AnNoText Advoline
AdvoAkte Hilfe
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ......................................................................................................... 2
0. Allgemeine Hinweise .................................................................................................. 5
Unterscheidung Erstinstallation und Neuinstallation ............................................................5
1. Systemvoraussetzungen .............................................................................................. 5
1.1 Unterstützte Betriebssysteme .....................................................................................5
1.2 Hardwareanforderungen ............................................................................................5
1.3 Internetanschluss .....................................................................................................5
2. Installation ............................................................................................................... 6
2.1 Vorbereitung der Installation bei Netzwerkbetrieb ............................................................6
2.2 Erstinstallation........................................................................................................6
2.3 Erster Start und Einrichtung ...................................................................................... 11
2.4 Neuinstallation...................................................................................................... 19
2.4.1 Datensicherung und Deinstallation von AdvoAkte ....................................................... 19
2.4.2 Rücksicherung der Daten .................................................................................... 23
3. Bedienung ............................................................................................................... 25
3.1 Aufruf aus der Menüleiste ........................................................................................ 25
3.2 Tastatur-Shortcut .................................................................................................. 25
3.3 Button aus der Symbolleiste...................................................................................... 25
3.4 Kontextmenü ........................................................................................................ 25
3.1 Ansicht ............................................................................................................... 26
Baumstruktur.......................................................................................................... 26
Informations-Felder .................................................................................................. 27
3.2. Ziel von AdvoAkte ................................................................................................. 27
3.3 Wie funktioniert eine Datenbank? ............................................................................... 28
a) Stammdaten (Akten) ............................................................................................ 29
b) Adressdaten (Adressaten) ...................................................................................... 29
c) Beteiligte .......................................................................................................... 29
d) Beziehungen ...................................................................................................... 30
e) Beziehung wird Beteiligter ..................................................................................... 30
4. Arbeiten mit AdvoAkte ............................................................................................... 31
4.1 Eine Akte anlegen ................................................................................................. 31
4.1.1 Akten- und Adressatenansicht .............................................................................. 31
a) Aktenansicht ................................................................................................... 31
b) Adressatenansicht ............................................................................................. 32
4.1.2 Ein Musterfall ................................................................................................. 33
a) Die zwei Assistenten ............................................................................................. 33
aa) Assistent: Neue Akte ........................................................................................ 33
(1) Kollisionsprüfung .......................................................................................... 37
bb) Assistent: Neuer Beteiligter ............................................................................... 37
cc) Beziehung wird Beteiligter .................................................................................. 43
dd) Hinterlegte Adressen ........................................................................................ 45
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ee) Kontakte ....................................................................................................... 48
d) Kontextabhängiger Aufruf ...................................................................................... 49
4.2. Akten & Adressaten bearbeiten ................................................................................ 49
4.3. Akten und Adressaten suchen .................................................................................. 50
4.3.1 Aktensuche .................................................................................................... 50
4.3.2 Adressatensuche.............................................................................................. 51
4.4. Akten & Adressaten löschen .................................................................................... 52
a) Adressaten löschen .............................................................................................. 52
aa) Löschen von Beziehungen & Beteiligten ................................................................. 53
b) Akten löschen/Akten ablegen ............................................................................... 55
c) Aktenablage – Akte reaktivieren ............................................................................ 55
4.5. Informationen auswerten ............................................................................................ 56
a) Register & Handaktenbogen ....................................................................................... 56
aa) Aktenregister .................................................................................................... 56
bb) Beteiligtenregister .............................................................................................. 57
cc) Handaktenbogen ................................................................................................ 58
dd) Wiedervorlageliste ............................................................................................. 59
b) Berichte ansehen & drucken ....................................................................................... 60
c) Serienbriefe erstellen ............................................................................................... 60
4.6 Tools .................................................................................................................... 63
4.6.1 Postleitzahlensuche ............................................................................................. 63
4.6.2 Verweisungsgerichtssuche ...................................................................................... 65
4.6.3 Behördensuche ................................................................................................... 66
4.7. ToDo-Management .................................................................................................. 67
a) Wiedervorlage ...................................................................................................... 68
aa) Wiedervorlagen eingeben und pflegen.................................................................... 69
b) Notizen .............................................................................................................. 71
4.8. Historie............................................................................................................... 72
4.8.1. Importierte Dokumente ........................................................................................ 73
4.9. Büroansicht .......................................................................................................... 75
4.10. Favoriten ......................................................................................................... 76
4.11. Zusammenfassung .................................................................................................. 76
5. Häufige Fragen und erste (Selbst-)Hilfe bei Problemen ...................................................... 78
5.1. Beschreibung Symbolleiste und Tastaturkürzel ............................................................. 78
5.1.1. Symbolleiste .................................................................................................. 78
5.1.2. Tastaturkürzel AdvoAkte ................................................................................... 79
5.1 Speicherorte ........................................................................................................ 79
5.3 Hilfe zur Selbsthilfe ................................................................................................ 80
5.3.1 Ein Advoline-Programm weist einen Fehler auf ......................................................... 80
5.3.2 Ein Advoline-Programm läuft nicht (mehr) oder stürzt im Betrieb ab............................... 81
6. AdvoAkte Administration ........................................................................................... 82
6.1. Programm einrichten ............................................................................................. 82
6.1.1. Feiertage ..................................................................................................... 82
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6.1.2. Referate ...................................................................................................... 83
6.1.3. Aktenzähler ................................................................................................... 83
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0. Allgemeine Hinweise
Bitte lesen Sie diese Anleitung bezüglich des Programms, das sie erstmalig oder erneut installieren
möchten, zunächst vollständig durch, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.
Führen Sie vor jeder Änderung Ihres Systems eine umfassende Datensicherung durch.
Im Folgenden Kapitel Installation wird die Installation von AdvoAkte und die Einrichtung in einem Peerto-Peer-Netzwerk und auf einem Einzelplatz beschrieben.
Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens über Hauptbenutzerrechte oder Administratorenrechte verfügen
müssen.
Unterscheidung Erstinstallation und Neuinstallation
Bei einer Erstinstallation haben Sie Advoline noch nie zuvor benutzt.
Bei einer Neuinstallation hatten Sie Advoline bereits vorher installiert und es gibt Daten, die Sie sichern
und in die neue Installation übertragen möchten.
1. Systemvoraussetzungen
1.1 Unterstützte Betriebssysteme
•
•
•
•
Microsoft® Windows® Vista™ Business, Enterprise oder Ultimate, jeweils mit SP1
Microsoft® Windows® 7 Professional, Enterprise oder Ultimate
Microsoft® Windows® 8 Professional oder Enterprise
Microsoft® Windows® 8.1 Professional oder Enterprise
Es wird jeweils nur die deutsche Version der Betriebssysteme unterstützt. Außerdem müssen auch
sämtlich Regional-, Länder und Sprachoptionen auf „Deutsch“ bzw. „Deutschland“ eingestellt sein.
Achten Sie für einen Netzwerkbetrieb zusätzlich darauf, dass auf allen Computern das gleiche
Betriebssystem installiert ist. Advoline unterstützt keine gemischten Netzwerkumgebungen.
1.2 Hardwareanforderungen
Ab Intel® Pentium™ D–2,8 GHz, 512 MB freien und für AnNoText®-Anwendungen exklusiv nutzbaren
Hauptspeicher; mind. 2 GB freie Festplattenkapazität zzgl. anfallender Datenmenge; 17-Zoll-Monitor mit
einer Auflösung von mind. 1024x768, DVD-Laufwerk und Internetanschluss.
Zusätzlich für AdvoWord lokal installierte 32-bit Vollversion von:
•
•
•
Microsoft® Word 2007 (SP1 oder neuer)
Microsoft® Word 2010
Microsoft® Word 2013
Es werden nur die jeweiligen 32-Bit-Versionen der Office-Pakete unterstützt!
Microsoft® Office Produkte sind nicht Bestandteile der Advoline-Anwendungssoftware.
1.3 Internetanschluss
Zum reibungslosen Betrieb von Advoline muss ein Internetanschluss vorhanden sein. Kostenlose
Servicepacks und andere Dienstleistungen, wie z.B. die regelmäßigen Basiszins-Updates, werden
ausschließlich per Download über unsere Internet-Seite angeboten. Es ist allerdings möglich, den
Download auf einem beliebigen Computer vorzunehmen und die heruntergeladene Datei per Datenträger
auf andere Rechner zu übertragen.
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2. Installation
Diese Anleitung geht von einer Standardinstallation aus, bei der als Datenbank die mitgelieferte
Pervasive SQL Workgroup-Engine benutzt wird.
Sofern aktiviert, schalten Sie bitte für die Dauer der Installation die Benutzerkontensteuerung und Ihren
Virenscanner aus.
2.1 Vorbereitung der Installation bei Netzwerkbetrieb
Richten Sie auf Ihrem Serverlaufwerk ein Verzeichnis ein, in das die AdvoAkte-Daten in Zukunft
gespeichert werden sollen. Dieses Verzeichnis geben Sie dann im Vollzugriff auf allen Arbeitsplätzen
unter dem gleichen Laufwerksbuchstaben frei. Beispiel: D:\Advoline Datenverzeichnis\AdvoAkte.
Dieser Vorgang entfällt bei einer Einzelplatzinstallation.
2.2 Erstinstallation
Sofern auf Ihrem Computer vorhanden, beenden Sie bitte zunächst alle Virenschutzprogramme o.ä., vor
allem wenn durch sie Einträge in die Registrierung gefiltert oder geblockt werden.
Legen Sie den Installations-Datenträger ins Laufwerk ein. Sofern Sie die Autostartfunktion aktiviert
haben, beginnt die Installation von selbst. Ansonsten starten Sie sie bitte, wie von anderen Installationen
gewohnt, manuell.
Zunächst erscheint dieser Startbildschirm, währenddessen die Installation vorbereitet wird.
Klicken Sie hier auf [Weiter], um die Installation zu starten.
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Falls Sie es nicht bereits kennen, lesen Sie sich bitte das Lizenzierungskonzept durch. Über den Button
[Drucken] können Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen ausdrucken. Danach klicken Sie auf [Ja] um mit der
Installation fortzufahren.
Verfahren Sie bei den Lizenzbedingungen genauso, wie beim Lizenzierungskonzept. Zum Fortfahren
klicken Sie auf [Ja].
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AdvoAkte installieren Sie immer mit der beigefügten Pervasive SQL Workgroupengine. Die Installationen
erfolgen immer in einem Peer-to-Peer-Netzwerk oder auf einem Einzelplatz. Klicken Sie dann auf
[Weiter].
Nun wählen Sie in diesem Fenster die Speicherpfade für das Programm AdvoAkte und die Datenbank aus.
Das Programm wird immer lokal installiert. Daher empfehlen wir, den voreingestellten Pfad
beizubehalten, insbesondere in Hinblick auf evtl. spätere Supportanfragen.
Bei einer Installation mehrerer Rechner mit gemeinsamem Datenzugriff (Peer-to-Peer-Netzwerk), klicken
Sie beim Installationspfad der Datenbankdateien auf [Ändern] (s. roter Pfeil)
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In diesem Fenster wählen Sie nun den in Schritt 2.1 angelegten Ordner aus, in unserem Beispiel also
D:\Advoline Datenverzeichnis\AdvoAkte und klicken Sie danach auf [OK].
Dieser Vorgang entfällt bei einer Einzelplatzinstallation.
Falls Sie keine Änderungen mehr vornehmen möchten, klicken Sie auf [Installieren].
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Nun beginnt der Kopiervorgang der Programmdateien, der je nach Betriebssystem und
Systemkonfiguration einige Minuten dauern kann.
Nachdem die Installation der Programmdateien abgeschlossen ist, beginnt nun die Installation der
Datenbank.
Bitte lassen Sie die Installation vollständig durchlaufen und entfernen Sie keine Datenträger aus den
Laufwerken.
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Erst wenn dieser Hinweis erscheint, ist die Installation tatsächlich beendet. Klicken Sie auf [OK], nehmen
Sie den Datenträger aus dem Laufwerk und starten Sie den Computer neu.
2.3 Erster Start und Einrichtung
Nach erfolgtem Neustart haben Sie nun einen Menüeintrag, über den Sie AdvoAkte starten können.
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Beim ersten Start wird sich zunächst das Lizenzierungsfenster öffnen. Sie können nun entweder das
Programm über [Kostenlos testen] direkt öffnen (s. roter Pfeil) oder - falls Sie bereits eine gültige Lizenz
haben oder diese erwerben möchten - unter Angabe der Produkt-ID beim Advoline-Vertrieb eine
Lizenznummer anfordern.
Der Advoline-Vertrieb ist wie folgt zu erreichen:
Tel: 02631-8012222
Fax: 02631-8012223
E-Mail: [email protected]
Bitte beachten Sie: Es ist nicht möglich, bereits vor der Installation eine Lizenznummer zu erhalten, da
die dazu benötigte Produkt-ID erst während der Installation generiert wird. Des Weiteren ist die ProduktID einzigartig, d.h. auf jedem Computer anders. Daher benötigen Sie bei der Installation von z.B. drei
Computern auch drei verschiedene Lizenznummern.
Daher empfiehlt es sich, bei der Installation von mehreren Computern und/oder mehreren AdvolineProgrammen, erst nach Abschluss aller Installationen die gesammelten Produkt-IDs an den Vertrieb zur
Vergabe der Lizenznummern zu melden.
In der Zwischenzeit ist es 30 Tage lang möglich, über [Kostenlos testen] uneingeschränkt zu arbeiten.
Haben Sie die Lizenznummer(n) mitgeteilt bekommen, können Sie sie in das weiße Feld eintragen und
das Programm durch Klick auf [Freischalten] dauerhaft aktivieren.
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Nach der Freischaltung oder dem Klick auf [Kostenlos testen] öffnet sich das Anmeldefenster für
AdvoAkte. Im Leerzustand ist werkseitig ein Benutzer „Advoline“ in AdvoAkte angelegt.
Dieser Benutzer ist nicht kennwortgeschützt. Sie können das Programm ohne Eingabe eines Kennworts
einfach durch Klick auf [Anmelden] starten.
Es öffnet sich das Hauptfenster von AdvoAkte und Sie können mit der Arbeit beginnen.
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Eventuell möchten Sie aber gerne einen eigenen Benutzernamen anlegen. Dazu schließen Sie bitte
zunächst das AdvoAkte-Hauptprogramm und starten dann die AdvoAkte Administration (s. roter Pfeil).
Es öffnet sich ein Anmeldefenster, ähnlich dem, das Sie schon kennen. Als Kennwort geben Sie
„advoline“ (ohne Anführungszeichen) ein und klicken dann auf [Anmelden].
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Es öffnet sich das Fenster der Administration. Die einzelnen Unterpunkte lassen sich durch einen Klick
auf das [+] vor dem jeweiligen Begriff aufklappen. Gehen Sie nun bitte zu Administration >
Bürogemeinschaften > AdvoAkte > Mitarbeiter. Dort sehen Sie den von uns bereits angelegten Mitarbeiter
„Advoline“.
Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Punkt
„Mitarbeiter“. In dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie „Neuer Mitarbeiter“.
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In den folgenden Fenstern geben Sie nun die gewünschten Angaben ein.
Bitte beachten Sie: Es muss immer mindestens ein Anwalt im System angelegt sein. Der Benutzer
„Advoline“ ist als Anwalt angelegt. Falls Sie diesen später deaktivieren möchten, müssen Sie vorher
einen anderen Mitarbeiter als Anwalt anlegen.
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Die Einträge für Initialen, Kürzel und Kurznamen können selbstverständlich editiert werden, Sie dürfen
diese Felder aber nicht leer lassen, da sich das auf die spätere Funktionalität des Hauptprogramms
auswirken kann.
Zum Schluss können Sie die Referate zuordnen. Einzelne Referate fügen Sie mit [>] der Liste hinzu, alle
Referate fügen Sie mit [>>] hinzu. Das gleiche gilt für das Entfernen. Zum Abschluss klicken Sie auf
[Fertigstellen].
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Wenn Sie den Eintrag „Mitarbeiter“ nun einmal zu- und wieder aufklappen, können Sie die neu angelegte
Rechtsanwältin sehen.
Nun können Sie - sofern gewünscht - auch den Mitarbeiter „Advoline“ löschen. Markieren Sie dazu den
Eintrag und klicken Sie auf das rote Kreuz in der Menüleiste (s. roter Pfeil). Wählen Sie in der folgenden
Abfrage [Ja]. Der Mitarbeiter "Advoline" ist danach gelöscht.
Bitte beachten Sie: Es ist nur möglich, Mitarbeiter zu löschen, für die keine unerledigten Tätigkeiten
und/oder laufende Akten vorhanden sind. Sind solche vorhanden, bekommen Sie an dieser Stelle eine
Fehlermeldung und müssen die offenen ToDos und laufenden Akten zunächst abschließen.
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Nach erfolgreicher Beendigung des Löschvorgangs befindet sich der Mitarbeiter „Advoline“ nun im Ordner
„Ehemalige Mitarbeiter“ (s. roter Pfeil).
Damit ist die Installation und initiale Einrichtung von AdvoAkte abgeschlossen.
2.4 Neuinstallation
Eine Neuinstallation wird vornehmlich in zwei Fällen erforderlich:
1. Die Software auf einem vorhandenen Rechner weist einen so schwerwiegenden Fehler auf, dass sie
neu installiert werden muss.
2. Es soll ein Hardwarewechsel stattfinden und die vorhandene Software inkl. der Daten auf den neuen
Computer übertragen werden.
Bevor Sie AdvoAkte neu installieren, müssen Sie zunächst die vorhandene Installation entfernen. Wie Sie
dazu vorgehen, wird im Folgenden beschrieben.
Falls Sie einen Hardwaretausch vornehmen und die alte Hardware danach außer Betrieb setzen, ist die
Deinstallation nicht erforderlich. Eine Datensicherung müssen Sie aber in jedem Fall durchführen!
2.4.1 Datensicherung und Deinstallation von AdvoAkte
Bevor Sie AdvoAkte auf einem Computer deinstallieren und wieder neu installieren, führen Sie bitte
unbedingt eine umfassende Datensicherung durch. Sichern Sie dabei auch immer die Daten auf dem
Server (sofern vorhanden)!
Falls Sie eine Neuinstallation vornehmen möchten, derzeit aber noch über eine lauffähige Konfiguration
verfügen (z.B. wenn sie von einer relativ alten auf eine aktuelle Version umsteigen möchten), empfiehlt
es sich, zunächst ein Image der aktuellen Konfiguration zu erstellen. In Zweifelsfällen wenden Sie sich
bitte an Ihren Systemadministrator.
Bei einer Standard Einzelplatzinstallation befinden sich die Daten im Ordner C:\ADVOData.
Wenn Sie in einem Peer-to-Peer-Netzwerk arbeiten, sichern Sie bitten den Datenordner aus dem
Netzwerk.
Kopieren Sie dazu die Dateien auf einen externen Datenträger. Stellen Sie sicher, dass der Kopiervorgang
erfolgreich war. Fahren Sie erst danach mit den weiteren Schritten fort.
Zur Deinstallation schließen Sie zunächst AdvoAkte auf allen Arbeitsplätzen. Dann starten Sie die
Windows Systemsteuerung und dort den Punkt [Programme und Features].
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Klicken Sie zuerst auf den Eintrag "Pervasive.SQL Workgroup" (1.) und dann auf den Button
[Ändern/Entfernen] Die Datenbank wir nun deinstalliert. Sofern weitere Abfragen erscheinen, bestätigen
Sie diese entsprechend der jeweiligen Vorgabe mit der Enter-Taste.
Anschließend markieren Sie den Eintrag „AdvoAkte“ (2.) und klicken auf [Ändern].
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Klicken Sie auf [Weiter].
Klicken Sie auf [Weiter].
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Sofern Sie nichts mehr ändern möchten, klicken Sie auf [Entfernen].
AdvoAkte wird nun deinstalliert.
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Schließen Sie die Deinstallation durch Klick auf [Fertigstellen] ab.
Um AdvoAkte nun neu auf dem Rechner zu installieren, gehen Sie bitte wie oben unter Erstinstallation
beschrieben vor.
2.4.2 Rücksicherung der Daten
Nach erfolgter Neuinstallation und eventueller erneuter Freischaltung, sichern Sie nun die Daten zurück.
Falls Sie einen Arbeitsplatz im Netzwerk De- und wieder neu installiert haben, testen Sie bitte
zunächst, ob die Daten wie gewohnt zur Verfügung stehen. Ist das der Fall, brauchen Sie keine
Rücksicherung der Daten vorzunehmen. Falls die Daten nicht mehr vorhanden sind, fahren Sie bitte wie
unten beschrieben fort.
Es ist nicht nötig, vorher manuell neue Benutzer anzulegen. Das alte Benutzerverzeichnis wird mit der
Rücksicherung der Daten wiederhergestellt. Vor der Rücksicherung schließen Sie bitte AdvoAkte auf allen
Arbeitsplätzen.
Greifen Sie auf Ihre zuvor erstellte Datensicherung zurück. In unserem Beispiel hatten wir den Order
„AdvoAkte“ von D:\Advoline Datenverzeichnis\ gesichert.
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Wenn Sie den gesicherten Ordner nun öffnen, finden Sie darin die hier gelisteten Unterordner.
Entscheidend für die Rücksicherung sind die Ordner „ADDRESS“ und „data“ mit den darin befindlichen
Dateien und Unterordnern.
Kopieren Sie zunächst den Ordner „ADDRESS“ durch Rechtsklick auf den Ordner und „Kopieren“ aus dem
Kontextmenü.
Nun gehen Sie in der neuen Installation zum aktuellen Speicherort der Daten, in unserem Beispiel
D:\Advoline Datenverzeichnis\AdvoAkte. Den dort bereits vorhandenen Ordner „ADDRESS“ benennen Sie
nun durch Rechtsklick > Umbenennen um, z.B. in „ADDRESS_leer“. Danach fügen Sie den aus der
Sicherung kopierten Ordner mit Rechtsklick > Einfügen ein.
Daraus ergibt sich die obige Übersicht.
Mit dem Ordner „data“ aus der Sicherung verfahren Sie jetzt ganz genauso.
Hinweis: Bei einer Standard Einzelplatzinstallation befinden sich die Daten im Ordner C:/ADVOData
oder bei alten Versionen im Ordner C:/Programme/Advoline/AdvoAkte/DATA.
Bitte beachten Sie: Das Kopieren und Einfügen des Ordners „data“ kann unter Umständen erhebliche Zeit
in Anspruch nehmen. In einem Unterordner von „data“ sind alle zu den Akten gespeicherten Dokumente
enthalten. Falls Sie diese Funktion also häufig nutzen, kommt dabei eine große Datenmenge zustande,
die entsprechend lange Zeit zur Übertragung braucht.
Nachdem Sie nun beide Ordner erfolgreich zurück gesichert haben, starten Sie bitte wie gewohnt
AdvoAkte. Es sollten im Anmeldefenster Ihre gewohnten Anmeldenamen erscheinen. Nachdem Sie das
Programm gestartet haben, überprüfen Sie bitte, ob Akten, Adressdaten und ToDos in ausreichendem
Umfang vorhanden sind. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie nun die zuvor in „ADDRESS_leer“ und
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„data_leer“ umbenannten Ordner löschen. Ihre Neuinstallation und Rücksicherung der Daten ist damit
abgeschlossen.
3. Bedienung
Für die meisten Funktionen in AdvoAkte haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen Möglichkeiten
der Bedienung.
Exemplarisch wird das hier an der Funktion "Neue Akte" gezeigt. Es gilt aber genauso für den Großteil der
anderen Funktionen. Alle Arten der Bedienung haben ihre Vor- und Nachteile. Im Laufe der Zeit werden
Sie selbst herausfinden, welche Art die für Sie passendste ist.
3.1 Aufruf aus der Menüleiste
3.2 Tastatur-Shortcut
Die am häufigsten gebrauchten Funktionen sind mit sog. Shortcuts hinterlegt, die es erlauben, die
jeweilige Funktion direkt über die Tastatur aufzurufen.
Für "Neue Akte" drücken Sie [Strg+Alt+A].
3.3 Button aus der Symbolleiste
Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Symbolleiste mit Knöpfen zur direkten Ansteuerung der
Funktionen.
Für "Neue Akte" benutzen Sie den Button
.
3.4 Kontextmenü
Das Kontextmenü können Sie über die rechte Maustaste aufrufen. Markieren Sie einen bestimmten
Eintrag und klicken dann auf die rechte Maustaste, wird ein neues Menü eingeblendet, über das Sie
Zugriff auf die gerade passenden Funktionen erhalten. Befinden Sie sich in der Registerkarte [Akte] und
klicken mit der rechten Maustaste auf die Akte oder in den weißen Bereich der linken Fensterhälfte,
können Sie aus dem Kontextmenü die Funktion [Neu] zur Anlage einer neuen Akte auswählen.
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3.1 Ansicht
(dargestellt am Beispiel einer aktenbezogenen Ansicht)
Das typische Erscheinungsbild der Programmmasken ist in oben abgebildeter Grafik dargestellt. Die
Informationen in den "Informationsfeldern" und die Begriffe in der "Baumstruktur" variieren in
Abhängigkeit zu der jeweils gewählten Ansicht. Sie können die Größenverhältnisse der einzelnen
Bereiche der Programmmasken je nach Wunsch und Bedarf immer wieder mittels Mausaktion verändern.
Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die Trennlinien zwischen den einzelnen Bereichen der Maske. Halten
Sie dann die linke Maustaste gedrückt und ziehen dabei die Trennlinie in die gewünschte Richtung.
Baumstruktur
Auf der linken Hälfte der Auskunftsmaske befinden sich immer die Verzeichnisstrukturen mit
verschiedenen Informationsebenen (Verzweigungen, bzw. Äste) in Abhängigkeit zur gewählten Ansicht.
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(In dem oben abgebildeten Beispiel wurde die Adressaten-Ansicht gewählt.)
Überall, wo ein [+] ("Knoten") abgebildet ist, können Sie weitere Informationsebenen öffnen, indem Sie
auf dieses Symbol klicken. An Stellen, wo ein [-] dargestellt ist, sind alle Informationsebenen geöffnet
und es gibt an dieser Stelle keine weitere Verzweigung.
Klicken Sie in dem Verzeichnisbaum auf den Begriff, zu dem Sie Informationen angezeigt erhalten
möchten, werden die gewünschten Daten auf der rechten Masken-Hälfte ("Informationsfeld(er)")
umgehend dargestellt. Klicken Sie in dem oben abgebildeten Beispiel z.B. auf den Beteiligten, öffnet
sich auf der rechten Seite ein Fenster mit den gespeicherten Daten.
Informations-Felder
Auf der rechten Hälfte der Programmmasken befinden sich ein oder mehrere Informationsfelder,
sogenannte "Registerkarten". Der Inhalt der Registerkarten ist abhängig (und daher unterschiedlich) von
den Angaben, die Sie in dem Verzeichnisbaum (links - vgl. Baumstruktur) abgerufen haben.
Bei mehreren Registerkarten kann eine bestimmte Registerkarte, die nicht im Vordergrund angezeigt
wird, eingesehen werden, indem Sie mit der linken Maustaste den "Karteikartenreiter" derjenigen
Registerkarte anklicken, die Sie einsehen möchten. Die Registerkarte wird in den Vordergrund gesetzt.
3.2. Ziel von AdvoAkte
Sie können mit AdvoAkte alle erforderlichen Daten aus einer Akte stets in kürzester Zeit parat haben.
Wenn der Mandant ‚Schlotmeier‘ anruft, können Sie mit wenigen Tastenanschlägen wissen, wer
Sachbearbeiter ist, an welchen Akten dieser Mandant beteiligt ist, und welche Wiedervorlagen noch
nicht erledigt sind. Sie können sich Ihre Schreiben aufrufen und anschauen und so ohne Lauferei und
Aktensucherei eine qualifizierte und schnelle Beratung ermöglichen.
AdvoAkte ist aber auch gleichzeitig die ‚Krake‘ der gesamten Softwarereihe Advoline. Die Daten aus
AdvoAkte sind in allen Advoline-Programmen verwendbar. Besonders deutlich wird dies in der
Textverarbeitung Microsoft Word, wenn Sie zusätzlich AdvoWord einsetzen. Eine Aktennummer
eingetippt, gefolgt von einem Kürzel, z.B. ‚1-15m‘, ein Druck auf die Tasten [Alt]+[F11] und die Adresse
des Mandanten aus der Akte, die Aktennummer, der Betreff, die Aktennummer des Mandanten (bei
Schadensnummern wichtig) und die Anrede sind in Bruchteilen von Sekunden sauber formatiert in das
Schreiben übertragen.
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Wer so integriert arbeiten will, braucht saubere und gepflegte‘ Daten. Diese zu produzieren und zu
pflegen ist Sache des Sekretariates. Ein Sekretariat pflegt aber Daten nur dann sorgfältig, wenn Funktion
und Sinn einer Datenbank klar sind.
3.3 Wie funktioniert eine Datenbank?
Mit einer Datenbank umzugehen ist nicht schwer. Sie werden schnell Erfolg und Erfolgserlebnisse haben,
wenn Sie sich einen Augenblick Zeit nehmen, um zu verstehen, wie eine Datenbank funktioniert und
warum sie so funktioniert. Kern einer Aktenverwaltungsdatenbank sind die Stammdaten. Stammdaten
sind:
•
Aktenzeichen
•
Anlagedatum
•
Referat
•
Sachbearbeiter
•
Kurzrubrum (z.B. Schrauben Müller ./. Bau-Betrieb-Becker)
•
Gegenstand (wegen)
Es ist schnell erkennbar, dass das Aktenzeichen das einzige Kriterium ist, das sicher einen Zugriff auf
eine ganz bestimmte Akte ermöglicht. Damit es zu keinen Verwechslungen kommt, kann jedes
Aktenzeichen nur einmal vergeben werden.
Hinweis:
Wenn Sie AdvoAkte zusammen mit anderen Programmen der Advoline-Reihe benutzen, empfiehlt es sich,
AdvoAkte immer als "führendes System" in Bezug auf die Aktenzeichen zu nutzen.
Dazu ein Beispiel. Sie vertreten die Mandantin Müller in einem Verfahren gegen Herrn Schmitz. Dann
gehen Sie am besten wie folgt vor:
1. Sie legen die Akte Müller ./. Schmitz in AdvoAkte unter dem Aktenzeichen z.B. 4711/15 an.
2. In AdvoForderung erstellen Sie eine Forderungsaufstellung aller Ansprüche von Frau Müller gegen
Herrn Schmitz. Legen Sie auch diese Forderungsakte unter dem Aktenzeichen 4711/15 an und
übernehmen Sie die Daten automatisch aus AdvoAkte.
3. Sie beantragen gegen Herrn Schmitz einen Mahnbescheid. Auch in AdvoMahn geben Sie dem Vorgang
dasselbe Aktenzeichen.
4. Sie erstellen eine Kostenrechnung zum Vorgang in AdvoWord und übergeben diese zum Schluss an
AdvoSaldo. Auch hier legen Sie den Vorgang unter 4711/15 an.
Dieses Vorgehen hat gleich mehrere Vorteile. Zum einen müssen Sie sich zu einem Vorgang nie mehr als
nur ein Aktenzeichen merken und ersparen sich dadurch unnötiges Suchen. Außerdem bekommen Sie zur
Datenübernahme aus AdvoAkte immer gleich automatisch die richtige Akte vorgeschlagen. Und letztlich,
sollten Sie einmal in der Zukunft auf die größere Softwarelösung AnNoText umsteigen wollen, wird die
Datenübernahme in das neue System massiv vereinfacht.
Die laufenden Aktenzeichen vergibt das Programm automatisch. Zurückliegende Aktenzeichen aus der
Vergangenheit können und sollten eingegeben werden, wenn sie noch nicht erfasst sind, damit der
gesamte Datenbestand einheitlich verwaltet wird. Sie können sich denken, dass die Aktenverwaltung
umso besser funktioniert, je besser Ihr Datenbestand gepflegt ist. Das bedeutet vor allem, dass die
mehrfache Erfassung von Adressaten vermieden werden muss. Stellen Sie sich vor, Sie hätten die Adresse
Ihres Mandanten zweimal erfasst. Ändert sich seine Telefonnummer, müssen Sie diese Änderung
zweimal, nämlich in jeder Adresse vornehmen. Das macht nur unnötig Arbeit.
Doch ein gut gepflegter Datenbestand hat noch mehr Vorteile. Je mehr Adressaten erfasst sind, desto
schneller geht die Anlage neuer Akten, weil eine vorhandene Adresse natürlich nicht noch einmal
eingegeben werden muss. Eine vorhandene Adresse wird einfach aus dem Datenbestand übernommen.
Sie sollten sich angewöhnen, eine Adresse sofort vollständig, also mit Telefon- und Telefaxnummer etc.
zu erfassen. Die investierte Zeit ist schnell wieder eingespielt. Erfahrungsgemäß ist fast jeder Mandant
im Laufe der Jahre an mehreren Akten beteiligt. Einmal die Daten ordentlich erfasst, erübrigt
Erfassungsarbeit beim nächsten Mal.
Wenn Sie bisher mit einer anderen Aktenverwaltung oder gar ohne ein solches Programm gearbeitet
haben, stehen Sie vielleicht vor der Frage, ob Sie Ihre Altbestände in AdvoAkte nachtragen sollen.
Nach unserer Erfahrung lohnt es sich, alle Akten nach zu erfassen. Ob eine Adresse manuell in MS-Word
in einen Brief geschrieben oder direkt in die Datenbank eingetragen wird, spielt zeitlich keine Rolle.
Wird diese Anschrift aber ein weiteres Mal gebraucht, spart man Zeit und Nerven. Denn wenn Sie die auf
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dem Deckblatt Ihrer Handakte eingetragene Anschrift verwenden, wissen Sie nie, ob diese Anschrift noch
aktuell ist. Einmal richtig in der Datenbank angelegt und aktuell gepflegt, stimmt die Anschrift immer.
Daraus ergeben sich folgende Regeln:
• Es lohnt sich, vor Eingabe einer neuen Adresse stets zu prüfen, ob diese Adresse bereits in AdvoAkte
vorhanden ist. Dadurch vermeiden Sie mehrfach erfasste Adressaten. Wie sehr AdvoAkte Ihnen dabei
hilft, werden sie später sehen.
• Es lohnt sich, jede postalisch, telefonisch oder persönlich mitgeteilte Adressenänderung sofort in der
Datenbank einzupflegen.
• Es lohnt sich, auch „ältere“ Akten und dazugehörige Adressen in Advo­Akte nachzutragen.
a) Stammdaten (Akten)
enthält sie die Stammdaten einer Akte, also das Aktenzeichen, das Rubrum, den Streitwert u.s.w.
b) Adressdaten (Adressaten)
Neben den Stammdaten gibt es einen zweiten großen Topf mit allgemeinen Adressen. Darin werden alle
Adressaten gespeichert, die je in die Datenbank eingegeben werden.
Die Kunst der Datenbank ist es dann, die Adressaten aus dem einen Topf mit den Akten aus dem anderen
Topf intelligent zu verknüpfen.
c) Beteiligte
Die Grafik zeigt, dass eine Adresse an verschiedenen Akten beteiligt sein kann. So gibt es die Adresse des
Amtsgerichts Köln natürlich in mehreren Akten. Und auch der Mandant kann durchaus in verschiedenen
Akten auftauchen.
Adressaten, die an einer Akte beteiligt sind, bezeichnen wir in AdvoAkte als Aktenbeteiligte oder kurz
Beteiligte. Die Hauptbeteiligten einer Akte, die in der Regel fast immer vorkommen, sind
• Mandant
• Gegner und
• Gericht.
Zu den Beteiligten sollten Sie sich zwei Dinge merken:
Mit Beteiligte in AdvoAkte sind nicht die Verfahrensbeteiligten, sondern die Aktenbeteiligten gemeint
und
Nur die Adressen von Beteiligten können in andere Advoline-Module übernommen werden, um
beispielsweise in AdvoWord angeschrieben zu werden.
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d) Beziehungen
Werfen Sie jetzt einmal einen Blick auf die nächste Grafik. Hier sind zwei weitere Adressen
hinzugekommen: eine Rechtsschutz- und eine Haftpflichtversicherung.
Die Grafik zeigt, dass die Rechtsschutzversicherung in einer Beziehung zum Mandanten
(Rechtsschutzversicherung Mandant) und die Haftpflichtversicherung in einer Beziehung zum Gegner
(Haftpflichtversicherung Gegner) steht. Adressen, die in einer Beziehung zu einer anderen Adresse
stehen, bezeichnen wir in AdvoAkte als Adressbeziehung oder kurz Beziehung.
Auch bei den Beziehungen sollten Sie sich zwei Dinge merken:
Der Unterschied zwischen Beteiligten und Beziehungen ist:
Beteiligte stehen unmittelbar mit einer Akte in Verbindung.
Beziehungen sind Adressen, die in Zusammenhang mit einem Beteiligten stehen.
Eine Adresse die nur Beziehung ist, kann nicht in andere Advoline-Mo­dule übernommen werden, um
beispielsweise in AdvoWord angeschrieben zu werden.
e) Beziehung wird Beteiligter
Um die Adressen aus AdvoAkte in AdvoWord und anderen Advoline-Programmen nutzen zu können, muss
es sich also um Beteiligte handeln. Also muss es eine Möglichkeit geben, Beziehungen zu Beteiligten zu
machen.
Nehmen wir die beiden Versicherungen. Wenn diese zu Beteiligten in der Akte werden, ist das Problem
gelöst. In der Grafik sieht das so aus:
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Wie einfach AdvoAkte Ihnen diese Übernahme macht, werden Sie bald erkennen.
4. Arbeiten mit AdvoAkte
Grundgedanke aller Advoline-Programme ist, dass man jedes Programm ohne Schulung bedienen kann.
Voraussetzung dafür ist, dass die Funktionen selbst erklärend sind. Wir hoffen, dass dies in den meisten
Fällen zutrifft. Demnach soll diese Hife in erster Linie dazu dienen, sich “offline” mit der
Funktionsvielfalt des Programms vertraut zu machen und Hintergrundinformationen zur
Programmanpassung und Bedienung zu bekommen.
4.1 Eine Akte anlegen
Dieser Abschnitt setzt voraus, dass Sie das Kapitel „Wie funktioniert eine Datenbank“ sorgfältig gelesen
und verstanden haben. Sie werden Begriffe wieder finden, die im Folgenden verwendet werden.
Vor der Neuanlage von Akten oder Adressen sollten Sie sich zuerst mit den folgenden Ansichten in
AdvoAkte vertraut machen.
4.1.1 Akten- und Adressatenansicht
AdvoAkte bietet zwei Ansichten, in denen eingegebene Akten und Adressen betrachtet werden können:
Die Aktenansicht und die Adressatenansicht.
AdvoAkte ist so aufgebaut, dass Sie in beiden Ansichten auf der linken Fensterseite eine praktische
Kurzübersicht in Form eines so genannten „Baumes“ erhalten. Die Funktionsweise dieses „Baumes“
entspricht der des Microsoft Windows Explorers. Wenn Sie auf das Plus-Symbol, den so genannten
Knotenpunkt klicken, erhalten Sie im rechten Fenster weiterführende Angaben, die zu dem
entsprechenden Punkt gehören.
Sie können aber auch direkt auf den Texteintrag neben dem Knotenpunkt klicken. Dann erhalten Sie eine
Kurzübersicht zu den Informationen dieses Knotenpunktes.
a) Aktenansicht
Wenn Sie AdvoAkte das erste Mal starten, befinden Sie sich automatisch auf der Registerkarte "Akte". In
dieser Ansicht erhalten Sie einen Überblick über alle Informationen, die in einer Akte stehen.
Hier sehen Sie u.a.,
• welche Beteiligten in der Akte vorhanden sind,
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•
•
welche Aktivitäten, z.B. Wiedervorlagen zu beachten sind oder
welche AdvoWord-Dokumente in der Historie zu dieser Akte gespeichert wurden.
b) Adressatenansicht
Auf der Registerkarte "Adressat" erhalten Sie Informationen zu allen Adressen, die in der Datenbank
gespeichert wurden.
Hierunter finden Sie u.a.,
• in welchen Akten die Adresse auftaucht,
• welche anderen Adressen in einer Beziehung zu dieser Adresse stehen,
• und welche Dokumente in der Historie zu dieser Akte gespeichert wurden.
Um zur Adressatenansicht zu wechseln, wählen Sie
in der Menüzeile Ansicht >Adressat oder
die Tastenkombination [Strg]+[R] oder
•
•
•
klicken Sie auf das Symbol
Je nach Ansicht können Sie auch über die Menüleiste Bearbeiten > Neue Akte... eine neue Akte erfassen.
In diesem Fall müssen Sie sich in der Registerkarte "Akte" befinden. Auch hier können Sie den
Assistenten über eine Tastenkombination [Strg + N] aufrufen.
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Eine weitere Möglichkeit in den Aktenassistenten zu gelangen, ist über den Verzeichnisbaum. Wenn Sie
die Ansicht "Akte" gewählt haben, können Sie durch Anklicken des Aktenzeichens mit der rechten
Maustaste die Option [Neu...] auswählen.
In den Akten werden alle wichtigen Daten zu einem Vorgang gespeichert, so zum Beispiel die
Beteiligtendaten, Suchbegriffe, Zusatzangaben.
4.1.2 Ein Musterfall
Um das Programm kennen zu lernen und seine Bedienung zu üben, sollten Sie sich eine Musterakte
anlegen. Wenn Sie später Fragen zu einer Funktion haben und deren Auswirkungen testen möchten,
wählen Sie die Musterakte und testen Sie diese.
Dazu bietet es sich an, ein Aktenzeichen zu wählen, das vor dem Zeitpunkt liegt, zu dem Sie mit der
Erfassung von Echtdaten beginnen wollen. So bietet sich z.B. das Aktenzeichen „99999-99“ an.
Erfahrungsgemäß wird Ihnen das Programm gefallen, wenn es für Sie einfach bedienbar ist.
a) Die zwei Assistenten
Bei der Eingabe von Akten und Adressaten stehen Ihnen zwei Assistenten zur Verfügung.
1.
Neue Akte
2.
Neuer Adressat
Je nachdem, wo in welcher Ansicht und in welcher Ebene Sie sich gerade befinden, können Sie die
Assistenten wählen, die Sie gerade brauchen.
aa) Assistent: Neue Akte
Das Anlegen einer neuen Akte geschieht im Handumdrehen. Starten Sie einfach den Assistenten "Neue
Akte".
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Hierzu haben Sie u.a. folgende Möglichkeiten:
1.
Menüzeile: Datei > Neue Akte
2.
3.
Symbolleiste Button Neue Akte
Shortcut [Strg]+[Alt]+[A]
Nach Ausführen einer der oben genannten Möglichkeiten startet der Aktenassistent.
Der Assistent leitet Sie durch die gesamte Neuanlage einer elektronischen Akte und schlägt Ihnen auch
das nächste zu vergebende Aktenzeichen vor. Zur fehlerfreien Aktenanlage empfehlen wir Ihnen, das
vorgeschlagene Aktenzeichen nicht zu verändern, Sie können das vorgeschlagene Aktenzeichen dazu mit
der Tabulator-Taste bestätigen oder auch mit einem anderen Aktenzeichen überschreiben und dann mit
der Tabulator-Taste bestätigen. Bei "Rubrum Mandant" tragen Sie das Kurzrubrum des Mandaten ein, bei
"Rubrum Gegner" tragen Sie das Kurzrubrum des Gegners ein.
Bei Erfassung des Rubrums bei natürlichen Personen sollten Sie jeweils auch den Vornamen mit angeben
(z.B. Sorglos, Susi . /. Ratlos, Rudi). Dadurch erhalten Sie bei Listen des Aktenregisters nach Rubrum
ebenfalls eine genauere Definition des Vorgangs. Weiterhin können Sie hier unter "Wegen" den Grund der
Aktenanlage eingeben. Nachdem Sie alle Daten eingetragen haben, gehen Sie über den Button
[Weiter] in die nächste Maske.
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Wenn Sie dem Sachgebiet ein Referat zugeordnet haben, wird dieses angezeigt. Über das Drop DownMenü
erhalten Sie die Auswahl der vorhandenen Referate. Wählen Sie das gewünschte Referat aus.
Nachdem Sie die Daten eingetragen haben, gehen Sie über den Button [Weiter] in die nächste Maske.
Als Anlage-Datum schlägt das Programm automatisch das Tagesdatum vor, welches Sie mit der TabulatorTaste bestätigen oder im Bedarfsfall mit einem anderen Datum manuell oder durch Übernahme aus dem
hinterlegten Kalender überschreiben können.
Entsprechend dem Sachgebiet, das Sie bei der Aktenanlage auswählen, wird Ihnen die hierzu verknüpfte
Wiedervorlage (Kategorie) und gleichlautender Betreff angezeigt. Der angemeldete Benutzer wird als
Wiedervorlageadressat vorgeschlagen. Bei der Aktenanlage haben Sie noch keine Möglichkeit einen
Erledigungsadressaten einzutragen, da es zu diesem Zeitpunkt noch keine Beteiligte zur Akte gibt. Des
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weiteren wird Ihnen das hierzu hinterlegte Wiedervorlagedatum und die Priorität (Niedrig/Mittel/Hoch)
angezeigt.
Sie können durch Markieren des Fensters "Erinnerung" erreichen, dass Sie an einem noch festzulegenden
Tag und Uhrzeit durch einen Hinweis an diese Wiedervorlage erinnert werden.
Nach einem nochmaligen Bestätigen des Buttons [Weiter] erscheint folgender Aktenassistent:
Sie haben noch die Möglichkeit Bemerkungen zur Akte zu speichern, die später dann im
Stammdatenausdruck erscheinen. Mit dem Button [Zurück] können Sie jederzeit eine Maske zurückgehen
und die Eingaben – bis auf das Sachgebiet - verändern. Wenn Sie alle Angaben korrekt aufgenommen
haben, können Sie den Aktenassistenten mit [Fertig stellen] beenden.
Nachdem die Stammdaten der Akte abgefragt wurden, werden Sie gefragt, ob Sie mit der Aufnahme der
Beteiligten fortfahren möchten.
Hier sollten Sie mit Ja antworten. Es startet der Assistent neuer Beteiligter, in dem zunächst die
Adressdaten des Beteiligten erfasst werden.
Geben Sie einen Namen ein der vorhanden ist, öffnet sich das Fenster Adresssuche. Wählen Sie hier eine
Adresse aus, so wird diese übernommen und die Eingabefelder werden grau hinterlegt.
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Alle Assistenten prüfen bei Neuanlage, ob eine Adresse mit diesem Namen (Duplikat) vorhanden ist.
Namensgleiche Adressen werden angezeigt und zur Übernahme angeboten. So verhindert AdvoAkte die
mehrfache Erfassung einer Adresse. Sollte die angezeigte Adresse mit jener identisch sein, die Sie gerade
anlegen möchten, dann wählen Sie Übernehmen, andernfalls klicken Sie auf [Abbrechen] und geben im
hierauf folgenden Fenster eine neue Adresse ein.
(1) Kollisionsprüfung
Der Beteiligtenassistent führt bei der Aufnahme einer Adresse als Beteiligter automatisch eine
Kollisionsprüfung durch. Dabei wird überprüft, ob die gewünschte Beteiligungsart unzulässig ist, etwa
weil Sie den Gegner in einer neuen Sache schon als einmal als Mandant vertreten haben. Diese Prüfung
geschieht im Hintergrund. Werden Konflikte erkannt, werden diese angezeigt.
Sie können die Kollisionsprüfung auch manuell, also außerhalb des Assistenten, starten. Wählen Sie
hierzu Bearbeiten > Aktenmanagement > Kollisionsprüfung.
Die Kollisionsprüfung hilft Ihnen bei der Feststellung eventueller Interessenkonflikte. Wenn Sie den
Menüpunkt aufrufen, geben Sie zuerst den Namen der Person ein, die Sie überprüfen wollen. Sie können
entweder alle Adressen lis­ten oder selektieren, indem Sie z.B. den Nachnamen und die Straße eingeben.
bb) Assistent: Neuer Beteiligter
Auch die Anlage eines neuen Beteiligten geschieht im Handumdrehen. Markieren Sie zuerst den
Knotenpunkt [Beteiligte] in Ihrer Akte.
Danach haben Sie u.a. folgende Möglichkeiten:
1. Menüzeile: Bearbeiten > Neuer Beteiligter
2. Shortcut [Strg]+[N]
3. Kontextmenü
Es startet der Beteiligtenassistent:
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Füllen Sie die Felder entsprechend der Beschriftungen aus. Unter "Beteiligung" geben Sie die Art der
Beteiligung an der Akte an. Für gewöhnlich startet man die Aufnahme mit dem eigenen Mandanten. Im
Bereich "Anrede" ist ist Vielzahl von Möglichkeiten, sowohl für natürliche, wie auch für juristische
Personen hinterlegt. Wählen Sie den passenden Eintrag aus und, fahren Sie mit den weiteren Feldern fort
und klicken Sie dann auf [Weiter].
Geben Sie hier nun die Adressdaten ein. Wenn Sie nach der Eingabe der Postleitzahl die TAB-Taste
drücken wird der Ort und das zuständige Amtsgericht automatisch für Sie ergänzt.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie zu einer Adresse sowohl Straße und Ort, wie auch ein Postfach erfassen,
wird als Korrespondenzanschrift, also die Anschrift, die z.B. auch an AdvoWord übergeben wird,
automatisch das Postfach gewählt. Ist das nicht gewünscht, erfassen Sie hier bitte nur die Straße, PLZ
und Ort und geben Sie das Postfach später unter "Bemerkungen" ein.
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Im folgenden Fenster können Sie Ihre Angaben noch einmal überprüfen. Sie erscheinen hier so, wie sie
später auch in Ihre Dokumente eingefügt werden.
Nun erfassen Sie bitte die weiteren Kommunikationsdaten zum Beteiligten. Insbesondere die Telefonund Handy-Nummer, sowie die E-Mail-Adresse sollten möglichst immer mit erfasst werden, da es sich
dabei um die heutzutage gebräuchlichsten Kommunikationswege handelt. Sofern Sie in Ihrer Kanzlei mit
einem Erfassungsbogen für neue Mandanten arbeiten, sollten Sie darauf achten, auch diese Daten
unbedingt beim Mandanten abzufragen.
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Sofern bekannt, können Sie zum Beteiligten auch die Bankverbindung erfassen. Mit einem Klick auf [...]
können Sie ein Bankenverzeichnis einsehen und alle Daten - natürlich außer der konkreten
Kontonummer/IBAN direkt übernehmen.
Sofern Sie unter "IBAN" eine Nummer eingeben, die nicht dem aktuellen Format entspricht, erhalten Sie
eine Fehlermeldung. Bitte überprüfen Sie dann Ihre Angaben. Ansonsten kommen Sie nach einem Klick
auf [Weiter] in das nächste Eingabefenster.
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Die hier abgefragten Angaben sind vor allem in Familiensachen und bei minderjährigen Beteiligten
relevant.
Es öffnet sich ein Freifeld für Bemerkungen aller Art, die Sie zum Beteiligten erfassen möchten. Klicken
Sie, wie schon gewohnt, auf [Weiter].
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Geben Sie hier nun im Bereich "Parteibezeichnung" die Art der Verfahrensbeteiligung des Beteiligten an.
Als Drop-Down sind hier wieder eine Vielzahl von Möglichkeiten hinterlegt.
Sofern Sie den Suchnamen nicht verändern wollen, klicken Sie hier auf [Übernehmen]. Eine Anpassung ist
hier nur nötig, wenn z.B. der Suchname nicht eindeutig ist.
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Zum Schluss können Sie nun die Aufnahmen von Adressaten über [Beenden] abschließen oder mit einem
Klick auf [OK] einen weiteren Beteiligten aufnehmen. Systemseitig vorgeschlagen wird als nächster
Schritt die Aufnahme des Gegners.
cc) Beziehung wird Beteiligter
Nachdem Sie nun alle Beteiligten aufgenommen haben, möchten Sie vielleicht noch weitere Personen
aufnehmen, die zu den Beteiligten und zum Verfahren in Verbindung stehen, aber keine direkten
Beteiligten sind, z.B. einen Arbeitgeber oder einen Arzt.
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Markieren Sie dazu den Eintrag [Beziehungen] in der Baumansicht und fahren Sie fort mit Rechtsklick >
Neu aus dem Kontextmenü.
Es öffnet sich der Beziehungsassistent. Wählen Sie aus den Einträgen unter "Beziehung" die passende aus
und fahren Sie mit der weiteren Erfassung fort, so wie Sie es bereits bei den Beteiligten gemacht haben.
Nach dem Klick auf [Fertig stellen] im letzten Erfassungsfenster öffnet sich der folgende Dialog:
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Grundsätzlich sollten Sie jede Beziehung auch zur Akte speichern und damit zu einem Beteiligten
machen. Denn erst als Beteiligter steht die Adresse auch in anderen Advoline-Modulen, beispielsweise in
AdvoWord, zur Übernahme zur Verfügung.
AdvoWord kann nur Adressen anschreiben, die an einer Akte beteiligt sind. Klicken Sie deshalb bei dieser
Frage auf [Ja].
Danach werden Sie aufgefordert festzulegen, in welche Akte(n) die Beziehung übernommen werden soll.
Wählen Sie die entsprechenden Aktenzeichen aus und klicken Sie auf [Hinzufügen].
dd) Hinterlegte Adressen
Der Einfachheit halber sind in AdvoAkte viele, in der juristischen Praxis häufig benötigte Adressen bereits
hinterlegt. Diese stehen Ihnen folglich zur Verfügung.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
Starten Sie den Beziehungsassistenten und wählen Sie als Beziehung "Versicherung" oder
"Rechtschutzversicherung".
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche [Institutionen].
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Geben Sie im Eingabefeld rechts neben "Nach Name" z.B. den Begriff "Allianz" ein und klicken danach auf
[Aktualisieren]. Jetzt wählen Sie die richtige Versicherung aus und übernehmen diese durch Bestätigung
der Schaltfläche [Ok].
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Sie können jetzt die Versicherungsnummer eingeben. Diese wird, genau wie die Schadensnummer bei
Haftpflichtversicherungen in Schreiben in AdvoWord übernommen und erleichtert damit dem Empfänger
die Zuordnung.
Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit [Ja]. Wird die Beziehung NICHT zu den Akten übernommen, kann
Sie später nicht aus AdvoWord als Adressat eines Schreibens ausgewählt werden. Die Übernahme ist
deshalb sehr wichtig.
Geben Sie jetzt Schadensnummer und – soweit vorhanden – "Ihr Zeichen" ein. Diese zwei Angaben
erhalten Sie vom Sachbearbeiter der Versicherung.
Jetzt ist die Datenerfassung der Rechtsschutzversicherung abgeschlossen. Zur Kontrolle werfen Sie einen
Blick auf die Daten, so wie sie jetzt in der Aktenverwaltung stehen.
Zunächst sollten Sie Ansicht Baum aktualisieren wählen (Ansicht > Baum aktualisieren [ALT+F5]).
Werfen Sie dann einen Blick auf die Registerkarte [Aktenbezogene Angaben] bei der
Rechtsschutzversicherung Ihres Mandanten.
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Dort finden Sie nun - soweit erfasst • die Schadensnummer und
• Ihr Zeichen
Die Angabe zur Versicherungsnummer finden Sie, wenn Sie den Mandanten anklicken, zum Knoten
[Beziehungen] wechseln und dort auf den Eintrag [Versicherung] klicken.
Diese Information ist unabhängig von der Akte. Sie ist Bestandteil der Beziehung zwischen Versicherung
und Mandant. Wenn Sie diese Versicherung später einmal einem anderen Mandanten zuordnen, was der
Normalfall sein dürfte, haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, dort eine neue
Versicherungsnummer zu vergeben.
ee) Kontakte
Bei Anlage einer neuen Adresse erfassen Sie auch Angaben wie Telefon, Telefax, E-Mail usw. Häufig
genügt das aber noch nicht. Gerade bei Unternehmen haben Sie in der Regel verschiedene
Ansprechpartner mit verschiedenen Durchwahlnummern etc.
Solche Adressen erfassen Sie über das Feld [Kontakte]. Hier können Sie beliebig viele Ansprechpartner zu
einer Adresse erfassen. Alle Ansprechpartner bzw. Kontakte haben gemeinsam, dass Sie die gleiche
Anschrift wie die Hauptadresse haben und sich nur durch Ihren Namen und Ihre Telefonnummern etc. von
diesen unterscheiden.
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Dies hat auch eine Bedeutung für die Adressübergabe an andere Advoline-Programme. So werden Ihnen
bei der Adressübernahme aus AdvoWord die Ansprechpartner aus dem Feld "Kontakte" als Empfänger
angeboten.
Wählen Sie eine solche Adresse, z.B. die Sachbearbeiterin Müller aus, erscheint im Anschriftenfeld von
AdvoWord
Allianz Rechtsschutz Schadensservice-GmbH
c/o Frau Müller
Königinstraße 28
80802 München
Dieses Feld eignet sich also hervorragend zur Aufnahme von Sachbearbeitern bei einer Versicherung oder
anderen Ansprechpartnern in Unternehmen.
Sie sollten sich überlegen, ob Sie auch die Vorstandsvorsitzenden von Aktiengesellschaften oder die
Geschäftsführer von einer GmbH als Kontakte erfassen. Das hat den Vorteil, dass Sie sich Schreibarbeit
ersparen, geht aber mit dem Nachteil einher, dass diese Adresse nicht als Akten-Beteiligter in AdvoAkte
zur Verfügung steht.
d) Kontextabhängiger Aufruf
Es wurde bereits beschrieben, wie Sie einen Assistenten aus der Symbol- oder Menüleiste starten.
Neben diesem Direktaufruf gibt es weitere Möglichkeiten zum Start der Assistenten. Diese sind davon
abhängig, an welcher Stelle oder in welchem Kontext der Cursor in der linken Fensterseite steht.
Je nachdem welche Ansicht (Akten- oder Adressenansicht) gewählt und welche Position, genauer,
welcher Ast, in der linken Fensterhälfte markiert ist, wird der passende Assistent gestartet.
Probieren Sie es einmal aus. Haben Sie im linken Fenster den Eintrag Beteiligte markiert, so startet bei
einem Rechtsklick und der Auswahl [Neu]
der Assistent [Neuer Beteiligter]. Ist der Eintrag [Kontakte] markiert, legen Sie eine neue
Kommunikationsadresse an.
Das Kontextmenü enthält auch die wichtigsten Steuerbefehle (Neu, Löschen, Spei­chern) für den
markierten Eintrag.
4.2. Akten & Adressaten bearbeiten
Änderungen in AdvoAkte können jederzeit durchgeführt werden. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie
ändern möchten und schreiben Sie die Änderung direkt in das entsprechende Feld. Fertig.
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Markiert werden die Einträge dabei immer in der linken Fensterhälfte. Die Bearbeitung führen Sie dann
in der rechten Fensterhälfte durch und zwar in allen Feldern, die weiß unterlegt sind.
Angenommen Sie möchten die Adresse der Mandantin im o.g. Beispiel ändern, so stellen Sie fest, dass
der Eintrag "Beteiligter" grau unterlegt und somit nicht zu bearbeiten ist.
Wechseln Sie aber in die Registerkarte "Anschrift"
sind alle relevanten Felder weiß unterlegt und können geändert werden.
Bei Bedarf können Sie jede Änderung permanent speichern. Hierzu haben Sie drei Möglichkeiten:
1.
wählen Sie in der Symbolleiste direkt den Button [Speichern]
oder
2.
aus der Menüzeile den Eintrag Bearbeiten > Speichern oder
3.
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den geänderten Knotenpunkt und wählen aus dem
Kontextmenü [Speichern].
Nach dem Speichern werden alle Registerkarten entsprechend der geänderten Information angepasst.
4.3. Akten und Adressaten suchen
„Täglich Brot“ in einer Anwaltskanzlei ist es, Akten und Adressen zu suchen. AdvoAkte verfügt daher
über besonders komfortable Suchmasken.
4.3.1 Aktensuche
Sie haben mehrere Möglichkeiten, um die Aktensuche aufzurufen:
1.
2.
3.
über die Schnellsuche
über das Menü Suchen > Akte
Shortcut [Strg]+[Umschalt]+[A]
im Suche-Feld der Aktenansicht
Es erscheint ein Formular, in das Sie Ihre Suchanfrage eingeben können.
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Sie können die Suche konkretisieren, indem Sie nur nach laufenden Akten suchen. In diesem Fall bleiben
die abgelegten Akten außer Betracht.
Wenn Sie die richtige Akte gefunden haben, können Sie diese mit einem Doppelklick in der oberen Liste
übernehmen. Ebenso können Sie eine Akte übernehmen, wenn Sie diese in der oberen Liste markieren
und den Button [Übernehmen] betätigen.
Wenn Sie nur den Namen eines Aktenbeteiligten kennen, verwenden Sie die Suche nach Adressen.
4.3.2 Adressatensuche
Sie haben mehrere Möglichkeiten, um die Adressatensuche aufzurufen:
1.
über die Schnellsuche
im Suche-Feld der Adressatenansicht
2.
über das Menü Suchen > Adressat
3.
Shortcut [Strg]+[Umschalt]+[R]
Es erscheint ein Formular, in dem Sie Ihre Suchanfrage eingeben können.
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Der weitere Ablauf entspricht dann dem in der AKtensuche.
4.4. Akten & Adressaten löschen
Natürlich können Sie Adressaten und Akten auch wieder löschen. Sie können überall dort Daten löschen,
wo auch neue Daten aufgenommen werden können.
Es wird zwischen Adressen und Akten unterschieden. Adressaten werden gelöscht, Akten werden
abgelegt.
a) Adressaten löschen
Um das unbeabsichtigte Löschen eines Eintrags zu verhindern, können Sie nur dann einen Eintrag
löschen, wenn der im linken Fenster markierte Eintrag auf der rechten Fensterhälfte dargestellt wird.
Oder anders herum: wenn im linken Fenster eine übergeordnete Ebene aktiviert ist, werden Ihnen die
Einträge im rechten Fenster in einer Liste dargestellt. Aus dieser Liste können Sie keine Einträge löschen.
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Sie müssen also bewusst einen Eintrag markieren. Nur dieser kann entfernt werden.
Übergeordnete Ebenen in der Ansicht Akte sind:
• Beteiligte,
• Notizen,
• Aktivitäten und
• Historie
In der Ansicht Adressaten sind dies:
• Kontakte,
• Bankverbindungen,
• Akten,
• Notizen,
• Beziehungen und
• Historie
Zum Löschen haben Sie drei Möglichkeiten:
1.
Wählen Sie aus der Symbolleiste das Symbol für Löschen
oder
2.
aus der Menüzeile den Eintrag Bearbeiten > Löschen oder
3.
klicken Sie mit der rechten Maustaste in der linken Fensterhälfte auf den entsprechenden
Knotenpunkt und wählen aus dem Kontextmenü [Löschen].
Bevor ein Eintrag gelöscht wird, wird eine Löschabfrage durchgeführt. Erst wenn Sie mit [Ja] bestätigen,
werden die Daten unwiderruflich gelöscht.
aa) Löschen von Beziehungen & Beteiligten
Wenn Sie Beziehungen oder Beteiligungen löschen, bleibt die eigentliche Adresse erhalten. Sie entfernen
nur diese Adresse aus der entsprechenden Akte. Haben Sie sich beispielsweise bei der Neuaufnahme
einer Rechtsschutzversicherung vertan, weil Sie tatsächlich eine Haftpflichtversicherung erfassen
wollten, müssen Sie die Rechtsschutzversicherung wieder aus der Akte löschen. Wahrscheinlich taucht
diese Rechtsschutzversicherung aber auch in anderen Akten auf. Dort wird Sie natürlich nicht gelöscht!
Es kommt also darauf an, in welcher Ansicht Sie einen Eintrag löschen.
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Löschen Sie einen Beteiligten aus der Aktenansicht, hier die Mandantin Susi Sorglos, so wird diese als
Beteiligte aus der Akten entfernt, der Eintrag "Susi Sorglos" bleibt aber im Adressdatenbestand bestehen.
Sie könnten sie also mit wenigen Mausklicks wieder der Akte hinzufügen.
Löschen Sie dagegen einen Adressaten in der Adressatenansicht, so wird der Eintrag (hier "Susi Sorglos")
vollständig aus dem System gelöscht. Das Programm achtet darauf, dass Sie nicht versehentlich Adressen
löschen, die noch an einer Akte beteiligt sind. In diesem Fall bekommen Sie eine Fehlermeldung
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Bitte beachten Sie, dass Löschungen nicht rückgängig zu machen sind. Gelöschte Daten oder
Verknüpfungen müssen wieder neu angelegt werden.
b) Akten löschen/Akten ablegen
Akten können nicht physisch gelöscht werden. Sie werden abgelegt. Nach der Ablage kann eine Akte
nicht mehr verändert werden. Neuaufnahmen (z.B. Beteiligte) und Löschungen sind bis auf weiteres
nicht möglich.
Markieren Sie zuerst die abzulegende Akte. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten > Aktenmanagement >
Aktenablage. Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Akte abzulegen:
1. Mit Ablagenummer
2. ohne Ablagenummer
Zu Ihrer Sicherheit erfolgt noch eine Abfrage, ob die Akte wirklich abgelegt werden soll.
Bestätigen Sie diese Abfrage mit [Ja], so wird die Akte abgelegt. Jetzt wird der Baum aktualisiert.
Hinweis:
• Abgelegte Akten werden im Programm durch den Vermerk [abgelegt] hinter dem Aktenzeichen
gekennzeichnet.
• Darüber hinaus werden abgelegte Akten im Suchdialog rot dargestellt.
• Sollen abgelegte Akten bei der Suche unberücksichtigt bleiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
vor dem Eintrag [nur lfd. Akten]
c) Aktenablage – Akte reaktivieren
Wenn Sie in einer abgelegten Akte später einmal Änderungen durchführen wollen, müssen Sie die Akte
zuerst reaktivieren. Markieren Sie zuerst die abgelegte Akte, indem Sie im linken Fenster auf den Eintrag
[Akte] klicken. Wählen Sie danach den Menübefehl Bearbeiten > Aktenmanagement > Aktenablage > Akte
reaktivieren.
Alle Angaben zur Ablage, wie etwa die Ablagenummer oder das Ablagedatum, werden bei der
Reaktivierung gelöscht.
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Hinweis: Wird eine reaktivierte Akte ein zweites Mal abgelegt, erhält Sie eine neue Ablagenummer.
Nach der Reaktivierung aktualisiert sich der Baum neu. Nun können die Buttons [Neu], [Speichern] und
[Löschen] wieder benutzt werden, ebenso die entsprechenden Menüeinträge.
4.5. Informationen auswerten
Dieses Programm enthält unter dem Menüzeileneintrag [Auswerten] häufig benötigte Abfragen in einer
Kanzlei.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass wir nicht alle Anwender mit dem Umfang der vorhandenen
Abfragen zufrieden stellen können. In der Vergangenheit erhielten wir Anfragen, ob man nicht den einen
oder anderen Punkt hinzufügen kann.
Wir bitten um Verständnis, dass wir diesem Wunsch in aller Regel nicht nachkommen können. Die
Positionierung von AdvoAkte als Aktenverwaltung ohne viel „Schnickschnack“ lässt eine solche
Erweiterung nicht zu.
Falls Sie aber entsprechende Ansprüche haben oder ein besonderes Reportmodul benötigen, empfehlen
wir Ihnen den Umstieg auf die Anwaltssoftware AnNoText. Die in AdvoAkte zuvor erfassten Daten stehen
dort nach einer Datenübernahme zur Verfügung.
a) Register & Handaktenbogen
AdvoAkte liefert Ihnen Informationen zu
•
•
•
•
Aktenregister
Beteiligtenregister
Handaktenbogen und
Wiedervorlageliste
aa) Aktenregister
Mit dieser Abfrage erhalten Sie einen Überblick über alle Akten Ihrer Kanzlei.
Wählen Sie ein Suchkriterium aus. Der Startwert ändert sich dementsprechend. Geben Sie keine
Startwerte ein, werden alle Akten angezeigt.
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AnNoText Advoline AdvoAkte Hilfe
An dieser Stelle ein kurzes Wort zu den Schläferakten. Als Schläferakte bezeichnen wir eine Akte, die
kein in die Zukunft gerichtetes Todo enthält. Sind Ihre Akten „in Schuss“, sollte diese Liste
normalerweise leer sein. Dem liegt die Überlegung zugrunde, dass es keine aktive Akte ohne aktive
künftige Wie­­dervorlage geben sollte.
Gibt es diese, handelt es sich um eine so genannte „Schläferakte“, die im Aktenschrank still vor sich hin
schläft und darauf hofft, irgendwann „wach geküsst“ zu werden. Vielleicht ein verlockender Umstand für
die Akte, mit Sicherheit aber nicht für den Anwalt, der einem möglichen Regress ins Auge blickt.
Uns ist bewusst, dass Kanzleien in der Praxis mit der Bearbeitung ein bis zwei Tage im Rückstand sind.
Aber auch in diesen Fällen gilt es darauf hinzuarbeiten, den Rückstand zu verringern und möglichst keine
Schläferakten zu produzieren. Für den "Fall der Fälle" können Sie sich aber über die Auswertungsfunktion
einen schnellen Überblick über die evtl. vorhandenen Schläferakten verschaffen und diese dann natürlich
auch systematisch mit neuen Wiedervorlagen belegen.
Bei Bedarf können Sie über [Druckerwahl] den gewünschten Drucker auswählen und angeben, ob der
Bericht mit oder ohne Linien angezeigt bzw. gedruckt werden soll.
Aus der Erfahrung hat sich gezeigt, dass es bei voraussichtlich sehr umfangreichen Listen von Vorteil ist,
die Option "Ohne Linien" zu wählen. Das Erstellen der Liste geht dann für gewöhnlich schneller von
Statten.
bb) Beteiligtenregister
Mit dieser Abfrage können Sie sich Adressen, auch von Aktenbeteiligten, anzeigen lassen.
Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Suche auf bestimmte Beteiligte bzw. Adressen einzuschränken,
z.B. nach Beteiligungsart, Nation, etc.
Wird bei Selektion nichts angegeben, werden alle Adressen aufgelistet.
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cc) Handaktenbogen
Der Handaktenbogen ist einer der am häufigsten genutzten Berichte in diesem Programm.
Er ermöglicht Ihnen eine aktenbezogene Übersicht
• über die Wiedervorlagen zur Akte und
• über die Beteiligten an der Akte.
Hier können mehrere Akten gleichzeitig angezeigt bzw. gedruckt werden.
Sofern Sie auch noch mit papiergebundenen Akten arbeiten, können Sie den Handaktenbogen dieser Akte
auch als Übersichtsblatt vorheften.
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dd) Wiedervorlageliste
Die Funktion Wiedervorlageliste ist eine der wichtigsten Funktionen von Advo­Akte. Sie ermöglicht eine
Aufstellung aller Wiedervorlagen über einen bestimmten Zeitraum. Wählen Sie hierzu Auswerten > ToDoManagement > Aktivitäten
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Über eine entsprechende Auswahl der Kriterien können Sie z.B. eine tagesaktuelle Erledigungsliste
getrennt für jeden Benutzer erstellen.
Wenn Sie keinen Zeitraum angegeben, werden alle Wiedervorlagen
• mit Angabe des Aktenzeichens,
• des Referats,
• der Aktenbezeichnung und
• der Art der Wiedervorlage
angezeigt bzw. gedruckt
b) Berichte ansehen & drucken
AdvoAkte benutzt zur Darstellung der Abfragen in den Berichten den Report-Generator Crystal Report.
Dieser bietet die Möglichkeit, das Ergebnis anzeigen oder gleich drucken zu lassen.
c) Serienbriefe erstellen
Der Reportgenerator ist darüber hinaus in der Lage, die Abfrageergebnisse so aufzubereiten, dass Sie in
einem Serienbrief verwendet werden können.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
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Starten Sie zunächst die Auswertung "Beteiligtenregister". Im Auswahlfenster setzen Sie bei "Ausgabe
optimiert für Serienbrief" ein Häkchen und klicken Sie danach auf [Anzeigen].
Das Fenster mit der Vorschau des Berichts öffnet sich.
Klicken Sie nun auf den Button "Bericht exportieren" oben links (s. roter Pfeil).
Wählen Sie im Fenster [Exportieren] nun als Format "Durch Komma getrennte Werte (CSV)". Dieses
Format können die meisten Datenbanken verarbeiten und kann auch z.B. in Microsoft Word problemlos
als Adressquelle für einen Serienbrief genutzt werden.
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Wählen Sie bei den Optionen die gewünschten Trennzeichen aus.
Nun speichern Sie die Exportdatei als Dateityp *.csv auf Ihre Festplatte.
Wenn Sie einen Serienbrief erstellen wollen, starten Sie die dazu vorgesehene Funktion Ihrer
Textverarbeitung und wählen Sie als Datenquelle für die Adressen diese, gerade erstellte CSV-Datei aus.
Danach können Sie die Einträge der Exportdatei mit den Funktionsfeldern des Serienbriefs verknüpfen
und so z.B. an alle Mandanten einen Weihnachtsgruß schicken.
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4.6 Tools
4.6.1 Postleitzahlensuche
Mit Hilfe dieser Menü-Option können Sie jederzeit und losgelöst von Akten- und Beteiligtenerfassung
schnell und komfortabel Informationen zu Postleitzahlen und zuständigen Gerichtsbarkeiten zu einem
Ort erhalten.
Tragen Sie in der oben abgebildeten Maske den Ortsnamen sowie, falls bekannt, den Straßenname ein,
zu dem Sie die Postleitzahl und/oder Gerichtsbarkeiten suchen.
Klicken Sie dann auf [Suchen]. Ist die Zuordnung eindeutig, das heißt, ein Ort mit der vorgegebenen
Bezeichnung existiert nur einmal und zu dem Ort ist nur eine Postleitzahl hinterlegt (und damit kein
Straßenverzeichnis), zeigt das Programm sämtliche Informationen zu Postleitzahl, Bundesland und
Amtsgericht unmittelbar an.
Ist die Zuordnung nicht eindeutig, weil dem angegebenen Ortsnamen mehrere Postleitzahlen und damit
ein Straßenverzeichnis zugewiesen sind, öffnet sich das zu dem Ort gespeicherte jeweilige
Straßenverzeichnis:
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Geben Sie dem Programm hier den Straßenzug bekannt, zu dem Sie die Postleitzahl benötigen. Klicken
Sie dazu den Anfangsbuchstaben der Straße in der Alphabetleiste und dann den Button an. Das Programm
listet daraufhin sämtliche Straßen des zuvor angegebenen Ortes mit dem vorgegebenen
Anfangsbuchstaben in alphabetischer Reihenfolge auf. Markieren Sie mit Anklicken in dieser Liste die
gewünschte Straße. Bestätigen Sie die Auswahl mit [Ok]. Sie gelangen dann zurück in die Maske
"Postleitzahlensuche", wo das Programm nun die gewünschten Angaben zu dem angegebenen Ort anzeigt.
Die weiteren zuständigen Gerichtsbarkeiten zu dem angegebenen Ort können Sie über Aufruf der
Schaltfläche [Gerichtsbarkeiten] einsehen:
Möchten Sie hier die hinterlegten Informationen zu einer zuständigen Gerichtsbarkeit einsehen,
markieren Sie mit Anklicken das entsprechende Gericht in der Auflistung.
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An dieser Stelle besteht die Möglichkeit, die herausgesuchte Adresse in die Windows-Zwischenablage zu
kopieren, um diese beispielsweise in ein Word-Dokument zu übernehmen.
Nutzen Sie dazu die Option [Adresse ins Clipboard übernehmen]: Klicken Sie auf die Schaltfläche
[Postfach] oder [Anschrift], abhängig davon, welche Adresse Sie übernehmen möchten.
Zur Suche und Übernahme von Institutionen oder Behörden verfahren Sie genauso.
4.6.2 Verweisungsgerichtssuche
Mit dem Menü-Punkt Verweisungsgerichtssuche im Menü TOOLS können Sie zuständige
Verweisungsgerichte für Ansprüche aus Standard-, Urheberrecht-, Sozialrecht-, Mietrecht- und InsolvenzSachen schnell und einfach ermitteln.
In den Eingabefeldern zur Adresse des Schuldners (Plz/Ort) tragen Sie die Postleitzahl und den Ort des
Schuldners ein, zu dem Sie das zuständige Verweisungsgericht suchen und klicken Sie dann auf [Ok]. Das
Programm zeigt Ihnen dann das entsprechende Verweisungsgericht mit Anschrift und den weiteren
hinterlegten Angaben Kommunikationsmittel und Bankverbindung an.
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Je nach ausgewählter Registerkarte und Streitwert bekommen Sie die passenden Daten angezeigt.
4.6.3 Behördensuche
Mit der Option Behördensuche im Menü TOOLS können Sie zu Orten oder zu Namen die zuständigen
Behörden Einwohnermeldeämter, Finanzämter, Grundbuchämter, Gutachterausschüsse,
Oberfinanzdirektionen, Staatsanwaltschaften und Versicherungen ermitteln.
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In der Maske wählen Sie bei Suchkriterien - Institution die gewünschte Behörde aus. Das hier hinterlegte
Drop-Down-Menü der gespeicherten Behörden-Typen wird über Anklicken des Pfeilsymbols geöffnet.
Klicken Sie dann den gewünschten Ort an.
Für die Korrespondenzbearbeitung besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, die herausgesuchte Adresse
in die Windows-Zwischenablage zu kopieren, um diese beispielsweise in ein Word-Dokument zu
übernehmen.
Klicken Sie dazu die Schaltfläche [Clipboard] an. Danach können Sie die so in die Zwischenablage
kopierten Daten an beliebiger Stelle einfügen.
4.7. ToDo-Management
AdvoAkte bietet Ihnen neben der Akten- bzw. Adressansicht auch eine tätigkeitsbezogene Ansicht, die
ToDo-Ansicht.
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Hier können Sie ihre Wiedervorlagen schnell und komfortabel bearbeiten. Wenn Sie Ihre tägliche Arbeit
immer mit einem Blick auf die ToDos beginnen möchten, wählen Sie aus der Menüzeile Parameter >
Allgemein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei ‚Aktenauskunft immer mit ToDo-Liste starten’
Die Werte zur Aktualisierung der Datenabfrage (1 Minute) sowie die Auswahl der Aktion
‚Erinnerungsfenster ausführen’ sollten Sie nicht ohne vorherige Rücksprache verändern.
a) Wiedervorlage
Die Funktion "Wiedervorlage" ist eine der wichtigsten Funktionen von AdvoAk­te. Sie ermöglicht eine
Aufstellung aller Wiedervorlagen über einen bestimmten Zeitraum. Wählen Sie hierzu im Menü
Auswerten > ToDo-Manage­ment > Aktivitäten.
Folgende Ansicht erscheint:
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Wenn Sie bei Ihrer Suche keinen Zeitraum angeben, werden alle Wiedervorlagen
• mit Angabe des Aktenzeichens,
• des Referats,
• der Aktenbezeichnung und
• der Art der Wiedervorlage
angezeigt bzw. gedruckt.
aa) Wiedervorlagen eingeben und pflegen
Einer der wichtigsten Punkte in einer Anwaltskanzlei ist eine funktionierende Wiedervorlage. Die
Aktenverwaltung verfügt über eine leistungsfähige Funktion, um zu jeder Akte eine Vielzahl von
Wiedervorlagen aufzunehmen, diese zu pflegen und in Berichtsform übersichtlich auszuwerten und
darzustellen.
Unter dem Menüpunkt Bearbeiten > Aktenmanagement > Wiedervorlagen pflegen, haben Sie die
Möglichkeit, Wiedervorlagen zentral und aktenübergreifend zu verwalten. Dies geschieht entweder als
Sammelpflege, bezogen auf alle Wiedervorlagen einer Kategorie, deren Wiedervorlagedatum innerhalb
eines bestimmten Zeitraumes liegen oder als Einzelpflege, bezogen auf die jeweilige Akte.
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Wenn Sie der Ansicht auf [Neu] klicken, können Sie eine neue Wiedervorlage eingeben. Die Anzeigefelder
werden zu Eingabefeldern.
Hauptsächlich werden Sie Wiedervorlagen jedoch eingeben, indem Sie in der Ansicht [Akten] oder
Ansicht [Adressaten] auf der linken Fensterseite den Eintrag [Aktivitäten/Wiedervorlagen] anklicken und
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dann im rechten Fenster mit rechtem Mausklick [Neue Wiedervorlage] auswählen. Auch in der ToDoAnsicht können Sie mit Klick auf Wiedervorlagen und rechtem Mausklick im rechten Fenster neue
Wiedervorlagen anlegen.
b) Notizen
Sie können unmittelbar in der ToDo-Ansicht eine Notiz zu Ihrer Akte aufnehmen.
Wählen sie hierzu nach Klick auf Notizen entweder
rechte Maustaste und [Neu] oder
Klick auf Symbol [Neu]
.
Der Notiz-Assistent erscheint.
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AnNoText Advoline AdvoAkte Hilfe
Mit einem Klick auf [Fertig stellen] wird die Notiz zur Akte erfasst.
Wenn Sie eine Notiz zu einer Adresse aufnehmen möchten, können Sie dies auf gleiche Weise aus der
Adressansicht heraus vornehmen.
4.8. Historie
Durch Anklicken des Verzeichnisses "Historie" im Verzeichnisbaum der Aktenansicht erhalten Sie eine
Übersicht der zur Akte erfassten Schreiben, die in AdvoWord erstellt worden sind.
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Durch Klicken der rechten Maustaste und Auswahl von Dokument öffnen wird das Schreiben in Ihrem
Textverarbeitungsprogramm geöffnet. Alternativ können Sie es öffnen, indem Sie auf der rechten
Fensterseite mit der linken Maustaste doppelt auf der Datei klicken.
Schreiben aus AdvoWord können nur Akten zugeordnet werden. Gleichwohl finden Sie die zu einer Akte
gehörenden Dokumente auch wieder, wenn Sie in die Adressansicht wechseln und dort bei einem
Beteiligten unter dem Eintrag "Historie" nachschauen. Dabei wird auch in einer Spalte angegeben, zu
welcher Akte die Dokumente gehören.
4.8.1. Importierte Dokumente
Eine interessante Funktion in AdvoAkte ist, dass sämtliche Datei-Formate zu einer Akte importiert
werden können. Dazu ein paar Beispiele:
Sie bekommen einen Vertragsentwurf als Word-Dokument, den Sie zur Akte speichern möchten.
Sie haben für einen Mandanten eine Kalkulation mit Microsoft Excel erstellt. Diese können Sie schnell
und einfach zu einer Akte speichern.
In einem Wettbewerbsprozess schickt Ihnen Ihr Mandant Grafikdateien, in denen eine technische
Zeichnung enthalten ist. Diese können Sie zur Akte speichern.
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Ihr Mandant hat mit seiner Digitalkamera Aufnahmen von einem Ver­kehrs­unfall gemacht, die Sie
direkt zur Unfallakte speichern. Die gleiche Möglichkeit haben Sie, wenn Sie zu Beweiszwecken
Aufnahmen von einer Wohnungsabnahme machen.
Sie scannen wichtige Schriftsätze der Gegenseite oder des Gerichts ein, die Sie zur Akte speichern.
Sie können jetzt wie gewohnt mit Ihrem Windows-Explorer arbeiten. Klicken Sie einfach mit der rechten
Maustaste auf die zu importierende Datei. Wählen Sie dann die Option [Datei(en) in AnNoText
importieren].
Daraufhin erscheint folgendes Fenster, in dem Sie die ausgewählte Datei mit der entsprechenden Akte
verknüpfen können:
Falls Sie das Aktenzeichen nicht aus dem Kopf wissen, bietet sich an dieser Stelle eine andere,
komfortable Möglichkeit.
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AnNoText Advoline AdvoAkte Hilfe
Auch wenn Sie das Aktenzeichen gerade nicht präsent haben, so wissen Sie doch zumeist den Namen des
zugehörigen Mandanten. Geben Sie dann in das Feld "Akte" das Kürzel "m" für Mandant gefolgt vom
Nachnamen ein.
Sie bekommen dann ein Fenster mit allen Akten angezeigt, an dem dieser Mandant beteiligt ist und
können so den passenden Vorgang auswählen. Dazu brauchen Sie AdvoAkte nicht einmal zu starten.
Dieser Prozess läuft automatisch im Hintergrund ab.
Nachdem Sie [Speichern] gewählt haben, sehen Sie in der Aktenansicht Ihre importierte Datei unter der
Verknüpfung "Importierte Dokumente".
Wie in der Historie, können Sie diese mit einem Doppelklick der linken Maustaste auf der rechten
Fensterseite öffnen. Alternativ steht die Möglichkeit zur Verfügung, mit der rechten Maustaste auf der
linken Bildschirmseite auf die Datei zu klicken und den Eintrag [Dokument öffnen] zu wählen.
4.9. Büroansicht
AdvoAkte bietet Ihnen zusätzlich die Büroansicht. Hier sehen Sie welcher Benutzer zurzeit auf welchem
Rechner in AdvoAkte angemeldet ist. Darüber hinaus befindet sich in der Büroansicht die Aktenstatistik,
die weiterhin noch in die einzelnen Anwälte unterteilt.
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Die Aktenstatistik kann über den Button „Drucken“ ausgedruckt oder über den Button „Vorschau“
angeschaut werden.
Mit dem Personal Edition von HelpNDoc erstellt: Benutzerfreundliches Werkzeug zum Erstellen von HTMLHilfedateien und Hilfewebsites
4.10. Favoriten
In AdvoAkte ist ein Internet-Browser integriert. Um häufig benutzte Internetseiten schnell zu erreichen,
können Sie in der Ansicht [Favoriten] Ordner mit Ihren persönlichen Internetadressen anlegen.
Klicken Sie zunächst auf einen Eintrag im Baum. Sofern Sie Ordner unter dem Knoten [Allgemeine]
anlegen, können alle Benutzer auf diese zugreifen. Ordner, die unter dem Knoten [Persönliche] angelegt
werden, sind nur dem angemeldeten Benutzer zugänglich.
Betätigen Sie daraufhin die rechte Maustaste und wählen [Neuer Ordner]. Hier bitte nochmals die rechte
Maustaste betätigen und [Neuen Favoriten hinzufügen] auswählen. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie
die gewünschte Internetadresse eingeben und benennen können. Standardmäßig haben wir bereits einige
im Anwaltsbetrieb häufig benutzte Internetseiten für Sie gespeichert.
4.11. Zusammenfassung
Sie haben nun die grundsätzliche Arbeitsweise und die wichtigsten Funktionen des Programms kennen
gelernt und können eigentlich gleich in die Arbeit einsteigen. Falls Sie aber zunächst noch etwas üben
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möchten, empfehlen wir Ihnen die Anlage einer Probeakte, wie unter 4.1 beschrieben. Dort können Sie
dann gefahrlos alle Funktionen ausprobieren.
Wir wünschen Ihnen viele Freude und erfolgreiches Arbeiten mit AdvoAkte.
Ihr Advoline-Team
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5. Häufige Fragen und erste (Selbst-)Hilfe bei Problemen
Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick und eine Zusammenfassung über wichtige
Informationen und häufig gestellte Fragen rund um die Advoline-Programme.
5.1. Beschreibung Symbolleiste und Tastaturkürzel
5.1.1. Symbolleiste
Nachfolgend stellen wir Ihnen kurz die wichtigsten Einträge in der Symbolleiste vor.
Neue Akte
Durch Aufruf dieses Symbols gelangen Sie in den Aktenassistenten für die
Aktenerfassung.
Neue Adresse
Durch Aufruf dieses Symbols gelangen Sie in den Adressassistenten für die
Adresserfassung.
Neu
Durch Anklicken dieses Symbols rufen Sie – je nach zuvor gewählter Ansicht
(Akten, Adressat, ToDo, Dokumente, Konzerne, Büro, Favoriten) die
Neuerfassung eines Eintrags auf.
Speichern
Mit Anklicken dieses Symbols speichern Sie die vorgenommene Eingabe /
Änderung.
Löschen
Klicken Sie auf dieses Symbol, werden die vorgenommen Eingaben /
Einstellungen gelöscht bzw. widerrufen.
Dieser Button ist nicht bei allen Verzeichnissen aktiv.
Drucker einrichten
Hierüber kann der gewünschte Drucker eingerichtet, bzw. vorgegeben werden.
Die Druckereinrichtung ist nicht in jeder Ansicht aktiv.
Drucken
Klicken Sie dieses Symbol an, um den gewünschten Ausdruck zu starten, z.B.
Terminliste. Der Button ist nicht in jeder Ansicht aktiv.
Ansicht
Mit Anklicken dieses Symbols kann je nach Wahl der Ansicht, eine
Bildschirmanzeige gestartet werden, z.B. Terminliste.
AdvoWord
Über diesen Knopf können Sie das Modul AdvoWord starten.
AdvoSaldo
Über diesen Knopf können Sie das Modul AdvoSaldo starten.
AdvoForderung
Über diesen Knopf können Sie das Modul AdvoForderung starten.
AdvoMahn
Über diesen Knopf können Sie das Modul AdvoMahn starten.
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AnNoText Advoline AdvoAkte Hilfe
5.1.2. Tastaturkürzel AdvoAkte
Menüpunkt Datei:
• Neue Akte = Strg+Alt+A
• Neuer Adressat = Strg+Alt+R
• Akte entsperren = Strg+Alt+S
• Beenden = Alt+F4
Menüpunkt Bearbeiten:
• Neue Akte = Strg+N
• Speichern = Strg+S
• Löschen = Strg+L
Menüpunkt Suchen:
• Akte = Strg+Shift+A
• Adressat = Strg+Shift+R
Menüpunkt Ansicht:
• Akten = Strg+A
• Adressat = Strg+R
• ToDos = Strg+T
• Favoriten = Strg+F
• Aktenliste = Strg+L
• Knoten aktualisieren = F5
• Baum aktualisieren = Alt+F5
• Optimale Darstellung = F7
• Maximale Darstellung = F8
Menüpunkt Tools
• Postleitzahlensuche = Strg+Z
• Verweisungsgerichtssuchen = Strg+V
• Behördensuche = Strg+O
Menüpunkt Hilfe
• Inhalt und Index = F1
5.1 Speicherorte
Bei einer Einzelplatzinstallation finden Sie die Daten jeweils an folgenden Stellen:
Alle Betriebssysteme
AdvoAkte
Bis Version 11: C:\Programme\Advoline\AdvoAkte\Data
Ab Version 12: C:\AdvoData
In einer Netzwerkinstallation gibt es keine von uns vorbestimmten Speicherorte der Daten. Daher sollten
Sie sich bei der Einrichtung die jeweiligen Datenpfade zur späteren Referenz notieren.
Hinweis: Sollten Sie einmal nicht mehr wissen, an welcher Stelle Ihre Datenbank aktuell gespeichert ist,
gibt es eine Möglichkeit, das herauszufinden.
Wechseln Sie dazu in den Programmordner von AdvoAkte, für gewöhnlich unter C:\Program Files
[(x86)]\ADVOLine\ADVOAkte und dort in den Ordner "sys".
In diesem Ordner finden Sie die Datei sys.ini, die Sie mit dem windowseigenen Editor öffnen können.
Bitte achten Sie dabei darauf, nichts an der Datei ungewollt zu verändern.
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AnNoText Advoline AdvoAkte Hilfe
Der Eintrag "DataRoot" unter [Parameters] gibt den aktuellen Datenpfad für AdvoAkte an, in diesem Fall
D:\Advoline Datenverzeichnis\AdvoAkte\.
Diesen Ordner müssen Sie also zur Datensicherung kopieren.
5.3 Hilfe zur Selbsthilfe
Bitte beachten Sie: Bevor Sie irgendeine Änderung an Ihrem System vornehmen, führen Sie bitte immer
zuerst eine umfassende Datensicherung durch. Bei funktionsfähigen Systemen empfehlen wir zusätzlich
immer die Erstellung einer Image-Datei zur evtl. späteren Wiederherstellung des Ausgangszustands.
5.3.1 Ein Advoline-Programm weist einen Fehler auf
Ihr Advoline-Programm lässt sich grundsätzlich starten und auch bedienen, allerdings ist das Ergebnis
nicht zufrieden stellend, z.B. werden Berechnungen nicht korrekt ausgeführt oder Formulare nicht
richtig ausgefüllt.
Was ist zu tun?
1. Überprüfen Sie auf unserer Internetseite (www.advoline.de), ob für das betroffene Programm eine
Aktualisierung vorliegt. Wenn ja, installieren Sie diese bitte und überprüfen Sie, ob der Fehler damit
behoben ist.
2. Dokumentieren Sie den Fehler, indem Sie ein aussagekräftiges Dokument speichern oder einen
Screenshot erstellen.
3. Gibt es keine Aktualisierung oder hat eine solche nicht geholfen, wenden Sie sich bitte an unsere
Supportabteilung
Tel: 0221-943736060
Fax: 0221-9437316060
E-Mail: [email protected]
Halten Sie dabei bitte folgende Informationen bereit:
1. Ihre Kundennummer
2. Um welches Advoline-Programm geht es?
3. In welcher Version liegt es bei Ihnen vor?
4. Mit welchem Betriebssystem arbeiten Sie?
5. Einzelplatz- oder Netzwerkinstallation?
6. Beschreiben Sie den Fehler so genau wie möglich und halten Sie am besten Screenshots oder
fehlerhafte Dokumente bereit.
7. In welchem Zusammenhang trat der Fehler zum ersten Mal auf?
8. Haben Sie vor dem Auftreten des Fehlers etwas an Ihrem System geändert (kann eine Kleinigkeit
sein, die nicht mit Advoline im Zusammenhang steht)?
9. Welchen Virenschutz setzen Sie ein?
Unser Team wird sich nach Kräften bemühen, Ihnen weiter zu helfen und den Fehler so schnell wie
möglich zu beseitigen. Bitte beachten Sie dabei, dass wir jeweils nur die aktuelle Version sowie die
beiden Vorversionen unterstützen. Zu älteren Versionen können wir keinen Support anbieten.
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AnNoText Advoline AdvoAkte Hilfe
5.3.2 Ein Advoline-Programm läuft nicht (mehr) oder stürzt im Betrieb ab
Ihr Advoline-Programm lässt sich entweder gar nicht (mehr) starten, oder es beendet sich im laufenden
Betrieb von selbst (u.U. bei Aufruf einer bestimmten Funktion).
Was ist zu tun?
1. Dokumentieren Sie den Fehler, indem Sie ein aussagekräftiges Dokument speichern oder einen
Screenshot erstellen. Das ist vor allem wichtig, wenn Fehlermeldungen angezeigt werden. Notieren
Sie, wann genau der Fehler auftritt.
2. Überprüfen Sie auf unserer Internetseite (www.advoline.de), ob für das betroffene Programm eine
Aktualisierung vorliegt. Wenn ja, installieren Sie diese bitte und überprüfen Sie, ob der Fehler damit
behoben ist.
3. Gibt es keine Aktualisierung oder hat eine solche nicht geholfen, wenden Sie sich bitte an unsere
Supportabteilung
Tel: 0221-943736060
Fax: 0221-9437316060
E-Mail: [email protected]
Halten Sie dabei bitte folgende Informationen bereit:
Ihre Kundennummer
Um welches Advoline-Programm geht es?
In welcher Version liegt es bei Ihnen vor?
Mit welchem Betriebssystem arbeiten Sie?
Einzelplatz- oder Netzwerkinstallation?
Beschreiben Sie den Fehler so genau wie möglich und halten Sie am besten Screenshots oder
fehlerhafte Dokumente bereit.
7. Wann trat der Fehler zum ersten Mal auf?
8. Haben Sie vor dem Auftreten des Fehlers etwas an Ihrem System geändert (kann eine Kleinigkeit
sein, die nicht mit Advoline im Zusammenhang steht)?
9. Welchen Virenschutz setzen Sie ein?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Unser Team wird sich nach Kräften bemühen, Ihnen weiter zu helfen und den Fehler so schnell wie
möglich zu beseitigen. Bitte beachten Sie dabei, dass wir jeweils nur die aktuelle Version sowie die
beiden Vorversionen unterstützen. Zu älteren Versionen können wir keinen Support anbieten.
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6. AdvoAkte Administration
6.1. Programm einrichten
Wurde AdvoAkte erstmals auf dem Computer installiert, ist keine Datenübernahme erfolgt. Folglich
wurden keine Sachbearbeiter oder Mitarbeiter übernommen. Vor dem ersten Programmstart müssen Sie
deshalb das Administrationsprogramm starten und dort einige Einstellungen vornehmen.
Bitte beachten Sie folgendes: Der Administrator ist für die Einstellung und Pflege des Programms
verantwortlich. Sie sollten dafür eine verantwortliche Person benennen, die sich mit EDV auskennt und
diese Aufgabe für Ihre Kanzlei übernimmt.
Zum Start des Administrationsprogramms wählen Sie Start > Programme > Advoline > AdvoAkte >
Administration. Es erscheint folgendes Fenster:
Als Kennwort geben Sie "advoline" ein. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie das Kennwort später ändern. In
diesem Fall sollten Sie sich das Kennwort an einer sicheren Stelle notieren um es im Bedarfsfall zur
Verfügung zu haben. Nachdem Sie auf [Anmelden] geklickt haben, startet das Administrationsprogramm.
Hier können Sie jetzt unter Administration > Bürogemeinschaften > AdvoAkte > Mitarbeiter einen oder
mehrere Mitarbeiter anlegen.
6.1.1. Feiertage
Die Wiedervorlagefunktion errechnet einen Wiedervorlagetermin anhand der eingegebenen Frist. Dabei
werden auch Feiertage berücksichtigt. Diese sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Bitte
passen Sie Ihr Programm deshalb unter Administration > Systemeinstellungen > Feiertage unbedingt an.
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AnNoText Advoline AdvoAkte Hilfe
Wir weisen darauf hin, dass die Berechnung von Wiedervorlageterminen unverbindlich ist. Verlassen Sie
sich nicht ausschließlich auf die errechneten Termine. Da Sie die Wiedervorlagenfunktion auch für die
Verwaltung von Fristen nutzen können, kann Sie die Berechnungsfunktion nicht davon entbinden, diese
selbst zu berechnen.
6.1.2. Referate
Unter Administration > Bürogemeinschaften > AdvoAkte > Programmeinstellungen > Aktenmanagement >
Referate stehen die Rechtsgebiete zur Verfügung, die bei der Aktenneuanlage den Akten zugeordnet
werden. Sie sollten an dieser Stelle bereits vorhandene Referate ändern/anpassen oder um eigene
Einträge ergänzen.
6.1.3. Aktenzähler
Insbesondere zum Jahreswechsel, möchten die meisten Kanzleien, dass der Aktenzähler wieder auf "1"
zurück gesetzt wird.
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AnNoText Advoline AdvoAkte Hilfe
Die Funktion dafür finden Sie unter Bürogemeinschaften > AdvoAkte > Programmeinstellungen >
Aktenmanagement und dort in der Registerkarte [RegisterNr-Bereiche].
Setzen Sie dort zu Jahresbeginn die Nummern für den Aktenzähler und die Ablage-Nummer einfach auf
"1" oder jede andere, gewünschte Nummer. Die Ergänzung des richtigen Jahrgangs erfolgt automatisch
über die Datumsfunktion ihre Windows-Systems. Sobald dort das Jahr von z.B. 2014 auf 2015 wechselt,
wechselt auch der Jahrgang von "xxx-14" auf "xxx-15".
Sie können dazu auch die Funktion "Jahreswechsel" aus der Menüzeile aufrufen, allerdings können Sie
dabei keine Zählernummern manuell auswählen.
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Was ist neu in Haufe Advolux 2.703 Build 9?

Internationale Medieninformatik, Informatik und

aktuelle Verteidigungstermine

LEXolution.DMS Outlook DESK Die digitale Anwaltsakte auf

ZUKUNFT DER AKTE: ELEKTRONISCH

Kurzanleitung zur Veranstaltungsbelegung in

Anleitung TSL_SSL Aktivieren

Anleitung Registrierung „paydirekt“ Sie melden sich mit Ihren

Hinweise zur Nutzung des Buchungsportals www.fachkraefte

Bechtle DMS: digitale Akte.