Prozessablauf für Ausgaben und Bestellungen

Prozessablauf für Ausgaben und
Bestellungen
Ausgabe notwendig
Ausgabe >400€?
Ausgabe >6.000€
Dringende
Ausgabe?
Ausfüllen eines Ausgabenformulars
und Abgabe bei Sachbearbeiterin
(inkl. 3 Angebote bei >400€)
(Antragstellerin)
Unterzeichnung des Formulars durch
WiRef und Vorsitz
(Sachbearbeiterin)
Ausgabe tätigen bzw. Bestellung
aufgeben (Antragstellerin)
ja
ja
ja
3 Angebote einholen
(Antragstellerin)
Vor Unterzeichnung durch WiRef und
Vorsitz braucht es einen Beschluss der
Hochschulvertretung
(Antragstellerin & Vorsitz)
Bestätigung per E-Mail von WiRef
einholen (Zweck und Höhe)
bei >900€ oder HV-Budget auch
Bestätigung per E-Mail von Vorsitz
einholen (Antragstellerin)
Ausgabe tätigen bzw. Bestellung
aufgeben (Antragstellerin)
Ausfüllen eines Ausgabenformulars
und Abgabe bei Sachbearbeiterin
(inkl. 3 Angebote bei >400€)
(Antragstellerin)
Unterzeichnung des Formulars durch
WiRef und Vorsitz
(Sachbearbeiterin)
Abgabe der Original-Rechnung und
eines Zahlungsnachweises bei
Sachbearbeiterin
(Antragstellerin)
Überweisung der Rechnung oder
Refundierung der Ausgabe
(eigener Prozess)
(Sachbearbeiterin)
Ausgabe getätigt
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Begriffsbestimmungen
Antragstellerin: die Person, welche vor hat, für die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der FH Campus
Wien eine Ausgabe zu tätigen oder eine Bestellung aufzugeben. Konkret kann das eine Studienrichtungsvertretung,
eine Referentin oder ein Referent, eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter oder ein Mitglied des
Vorsitzteams sein. Eine weitere Möglichkeit wäre, dass es eine Studierende oder ein Studierender mit Zustimmung
der Studienrichtungsvertretung ist.
Sachbearbeiterin: Person zur administrativen Unterstützung von Vorsitz und WiRef.
Dringend sind Ausgaben, bei denen ein effektiver Nachteil daraus entsteht, wenn sich eine Anschaffung oder
Bestellung verzögert. Ein Beispiel dafür wäre, wenn das Plotterpapier ausgeht und dieses nachbestellt werden
muss.
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