Ausblick auf die zukünftige Aktenplan

Ausblick auf die zukünftige Aktenplan-Version
Nutzung unterschiedlicher Akten- und Dokumentarten
Alexander Spanke
Inhalt
Themen
• Vorstellung der bisherigen Lösung
• Ziele der erweiterten Lösung
• Vorstellung der erweiterten Lösung
• Abgrenzung gegenüber der Fallakten-Lösung
• Vorgehen bei der Umstellung
Grundlagen
Prinzipieller Aufbau des Aktenplans
Aktenplan:
Struktur und Aufbau des Aktenplans ist
frei wählbar. Die einzige Voraussetzung
ist, dass Aktenplanzeichen nicht doppelt
vorkommen dürfen.
d.3 Objekte:
Die Lösung „Aktenplan und allgemeine
Schriftgutverwaltung“ hat eine feste
dreistufige Hierarchie bestehend aus den
Objekten
Akte – Vorgang – Dokument
Grundlagen
Der Aktenplan im d.3 smart explorer
Aktenplan-Eintrag
Akte
Vorgang
Aktenbestandsansicht:
Neben dem Aktenplan werden auch Akten und
Vorgänge in der Baumstruktur angezeigt.
Grundlagen
Vorteile einer einheitlichen Lösung
• Nach einmaliger Installation kann die Lösung in allen Bereichen der Verwaltung genutzt
werden. Das bedeutet:
•
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Kein Aufwand zur Festlegung neuer Szenarien
Keine Installationsaufwände für neue Szenarien
Geringerer Schulungsbedarf wegen einheitlicher Vorgehensweise
Einfache Implementierung von Workflows wegen einheitlicher Aktenstruktur
(z.B. Mitzeichnungs-Workflow)
• Einheitliche Ablagestruktur: Akte – Vorgang – Dokument
• Die Anwender bestimmen, wer auf die Akten zugreifen darf.
Administratoren müssen sich nicht um die Berechtigungen kümmern.
• Einheitliche Behandlung von Aufbewahrungsfristen.
• Einheitliches Schema zur Bildung von Akten- und Vorgangszeichen.
Neue Akten-/Dokumentarten
Motivation für die Erweiterung
• Mehr Freiheit bei der Attributierung
• Die Arbeit mit dem Aktenplan soll für die Anwender gleich bleiben
• Die Berechtigungsregeln (Federführung, Beteiligungen) der Aktenplanlösung sollen
weiter gelten
• Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsarten sollen aus dem Aktenplan genommen
werden
• Akten- und Vorgangszeichen sollen entsprechend der Aktenplanregeln gebildet werden
Neue Akten-/Dokumentarten
Die erweiterte Lösung
• Um den Inhalt von Akten, Vorgängen und Dokumenten zu beschreiben, standen jeweils
nur ein Satz von Attributen zur Verfügung. Das waren im Wesentlichen:
• Aktentitel für Akten
• Vorgangstitel für Vorgänge
• Betreff, Dokumentdatum, Dokumenttyp für Dokumente
• Mit der neuen Lösung können für Akten, Vorgänge und Dokumente zusätzliche Attribute
definiert werden.
• Unterschiedliche Sätze von Attributen erfordern im d.3 unterschiedliche
Akten-/Dokumentarten.
• Die neuen Akten-/Dokumentarten können leicht durch Kopieren erzeugt werden.
Anschließend müssen nur noch die zusätzlichen Attribute hinzugefügt werden.
• Akten-/Dokumentarten können pro Aktenplanzeichen gewählt werden
Neue Akten-/Dokumentarten
Beispiel 1
Für APZ 10.53 wurde die
IT-Akte definiert
Die IT-Akte besitzt die
zusätzlichen Attribute
• Hersteller
• Hersteller-Adresse
• Absprechpartner
Neue Akten-/Dokumentarten
Beispiel 2
Für APZ 72.22 wurde der
Wochenmarkt Vorgang
definiert
Der Vorgang besitzt die
zusätzlichen Attribute
• Standnummer
• Stand-Besitzer
• Anschrift Stand-Besitzer
Neue Akten-/Dokumentarten
Konfiguration (nur für Administratoren)
Die Zuordnung der Akten-/Dokumentarten
zu einzelnen Aktenplanzeichen definiert der
Administrator im d.3 smart explorer.
Abgrenzung zur Fallakten-Lösung
Abgrenzung zur Fallakten-Lösung
• Fallakten werden nicht in der Baumstruktur
dargestellt.
• Das Aktenzeichen (z.B. Kassenzeichen) muss
nicht vom Aktenplanzeichen abgeleitet sein.
• Berechtigungen werden nicht über die
federführende OE oder die Beteiligungen
gesteuert.
• Für die vereinfachte Fallaktenlösung setzt
eine zweistufige Hierarchie (z.B.
Grundsteuerakte - Grundsteuerdokument)
voraus.
Komplexere Fallakten-Szenarien sind
projektspezifisch zu lösen.
Abgrenzung zur Fallakten-Lösung
Fallakten-Lösung
Gegenüberstellung
Aktenplan-Lösung
 Vollständige Freiheit bei der Definition des
Szenarios
 Kann bei Schnittstellen zu Fachverfahren
erforderlich sein
 Beliebige Anzahl von Ebenen möglich
 Frei definierbare Definition der
Zugriffsrechte
 Geringer Definitionsaufwand nach einmaliger
Einrichtung
 Einheitliche Berechtigungslösung
 Einheitliche Arbeitsweise durch vorgegebene
Strukturen
 Einheitliche Aktenführung
 Sehr große Anzahl von Akten möglich
 Keine individuellen Schulungen erforderlich
 Möglicherweise hohe Aufwendungen für:
 Nur für eine geringe Anzahl von Akten je
Aktenplanzeichen (wegen Aktenbestandsansicht)
 Konzepterstellung
 Tests
 Umsetzung
 Möglicherweise keine einheitliche
Aktenführung
 Individuelle Schulung erforderlich
 Feste Struktur (3 Ebenen)
Umstellung auf die neue Version
Was ist bei der Umstellung auf die neue Aktenplan-Lösung zu beachten?
• Nach der Umstellung bleibt die bisherige Konfiguration erhalten.
Das bedeutet, die Aktenplan-Lösung besteht aus Akte-Vorgang-Dokument.
• Für zusätzliche Akten-/Dokumentarten in der Aktenplan-Lösung müssen
• die zusätzlichen Attribute festgelegt werden
• die neuen Akten-/Dokumentarten angelegt werden
• die Aktenplan-Bereiche bestimmt werden, in denen andere Akten-/Dokumentarten verwendet
werden sollen
• Die erforderlichen Arbeiten für zusätzliche Akten-/Dokumentarten können durchgeführt
werden von:
• dem d.3 Administrator des Kunden
• der codia
• Eine Nachschulung der Anwender ist nicht erforderlich, da sich die Handhabung der
Aktenplanlösung nicht ändert.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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