GoBD: Was hat sich durch die neue Vorschrift geändert? Manuela Becker Folie 1 | 12.11.2015 GoBS + GDPdU + FAQ = GoBD „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS; BMFSchreiben vom 07.11.1995) „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU; BMF-Schreiben vom 16.07.2001 bzw. 14.09.2012) „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ (FAQ; Verwaltungsvorschrift vom 22.01.2009) „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD; BMF-Schreiben vom 14.11.2014) Folie 2 | 12.11.2015 ‚neue‘ GoBD – ab wann? wer? » …sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2014 beginnen » und betreffen grundsätzlich • • • alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie Einnahme-Überschuss-Rechner (Gewinnermittlung nach Vorschriften des § 4 Abs. 3 EStG, soweit diese ihre unternehmerische Prozesse ITgestützt abbilden und ihren Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form nachkommen). Des Weiteren sind jene Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen (§ 146 Abs. 6 AO). Folie 3 | 12.11.2015 Welche elektronischen Daten müssen aufbewahrt werden ? » Grundsätzlich sind alle steuerrelevanten Daten aufbewahrungspflichtig » Faustregel: Daten sind dann besteuerungsrelevant, wenn aus ihnen Betriebsausgaben oder – einnahmen verbucht werden oder wenn sie sich in sonstiger Weise auf den steuerlichen Gewinn auswirken. Folie 4 | 12.11.2015 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen? Kasse Anlagenbuchhaltung Zahlungssysteme Warenwirtschaftsystem Lohnbuchhaltung Archivierungsund Datenmanagementsysteme Finanzbuchhaltung Materialwirtschaft Faktura Elektronische Waagen Zeiterfassung Taxameter Geldspielgeräte Folie 5 | 12.11.2015 Geltungsumfang GoBD Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten, Rz. 3 LStDV gewerberechtlich EStDV UStG HGB brachenspezifisch Steuerliche Aufzeichnungspflichten, Rz. 4 UStDV AO GoBD Kostenstellen EStG Mengen- und Wertangaben Valuta Unterlagen zu Geschäftsvorfällen, zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen, Rz. 5 Folie 6 | 12.11.2015 Gliederungsübersicht GoBD 1. Allgemeines/Definitionen 2. Verantwortlichkeit 3. Allgemeine Anforderungen GoBS (GDPdU, FAQ) 1. Anwendungsbereich 9. Verantwortlichkeit --- 4. Belegwesen (Belegfunktion) 2. Beleg-, Journal- & Kontenfunktion 5. Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle in zeitlicher 2. Beleg-, Journal- & Kontenfunktion Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion) 6. Internes Kontrollsystem (IKS) 7. Datensicherheit 8. Unveränderbarkeit 4. Internes Kontrollsystem (IKS) 5. Datensicherheit 3. Buchung 9. Aufbewahrung 7. Aufbewahrungsfristen 6. Dokumentation und Prüfbarkeit 10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 11. Datenzugriff 12. Zertifizierung und Softwaretestate 8. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen GDPdU Fragen und Antworten zum Datenzugriff 13. Anwendungsregeln --- Folie 7 | 12.11.2015 Gliederungsübersicht GoBD 1. Allgemeines/ Definitionen GoBS (GDPdU, FAQ) 1. Anwendungsbereich 2. Verantwortlichkeit 9. Verantwortlichkeit 3. Allgemeine Anforderungen --- Folie 8 | 12.11.2015 Allgemeine Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit » Vollständigkeit (Rz. 36, 38 – 40) » Richtigkeit (Rz. 44, 137) und Zeitgerechtigkeit (Rz. 46 – 50, 52, 87) » Ordnung (Rz. 53, 54, 57) und Unveränderbarkeit (Rz. 58, 59) » Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Rz. 30, 32, 33, 64, 80) Folie 9 | 12.11.2015 Progressive und retrograde Prüfung Progressive Prüfung Beleg Grundbuchaufzeichnungen/ Journal Konten Bilanz / GuV UVA Retrograde Prüfung Folie 10 | 12.11.2015 Gliederungsübersicht GoBD GoBS (GDPdU, FAQ) 1. Allgemeines/ Definitionen 1. Anwendungsbereich 2. Verantwortlichkeit 3. Allgemeine Anforderungen 4. Belegwesen (Belegfunktion) 9. Verantwortlichkeit --2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Folie 11 | 12.11.2015 Beleginhalte Beleginhalte » Eindeutige Belegnummer » evtl. Belegaussteller oder -empfänger » Buchungsbetrag » Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung » Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls » Belegdatum Folie 12 | 12.11.2015 Gliederungsübersicht GoBD GoBS (GDPdU, FAQ) 1. Allgemeines/ Definitionen 1. Anwendungsbereich 2. Verantwortlichkeit 3. Allgemeine Anforderungen 4. Belegwesen (Belegfunktion) 9. Verantwortlichkeit --2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 5. Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion) Folie 13 | 12.11.2015 Protokollierungspflichtige Daten Protokollierungspflichtige Daten » » » » » » » » Stammdaten zu Sachkonten, Debitoren, Kreditoren, Banken, Anlagen und Material Belegarten, Bewegungsarten, Belegschlüssel Konten- und Erlöskontenfindung Steuerschlüssel und –parameter Einstellungen zu Mandanten und Buchungskreisen Einstellungen zu Buchungsperioden Währungskurse, Umrechnungsparameter Benutzer, Berechtigungen, Rollen Folie 14 | 12.11.2015 Gliederungsübersicht GoBD GoBS (GDPdU, FAQ) 1. Allgemeines/ Definitionen 1. Anwendungsbereich 2. Verantwortlichkeit 3. Allgemeine Anforderungen 4. Belegwesen (Belegfunktion) 9. Verantwortlichkeit --2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 5. Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion) 6. Internes Kontrollsystem (IKS) 4. Internes Kontrollsystem (IKS) Folie 15 | 12.11.2015 Internes Kontrollsystem (IKS) Kontrollen (Rz. 100) » » » » » » » » » Zugangs- und Zugriffsberechtigungen Funktionstrennungen Erfassungskontrolle (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen) Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe Kontrolle der technischen Verarbeitung Schutzmaßnahmen gegen Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten (beabsichtigt oder unbeabsichtigt) Plausibilitätskontrollen Vollständigkeitskontrollen Übertragungskontrollen Folie 16 | 12.11.2015 Gliederungsübersicht GoBD 7. Datensicherheit 8. Unveränderbarkeit 9. Aufbewahrung GoBS (GDPdU, FAQ) 5. Datensicherheit 3. Buchung 7. Aufbewahrungsfristen 10. Nachvollziehbarkeit 6. Dokumentation und und Nachprüfbarkeit Prüfbarkeit Folie 17 | 12.11.2015 Verfahrensdokumentation » allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung und der vorgelagerten Systeme » » » » » » » Anwenderdokumentation Technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Beschreibung des ‚internen Kontrollsystems‘ Datensicherungskonzept Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme Nachvollziehbare Historie der Änderungen innerhalb der Dokumentation Folie 18 | 12.11.2015 Gliederungsübersicht GoBD GoBS (GDPdU, FAQ) 7. Datensicherheit 5. Datensicherheit 8. Unveränderbarkeit 3. Buchung 9. Aufbewahrung 7. Aufbewahrungsfristen 10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 6. Dokumentation und Prüfbarkeit 11. Datenzugriff GDPdU 12. Zertifizierung und Softwaretests Fragen und Antworten zum Datenzugriff 13. Anwendungsregeln --- Folie 19 | 12.11.2015 Die ‚neuen‘ GoBD …oder … ? ? ? Verschärfung der Anforderungen formelle ? Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ? ? ‚neue‘ GoBD Folie 20 | 12.11.2015 Die ‚neuen‘ GoBD … und Beispiele wie oxaion deren Einhaltung unterstützen kann… Folie 21 | 12.11.2015 Datensicherung Folie 22 | 12.11.2015 Journalisierung Journaldatei anzeigen Folie 23 | 12.11.2015 Berechtigungskonzept » In oxaion können Berechtigungen definiert werden für . . . » » » » » » » » » Firmen Programme Transaktionen Datensätze Bildschirmfelder Tabellen Tabelleneinträge Belege Explorer-Knoten (firmenspezifisch) (programm- und firmenspez. (in bestimmten Dateien) (global und firmenspezifisch) (global oder transaktionsabh. (auch anwendungsbezogen) Folie 24 | 12.11.2015 Benutzerprofile So nicht ! Folie 25 | 12.11.2015 Oxaion Business Process Management Steuer- und Erlöskontenfindung Folie 26 | 12.11.2015 Verwaltung der Erweiterungen und Modifikationen Folie 27 | 12.11.2015 Auskunft Archivierung Folie 28 | 12.11.2015 Datenbereitstellung im IDEAFormat Folie 29 | 12.11.2015
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