beispiel 1 Beispiel 2 Beispiel 3 Stand Juni 2015 Beispiel 4 55 DLS - Wofür? Dateien und Felder - Unterschiede Beispiel 1 Stand Juni 2015 56 DLS - Wofür? Dateien und Felder - Unterschiede Beispiel 2 Stand Juni 2015 57 DLS - Wofür? Dateien und Felder - Unterschiede Beispiel 3 Stand Juni 2015 58 DLS - Wofür? Dateien und Felder - Unterschiede Beispiel 4 Stand Juni 2015 59 DLS - Wofür? Ausschnitt Liste Buchhaltungssoftware Stand Juni 2015 60 DLS – Was? IDEA-Datei mit zugehöriger Feldbearbeitung: Stand Juni 2015 61 DLS – Was? Besondere Bedeutung kommt den Primärschlüsseln "Personalnummer", "Identifikationsnummer" und "Lohnartennummer" als notwendige Voraussetzung für die Verknüpfung der Daten zwischen den einzelnen Dateien zu. Um den Standard (Eindeutigkeit) zu gewährleisten, sind die Primärschlüssel jeweils nur einmal im Kalenderjahr zu vergeben. Die Definition der Lohnartennummern erfordert eine Eindeutigkeit und Unveränderbarkeit hinsichtlich sämtlicher Attribute (z.B. Steuerpflicht, Brutto-/ Nettobezug). Stand Juni 2015 62 DLS – Was? Rückrechnung Stand Juni 2015 63 DLS – Was? Musterdaten – Rückrechnung Originaldaten Stand Juni 2015 64 DLS – Was? Musterdaten – Rückrechnung IDEA-Daten Stand Juni 2015 65 DLS – Wie? Musterdaten – Rückrechnung Abrechnungszähler Stand Juni 2015 66 DLS – Und dann…? Buchhaltungssysteme - Unterschiede Beispiel 1 Beispiel 2 Beispiel 3 Stand Juni 2015 Beispiel 4 67
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