Komplexe Organisationen verlangen nach einer flexiblen IT

Abraxas Informatik
Arbeitsplatz der Zukunft
Special
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Komplexe Organisationen verlangen
nach einer flexiblen IT-Infrastruktur
Mit Unterstützung der Abraxas Informatik AG hat der Kanton St. Gallen die komplette Arbeitsplatzinfrastruktur
erneuert. Der Arbeitsplatz 2015 (APZ 2015) basiert auf einer Private Cloud und besticht durch gute Performance,
Flexibilität sowie einen hohen Automatisierungsgrad. Heute verfügen die Ostschweizer über eine der modernsten
und leistungsfähigsten IT-Infrastrukturen der Schweiz.
DER AUTOR
Martin Senn, Mitglied der
Geschäftsleitung und Leiter
Division Outsourcing Solutions, Abraxas Informatik AG
Kantonsverwaltungen erbringen eine Vielzahl verschiedener Dienstleistungen und sind auf zuverlässige IT-Werkzeuge angewiesen.
Kantonsverwaltungen erbringen eine Vielzahl verschiedener
Dienstleistungen für ihre Bürgerinnen und Bürger und die Wirtschaft. Dazu sind sie auf zuverlässige und flexible IT-Werkzeuge
angewiesen. Die alte Basisinfrastruktur des Kantons St. Gallen
wurde diesen Anforderungen nicht mehr gerecht. Deshalb hat
der Dienst für Informatikplanung des Kantons St. Gallen 2013
eine Ausschreibung zur Einführung des Arbeitsplatzes 2015 (APZ
2015) lanciert.
«Mit dem Projekt verfolgten wir drei übergeordnete Ziele»,
erklärt Robert Schneider, CIO des Kantons St. Gallen. «Zum Ersten
wollten wir den Departementen eine zuverlässige Infrastruktur
anbieten, die den unterbrechungsfreien Betrieb ihrer Geschäftsapplikationen gewährleistet. Zum Zweiten sollte die Infrastruktur
die Aspekte Flexibilität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit optimal
verbinden. Und zu guter Letzt soll APZ den Departementen und
den Mitarbeitenden des Kantons einen möglichst individuellen
Einsatz ihrer IT-Mittel erlauben.» Im Vergleich zur bisherigen
Lösung stellt APZ die Basisdienstleistungen deutlich kostengüns-
tiger zur Verfügung und befreit damit sowohl menschliche als
auch finanzielle Ressourcen, die zur Optimierung von Arbeitsprozessen respektive zur Bereitstellung von E-Government-Angeboten eingesetzt werden können. «APZ 2015 entkoppelt die Hardware von Prozessen, Fachanwendungen und Betriebssystemen.
Für eine Organisation wie den Kanton St. Gallen wird es dadurch
einfacher, Standardservices an einen externen Dienstleister auszulagern und sich auf geschäftsspezifische IT-Anforderungen zu
konzentrieren», so Schneider.
Eine standardisierte Plattform für individuelle Bedürfnisse
«Mit APZ 2015 macht der Kanton St. Gallen einen grossen Schritt
hin zur service-, respektive anforderungsorientierten IT-Infrastruktur», beschreibt Erwin Ochsner, Projektleiter bei Abraxas, die He
rausforderung. «Der Kunde interessiert sich nicht mehr dafür, welche und wie viele Server im Rechenzentrum stehen. Er formuliert
vielmehr ein Bedürfnis und erwartet, dass dieses mit der bestehenden Lösung befriedigt werden kann.»
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Mit der APZ-Infrastruktur wurde also eine Plattform geschaffen, auf
der die Departemente ihren Mitarbeitenden die für ihre Aufgaben
notwendigen IT-Werkzeuge bereitstellen können. Um den unterschiedlichen Ansprüchen gerecht zu werden und gleichzeitig möglichst kostengünstig zu sein, muss eine solche Plattform aus standardisierten Elementen bestehen, einen möglichst hohen Automatisierungsgrad aufweisen und einen geräteunabhängigen Zugriff
auf die notwendigen Daten erlauben. Die drei Hauptelemente von
APZ 2015 bilden daher eine Private Cloud, ein Self-Service-Portal
und die eigentlichen Clients, mit denen die Anwenderinnen und
Anwender arbeiten.
1. Die Private Cloud
Die Grundlage von APZ 2015 bildet eine redundante Private Cloud,
die in zwei schweizerischen Rechenzentren betrieben wird. Die
Cloud-Architektur erlaubt es, rasch auf sich verändernde Ansprüche
hinsichtlich der Performance reagieren zu können und etwa zusätzliche Rechenleistung oder Speicherressourcen bereitzustellen. Aus
serdem können beide Rechenzentren den Betrieb der gesamten
Infrastruktur sicherstellen, wodurch die Ausfallsicherheit verbessert wird.
Die Grundlage von APZ 2015 bildet eine redundante Private Cloud.
2. Das Self-Service-Portal
Über das elektronische Self-Service-Portal können die Departemente, respektive die Mitarbeitenden, selber Bestellungen oder Fehlertickets aufgeben und die Aufträge in Echtzeit überwachen. Dank
der automatisierten Bereitstellung ist etwa ein neuer Arbeitsplatz
innert weniger Minuten einsatzbereit oder die neue Software installiert. Neben Standardanwendungen wie Office- oder Kommunikationslösungen werden departementspezifische Anwendungen auf
diese Art und Weise bereitgestellt. Die Ämter können dadurch
selbstständiger agieren und entlasten die IT-Verantwortlichen in
den Departementen.
3. Die Clients
Mit APZ können Anwenderinnen unabhängig des genutzten Endgerätes oder ihres Standorts auf ihre vertrauten Anwendungen
und Daten zugreifen. Dies ist ohne Zusatzinstallationen oder zusätzliche Kosten möglich. Von ihrem Büroarbeitsplatz aus greifen
die Mitarbeitenden direkt auf die APZ-Services zu. Unterwegs
mittels Laptop erfolgt der Zugriff via Direct-Access und vom heimischen Gerät aus über einen virtuellen Client. Auch der Zugriff
mit Smartphone oder Tablet ist möglich. Die Anwenderinnen und
Anwender profitieren unabhängig von Ort und Gerät von einer
identischen Arbeitsplatzumgebung und können ihre Aufgaben
effizient erledigen.
«Mit APZ 2015 haben wir alle Barrieren aus dem Weg geräumt,
welche die alte Infrastruktur den Departementen bei der Umsetzung ihrer IT-Vorhaben in den Weg gestellt hat», ist Schneider überzeugt. «Es liegt jetzt an ihnen die neuen Möglichkeiten zu nutzen.»
Tatsächlich hat der Kanton St. Gallen ein sehr ambitioniertes Projekt erfolgreich umgesetzt. Mit über 4000 Anwenderinnen und
Anwendern und einem derart hohen Automatisierungsgrad sei APZ
etwas Einzigartiges, ist Erwin Ochsner überzeugt. «Das hat es in
dieser Form in der Schweiz bisher nicht gegeben.»
Die Ämter können selbstständiger agieren und entlasten die IT-Verantwortlichen.
APZ 2015
Die automatisierte Bereitstellung, Erbringung und das Monitoring von standardisierten IT-Leistungen machen es möglich, mit einem jederzeit aktuellen Inventar und laufend gemessener Leistungsdaten die Vereinbarungen zwischen Dienstleister und Kunde zu messen. Weitere Vorteile und neue Möglichkeiten der
APZ-Infrastruktur sind:
▪▪ Bei Bedarf können die Betriebskosten nutzungsbasiert und transparent intern weiterverrechnet werden.
▪▪ Die Lizenzierung der eingesetzten Werkzeuge ist jederzeit auf dem aktuellen Stand und kann departementübergreifend optimiert werden.
▪▪ Die organisatorische Veränderungsfähigkeit innerhalb der kantonalen Verwaltung wurde erhöht. Dank
virtualisierter Dateisysteme, zentralem Identitätsmanagement und Benutzerdaten ohne Organisationsbezug sind personelle und organisatorische Wechsel einfach umzusetzen.
▪▪ Das Self-Service-Portal vereinfacht Bestellungen und erlaubt, IT-Services auch nur für eine bestimmte
Zeitspanne zu nutzen und zu bezahlen.
▪▪ Die APZ-Architektur erlaubt es den Ämtern, geschäftsspezifische Anforderungen und Prozesse zu realisieren. Ausserdem werden flexiblere Arbeitsweisen und -modelle ermöglicht, etwa der mobile Einsatz vor
Ort, Homeoffice oder Desk Sharing.
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«Das Outsourcing von Commodity
wie Infrastruktur hat sich beim Kanton
St. Gallen bewährt»
Die Mitarbeiter der Verwaltung des Kantons St. Gallen arbeiten heute schon am «Arbeitsplatz der Zukunft» (APZ).
Robert Schneider, CIO der Kantonsverwaltung St. Gallen, erklärt, welche Hürden auf dem Weg zum APZ überwunden
werden mussten und weshalb Abraxas den Zuschlag für die Umsetzung des Projekts erhielt. Interview: George Sarpong
Was waren die konkreten Probleme Ihrer alten IT?
R obert Schneider: Das Hauptproblem war die rigide Infrastruktur.
Alle Systeme mussten ein identisches Betriebssystem haben, die
unterschiedliche Dynamik dutzender Amtsgeschäfte wurde nicht
berücksichtigt, und beim alten Bezugsmodell war wenig Potenzial
für Einsparungen vorhanden.
Weshalb vergaben Sie den Auftrag an Abraxas?
Wir sahen einen klaren Preisvorteil in allen Losen der Offerte. Aus
serdem bot Abraxas als Einziger alle 13 Lose der Ausschreibung an.
Welche Probleme ergaben sich während der Umsetzung?
Die technische Komplexität der Gesamtlösung führte zu einem um
etwa drei Monate verzögerten Start der Phase Einführung. Diese zeitliche Verspätung wurde seitens Auftraggeber akzeptiert und als weniger riskant eingeschätzt als ein erhöhtes Einführungstempo. Dabei
wurden insbesondere die Bedürfnisse der Anwender und der Amtsgeschäfte berücksichtigt. Gegen Ende der Phase Einführung zeigten sich
teilweise Probleme mit älteren, wiederverwendeten Geräten aus der
bisherigen Infrastruktur. Aufgrund der vorteilhaften finanziellen Entwicklung im Projekt wurden diese dann teilweise ersetzt.
Was raten Sie anderen Verwaltungen, die auf den
Arbeitsplatz der Zukunft umrüsten wollen?
Sie sollten sich die Bezugsstrategie gut überlegen. Das Outsourcing
von «Commodity» wie Infrastruktur hat sich beim Kanton St. Gallen
bestens bewährt. Eine Differenzierung im Infrastrukturbereich ist
heute nicht mehr möglich. Im Gegenteil: Man bindet Kapazitäten,
die zur Optimierung der Fachapplikationen eingesetzt werden könnten. Ausserdem rate ich zu einem sorgfältigen Anforderungs
management im technischen Bereich für die Migration der Fach
anwendungen auf die neue Infrastruktur. Auch eine frühzeitige
Klärung organisatorischer Fragen wie Identitätsmanagement und
Domänenstrukturen sind sinnvoll, typischerweise zeitlich klar vor
dem Infrastrukturprojekt.
Um wie viel Prozent haben Sie das geplante Budget ü berbeziehungsweise unterschritten?
Das ursprüngliche Budget wurde um gut 20 Prozent unterschritten;
davon sind knapp die Hälfte nicht in Anspruch genommene Reserven für Unvorhergesehenes. Hauptgründe dafür waren ein geringerer Bedarf an Softwarelizenzen als ursprünglich hochgerechnet
sowie tiefere Kosten für externe Dienstleistungen zur Migrationsunterstützung.
Wie haben Sie die Mitarbeiter von der neuen IT-Infrastruktur überzeugt?
Bei den Mitarbeitenden kam die Veränderung sehr gut an: Sie erhielten neue Hardware mit überzeugender Performance. Der Betrieb ihrer Fachanwendungen verlief auch während der Umstellung
unterbrechungsfrei, und die Schulung in Form von E-Learning erfuhr
eine hohe Akzeptanz. Der Einsatz von «Floorwalkern» zur lokalen
Unterstützung bei der Migration wurde ebenfalls geschätzt.
Robert Schneider ist CIO der Kantonsverwaltung St. Gallen.

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