Rechnung, aber richtig! - Haufe Shop - Haufe

Rechnung,
aber richtig!
Rechnung,
aber richtig!
So schreiben Sie
korrekte und
vollständige
Rechnungen
Wer arbeitet, will auch Geld dafür. Professionelle Unternehmer schreiben daher
nach Abnahme des Auftrags ihre Rechnung. Wie so oft in der Buchhaltung
existieren hier allerdings wichtige Formvorschriften, die es einzuhalten gilt.
Denn die Finanzverwaltung will jederzeit nachprüfen können, ob die Umsatzsteuer richtig erhoben wurde.
Für Sie als Selbstständige/r ist es wichtig, die Vorgaben zu beachten – und
auch eingehende Rechnungen zu checken. Denn bei unvollständigen oder
nicht korrekten Belegen gibt es keinen Vorsteuerabzug in der Umsatzsteuererklärung – und Sie verlieren unter Umständen bares Geld. Wir sagen Ihnen,
was in Ihren Rechnungen enthalten sein sollte und welche speziellen Aspekte
bei elektronischen Belegen zu beachten sind. Damit Sie nicht nur an Ihr Geld
kommen, sondern auch bei einer Betriebsprüfung gewappnet sind.
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Weniger
Bürokratie für
kleine Summen
Eine gut geführte Buchhaltung fängt mit einwandfreien Rechnungen an.
Das gilt für die Rechnungen, die Sie schreiben, genauso wie für die Quittungen,
die Sie erhalten. Nur aus Rechnungen, die die gesetzlichen Vorgaben enthalten, darf die Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden.
Vorsteuerabzug - was ist das eigentlich?
Auch die Vorsteuer ist eine Form der Umsatzsteuer - nämlich die, die dem
Unternehmer selbst in Rechnung gestellt wird, zum Beispiel auf der Telefonrechnung oder der Quittung aus dem Buchladen. Diese Umsatzsteuer dürfen
Umsatzsteuerpflichtige mit der eigenen Umsatzsteuerlast verrechnen.
Dadurch verringert sich die Steuerschuld – möglicherweise gibt es sogar
Geld vom Finanzamt zurück.
Immerhin hat die Finanzverwaltung bei geringen Rechnungsbeträgen ein
Einsehen. Hier sind die Vorschriften nicht ganz so streng. Die so genannten
Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro müssen lediglich folgende Vorgaben
erfüllen:
PRAXIS – TIPP
Die reduzierten Angaben für
Kleinbetragsrechnungen gelten
auch für Fahrausweise. Bei Flugtickets muss außerdem ein Hinweis auf grenzüberschreitende
Beförderung enthalten sein.
»
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
»
Ausstellungsdatum
»
Menge und Art der gelieferten Leistung
»
Bruttobetrag in einer Summe (Nettobetrag plus Umsatzsteuer)
»
Anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
bei steuerfreien Umsätzen
Achtung: Der Grenzbetrag von 150 Euro bezieht sich auf den Bruttobetrag
einschließlich möglicher Umsatzsteuer.
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Vorschriften über
Vorschriften: Die
richtige Rechnung
Bei allen Rechnungen jenseits von 150 Euro gilt, dass folgende Angaben
enthalten sein müssen:
»
Name und Adresse des leistenden Unternehmers
»
Name und Adresse des Kunden
»
Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
des leistenden Unternehmens
PRAXIS – TIPP
Erstellen Sie sich eine Checkliste
als Vorlage. Damit können Sie bei
allen Eingangsrechnungen prüfen,
ob die genannten Formalia enthalten sind. Sollte das nicht der Fall
sein, bitten Sie Ihren Geschäftspartner umgehend um eine korrigierte Rechnung. Auf diese Weise
ersparen Sie sich Scherereien mit
dem Finanzamt
»
Ausstellungsdatum
»
Fortlaufende Rechnungsnummer
»
Menge und Art der Lieferung oder Leistung
»
Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
»
Nettoentgelt
»
Minderung des Entgelts
»
Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
(so man umsatzsteuerpflichtig ist)
»
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen
Name und Adresse des leistenden Unternehmers
Wenn Sie bedrucktes Geschäftspapier verwenden, müssen sich Ihr Name
und Ihre Adresse aus den Bezeichnungen dort eindeutig feststellen lassen.
Wenn Sie eine Personengesellschaft oder GmbH führen, muss der Name
der Gesellschaft in der Rechnung stehen.
Name und Adresse des Kunden
Eine Großkundenadresse mit eigener Postleitzahl oder ein Postfach können
die Anschrift ersetzen. Aber der Zusatz „c/o“ ist bei einer Rechnung nicht
erlaubt.
Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
des leistenden Unternehmens
Eine von den beiden Nummern reicht – eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) muss also nicht zwingend vorhanden sein. Wer diese
aber ohnehin benötigt, kann die USt-ID beim Bundeszentralamt für Steuern
kostenlos beantragen. Das geht sogar online http://www.bzst.bund.de
Tipp: Auch bei Dauerleistungen – also zum Beispiel bei Mietverträgen – müssen
die ursprünglichen Dokumente die Steuernummer oder USt-ID enthalten.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Ob jedes Jahr mit eins beginnend oder der Reihe nach oder nach Kunden
sortiert: Wie das genau funktionieren soll mit der fortlaufenden Rechnungsnummer, ist vielen Selbstständigen bis heute nicht klar. Die Finanzverwaltung
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PRAXIS – TIPP
Denkbar sind beispielsweise
verschiedene Nummernkreise
für zeitlich oder organisatorisch
abgrenzbare Bereiche. Möglich
ist etwa eine Kombination aus
Jahres- oder Monatszahl und
Rechnungsnummer. Sie können
auch Zahlen mit Kundennummern oder Kundenabkürzungen
verbinden. Verwenden Sie eine
Rechnungssoftware, nimmt Ihnen
das Programm in aller Regel die
Nummerierung automatisch ab
und generiert eigene Nummernkombinationen.
hat inzwischen in einem Umsatzteuer-Anwendungserlass erklärt, dass
die Sache gar nicht so schwierig ist: Die Rechnungsnummer muss zeigen,
dass der Beleg einmalig ist. Die Rechnungsnummer darf also nicht zweimal
verwendet werden. „Fortlaufend“ bedeutet also weder lückenlos noch der
Reihe nach. Es bleibt demnach dem Unternehmer überlassen, wie viele und
welche separaten Nummernstrukturen geschaffen werden. Entscheidend
ist, dass die Rechnungsnummer einmalig vergeben wird und sich die
Nummerierung aus einem nachvollziehbaren System ergibt.
Menge und Art der Lieferung oder Leistung
Wichtig ist, dass eine allgemeine Bezeichnung nicht ausreicht. Allerdings
darf auf andere Geschäftsunterlagen verwiesen werden.
Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
Ist das Liefer- oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch –
zum Beispiel bei Barverkäufen –, müssen Sie das Datum trotzdem angeben.
Wenn Sie viele solcher Geschäfte tätigen, können Sie alternativ die Formulierung „Soweit nicht anders angegeben, entspricht das Leistungsdatum
dem Rechnungsdatum“ verwenden.
Nettoentgelt
Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erbracht haben oder Leistungen, die zum Teil von der Umsatzsteuer
befreit sind, müssen die einzelnen Positionen aufgeteilt werden. Ansonsten
genügt der Nettobetrag in einer Summe.
Minderung des Entgelts
Skonto- oder Rabattkonditionen gehören ebenfalls in die Rechnung. Hier
genügt ein allgemeiner Hinweis: „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“. Allerdings müssen Sie bei Bedarf diese Konditionen der Finanzverwaltung vorlegen können. Beim Skonto muss lediglich die Prozentzahl
angegeben werden.
Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Steuerbefreiung
Tipp: Wenn Sie Leistungen abrechnen, die von der Umsatzsteuer befreit
sind, dürfen Sie in Ihren Worten formulieren, was der Grund für die Steuerbefreiung ist. Aber Achtung: Die Kleinunternehmerreglung ist keine Steuerbefreiung. Trotzdem sollten Sie – um Irritationen beim Kunden zu vermeiden
– in der Rechnung darauf hinweisen, dass Sie noch keine Umsatzsteuer
erheben. Zum Beispiel mit der Standardformulierung: „Gemäß § 19 UStG
enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
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Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen
Schreiben Sie Privatleuten eine Rechnung im Zusammenhang mit einem
Grundstück, sind Ihre Kunden verpflichtet, die Belege zwei Jahre lang aufzubewahren. Darauf müssen Sie Ihre Auftraggeber hinweisen, zusätzlich mit
dem Service-Satz: „Die Frist beginnt am 31. Dezember des Jahres, in dem
diese Rechnung ausgestellt wurde.“
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Bankverbindung
und Zahlungsziel
PRAXIS – TIPP
Wenn Sie kürzere Zahlungsziele
als das gesetzliche festschreiben
wollen, müssen Sie dies bereits in
die Auftragsbestätigung schreiben.
Hintergrund ist, dass der Kunde
das frühere Zahlungsziel bereits
mit Vertragsabschluss kennen
muss. Auf der Rechnung können
Sie sich dann später auf diese
Zahlungsfrist beziehen.
Wie Sie an Ihr Geld kommen, interessiert die Finanzverwaltung weniger.
Daher gibt es keine Vorschrift, dass Sie eine Bankverbindung in Ihre Rechnung schreiben. Zudem könnte es auch ein Barkauf sein. Achten Sie darauf,
Ihre Kontodaten sowohl mit Kontonummer und Bankleitzahl als auch mit
IBAN- und BIC-Code auf Ihren Rechnungen anzugeben.
Denken Sie auch daran, ein konkretes Zahlungsziel in die Rechnung aufzunehmen, etwa „Der Rechnungsbetrag ist zahlbar bis zum 26. November
2015“. Individuelle Zahlungsziele müssen Sie allerdings bereits bei Vertragsschluss vereinbart haben
Außerdem wichtig: Laut Gesetz ist ein (unternehmerischer) Schuldner nach
Ablauf von 30 Tagen nach Fälligkeit der Forderung und Erhalt der Rechnung
automatisch in Verzug. Bei Verbrauchern gilt diese Regel aber nur, wenn bei
Vertragsabschluss ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Wenden Sie hier
standardmäßig Formulierungen wie „Sie geraten spätestens 30 Tage nach
Erhalt dieser Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB)“ an.
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Rechnung mal
anders: Verträge,
Gutschriften, Abschlagszahlungen
PRAXIS – TIPP
Übrigens: Wenn Sie mit dem
EU-Ausland Geschäfte machen,
dürfen solche Gutschriften auch in
Formulierungen aus den anderen
Amtssprachen übersetzt werden.
Beispiele sind im Englischen
„self-billing“ oder im Französischen „autofacturation“. Welche
Übersetzungen erlaubt sind, hat
die Finanzverwaltung in einem
Schreiben zusammengefasst.
Die Büromiete, die monatliche PC-Wartung oder die laufende Steuerberatung – all das sind dauerhaft erbrachte Leistungen. Hierüber erhalten Sie nicht
regelmäßig Rechnungen, sondern die zu zahlende Summe geht aus dem
ursprünglichen Vertrag hervor.
Diese Verträge erkennt das Finanzamt dann als Rechnungen für den Vorsteuerabzug an, wenn sie die erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Checken
Sie also Ihre Verträge, ob dort Angaben wie die Steuernummer oder die
fortlaufende Rechnungsnummer genannt sein. Eine Erleichterung gibt es hier:
Nicht jeder neue Zahlungsbeleg benötigt auch eine neue Nummer. Es ist völlig
ausreichend, wenn der Vertrag selbst eine einmalige Nummer enthält.
Manchmal rechnet der Kunde für Sie Ihre Leistung ab. Eine solche Gutschrift –
die nichts mit der kaufmännischen Gutschrift als Storno zu tun hat – muss seit
2014 offiziell auch „Gutschrift“ heißen – und nicht etwa „Abrechnung“.
Wenn Ihr Kunde für Sie abrechnet, muss er alle nötigen Informationen für eine
korrekte Gutschrift haben. Teilen Sie Ihrem Auftraggeber in solchen Fällen also
auf jeden Fall Ihre Steuernummer mit.
Eine etwas knifflige Form der Rechnung ist die Abschlagszahlung – üblich
zum Beispiel bei größeren oder lange andauernden Projekten. Wichtig ist,
dass Sie darauf hinweisen, dass es sich um eine Anzahlung handelt. Wenn
noch keine Leistung erbracht worden ist, muss in der Rechnung auch kein
Leistungszeitpunkt genannt werden. Allerdings muss am Ende eine
Abschlussrechnung geschrieben werden. Achtung: Hier gehören auch die
Anzahlungen sowie die bereits erhaltene Umsatzsteuer hin. Diese müssen
Sie vom Gesamtbetrag abziehen. So verhindern Sie, dass Sie doppelt –
und damit unberechtigt – Umsatzsteuer ausweisen: das erste Mal in der
Akontorechnung und das zweite Mal in der Schlussrechnung. Diese müssten
Sie sonst an das Finanzamt entrichten.
In die Abschlussrechnung gehören
»
»
»
»
»
»
eine Gesamtrechnung
Angaben über sämtliche Abschläge
die verbliebene Restforderung
die gesamte zu zahlende Umsatzsteuer
der bereits gezahlte Steueranteil
der noch offene Steuerbetrag.
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So schön
elektronisch:
Rechnungen
per E-Mail
PRAXIS – TIPP
Sie können die Zustimmung
Ihres Auftraggebers ausdrücklich einholen, müssen Sie aber
nicht. Denn diese Zustimmung
muss nicht offen ausgesprochen
werden. Versenden Sie also eine
Rechnung per Mail und meldet
sich Ihr Kunde nicht zu Wort,
können Sie davon ausgehen,
dass er mit der elektronischen
Rechnung einverstanden ist.
Anders verhält es sich, wenn
Ihr Geschäftspartner Sie darauf
hinweist, dass er keine E-Rechnungen möchte. Dann müssen
Sie Ihre Rechnungen weiterhin
in den Briefumschlag stecken.
Eine Rechnung per E-Mail zu versenden, klingt unkompliziert. Ein einfacher
Klick und schon ist die elektronische Rechnung im pdf- oder tiff-Format
verschickt oder als Webdownload bereitgestellt. Und in der Tat hat die
Finanzverwaltung die Anforderungen an elektronische Rechnungen zurückgeschraubt: Wo früher eine qualifizierte digitale Signatur eine zentrale Voraussetzung für den Vorsteuerabzug war, reichen nun im Prinzip die Regelungen,
die auch für Rechnungen auf Papier gelten. Die Vorteile der elektronischen
Rechnung liegen auf der Hand: Sie sparen Druck- und Versandkosten.
Außerdem hat Ihr Kunde schneller die Rechnung – und Sie womöglich
schneller Ihr Geld.
Elektronische Rechnungen und Rechnungen auf Papier sind nach dem
Umsatzsteuergesetz gleich zu behandeln. Das bedeutet auch: Jeder Selbstständige kann selbst entscheiden, ob er oder sie elektronische Rechnungen
verschicken oder bekommen möchte. Und das ist auch schon die erste
Vorgabe: Als Unternehmer dürfen Sie dem Empfänger nur dann eine elektronische Rechnung zusenden, wenn dieser dem zugestimmt hat.
Zusätzlich zu den allgemeinen Vorschriften für Rechnungen gibt es bei elektronischen Belegen einige Punkte, die aber vor allem der Empfänger beachten
muss. Dieser muss bei elektronischen Rechnungen sicherstellen, dass die
» Echtheit der Herkunft,
» Unversehrtheit des Inhaltes und
» Lesbarkeit der Rechnungen
gewährleistet sind.
Es muss also geklärt werden, ob die Rechnung tatsächlich auch vom angegebenen Aussteller stammt und ob der Inhalt der Rechnung stimmt, ob
also die berechneten Leistungen oder Waren zutreffend aufgeführt sind. Ob
Sie diese Kontrollen mithilfe einer Software vornehmen oder ob Sie die Rechnungen einfach manuell prüfen, ist für den Vorsteuerabzug nicht entscheidend.
Wenn Sie Rechnungen handschriftlich kontrollieren, ist ein Stempel mit den
entsprechenden Vorgaben oder eine Muster-Checkliste hilfreich.
Bezüglich der Lesbarkeit elektronischer Rechnungen sollten Sie daran denken,
dass meist ein geeignetes Programm zum Anzeigen notwendig ist – etwa ein
PDF-Viewer. Die Lesbarkeit muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum
gewährleistet sein. Die Folge: Sie müssen über diesen Zeitraum auch die entsprechenden (und geeigneten) Anzeigeprogramme erhalten.
9Rechnungen | www.lexware.de
PRAXIS – TIPP
Wenn Sie selbst viele elektronische
Rechnungen erhalten, können Sie
sich ein spezielles E-Mail-Postfach
für den Empfang einrichten, etwa
rechnung@beispielunternehmen.
de Auf diese Weise stellen Sie
sicher, dass Sie in der Flut der
alltäglichen E-Mails und SpamNachrichten keine Rechnung
übersehen. Außerdem ist es im
Fall einer Prüfung dann auch ganz
leicht, die elektronischen Belege
vorzulegen.
Eine elektronische Rechnung ist nicht automatisch eine Rechnung per Mail.
Sowohl beim Format als auch beim Übertragungsweg hat der Unternehmer
Wahlfreiheit. Als elektronische Rechnung gilt
»
eine Rechnung per E-Mail mit Anhang
»
»
»
»
(zum Beispiel als Text oder im pdf-Format),
eine Rechnung per Web-Download,
eine Rechnung im Datenträgeraustausch,
eine Rechnung per DE-Mail oder E-Post,
eine Rechnung von einem Computerfax zum anderen.
10Rechnungen | www.lexware.de
E-Rechnungen
ins Archiv
PRAXIS – TIPP
Elektronische Rechnungen müssen Sie digital aufbewahren. Aber
Sie dürfen sie natürlich zusätzlich
für Ihre Ablage ausdrucken, zum
Beispiel, um sie in der Buchhaltung zu kontieren. Aber Achtung:
Dadurch entsteht dann möglicherweise wieder ein neuer Steuerbeleg, den Sie ebenfalls gemäß der
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren müssen.
Elektronische Rechnungen müssen wie alle anderen Buchhaltungsunterlagen
über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden – und zwar in der
Form, in der sie eingegangen sind.
Die Beweislast liegt hier beim Unternehmer. Es reicht also nicht aus, die
Rechnung auszudrucken und wie einen Brief zusammenzufalten, um sie
dann anschließend im Ordner aufzubewahren. Elektronische Rechnungen
müssen im Originalformat archiviert werden – und für die gesamte zehnjährige Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Und selbstverständlich dürfen
Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht
oder vernichtet werden.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre elektronische Buchhaltungsunterlagen
auf einem Datenträger speichern, der keine Änderungen mehr zulässt. Das
können nur einmal beschreibbare CDs oder DVDs sein – oder eine externe
Festplatte.
Wie elektronische Daten sicher aufzubewahren sind, steht nun auch in den
neuen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff“ (GoBD). Diese gelten seit Januar 2015. Demnach dürfen Sie
die erforderlichen Daten nur dann auch auf einem Datenträger aufbewahren,
wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können.
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Fehler passiert?
Rechnungen
berichtigen
Wenn Ihr Kunde sich bei Ihnen meldet und Ihnen erklärt, dass eine Pflichtangabe fehlt oder falsch ist, erstellen Sie eine Rechnungsberichtigung. In
diesem Dokument geben Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer und das
Datum an. Sie dürfen natürlich auch die ursprüngliche Rechnung stornieren
und eine neue verfassen. Dann aber muss auf die neue Rechnung der Hinweis, dass die alte Rechnung ungültig und storniert ist.
Übrigens: Wenn eine elektronische Rechnung korrigiert werden muss, wird
diese nicht dadurch storniert, dass der Empfänger der Rechnung selbige
zurückschickt. Wichtig ist hier, mögliche Korrekturen per Ergänzungs- oder
Korrekturbeleg vorzunehmen. Wenn Sie die Rechnung nochmal schicken,
gilt dies als Doppelrechnung – mit der Konsequenz, dass die Finanzverwaltung dies als unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis wertet.
Manchmal muss der Rechnungsbetrag geändert werden – zum Beispiel
aufgrund eines Rabatts. Haben Sie das Geld noch nicht erhalten, können
Sie die Rechnung einfach umschreiben und dem Kunden schicken. Sollte
der Auftraggeber die Rechnungssumme bereits überwiesen haben, erstellen
Sie einfach eine kaufmännische Gutschrift und überweisen Ihrem Kunden
den überzähligen Betrag zurück.
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Autorin:
Constanze Elter
Disclaimer:
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Rechtsberatung dar. Sie können eine individuelle Beratung nicht ersetzen.
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