Bestandsbildung bei elektronischen und hybriden Akten 1 Einführung • Zwei Arten von digitalem Archivgut – Elektronische Akten – Daten aus Fachanwendungen (Datenbanken) • Beispiele 2 Dokumentliste Vorgangsdetails Beispiel für eine elektronische Akte im System einer Behörde Metadaten 3 4 Informationen zur Akte 5 Bestandteile einer elektronischen Akte • Struktur: – Akte – Vorgang – Dokument • Teile: – Primärdokumente – Metadaten 6 Fachdaten • Beispiel: Bundesanstalt für Arbeit Beschäftigtenstatistik B 119 MD/01 – Erfassung aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten – Seit 1973 vierteljährlich erhoben – archiviert sind die Jahre 1989 bis 1998 – eine Datei umfasst zwischen 5,6 und 12 Mill. Datensätzen (= ca. 9,4 GB) 7 Datensatzaufbau Feldinhalt Länge (Erläuterungen) Arbeitsort (Gemeindeschlüssel) Betriebsnummer Wirtschaftsklasse Wohnort (Gemeindeschlüssel) Alter Geschlecht Staatsangehörigkeit Rentenkennzeichen Tätigkeitsschlüssel Stellung im Beruf Ausbildung WZ93 8 Bytes 8 Bytes 5 Byte 8 Bytes 2 Bytes 1 Byte 3 Bytes 1 Byte (Arbeiter/Angestellter) 4 Bytes 1 Byte 1 Byte 5 Bytes (Erwerbszweige) 8 0106200804520333 0106200804520333 0106200404496809 0106200404496809 0105310004440256 0105310004440256 0105302004478633 0105302004478633 0106206004500441 0106206004500441 0105303204451720 0105303204451720 0106209004504621 0106209004504621 0106200504464156 0106200504464156 0106200404464437 0106200404464437 0106201804487756 0106201804487756 0106200604499104 0106200604499104 0106200104464772 0106200104464772 0106201804441725 0106201804441725 0106203504458889 0106203504458889 0106206004504005 0106206004504005 0105303104468140 0105303104468140 0106200404487673 0106200404487673 0106200404478376 0106200404478376 0105301206116592 0105301206116592 90001062004192000B 90001062004192000B 9234100000 9234100000 88201062006172000B 88201062006172000B7810100000 7810100000 70101053100182000B 70101053100182000B9210100000 9210100000 74501053083302000B 74501053083302000B8739600000 8739600000 67002000000212000B 67002000000212000B7814200000 7814200000 27101053032221000A 27101053032221000A3112200000 3112200000 62302000000222000B 62302000000222000B6824200000 6824200000 78201060063672000B 78201060063672000B7814200000 7814200000 64001062004191000A 64001062004191000A7321200000 7321200000 27001062018261000A 27001062018261000A3231200000 3231200000 37801062006291000A 37801062006291000A2741200000 2741200000 62001062016251000B 62001062016251000B5214200000 5214200000 65002000000591000A 65002000000591000A9361700000 9361700000 13002000000161000A 13002000000161000A1418700000 1418700000 88302000000621000A 88302000000621000A7941700000 7941700000 00002000000281000A 00002000000281000A0411700000 0411700000 78101062004281000B 78101062004281000B7514200000 7514200000 74502000000302000B 74502000000302000B7819200000 78192000009 34901053116201000B 34901053116201000B7810100000 7810100000 Weitere Beispiele • DDR-Daten: – ca. 200.000 Dateien aus 198 Fachanwendungen von 19 verschiedenen Provenienzstellen – Statistikdaten (u.a. Volkszählungsdaten), Kaderdaten, Arbeitsmarktdaten…. 10 Grundsätze der Bestandsbildung • Die Überlieferungskörper der verschiedenen Provenienzstellen werden im Archiv gegeneinander abgegrenzt und zu Beständen gebildet. • Der leitende Grundsatz für die Bildung und Abgrenzung der Bestände des Bundesarchivs ist das Provenienzprinzip (Strukturierung nach organisatorischer Herkunft). 11 Grundsätze der Bestandsbildung • In der Regel wird die gesamte aus der Aufgabenwahrnehmung entstandene Überlieferung einer Provenienzstelle ohne Rücksicht auf die Überlieferungsform einem Bestand (Provenienzbestand) zugeordnet. 12 Bestandssignatur • Zu jedem Archivbestand gehört eine Kennzeichnung (Bestandssignatur) und eine Bestandsbenennung (letzte offiziellen Benennung der Provenienzstelle) 13 Bestandssignatur • Unterteilung in Haupt-, Unter- und Sondergruppen (Hauptgruppen z.B. AR, R, D, B) • Signatur: Hauptgruppe (+Untergruppe) + Nummer (z.B. B 106, R 52) 14 Besondere Überlieferungsformen • Enthält ein Bestand Überlieferungsformen, die eine gesonderte Lagerung und Bearbeitung erfordern, werden diese als Nebenbestände unter der Signatur und Benennung des Bestandes je mit einem die Überlieferungsform anzeigenden Zusatz geführt. 15 Besondere Überlieferungsformen • Der als Nebenbestand abgesonderte Teil eines Provenienzbestandes trägt zusätzlich das Kennzeichen seiner Überlieferungsform (z.B. B 106 MD, R 113 Kart). 16 Beständeübersicht • Zusammenführung der unterschiedlichen Überlieferungsteile in der Beständeübersicht • Rechercheansatz der Benutzer inhaltlich, nicht medienbezogen 17 18 Unterhalb der Bestandsebene • Zunächst Definition der einzelnen Einheiten notwendig: Akte, Datei oder Objekt? 19 Elektronische Akten • Gleiches Vorgehen wie bei Papierüberlieferung: Signierung der Akten • Aber: anders als Papierakten ist auch eine Signierung von Vorgängen, ggf. sogar Dokumenten notwendig • Beispiel für eine Vorgangssignatur: B 106 MD/1#5, Beispiel für eine Dokumentsignatur: B 106 MD/1#5_0001 20 Daten aus Fachanwendungen • Digitales Archivobjekt: inhaltlich zusammengehörige Dateien einer Provenienzstelle • Hierarchie: Bestand, Digitales Archivobjekt, Tabelle, Datei 21 Beispiel Volkszählungsdaten • Bestand: Staatliche Zentralverwaltung für Statistik Maschinenlesbare Daten (DE 2 MD) • Digitales Archivobjekt: Volkszählungsdaten • Tabellen: Personenzählung 1971, Gebäudezählung 1971... • Dateien: Personenzählung 1971 Berlin… 22 Aktuelle Fragen • Probleme der hybriden Aktenführung in den Behörden – Doppelungen oder Lücken, Verknüpfungen – rechtliche Beweiskraft – Ablage des Papiers nach Tagesdatum statt Aktenbildung • Beigefügte Datenträger in Papierakten (Quellenwert?) • Interoperabilität und Bestandsbildung bei Ressortverschiebung 23 Zusammenfassung • Elektronisches Archivgut ist keine neue Bestandsart, sondern nur eine neue Überlieferungsform • Inhaltlicher Bezug ist wichtiger als das Trägermedium 24
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