Umstellung auf die elektronische Rechnung bei ROTHENBERGER

Fact Sheet Rothenberger Werkzeuge GmbH
Umstellung auf die elektronische
Rechnung bei ROTHENBERGER –
Kosteneinsparungen in der
Rechnungsbearbeitung von über 60%
Die Rothenberger Werkzeuge GmbH gehört zu den international führenden Herstellern von Rohrwerkzeugen
und -maschinen in der Sanitär-, Heizungs-, Klima-, Kälte-, Gas- und Umwelttechnik. 2013 hat das Unternehmen
mit 1.600 Mitarbeitern in 30 Ländern einen Umsatz von
ca. 300 Millionen Euro erwirtschaftet. Rothenberger ist
als Teil der Rothenberger AG zuständig für das Kerngeschäft der Rohrinstallation- und Verbindungstechnik.
versteht sich als
Partner des Fachhandels für Handwerker und Industrie
und legt daher großen Wert auf Kundenorientierung,
Innovation und Effizienz. Die manuelle Bearbeitung von
etwa 50.000 eingehenden Papierrechnungen widerspricht diesem Leitbild, sodass der Umstieg auf die ERechnung ein logischer Schritt war. Die elektronische
Rechnung bringt Kosten-, Material- und Zeitersparnisse
mit sich. Einmal eingeführt, ermöglicht und beschleunigt
die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten
die Verschlankung der Prozesse und verringert den manuellen Aufwand.
Ausgangssituation:
Rund 50.000 Papierrechnungen pro Jahr
mit durchschnittlich 2,7 Seiten
Medienbruch bei der Rechnungsbearbeitung
Hoher manueller Nachbearbeitungsaufwand
Der Weg zum elektronischen Empfang von Rechnungen
war bei Rothenberger durch die Einbindung eines Scandienstleisters sowie eines vorhandenen Rechnungsfreigabeworkflows bereits geebnet. Die Qualität der eingelieferten Daten vom Scandienstleister war in Bezug
auf Daten und Zeit allerdings nicht zielorientiert. Das
Einscannen der Rechnungen mit anschließender Daten-
extraktion mittels OCR-Verfahren lieferte Erkennungsraten von durchschnittlich nur 80 % der Daten einer
Rechnung. So waren weitere manuelle Bearbeitungsschritte für die Ergänzung, Zuordnung und Verbuchung
einer Rechnung erforderlich. Um diese typischen OCRFehlerquellen zu umgehen, stand die Implementierung
einer medienbruchfreien Lösung für Empfang und Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen im Vordergrund. Ein entscheidendes Kriterium bei der Umstellung war die Erreichung einer breiten Akzeptanz bei den
Lieferanten. Hierfür musste die Schwelle zur Teilnahme
am elektronischen Rechnungsaustausch sehr niedrig gesetzt werden
Lösung
Für die Lieferanten ist der einfachste Weg des elektronischen Rechnungsversands die E-Mail mit einer PDFRechnung. Die Compraga-Lösung bietet hierzu zwei
Wege:
E-Rechnung mit Compraga –
eine PDF-Rechnung genügt
Beim E-Mail-Eingang von PDF-Rechnungen findet die
Lokalisierung der Rechnungsdaten durch eine automatisierte Datenextraktion mittels des Compraga-Konverters statt. Um eine Weiterverarbeitung ohne Benutzereingriff durchzuführen, muss lediglich einmal pro
Lieferant die Rechnungsstruktur erfasst werden. Diese
erfolgt zu einem Bruchteil der Kosten einer Anlage eines neuen Rechnungslayouts im OCR-Verfahren. Nahezu 100 % der „rekonstruierten“ Rechnungsdaten aus der
PDF sind fehlerfrei und werden nach einer Validierung
(z. B. gegen Bestelldaten oder §14 UStG) über das Rechnungseingangsbuch in den elektronischen Workflow bei
Rothenberger eingespielt.
Compraga GmbH & Co. KG, Niddastr. 64, 60329 Frankfurt am Main, Tel. +49 69 26489762-0, Fax +49 69 26489762-9, [email protected], www.compraga.de
Fact Sheet Rothenberger Werkzeuge GmbH
ComNex –
das Anbindungstool
Vorteile der Compraga-Lösung
Ergänzend kann auch ein Druckertreiber eingesetzt werden, wobei im Druckdialog anstelle des Standard-Papierdruckers als Druckziel der ComNex-Drucker ausgewählt
wird. Das kostenlose ComNex-Anbindungstool erstellt
eine PDF-Datei der Rechnung und sendet diese ohne
weiteres Zutun direkt an die hinterlegte E-Mail-Adresse
von Rothenberger. Dieser fehlerfreie Datensatz wird im
Compraga-Konverter weiterverarbeitet und an die entsprechenden Schnittstellen weitergeleitet.
Rechnungseingang
via E-Mail
Lieferant
ComNexTOOL
Hohe Akzeptanz bei Lieferanten
Automatisierte Datenextraktion
Verkürzung der Durchlaufzeiten
Maximale Datenqualität und Transparenz
Alle Standardformate möglich
(u. a. ZUGFeRD, ebInterface, SwissDigin)
Compraga
Konverter
Rechnungseingang
via ComNex
Daten
und PDF
Rechnungseingangsbuch
Bestelldaten
ERPSystem
elektronischer
Workflow
Archiv
Ergebnis
Im Ergebnis zeigt sich der durch die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch geschaffene kollektive
Mehrwert: Rothenberger spart über 60 % seiner Prozesskosten ein und erhält bereits zwei Jahre nach Projektbeginn
knapp 90 % seiner Rechnungen elektronisch. Die Lieferanten sparen Druckkosten und Porto und erhalten ihr Geld
früher. Aufgrund des beachtlichen Erfolgs der Umstellung entschied sich Rothenberger, die E-Rechnung auch auf internationale Standorte im Konzern auszuweiten.
„Mit der Compraga-Lösung konnten wir 90 % unserer Lieferanten auf den papierlosen Prozess umstellen. Vor allem die einfache
Anbindung macht diese Lösung für KMU interessant. Insgesamt
sparen wir über 60 % der Prozesskosten.“
Gerald Schilhansl
Teamleiter Finanzbuchhaltung, Rothenberger Werkzeuge GmbH
Die Compraga GmbH & Co KG ist ein innovativer Dienstleister für die Digitalisierung von
Geschäftsprozessen in Einkauf und Finanzen. Neben B2B-Lösungen für den Zahlungsverkehr
schnürt das Frankfurter FinTech auch attraktive Lösungspakete für die öffentliche Verwaltung.
Compraga GmbH & Co. KG, Niddastr. 64, 60329 Frankfurt am Main, Tel. +49 69 26489762-0, Fax +49 69 26489762-9, [email protected], www.compraga.de

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