Bechtle DMS: digitale Akte.

COMPETENCE CENTER DMS
Bechtle DMS:
digitale Akte.
Mehr Effizienz, mehr Kontrolle.
Suchen Sie eine Lösung, die eine schnelle Recherche von Dokumenten möglich macht, die eine perfekte Übersicht in einer
klaren Struktur (Aktenplan) bietet und die darüber hinaus Ihre Mitarbeiter entlastet und motiviert, da keine wertvolle Zeit mehr
mit der Suche nach verschollenen oder unleserlichen Dokumenten verbracht wird?
All Ihre Anforderungen werden jetzt mit nur einer Lösung von Bechtle und ELO erfüllt: mit einer digitalen Akte, deren Vorteile
klar auf der Hand liegen und die ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig macht!
Die Lösung.
BECHTLE UND ELO BIETEN IHNEN MIT NUR EINER LÖSUNG STRUKTUR UND SICHERHEIT –
DOKUMENT FÜR DOKUMENT:
Die Aktenverwaltung (beziehungsweise das Records-Management) ist die Schaltzent-
rale für alle Informationen rund um einen Geschäftsprozess. Mit ihr werden alle relevanten Informationen – wie beispielsweise
E-Mails, Dokumente oder Belege – einem Geschäftsprozess unter der Beteiligung unterschiedlichster Unternehmensbereiche
strukturiert zugeordnet und an einer zentralen Stelle im Archiv abgelegt. Auch, wenn Ihre Informationen in Papierform vorliegen,
werden diese automatisiert gescannt, erkannt und klassifiziert und anschließend der Akte zugeführt.
SIE MÖCHTEN WEITERHIN SO ARBEITEN, WIE ES IHNEN BISHER VERTRAUT IST?
KEIN PROBLEM:
Das Arbeiten mit der Aktenverwaltung von Bechtle und ELO ist eng an die traditionelle Arbeitsweise
angelehnt. So können Sie zum Beispiel Notizen an eine Akte anbringen oder Vorgänge mit einem Stempel versehen. Wenn Sie
Aktenpläne ablegen möchten, können Sie dies in einer intuitiven Aktenablage in Form von Archiv, Schrank, Ordner und Register
tun. Dabei spielt es keine Rolle, wie die Akten abgelegt werden: systematisch, chronologisch, alphabetisch oder numerisch. Denn
als Nutzer navigieren Sie ganz einfach durch einen Aktenplan und finden schnell die relevante Akte, die außer mit einem Aktenzeichen entsprechend farblich gestaltet werden kann.
AUCH DIE SUCHE MIT DER AKTENVERWALTUNG VON BECHTLE UND ELO
WIRD ZUM LEISTUNGSSTARKEN UND SICHEREN KINDERSPIEL:
Recherchieren Sie in den gesamten Akten – die
komfortable Benutzerverwaltung stellt sicher, dass alle Personen genau die Akten sehen und bearbeiten können, für die sie die
entsprechenden Rechte besitzen. Mit der digitalen Signatur können Sie Dokumente im Entstehungsprozess gemäß dem Signaturgesetz elektronisch unterschreiben.
ÜBERSICHT GARANTIERT:
Schnell werden für Sie die Potenziale einer digitalen Akte mit Bechtle und ELO sichtbar. Denn
alle vorgangsrelevanten Informationen – unabhängig davon, ob diese in Papierform oder digital vorliegen – sind in einem zentralen
Archiv unveränderbar, nachvollziehbar, verfälschungssicher und wieder auffindbar verwaltet. Des Weiteren sind die Informationen
durchgängig und konsistent vorhanden und können durch Workflows gesteuert und abgebildet werden – für maximale Transparenz,
Nachvollziehbarkeit und Effizienz. Die digitale Akte dient somit nicht nur als eine Aufbewahrung unterschiedlichster Informationen
in Ihrem Unternehmen – sie wird vielmehr zum Steuerungsinstrument für einen ganzen Geschäftsprozess.
Auch rund um die digitale Personalakte unterstützt Sie die Allround-Lösung von Bechtle und ELO – besonders beim Thema
Datensicherheit sind Sie so perfekt aufgestellt. Denn die Personalakte ist ein Spezialfall der digitalen Aktenverwaltung, da in ihr
hochsensible Daten gesammelt werden. Der korrekte Umgang damit erfordert ein besonderes Bewusstsein für Datenschutz
sowie eine digitale Lösung, die der Vielfalt der zu verwaltenden Dokumente gerecht wird. Zugriff haben bei der PersonalaktenLösung von Bechtle und ELO deshalb nur berechtigte Personen, wobei unterschiedlichste Dokumentenarten (Word, PDF, TIF, JPG
etc.) einem Mitarbeiter zugeordnet werden können – auch wenn sie aus verschiedenen Unternehmensbereichen stammen.
WEITERE FORMEN DER DIGITALEN AKTE:
■■ Kundenakte
■■ Vertragsakte
■■ Auftragsakte
■■ Projektakte
■■ Lieferantenakte
■■ Patientenakte
■■ Studierendenakte
Alle Vorteile mit der Aktenverwaltung von Bechtle und ELO im Überblick.
■■ Schnelles Erlernen des Umgangs mit ELO dank intuitiver Oberfläche
■■ Hohe Mitarbeiterakzeptanz
■■ Alle Akten sind jederzeit am Bildschirm einsehbar.
■■ Sofortige Auskunftsbereitschaft ohne Aktensuche
■■ Rechtliche Anforderungen werden eingehalten.
■■ Das unternehmerische Risiko wird gesenkt.
■■ Reduzierter Suchaufwand
■■ Intuitive Nutzung, da angelehnt an Handhabung „echter“ Papierakten
■■ Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten und Akten
■■ Arbeiten auch standortübergreifend möglich
■■ Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
■■ Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte
■■ Intelligente Sammelstelle für Personaldaten
■■ Optimales Personalprozess-Management
■■ Korrekter Umgang mit Daten ist garantiert.
■■ Transparente Dokumentenverwaltung
■■ Vorteile beim Sonderfall der digitalen Personalakte: Fälschungssicherheit,
Konsistenz und steuernde Workflows sowie höchste Transparenz
Sie wollen einen schlanken Prozess?
Kontaktieren Sie uns.

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