Meetings Incentives Congress Travel & Events M I C E department inventif EINE GUTE REISE BEGINNT MIT... Der ganz normale Montagswahnsinn Gerade eben das Wochenmeeting beendet mit 2 neu beschlossenen Projekten, mein Posteingang wird mit Mails bombardiert, der Terminkalender platzt aus allen Nähten. Ein Blick in Bea's Gesichtsausdruck verrät mir einen ähnlichen Zustand bei meinem jüngeren Vis à Vis. Das Telefon klingelt, und die wohlbekannte Handynummer lässt mich unverzüglich zum Hörer greifen. "Guten Abend Chef." "Hallo Anja. Melde mich nur schnell, weil ich nicht direkt aus Nagoya zurück fliege. Ich muss noch kurzfristig 3 Tage nach Singapur. Bitte veranlasse umgehend die notwendigen Umbuchungen. Und Anja, bitte vergiss nicht, mir ein zentral gelegenes Hotel zu buchen. Vielen Dank, ich ruf wieder an..." ...EINER NOCH BESSEREN ORGANISATION. | M I C E department inventif we manage travel Flexibilität as usual "Bea, kannst du dich zwischenzeitlich um meine Kongressgruppe in Hong Kong kümmern? Bei mir ist kurzfristig Chefsache angesagt. Flüge umbuchen und Hotel mit Transfer organisieren. Und wie ich ihn kenne, war das noch nicht alles. Wenn er in Asien auf Tour ist, hat er jeden Tag eine neue Idee. Wie ich das bloss wieder auf die Reihe kriege? Um das Programm für den Marokko-Incentive muss ich mich auch noch kümmern. Und und...” "Zum Glück hast du nicht über das Internet gebucht. Die Stunden, die du mit Umbuchen und Unterkunft suchen versäumen würdest, nicht auszudenken. So kannst du einfach inventif anrufen. Die erledigen das wie immer schnell und unkompliziert. Zudem haben Sie die Sitzplatz-Wünsche und die Miles & More Nummer von ihm gespeichert." "Stimmt. Und nicht zu vergessen seine Spezialwünsche mit den Vegi-Menus." Flüge, Tarife & Mehrwert Dank hohen Einkaufsvolumen bieten wir beste Firmen- und Markttarife. Und Sie profitieren von weiteren Vorteilen wie: • Knowhow unserer Tarifspezialisten mit Jahrzehnte langer Branchenerfahrung • Einsparungen durch Tarifvergleiche, kreatives Ticketing und Nutzung modernster Technologien • zeitsparenden Umbuchungen • provisorischen Reservationen mit Bedenkzeit von 8 - 72 Stunden • Buchungen gemäss Kunden-Reiseprofil und firmeninterner Reiserichtlinien Aus 1001 Nacht unter dem Sternenhimmel Mit dem Flug hat es Gott sei Dank noch geklappt. Und das Hotel wird dem Chef sicher zusagen. Gemeldet hat er sich nicht mehr - ein gutes Zeichen. Dann sehe ich mir jetzt mal an, wie inventif's Vorschlag für Marokko aussieht. Da fehlen mir noch drei Tage im Programm. "Hey, jetzt hör dir mal diesen Vorschlag an: Ab dem Riad in Marrakech mit den Jeeps in die Wüste. Dort werden Zelte zum Übernachten aufgebaut, Marrokanisches Couscous unter dem Sternenhimmel begleitet von Feuerschluckern. Anschliessend das Highlight: ein Berber erzählt am Lagerfeuer Geschichten aus 1001 Nacht und überlieferte Wüstenlegenden. Am nächsten Tag Besuch bei den Berbern mit 'Wüstenschiffen', traditionelles Mittagessen mit dem Stamm. Am Abend Sternenkunde durch den Astronomen unter funkelndem Wüstenhimmel. Nächster Tag: Sunrise-Frühstück in den Dünen usw. und so fort. Das wird ganz bestimmt eine spannende Geschichte. Bea, das machen wir." 1001 Incentive Wir liefern kreative Ideen für lebendige Erlebnisse, die in guter Erinnerung bleiben. Und wir übernehmen von der Planung bis zur Umsetzung die gesamte Koordination. Sie profitieren von: • Fest zugeteilter MICE-Spezialistin während der gesamten Projektdauer • Suche der geeigneten Destination / Hotel / Location nach Zielvorgabe, abgestimmt auf Ihr individuelles Thema • Ideengenerierung für erlebnisreiche Incentiveinhalte, über die man noch lange spricht. Far away & welcome home "Du Bea, der Chef hat sich gemeldet und ist total happy mit dem Hotel in Singapur. Er hat mir eben eine e-Mail geschrieben. In der Wanne liegend fragt er noch, ob wir nun ein Hotel haben für den Kopenhagen Kongress. Wollen wir ihn noch ein wenig auf die Folter spannen? Oder soll ich schreiben, dass inventif fündig geworden ist? Das ist ja schliesslich nicht selbstverständlich. Du weisst, die ganze Stadt ist ausgebucht, und wir haben trotzdem noch ein tolles Hotel im Zentrum bekommen." "Ach komm, übermittle ihm doch diese good news. Vielleicht nimmt er uns dann ein Geschenk aus Singapur mit. Eine von diesen Taschen. Du weisst schon, welche ich meine. Das wär doch nicht schlecht." "Apropos Kongress: Melanie von unserem Österreich Office hat mich gefragt, ob wir noch überzählige Zimmer für den Stockholm Kongress haben." "Hm, wir nicht. Mach' ihr doch eine Mail mit den Koordinaten von inventif. Die haben oft Kontingente oder können welche beschaffen." "In Hong Kong ist übrigens auch alles auf Kurs. Die Gruppe ist gut angekommen und alle haben die Zimmer bezogen. Daniel hat bereits die Kongressunterlagen von der Reiseleitung überreicht bekommen." Zimmer nach Mass inventif vermittelt Zimmerkontingente zu internationalen medizinischen Kongressen. Sie profitieren dabei von: • Zimmersuche nach Ihren Kriterien mit Unterbreitung diverser Vorschläge • Nutzung unserer Beziehungen zu vielen Partneragenturen • Führen der Konditionsverhandlungen mit den Hotelanbietern • Kontrolle von vertraglichen Terminen mit Erinnerungsmail an Sie • Permanente Aktualisierung der Zimmerlisten Geben Sie Ihrem Meeting Raum Kein Meeting ist wie das andere. Aber jedes fusst auf perfekt organisierten Abläufen unter optimalen Rahmenbedingungen. Wir suchen für Ihren Anlass jeweils die passende Location und führen Regie bei der Organisation von: Konferenzräumen mit erforderlicher Technik-Ausstattung, Catering, Zimmer, Freizeitprogramm nach Ihren Vorstellungen und Budgetvorgaben. Wir sorgen im In- wie im Ausland für rundum gelungene Meetings. Business & entertainment "Guten Morgen Bea. Alles klar bei dir?" "Tagchen Anja. Etwas müde, ist gestern (zu) spät geworden. So ein Club-Konzert wäre durchaus mal eine Alternative zu unserem traditionellen Weihnachtsessen." "Übermorgen steigt bereits das Mitarbeiter-Meeting im Tessin. Da müssen wir heute unbedingt noch ein paar Dinge checken. Ich gehe jetzt inventif's Regieplan durch. Bea, prüfst Du bitte, ob alle Schulungsunterlagen in den Kisten verpackt sind? Stefan holt sie am Nachmittag ab. Er fährt morgen schon in den Süden. Alles vorbereiten und so weiter." "Ich bin jetzt schon gespannt auf das Feedback der Teilnehmer: Barbecue am Privatstrand, ein Abendessen wie im Land der aufgehenden Sonne, die Lounge stilgerecht mit Japanischen Elementen dekoriert und ein echter Sushi-Master, der live kocht. Das erlebt man auch nicht alle Tage. Die Origami Einladungen sind jedenfalls schon mal gut angekommen." "Und der Chef wird es morgen auf den letzten Drücker auch schaffen, dort zu sein. Zumindest wenn alles klappt." Chill out & dining Wochen-Endspurt. Mein Handy piept. SMS von Daniel: >Das Restaurant mit den Tischen an der Fensterfront war Extraklasse. Was für ein Blick auf die Skyline! Alle begeistert. Und ein toller Abschluss in der Felix-Bar im Peninsula. Klappt es mit allen Änderungen der Flüge und Übernachtungen? LG Daniel< Mit einem Schmunzeln simse ich die Message weiter und warte auf Bea's Reaktion. Eine fröhliche Melodie erklingt gegenüber und ein breit lachendes Gesicht taucht hinter dem Monitor auf. "Siehst du, hab ich's doch gewusst. Das Restaurant ist eine Wucht. Da hab ich mir doch gleich einen Kaffee verdient. Du auch einen?" "Danke ja gerne. Aber Bea, blickst du noch durch mit all den Änderungen bei den Flügen und Hotelumbuchungen? Ich habe da etwas den Faden verloren." "Ich auch. Aber ich mache mir da keine Sorgen. Ich ruf gleich inventif an. Die haben das immer im Griff und können mir die aktuellen Listen senden. Dann haben wir schnell wieder den Durchblick." Congress Travel Überlassen Sie die zeitraubenden Arbeiten den Profis. Wir erledigen für Sie: • Komplettes Teilnehmer-Management • Kongress-Registrierung • Abholung der Kongressunterlagen durch lokale Partneragenturen • Restaurant-/ Transfer-Reservierungen • Zusammenstellung sämtlicher Reiseunterlagen wie Reiseführer und Stadtpläne, Visa-Beschaffung etc. • Permanente Budgetkontrollen und detaillierte Kostenaufschlüsselungen Our people. Your guarantee. Die Nase vorn mit Massarbeit Unser erfahrenes MICE-Team unterstützt Sie professionell vom kleinen Arbeitsmeeting bis zur Teilnahme an grossen internationalen Kongressen mit effizienten, massgeschneiderten Services in hoher Qualität. Partnerschaftlich und fair. Dabei kümmern wir uns akribisch um alle Details von A-Z, währenddem Sie sich voll und ganz Ihren eigenen Geschäften widmen können. Ladies and Gentlemen welcome aboard, this is your captain speaking Endlich. Das Telefon klingelt und das Display zeigt mir die Nummer, auf die ich schon lange gewartet habe. "Hallo Anja." "Hallo Chef, wie geht's?" "Bestens, danke. Ich sitze schon im Flieger. Kann also nicht mehr lange reden vor dem Start. Tut mir übrigens leid wegen den überfallartigen Umbuchungen. Es hat sich aber gelohnt. Mehr dazu dann morgen. Wir sehen uns ja im Tessin. Hör mal: ihr zwei hattet eine ziemlich stressige Woche und sehr viel Arbeit mit all den Projekten. Wie ich gesehen habe, ist alles hervorragend über die Bühne gegangen. So dachte ich mir, ich gönne euch ein Wellness-Weekend irgendwo im Tirol. Ihr selbst müsst ja immer nur das Beste für uns aussuchen, könnt aber kaum einmal dabei sein. Was haltet ihr davon?" "Jetzt bin ich etwas sprachlos Chef. Das ist eine wunderbare Überraschung. Herzlichen Dank. Das nehmen wir natürlich gerne an...” "Juhui Bea, was für eine Woche. Jetzt halt dich fest: ..." Starten Sie jetzt mit uns. bta first travel ag M I C E department inventif Sennweidstrasse 44 Postfach 130 CH-6312 Steinhausen | Switzerland Phone Fax E-Mail Web +41 (0)41 748 72 88 +41 (0)41 748 61 60 [email protected] www.btafirst.com