Rechenzentrum Klinikum rechts der Isar Technische Universität München Einheitliche E-Mail-Adressen für die Mitarbeiter von Klinikum und Fakultät In Kurzfassung einige Informationen zum Vorstandsbeschluss, Datenschutz und Umsetzung. Auszug aus dem Beschluss des Vorstandes: 1 Nutzung von E-Mail Kommunikation aus Sicht des Datenschutzes 2 Wie konfiguriere ich mein Outlook? 2 Was ist zu tun bei LRZ-Adressen? 3 Was ist zu tun bei „privaten“ externen Adressen? 3 E-Mail-Adressen für Forschung und Lehre 3 Tipps und Tricks 3 Funktionskennungen Weiterleitung der E-Mail nach ‚extern‘ Einrichtung für Apple-Geräte Einrichtung für Android-Geräte Betreiber eines eigenen E-Mailservers WindowsXP und/oder Outlook2007 oder älter Anlagen auf den folgenden Seiten 3 3 3 4 4 4 4 Schreiben des Vorstandes vom 18.6.2015 Schreiben des Datenschutz-Beauftragten vom 9.7.2015 Einladung zum Treffen der IT-Beauftragten vom 8.6.2015 Anleitung für die Einrichtung unter Android 4 4 4 4 Auszug aus dem Beschluss des Vorstandes: (Auszug aus dem Schreiben des Vorstandes vom 18.6.2015) Für Mitarbeiter des Klinikums und für Mitglieder der Fakultät stehen ab dem 1. Juni 2015 ausschließlich zwei Varianten für E-Mail-Adressen zur Verfügung: 1. Für alle E-Mails mit patientenrelevanten Informationen müssen verbindlich Adressen nach dem Muster [email protected] genutzt werden. 2. Für nicht patientenrelevante Informationen aus Forschung und Lehre ist zusätzlich die Nutzung der @tum.de E-Mail-Adressen, in der Regel in der Form [email protected] möglich. Andere bestehende persönliche E-Mail Adressen, z.B. in der Form @lrz.tum.de oder @lrz.tumuenchen.de sind ab lnkrafttreten des Beschlusses in eine der beiden zulässigen E-Mail Adressen umzuleiten oder zu deaktivieren. Funktionskennungen können zunächst unverändert beibehalten werden. Anschreiben_Einheitliche_Email.docx Version vom 17.07.2015, Seite 1 von 4 Nutzung von E-Mail Kommunikation aus Sicht des Datenschutzes (Auszug aus dem Schreiben des Datenschutz-Beauftragten vom 9.7.2015) Rechtsgrundlage /Quelle ist Art. 27 Bayerisches Krankenhausgesetz „Datenschutz“. In Abs. (4) ist die Nutzung von Patientendaten geregelt. Im Satz 4 steht: „Die Krankenhausverwaltung darf Patientendaten nutzen, soweit dies zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung der Patienten erforderlich ist.“ Und im Satz 6 werden zu Patientendaten, die nicht zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung erforderlich sind (im Kommentar als „MEDIZINDATEN“ bezeichnet) stringente eingrenzende Vorgaben gemacht. In der Zusammenfassung E-Mail-Nutzung zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung ist erlaubt *) (auch mit Echt-Daten). E-Mail-Nutzung zum Versand von Medizindaten darf nur in verschlüsselter Form stattfinden. Unter Krankenhausverwaltung ist nicht nur die engere Patientenverwaltung zu verstehen, es sind hier auch z. B. Assistenzkräfte bis hin zu Oberärzten und Chefsekretariaten einbezogen, z. B. im Zusammenhang mit Terminplanung, Kostenvoranschlag und Abrechnungsangelegenheiten mit Privatpatienten aus dem osteuropäischen / arabischen Ausland. *) im Kommentar zu Art.27 BayKrG: ermöglicht Zugriff auf Patientendaten, soweit dies zur Abrechnung und sonstigen verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung erforderlich ist. Eigene Anmerkung: Bei derartiger E- MAIL- Korrespondenz sind ebenso spezifische organisatorisch-technische Datensicherungsmaßnahmen zu beachten, wie sie bei Fax-Versand und anderen Kommunikations-formen artspezifisch bekannt sind. Wie konfiguriere ich mein Outlook? Für alle Mitarbeiter des Klinikums sind automatisch @mri.tum.de-Adressen in Outlook eingerichtet. Mit Ihrem MRI-Domänen-Benutzer-Konto erhalten Sie auch ein für dienstliche Belange verbindliches E-Mail-Konto [email protected]. Dies wird beim ersten Start von Outlook 2013 weitestgehend automatisiert konfiguriert. Sie müssen lediglich durch „Weiter“, „Weiter“, „Weiter“ und „OK“ die Voreinstellungen bestätigen. Danach können Sie dieses Konto für Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation verwenden. Außerdem können Sie Kalender, Kontakte und Aufgaben nutzen. Anschreiben_Einheitliche_Email.docx Version2 vom 17.07.2015, Seite 2 von 4 Was ist zu tun bei LRZ-Adressen? Alle Mitarbeiter des MRI, die bisher eine @lrz.tum.de-Adresse nutzen, müssen ihre E-Mails auf die einheitlichen Adressen umstellen und ggf. ihre Mails migrieren. Die LRZ-Adressen können bis auf weiteres bestehen bleiben, wenn von dort eine Umleitung auf eine der neuen Adressen eingerichtet wird und für die Kommunikation in Zukunft die neuen Adressen verwendet werden. Eine Anleitung für die Umleitung der @lrz.tum.de-Adressen finden Sie unter https://www.med.tum.de/de/system/files/pages/Anleitung_Umstellung_LRZ.pdf. Nicht weiter benötigte Konten sollten zudem baldmöglichst gelöscht werden. Wenden Sie sich dazu an den LRZ-Master User bzw. E-Mailverantwortlichen in Ihrer Einrichtung. Was ist zu tun bei „privaten“ externen Adressen? Private externe E-Mail-Adressen (@yahoo, @web, @googlemail, …) sind für dienstlichen EMail-Verkehr auch weiterhin nicht zulässig. E-Mail-Adressen für Forschung und Lehre Für die Mitarbeiter der TUM sind automatisch @tum.de-Adressen angelegt. Mitarbeiter des MRI, die zusätzlich für Aufgaben in Forschung und Lehre eine @tum.deAdresse benötigen, können dies über die Einverständniserklärung zur Übermittlung Ihrer Personendaten bei der Personalabteilung des Klinikums (siehe QM-Dokument MPA_FB_TUM-Online) beantragen. Weitere Hilfestellungen finden Sie unter https://www.med.tum.de/de/it-angebote. Tipps und Tricks Hier benötigen wir Ihre Hilfe für weitere Einträge, bitte einfach eine E-Mail an uns senden [email protected] Funktionskennungen Funktionskennungen erhalten Sie auf Antrag des Leiters der Einrichtung. Bitte wenden Sie sich an Ihre/n IT-Beauftragte/n Weiterleitung der E-Mail nach ‚extern‘ Aus Datenschutzgründen ist die Weiterleitung der E-Mail außerhalb von mri.tum.de nicht erlaubt. Sollte dies im Einzelfall notwendig sein, richten Sie bitte einen formlosen Antrag an den Servicedesk [email protected]. Dieser Antrag muss eine Begründung der Leitung der Klinik /des Instituts enthalten und von dort unterschrieben sein. Einrichtung für Apple-Geräte Einrichtung gem. Apple: https://support.apple.com/de-de/HT2480 Angaben (Punkt2): - Email: <MRI-E-Mail-Adresse> - Domain: mri - Benutzername und Passwort (wie bei MRI-Account) - Beschreibung: frei wählbar Server (Punkt3): - E-Mail: <MRI-E-Mail-Adresse> - Server: owaproxy.mri.tum.de Anschreiben_Einheitliche_Email.docx Version2 vom 17.07.2015, Seite 3 von 4 - Domain: mri - Benutzername und Passwort (wie bei MRI-Account) - Beschreibung: frei wählbar Einrichtung für Android-Geräte Siehe Anlage Betreiber eines eigenen E-Mailservers Falls Sie ein eigenes Mail-System betreiben: Die TUM bietet Unterstützung für die Migration von lehrstuhlspezifischen Email-Systemen auf das zentrale TUM-System, s. auch https://www.it.tum.de/struktur-einrichtungen/it-servicezentrum/koordination-von-itdiensten/#c380 . WindowsXP und/oder Outlook2007 oder älter Bitte beachten Sie folgende technische Einschränkungen: Der Zugriff per Outlook auf den TUM Exchange-Server erfordert mindestens Outlook Version 2007. Eine gleichzeitige Einrichtung von beiden Exchange-Konten in Outlook, @mri.tum.de und @tum.de, ist erst ab Outlook 2010 möglich. Windows XP kann zudem gelegentlich zu Problemen beim Zugriff auf den TUM-Exchange über Outlook führen. Ggf. muss in solchen Fällen zunächst der entsprechende Rechner auf einen aktuelleren Stand gebracht werden. Der Abruf der Mails (ohne zusätzliche Exchange-Funktionen) z.B. über Mailprogramme wie Thunderbird oder Webzugang (http://mail.tum.de) ist aber auch in diesen Fällen möglich. Anlagen auf den folgenden Seiten Schreiben des Vorstandes vom 18.6.2015 Schreiben des Datenschutz-Beauftragten vom 9.7.2015 Einladung zum Treffen der IT-Beauftragten vom 8.6.2015 Anleitung für die Einrichtung unter Android Anschreiben_Einheitliche_Email.docx Version2 vom 17.07.2015, Seite 4 von 4 Technische Universität München Klinikum rechts der lsar Vorstand · Klinikum rechts der lsar · 81664 München Klinikum rechts der lsar Anstalt des öffentlichen Rechts Vorstand Einheitliche E-Mail-Adressen für die Mitarbeiter von Klinikum und Fakultät Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Univ.-Prof. Dr. R. Gradinger (089) 4140-7700/7709 Markus Zendler (089) 4140-2820/4860 Anette Thoke-Colberg (089) 4140-2756/4852 Univ.-Prof. Dr. P. Henningsen (089) 4140-4310/4845 lsmaninger Strasse 22 81675 München München. 18.Juni 2015 die E-Mail-Kommunikation von Klinikum und Fakultät soll einheitlicher, sicherer und komfortabler werden. Daher hat der Vorstand des Klinikums in Abstimmung mit der Fakultät beschlossen, dass für Mitarbeiter des Klinikums und für Mitglieder der Fakultät ab dem 1. Juni 2015 ausschließlich zwei Varianten für E-MailAdressen zur Verfügung stehen: 1. Für alle E-Mails mit patientenrelevanten Informationen müssen verbindlich Adressen nach dem Muster [email protected] .de genutzt werden. 2. Für nicht patientenrelevante Informationen aus Forschung und Lehre ist zusätzlich die Nutzung der @tum.de E-Mail-Adressen, in der Regel in der Form Vorname .Nachname@tum .de, möglich. Andere bestehende persönliche E-Mail Adressen, z.B. in der Form @lrz.tum.de oder @lrz.tu-muenchen.de sind ab lnkrafttreten des Beschlusses in eine der beiden zulässigen E-Mail Adressen umzuleiten oder zu deaktivieren. Funktionskennungen können zunächst unverändert beibehalten werden. Für die vollumfängliche Umsetzung des Beschlusses wird eine Übergangszeit bis 30.09.15 eingeräumt. Rechenzentrum und Fakultät werden sich mit den IT Beauftragten der Kliniken, Institute und Abteilungen im Laufe der Monate Juni/Juli in Verbindung setzen und nochmals ausführlich über die notwendigen Maßnahmen sowie den zeitlichen Rahmen der Umsetzung informieren. Als Ansprechpartnerin des Rechenzentrums steht Ihnen Frau Spiridonov, erreichbar per E-Mail unter [email protected] oder telefonisch über das RZ-Sekretariat (4369), zur Verfügung. Vorteile der neuen Regelung 1. Mehr Möglichkeiten: Im Gegensatz zu den @lrz.tum.de-Adressen stehen die @mri.tum.de- und die @tum.de-Adressen auf einem Exchange-Server zur Verfügung. Damit sind zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten verbunden, u.a.: Vorstand: Univ.-Prof. Dr. Reiner Gradinger (Ärztlicher Direktor, Vorsitzender) Markus Zendler (Kaufmännischer Direktor) Anette Thoke-Colberg (Pflegedirektorin) Univ.-Prof. Dr. Peter Henningsen (Dekan) Bankverbindung: Bayer. Landesbank Girozentrale Kto-Nr. 20 272 BLZ 700 500 00 BIC: BYLADEMM IBAN: DE82 7005 0000 0000 0202 72 USt-ldNr. DE 129 52 3996 Klinikum rechts der lsar o o Deutlich mehr Speicherplatz für Ihre E-Mails auf dem Mail Server Ein umfassendes System, das neben der E-Mail-Kommunikation unter anderem auch eine einheitliche Terminplanung sowie eine zentrale Verwaltung von Aufgaben, Kontakten und Räumlichkeiten ermöglicht o Strukturierte Suche nach bestimmten Personen und Organisationen, da das System Organisationsstrukturen abbildet o Nutzung der MRI-Dienstleistungen, die an die @mri.tum.de-Kennung gekoppelt sind (z.B. W-LAN und VPN Zugang im Klinikum, scann2e-mail etc.) o Nutzung der TUM-Dienstleistungen, die an eine @tum.de-Kennung gekoppelt sind (z. B. persönlicher und Projektspeicherplatz, eduroam W-LAN-Zugang etc.) Eine Zusammenstellung der Möglichkeiten, die Exchange-Server bieten und eine ausführliche Anleitung zu ihrer Nutzung, finden Sie unter http://www.lrz.de/services/netzdienste/email/exchangedokumentation/exchange-benutzerdoku.pdf. Die mit dem @tum.de-Konto verbundenen Dienstleistungen für Forschung und Lehre finden Sie unter http:I/portal.mytum .de/iuk/service/it -dienstekatalog . 2. Sicherer Umgang mit Patientendaten: Patientendaten erfordern einen besonderen Schutz. Die für @mri.tum.deAccounts eingerichteten Sicherheitsvorkehrungen verhindern, dass Informationen aus dem E-Mail-Verkehr in unberechtigte Hände gelangen. Sie sind Bestandteil eines mit dem Bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten abgestimmten Maßnahmenkatalogs und entsprechen den bayerischen Datenschutzbestimmungen. 3. Einheitliches Auftreten und bessere Erreichbarkeit: Einheitliche Kontaktdaten erleichtern die Kommunikation sowohl mit externen Partnern als auch innerhalb des Klinikums bzw. der Fakultät. Sie verbessern somit die Außendarstellung von Klinikum und Fakultät, sorgen für eine transparente Erreichbarkeit und vereinfachen die interne Kommunikation. Das bedeutet die neue Regelung für Sie - - Neue Mitarbeiter bekommen ab dem 1. Juni 2015 nur noch die genannten einheitlichen E-Mail-Adressen. Für alle Mitarbeiter des Klinikums sind automatisch @mri.tum.de-Adressen eingerichtet. Mitarbeiter, die zusätzlich für Aufgaben in Forschung und Lehre eine @tum.de-Adresse benötigen, können dies über die Einverständniserklärung zur Übermittlung ihrer Personendaten bei der Personalabteilung des Klinikums beantragen. Für alle Mitarbeiter der TUM sind automatisch @tum .de-Adressen angelegt. Eine ausführlichere Anleitung zum Einrichten der @tum.de-Adressen 2 Technische Universität München Klinikum rechts der lsar - - - - finden Sie unter https://www.med .tum .de/de/system/files/pages/Anleitung Einrichtung TUM.pdf. Alle Mitarbeiter, die bisher andere, z.B. eine @lrz.tum.de-Adresse nutzen, sollten ihre E-Mails auf die einheitlichen Adressen umstellen und ggf. ihre Mails migrieren. Diese anderen Konten können bis auf weiteres bestehen bleiben, wenn von dort eine Umleitung auf eine der neuen Adressen eingerichtet wird und für die Kommunikation in Zukunft die neuen Adressen verwendet werden . Eine Anleitung für die Umleitung der @lrz.tum.deAdressen finden Sie unter https://www.med .tum .de/de/system/files/pages/Anleitung Umstellung LRZ.pdf. Nicht weiter benötigte Konten sollten zudem baldmöglichst gelöscht werden. Wenden Sie sich dazu an den LRZ-Master User bzw. Emailverantwortlichen in Ihrer Einrichtung. Die TUM bietet zudem Unterstützung für die Migration von lehrstuhlspezifischen Email-Systemen auf das zentrale TUM-System, s. auch https://www.it. tu m.deieinrichtungenfit-servicezentrum/koordination-von-itdiensten/#c380. Bei Kontaktdaten z.B. im Internet, auf Flyern und Visitenkarten etc. können künftig nur noch @mri.tum.de- und @tum.de-Adressen angegeben werden. Private E-Mail-Adressen sind für dienstlichen E-Mail-Verkehr auch weiterhin nicht zulässig. Mitarbeiter, die sowohl den @mri.tum.de- als auch den @tum.de-Account nutzen, können sich in Outlook (ab Version 2010) beide Konten gemeinsam anzeigen lassen. Eine ständige Umleitung der @mri.tum-Adresse auf die @tum-Adresse ist aus Datenschutzgründen nicht zu lässig. Beim Abruf von E-Mails an die @mri.tum.de-Adresse ist von außerhalb des Klinikums ein Download von angehängten Dateien normalerweise nicht möglich. ln begründeten Einzelfällen kann diese Möglichkeit aber für bestimmte mobile Geräte eingerichtet werden. Der Abruf von Emails an die @tum.de-Adresse ist von außerhalb des Klinikums ohne Einschränkung möglich, z.B. überden heimischen PC, den Laptop unterwegs oder über http://mail.tum .de. Mit freundlichen Grüßen Ärztlicher Direkte Univ. rof. Dr. Peter Henn· Dekan /!.;_en 3 Technische Universität München Klinikum rechts der Isar der TU München Joachim Werner bDSB des MRI 09.07.2015 Entwurf Datenschutz im Krankenhaus hier: Nutzung von E-MAIL mit Patientenbezug Verschiedene Gegebenheiten im Klinikum hatten mich veranlasst zu klären unter welchen Umständen und auf welcher Rechtsgrundlage E-MAIL- Korrespondenz mit Patientenbezug aus der Sicht des Datenschutzes e r l a u b t ist. Rechtsgrundlage /Quelle ist Art. 27 Bayerisches Krankenhausgesetz „Datenschutz“ In Abs. (4) ist die Nutzung von Patientendaten geregelt. Im Satz 4 steht. „Die Krankenhausverwaltung darf Patientendaten nutzen, soweit dies zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung der Patienten erforderlich ist.“ Und im Satz 6 werden zu Patientendaten, die nicht zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung erforderlich sind (im Kommentar als „MEDIZINDATEN“ bezeichnet) stringente eingrenzende Vorgaben gemacht. In der Zusammenfassung E- MAIL- Nutzung zur verwaltungsmäßigen Abwicklung*) der Behandlung ist erlaubt -(auch mit Echt-Daten). E- MAIL- Nutzung zum Versand von Medizindaten darf nur in verschlüsselter Form stattfinden. Anmerkungen: Unter Krankenhausverwaltung ist nicht nur die engere Patientenverwaltung zu verstehen, es sind hier auch z. B. Assistenzkräfte bis hin zu Oberärzten und Chefsekretariaten einbezogen, z. B. im Zusammenhang mit Terminplanung, Kostenvoranschlag und Abrechnungsangelegenheiten mit Privatpatienten aus dem osteuropäischen / arabischen Ausland. Ich möchte diese Klarstellung in unserem Klinikum in geeigneter Weise bekannt werden lassen bzw. in meinen Schulungen einbringen. Zuvor jedoch bitte ich einzelne Funktionsträger im MRI und externe Datenschutz-Experten um Vorabkenntnisnahme und ggfs. Rückmeldung M. E. sollte diese Klarstellung auch in den einschlägigen Dienstanweisungen / Mitarbeiterinformationen redaktionell eingebaut werden. gez. We. *) im Kommentar zu Art.27 BayKrG: ermöglicht Zugriff auf Patientendaten, soweit dies zur Abrechnung und sonstigen verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung erforderlich ist. Eigene Anmerkung: Bei derartiger E- MAIL- Korrespondenz sind ebenso spezifische organisatorisch-technische Datensicherungsmaßnahmen zu beachten, wie sie bei Fax-Versand und anderen Kommunikationsformen art-spezifisch bekannt sind. Klinikum rechts der Isar Klinikum rechts der Isar · RZ · 81664 München An die IT-Beuftragte des MRI - im Hause Technische Universität München Klinikum rechts der Isar Anstalt des öffentlichen Rechts Rechenzentrum (RZ) Dipl.-Inf. Gregor Pickert Leiter RZ Ismaninger Straße 22 81675 München E-Mail: [email protected] Tel: 089 4140-7800 Fax: 089 4140-4954 www.mri.tum.de München, 08.06.2015 Info an die IT-Verantwortliche der Einrichtungen Sehr geehrte Damen und Herren, liebe IT-Verantwortliche der Einrichtungen, wie Sie aus dem vorangegangenen Schreiben von Klinikum und Fakultät entnehmen konnten, wurde beschlossen, dass für Mitarbeiter des Klinikums und für Mitglieder der Fakultät ab dem 1. Juni 2015 ausschließlich zwei Varianten für E-Mail-Adressen zur Verfügung stehen: 1. Für alle E-Mails mit patientenrelevanten Informationen müssen verbindlich Adressen nach dem Muster [email protected] genutzt werden. 2. Für nicht patientenrelevante Informationen aus Forschung und Lehre ist zusätzlich die Nutzung der @tum.de E-Mail-Adressen, in der Regel in der Form [email protected], möglich. Für neue Mitarbeiter sollen daher ab dem 01.06.2015 keine neuen LRZ oder klinikspezifischen Emailadressen angelegt werden. Wir bitten daher die LRZ Master User, ab diesem Zeitpunkt keine neuen persönlichen LRZ-Adressen mehr anzulegen. Die Funktion für Master User, neue Adressen anzulegen, wird dementsprechend abgeschaltet. Neue Mitarbeiter erhalten ausschließlich eine oder beide der o.g. zulässigen Email-Adressen. Wie bisher erhalten Mitarbeiter des Klinikums automatisch eine @mri.tum.de Adresse, Mitarbeiter der TUM automatisch die @tum.de Adresse. Neue oder bereits beschäftigte Mitarbeiter des Klinikums können wie bisher für ihre Aufgaben in Forschung und Lehre zudem eine TUMonline-Kennung und E-Mail Adresse mit einer Einverständniserklärung zur Übermittlung Ihrer Personendaten bei der Personalabteilung des Klinikums beantragen. Die Übertragung der Personendaten erfolgt anschließend über die Personalabteilung, die importierten Benutzer erscheinen in TUMonline und können dort regulär verwaltet werden. Wir bitten die TUMonline Beauftragten bzw. Benutzerverwalter, ihre Nutzer entsprechend zu beraten und darauf zu achten, dass nur Personen mit Aufgaben in Forschung und Lehre in TUMonline importiert werden. Bitte legen Sie Mitarbeiter des Klinikums nicht als Gäste an, sondern wählen sie den Weg über den Import. Als Gäste sollten nur echte Gäste angelegt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass für Ihre Vorstand: Univ.-Prof. Dr. Reiner Gradinger (Ärztlicher Direktor, Vorsitzender) Markus Zendler (Kaufmännischer Direktor) Anette Thoke-Colberg (Pflegedirektorin) Univ.-Prof. Dr. Peter Henningsen (Dekan) Bankverbindung: Bayer. Landesbank Girozentrale Kto-Nr. 20 272 BLZ 700 500 00 BIC: BYLADEMM IBAN: DE82 7005 0000 0000 0202 72 USt-IdNr. DE 129 52 3996 Seite 1 von 2 Klinikum rechts der Isar Einrichtung ein TUMonline-Benutzerverwalter Rechten eingetragen ist. mit den Technische Universität München entsprechenden Bereits bestehende persönliche Email Adressen, z.B. in der Form @lrz.tum.de oder @lrz.tu-muenchen.de aber auch klinikspezifische Adressen etc. sind ab Inkrafttreten des Beschlusses in eine der beiden zulässigen Email Adressen umzuleiten und die Inhalte ggf. migriert werden. Diese anderen Konten können bis auf weiteres bestehen bleiben, wenn von dort eine Umleitung auf eine der neuen Adressen eingerichtet wird und für die Kommunikation in Zukunft die neuen Adressen verwendet werden. Funktionskennungen können zunächst unverändert beibehalten werden. Nicht weiter benötigte LRZ-Konten sollten zudem baldmöglichst gelöscht werden. Wir bitten die LRZ Master User, dies zum Anlass zu nehmen Ihre Projekte durchzusehen und veraltete Mailadressen etc. zu löschen. Auch durch die Umstellung obsolet gewordene Mailadressen, die keiner weiteren Übergangszeit bedürfen, sollten gelöscht werden, um die sehr hohe Anzahl an LRZ-Mailboxen zu reduzieren. Falls Sie ein eigenes Mail-System betreiben: Die TUM bietet Unterstützung für die Migration von lehrstuhlspezifischen Email-Systemen auf das zentrale TUMSystem, s. auch https://www.it.tum.de/einrichtungen/itservicezentrum/koordination-von-it-diensten/#c380. Bitte beachten Sie folgende technische Einschränkungen: Der Zugriff per Outlook auf den TUM Exchange-Server erfordert mindestens Outlook Version 2007. Eine gleichzeitige Einrichtung von beiden Exchange-Konten in Outlook, @mri.tum.de und @tum.de, ist erst ab Outlook 2010 möglich. Windows XP kann zudem gelegentlich zu Problemen beim Zugriff auf den TUM-Exchange über Outlook führen. Ggf. muss in solchen Fällen zunächst der entsprechende Rechner auf einen aktuelleren Stand gebracht werden. Der Abruf der Mails (ohne zusätzliche Exchange-Funktionen) z.B. über Mailprogramme wie Thunderbird oder Webzugang (http://mail.tum.de) ist aber auch in diesen Fällen möglich. Weiterführende Anleitungen zur Weiterleitung der LRZ-Adressen, zur Einrichtung der TUM-Adressen und die Benutzerdokumentation für das TUMExchange sind dem vorangegangenen Schreiben angehängt und hier zu finden: Anleitung zur Einrichtung der TUM Adresse: https://www.med.tum.de/de/system/files/pages/Anleitung_Einrichtung_TUM.pdf Anleitung zur Weiterleitung der LRZ Adresse: https://www.med.tum.de/de/system/files/pages/Anleitung_Umstellung_LRZ.pdf Benutzerdokumentation TUM Exchange: http://www.lrz.de/services/netzdienste/email/exchangedokumentation/exchange-benutzerdoku.pdf Mit freundlichen Grüßen Dipl.-Inf. Gregor Pickert Leiter Rechenzentrum Seite 2 von 2 Einrichtung von Exchange Active Sync unter Android 5
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