Standardisierung AVD - IT

STANDARDISIERUNG DES
AUSTAUSCH VON AKTEN,
VORGÄNGEN UND DOKUMENTEN
3. Fachkongress des IT-Planungsrats
12.-13. Mai 2015 in Mainz
20.05.2015
3. Fachkongress des IT-Planungsrats
Folie 1
STANDARDISIERUNG AVD
Standardisierung des Austausch von Akten,
Vorgängen und Dokumenten
 Worum geht es überhaupt?
 Was wurde bislang erarbeitet?
 Die Beteiligungsphase
 Was sind die nächsten Projektschritte?
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Folie 2
AVD
WORUM GEHT ES?
Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten
 Was sind Akten, Vorgänge und Dokumente?
 Was bedeutet Austausch?
 Was ist die Standardisierungsagenda?
 Was ist das Projektziel?
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Folie 3
AVD
WORUM GEHT ES?
Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten
 Was sind Akten, Vorgänge und Dokumente?
Schriftgutobjekte
 Was bedeutet Austausch?
 Was ist die Standardisierungsagenda?
 Was ist das Projektziel?
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Folie 4
AVD
WORUM GEHT ES?
Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten
 Was sind Akten, Vorgänge und Dokumente?
Schriftgutobjekte
 Was bedeutet Austausch?
 Was ist die Standardisierungsagenda?
 Was ist das Projektziel?
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Folie 5
AVD
WORUM GEHT ES?
Was und wie wird ausgetauscht?
 Schriftgutobjekte
(Primär-) Dokumente
Metadaten zu den Dokumenten
Metadaten zu Akten und Vorgängen
 Nachrichten
XÖV-konform
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AVD
WORUM GEHT ES?
Kommunikationsszenarien
 Schriftgutobjekte an andere versenden mit und ohne
Antwort
 Abgabe von Schriftgutobjekten inkl. Übernahme der
Bearbeitung
 Übermittlung von Aktenplänen
 Aussonderung von Schriftgutobjekten
 Fachverfahrensanbindung
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Folie 7
AVD
WORUM GEHT ES?
Die Standardisierungsagenda
Die Standardisierungsagenda ist das Instrument des ITPlanungsrats um die im föderalen Kontext relevanten
Standardisierungsbedarfe zu erfassen, zu klassifizieren und
in transparenter und planmäßiger Vorgehensweise einer
Lösung zuzuführen.
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Folie 8
STANDARDISIERUNGSAGENDA
STARK VERKÜRZT!!!!
 Voraussetzung: Es gibt einen Bedarf für einen Standard
 Der IT-Planungsrat beschließt den Bedarf
 Es wird eine Bedarfsbeschreibung erstellt
 Es werden Lösungen/Standards evaluiert, die den Bedarf
decken
 Die Lösungen/Standards werden bewertet
 Eine Lösung/Standard wird dem IT-Planungsrat zur
Beschlussfassung vorgelegt
 Der IT-Planungsrat beschließt den Standard
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Folie 9
AVD
WORUM GEHT ES?
Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten
 Was sind Akten, Vorgänge und Dokumente?
 Was bedeutet Austausch?
 Was ist die Standardisierungsagenda?
 Was ist das Projektziel?
Der IT-Planungsrat beschließt den Standard
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Folie 10
AVD PROJEKTSTAND
 Der Bedarf für einen Standard wurde vom IT-Planungsrat
festgestellt
 Die Bedarfsbeschreibung ist erstellt und veröffentlicht
 Die Anmerkungen und Kommentierungen zur
Bedarfsbeschreibung werden über die
Beteiligungsplattform des Freistaats Sachsen erfasst
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DIE BETEILIGUNGSPHASE
 Die Beteiligungsphase dient der Abstimmung/Diskussion
der Bedarfsbeschreibung zwischen Fachgremium und
der Öffentlichkeit.
 Die abgestimmte Bedarfsbeschreibung ist Grundlage für
die Auswahl des zu beschließenden Standards.
 Die Beteiligungsplattform Sachsen ist im Internet unter
https://bürgerbeteiligung.sachsen.de erreichbar.
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AVD
NÄCHTE PROJEKTSCHRITTE
 Erfassen der Anmerkungen und Kommentare über die
Beteiligungsplattform
 Bewertung und Bearbeitung der Anmerkungen und
Kommentare
 Erstellung und Veröffentlichung der Version 2.0 der
Bedarfsbeschreibung
 Aufruf zur Bewerbung an „Hersteller“ eines geeigneten
Standards
 Bewertung der Bewerbungen
 Vorschlag für den IT-Planungsrat
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AVD
BESCHLUSSVORSCHLAG
(1) Der Planungsrat beschließt für den Bedarf STANDARD
FÜR DEN AUSTAUSCH VON AKTEN, VORGÄNGEN UND
DOKUMENTEN die verbindliche Anwendung des Standards
XYZ gemäß § 3 IT-Staatsvertag für folgende
Kommunikationsszenarien:

Schriftgutobjekte an andere Versenden mit und ohne Rückantwort

Abgabe von Schriftgutobjekten inkl. Übernahme der Bearbeitung

Übermittlung von Aktenplänen

Aussonderung von Schriftgutobjekten

Fachverfahrenskommunikation
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AVD
BESCHLUSSVORSCHLAG
(2) Für IT-Verfahren, die dem bund-länderübergreifenden
Datenaustausch oder dem Datenaustausch mit Bürgern und
Wirtschaft dienen, werden folgende Konformitätsfristen
festgelegt:

mit Beschlussfassung - für IT-Verfahren, die neu aufgebaut oder in wesentlichem
Umfang überarbeitet werden,

drei Jahre nach Beschlussfassung - für andere IT-Verfahren.
(3) Die Mitglieder des IT-Planungsrats tragen in ihrer
jeweiligen Gebietskörperschaft dafür Sorge, dass sobald
möglich, sämtliche IT-Verfahren konform zu diesem
Standard sind, wenn nicht zwingende fachliche oder
wirtschaftliche Gründe dagegen sprechen.
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AVD
BESCHLUSSVORSCHLAG
(4) Der Planungsrat empfiehlt weiterhin für den Bedarf
STANDARD FÜR DEN AUSTAUSCH VON AKTEN,
VORGÄNGEN UND DOKUMENTEN die Anwendung des
Standards XYZ gemäß § 3 IT-Staatsvertag für folgende
Kommunikationsszenarien

Schriftgutobjekte an andere Versenden mit und ohne Rückantwort

Abgabe von Schriftgutobjekten inkl. Übernahme der Bearbeitung

Übermittlung von Aktenplänen

Aussonderung von Schriftgutobjekten

Fachverfahrenskommunikation
Anmerkung: Soweit alle Kommunikationsszenarien verpflichtend sind, kann dieser Punkt
entfallen
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AVD
BESCHLUSSVORSCHLAG
(5) Der Standard XYZ wird im Auftrag des IT-Planungsrats
von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
herausgegeben. Er ist im Bundesarchiv, Potsdamer Straße
1, 56075 Koblenz, für jedermann zugänglich und
archivmäßig gesichert niedergelegt. Der Standard sowie
Änderungen des Standards werden vom IT-Planungsrat im
Bundesanzeiger bekannt gemacht, dabei werden das
Herausgabedatum und der Beginn der Anwendung
angegeben.
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STANDARDISIERUNG AVD
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Martin Fuhrmann
Ministerium des Innern, für Sport und Infrastruktur Rheinland-Pfalz
06131 16-3324
[email protected]
Nicol Feske
Sächsisches Staatsministerium des Innern
0351 564 3635
[email protected]
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