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Effizientes Organisieren
mit professioneller Software
Viele Veranstaltungsorganisatoren greifen daher auf branchenspezifische
Softwarelösungen zur Verwaltung der Teilnehmer zurück. Ein konsequenter Einsatz der
richtigen Organisationssoftware bringt zahlreiche Vorteile und Einsparpotenziale mit sich:
λ
der Planungsprozess wird optimiert,
λ
Planungszeiten können verkürzt werden,
λ
die Produktivität wird gesteigert,
λ
der Personalaufwand vermindert sich und
λ
die Kosten werden transparenter.
Mit der Nutzung einer professionellen Anwendung kann der Verwaltungsaufwand somit
bis zu 50% reduziert werden. Unsere Erfahrungen zeigen, dass Kongresse mit 5000
Teilnehmern mit Hilfe unserer Software MesseInfo® erfolgreich von 4 Personen starken
Agenturen veranstaltet werden können.
Die Zahl der angebotenen Softwarelösungen steigt kontinuierlich. Umso schwieriger wird
es für Kongressorganisatoren, den geeignetsten Anbieter auszuwählen, denn die
einzelnen Produkte und Anbieter unterscheiden sich häufig stark in Qualität, Service und
Zuverlässigkeit.
Vorteile von MesseInfo
Unsere Leistung
λ
Ihr Vorteil
MesseInfo® erledigt Routineaufgaben
Î Zeit- und Personalersparnis
schnell und zuverlässig
Î deutliche Steigerung der Performance
möglich
λ
MesseInfo® ist eine ASP-Lösung: die
Î Kostenvorteile und Einsparpotenzial:
Applikation wird im Internet genutzt,
•
der Kunde greift auf unseren Server zu.
λ
λ
Geringe Hardwareanforderungen: es ist
Keine außerordentlichen Investitionen
in neue IT-Systeme, kein Server nötig
•
Geringe Kosten für Installation,
nur ein internetfähiger PC notwendig
Administration und Wartung, da in
(egal ob Windows, Linux, Mac)
Lambdalogics Räumen.
Nutzungslizenzen werden gemietet:
Î Kosten leicht kalkulierbar und erheblich
optimale Anzahl an Lizenzen wird für
geringer als Kaufmodelle der
bestimmten Zeitraum zur Verfügung
Konkurrenz.
gestellt. Zusätzliche Lizenzen können
Î Erwerb der Software möglich.
kurzfristig eingesetzt werden (z.B.
Î Skalierbarkeit
während des Kongresses), die Technik
ist beliebig skalierbar (nach
Teilnehmeranzahl)
λ
λ
Wir erstellen individuelle Angebote
Durch Internet weltweiter Zugriff auf
®
Î leichte Zugriffsmöglichkeiten, hohe
MesseInfo , keine Abhängigkeiten von
Verfügbarkeit der Anwendung, jederzeit
Wählverbindungen, Einsatz über weite
und von überall zu bedienen.
Entfernungen
λ
Jede Art von Anpassungen (andere
Î Einfache Installation und Modifikation
Farben, Sprachen, andere Felder, neue
Î Reaktionsschnelligkeit
Module) können schnell auf Server
eingespielt werden.
λ
Sofortige Reaktion auf individuelle
Bedürfnisse einer Veranstaltung.
λ
MesseInfo® kann international mit
Î hohe Kompatibilität
derselben Datenbasis verwendet
werden.
λ
Das System lässt sich problemlos in
komplexe IT-Strukturen einbinden
λ
Eigene Abläufe/ Prozesse/
Datenbanken können integriert werden
λ
Chipkarten, MessageCenter und Visitor
Tracking können ohne Mehraufwand
integriert werden.
λ
Software nicht an bestimmte
Betriebssysteme gebunden
λ
Offene Importschnittstellen: Direkter
Î hohe Portabilität
Import aller Daten bspw. aus OnlineRegistrierungen möglich
λ
Vollständige Übernahme von
Informationen, da anpassbare Felder
(keine Datenverluste)
λ
Unkomplizierter Support in den eigenen
Räumen von Lambdalogic
λ
Programm generiert im Falle eines
Fehlers e-mail, die zum Service
Î hervorragende Betriebssicherheit/
Zuverlässigkeit
geschickt wird. Wege werden verkürzt
und an der richtigen Stelle mit den
relevanten Informationen ausgewertet.
λ
Hohe Datensicherheit durch zentrale,
replizierte Datenhaltung (auf mehreren
Servern). Zertifikate im Internet
schützen Zugriffe.
λ
Vor Ort (Kongress) ist das System
ausfallsicher, da Daten beliebig
replizierbar sind. So sind bei kleineren
Kongressen keine komplexen Client
Server Systeme erforderlich.
λ
Zur Sicherheit können Server zusätzlich
auf Kongressen eingesetzt werden.
λ
Verbesserungen und Updates von
Î kontinuierliche Weiterverbesserung,
®
MesseInfo stehen den Kunden ohne
neuester Stand der Technik
administrativen Aufwand zur
Verfügung. Kunde arbeitet immer mit
der neusten Applikation.
λ
Angebot von zusätzlichen
Î Erlangung von Wettbewerbsvorteilen
LambdaLogic-Features auf Kongressen
gegenüber anderen
(MessageCenter, Chipkarten,
Kongressorganisatoren
VisitorTracking, RFID)
λ
Provisionen als zusätzliche Einnahme
Messe Info
Entspannt
registrieren
mit
M e s s e I n f o®
MesseInfo® ist die ideale Software für alle, die Kongresse, Messen und größere
Veranstaltungen organisieren. Sämtliche zeit- und arbeitsintensiven Routineaufgaben
rund um die Veranstaltungsorganisation lassen sich effizient und sicher erledigen.
Die Entwicklung von MesseInfo® erfolgte ursprünglich auf Wunsch eines
Geschäftspartners. Dieser suchte eine Softwarelösung, die über die herkömmlichen
Funktionen hinausgeht, und die schnell und unkompliziert an wandelnde Bedürfnisse
anpassbar ist.
MesseInfo® lässt sich flexibel und wirtschaftlich einsetzen und entspricht damit dem
heute so wichtigen Kostenbewusstsein: Als ASP-Lösung können die Anwender per
Internet auf die Applikation zugreifen, einfach über einen internetfähigen PC.
Nutzungslizenzen werden in der exakt benötigten Stückzahl gemietet.
Auf sich verändernden Bedarf kann kurzfristig reagiert werden, beispielsweise wenn in
der letzten Vorbereitungsphase durch rasch steigende Teilnehmerzahlen zusätzliche
Bearbeiter notwendig sind. Selbstverständlich kann MesseInfo® auch gekauft werden,
wobei jederzeit Erweiterungen möglich sind.
MesseInfo® wird stetig weiterentwickelt. Die zukunftsweisende Architektur erlaubt nicht
nur, den Kunden zusätzliche Funktionen wie MessageCenter und VisitorTracking schnell
und einfach zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus ist es auch möglich, kurzfristig
kundenspezifische Anpassungen zu realisieren.
Somit spiegelt MesseInfo® nicht nur den Stand der Software-Technologie wider, der
heute selbstverständlich erwartet werden kann, sondern ist immer einen Schritt voraus.
Module:
Die Software bietet dem Organisator von Kongressen und Messen eine leistungsfähige
Lösung mit folgenden Features:
Erfassung und Verwaltung von
λ
Adressen
Stammdaten:
λ
Programmpunkte
λ
Veranstaltungsarten
λ
Hotels
λ
Zahlungsverkehr
λ
vollständige Erfassung aller Daten
λ
Parallelverwaltung mehrerer
Veranstaltungsverwaltung:
Veranstaltungen
Teilnehmerverwaltung:
λ
Suchfunktionen
λ
Mehrsprachenfähigkeit
λ
Stornierung
λ
Registrierung/ Erfassung (offsite, onsite,
online)
λ
Begleitpersonen
λ
Sammelteilnehmer (Gruppen oder Firmen)
λ
Programmpunkte- und Hotelbuchung
λ
Tagesregistrierung (on-site)
λ
Umbuchung/ Ersetzung / Stornierung
Hotelverwaltung:
Abstraktverwaltung:
λ
Erfassung der Hoteldaten
λ
Kontingentanlage
λ
Kapazitätsanzeige
λ
Stornierung
λ
Verwaltung der Abstrakts online möglich
λ
Einreichung in verschiedenen Formaten
λ
Verwalten mehrerer Veranstaltungen über
ein System
λ
Bewerten von Abstrakts mit individuellen
Fragestellungen
λ
E-Mail-Kommunikation über das System
Kontaktverwaltung
Erstellen von Namebadges,
λ
CME Kredits
Ausweisen, Chipkarten,
λ
Auslastungsstatistiken
λ
Zugangskontrollen
Programmpunkteverwaltung/
λ
Teilnehmerzuordnung/-begrenzung
Rahmenprogramm:
λ
Warnmeldung bei Überbuchung
λ
Wartelistenverwaltung
λ
Festlegung der Gebühren
λ
Löschen/ Stornieren von Punkten
λ
Daten Import/ Export
λ
Schnittstelle zu Textverarbeitung/
Transponderkarten (RFID)
Korrespondenz:
Serienbrieffunktion
Druckausgaben:
λ
Korrespondenzarchiv je Teilnehmer
λ
diverse Bestätigungen
λ
frei definierbare Listen
λ
große Auswahl an Listen
λ
Generierung Badges/ Voucher
Rechnungswesen:
λ
Abrechnung der Kongressgebühren
λ
Rechnungserstellung
λ
Zahlungsarten
λ
Anbindung an viele Datenbanken durch
offene Import- / Exportschnittstellen
möglich
λ
Anbindung an vorhandene
Datenhaltungssysteme möglich
Service:
λ
Installation und Modifikation
λ
Schulung
λ
vollständige Dokumentationsunterlagen
λ
umfassende Wartung und Pflege, sowie
Beratung und Unterstützung.
Die Module / Funktionen im Detail:
MesseInfo® Funktionskatalog
A. Allgemein
I. Bedienungsfreundlichkeit:
Einfache Handhabbarkeit:
; Auswahl der gewünschten Funktionen durch Menütechnik, Fenstertechnik
und Maussteuerung
; Steuerung des Dialogablaufs mittels Kommandos, Tastenkombinationen und
speziellen Funktionstasten
; Einsatz von Dialogboxen, Steuerelementen oder Darstellung der
wesentlichen Funktionen durch graphische Symbole (Icons)
; Integration von Auswahlfeldern (Combo-Boxen) in die Masken
Schnelle Erlernbarkeit:
;
;
;
;
;
Logische Anordnung der Funktionen
Erläuternde Texte (Quickinfo)
Verständliche Systemmeldungen
Selbsterklärende Symbole und Icons
Unverzügliche Rückmeldung, ob Dateneingabe erfolgreich war, besonders
bei Lösch- oder Speicheraktionen (optisch oder akustisch)
Mehrsprachigkeit:
; Bildschirmmasken und Dialoge in verschiedenen Sprachen
; Änderung der dargestellten Sprache jederzeit möglich
; Speichern der zuletzt eingestellten Sprache für jeden Benutzer
II. Benutzeroberfläche:
; Einheitliche optische Gestaltung der Bildschirmmasken
; Verständliche und logische Aufteilung des Bildschirms
III. Datensicherheit:
; Reguläre Datensicherung (backup) des Servers
; Umfangreiche Sicherheitsfunktionen durch Verwendung eines
Datenbankservers
Benutzerberechtigung:
; Abfrage Benutzername/ Passwort
IV. Programmaufbau:
; Modularer Programmaufbau
; Netzwerkfähigkeit
; Arbeiten auf mehreren Arbeitsplätzen und mit mehreren Programme
gleichzeitig möglich
V. Kompatibilität/ Portabilität:
; Unabhängig von unterschiedlicher Hardware
; Unabhängig von unterschiedlichen Betriebssystemen
Schnittstellen zu anderen Systemen zwecks Datenaustausch:
; Import/Export-Schnittstellen
; Schnittstellen zu Standardanwendungen (Word/ Excel)
VI. Anforderungen an Hardware und Systemsoftware (Server):
Betriebssysteme: Linux (empfohlen), Windows 2000 Server
Prozessor: AMD Athlon, Intel Pentium 4 ab 1GHz
Hauptspeicher: 256MB (Linux), 512MB (Windows)
Festplattenspeicher: 10GB (Applikationserver, Daten)
Sonstiges: Datenbankinstallation kann auf dem gleichen Server erfolgen.
Separater Datenbankserver empfohlen
VII. Anforderungen an Hardware und Systemsoftware (Client):
Betriebssysteme: Linux, Windows 2000, XP
Prozessor: AMD Athlon, Intel Pentium 4 ab 1GHz
Hauptspeicher: 256MB
Festplattenspeicher: 150MB
Bildschirmauflösung: mindestens 1024x768
Sonstiges: Microsoft Word, Microsoft Excel für verschiedene Listen- und
Druckfunktionen
B. Funktionsumfang
I. Stammdatenverwaltung:
Hotelstammdaten:
;
;
;
;
;
Ausstattung
Hotelkategorie
Zimmerarten
Preise
Provisionen
Veranstaltungsarten (z.B. Tagung, Seminar, etc.):
Häufig benötigten Veranstaltungen können bestimmte Merkmale zugeordnet werden
(TN-Zahl, Kongresssprache, ...)
Programmpunkte und Angebote:
Erstellen von Angeboten für unterschiedliche Teilnehmerarten
Teilnehmer:
Verwalten von Teilnehmern, Ausstellern, Vortragenden etc.
Eingabefelder vorhanden für:
Name, Vorname, Geschlecht, Titel, Funktionsbezeichnung, Anrede mit
Auswahlfeld, Nationalität.

Platz für mehrere Telefonnummern, Fax, E-mail-Adressen und Homepages

Integration des kompletten PLZ-Verzeichnisses

Zusätzliche Bemerkungsfelder für die Hinterlegung von speziellen
Informationen

Umfangreiche Selektions- und Suchmöglichkeiten
Formulare (Musterbriefe, Bestätigungen, Listen):

Drucken von Badges und Voucher
Weitere Stammdaten:
Kontonummern
Kostenstellen
Währungsarten
Zahlungsarten
Debitorenkonten
Kreditkarten
Sachkonten
II. Veranstaltungsdatenverwaltung:
Erfassung der Basisdaten:
;
;
;
;
;
;
;
Vollständige Veranstaltungsbezeichnung
Kennnummer/ Kürzel der Veranstaltung
Veranstaltungsort und –raum
Datumsangabe (von-bis)
Beginn und Ende der Veranstaltung (Uhrzeit)
Erwartete TN-Zahl
Extra Notizen in einem freien Bemerkungsfeld
Neuanlage durch kopieren
Mehrsprachenfähigkeit:
; Sämtliche TN-Korrespondenz und
Landesprache ausgegeben werden
sonstige
Dokumente
können
in
Parallelverwaltung:
; Parallele Bearbeitung mehrerer Veranstaltungen möglich
; Mahn- und Stornierungstermine können einer Veranstaltung zugeordnet
werden
III. Hotelzimmerverwaltung:
Such- und Selektionsfunktion (Hotels können Veranstaltung zugeordnet werden)
Erfassung der Hoteldaten:
;
;
;
;
;
;
;
Hotelname
Adresse
Telefon- und Faxnummer
Kategorie
Angebotene Zimmerarten
Allgemeine Ausstattungsmerkmale
Vereinbarte Provision
Kontingentanlage:
; Zeitraum, auf den sich Kontingent bezieht
; Anzahl der zur Verfügung stehenden Zimmerarten
; Vom TN zu zahlender Preis pro Nacht
Listen zur Auswertung und zum Abgleich mit dem Hotel
der
IV. Programmpunkteverwaltung:
Kopierfunktion (Kopieren von Programmpunkten innerhalb einer Veranstaltung)
Neuanlage:
; Angaben zum Veranstaltungstermin, Anfangs-/ Endzeiten (Datum/ Zeit) und
Veranstaltungsort
; Benutzerfreundliches Kalenderfenster
Teilnehmerzuordnung/ -begrenzung:
; Definition der zulässigen TN-Art
; Angaben zur minimalen/ maximalen TN-Zahl
Warnmeldung bei Überbuchung
Wartelistenverwaltung (automatisch oder manuell)
Festlegung verschiedener Gebühren durch Teilnehmerart bezogene Angebote:
; Optional vom Benutzer beim Buchen änderbar
Löschen/ Stornieren von Programmpunkten
V. Teilnehmerverwaltung:
Registrierung/ Erfassung:
; Automatische Suche/ Doublettensuche des TN-Namens in Adressdatenbank
mit Übernahmemöglichkeit
; Firmen- und Gruppenbuchungen
; Anonyme TN
Daten zur Begleitperson:
; Verwalten der Begleitperson wie eigenständigen Teilnehmer
Darstellen der Beziehung zwischen Gruppe, Teilnehmer und Begleitperson in einem
grafischen Baum
Programmpunktebuchung:
; Auflistung aller buchbaren Leistungen mit Preisangabe in einer Maske
; Zubuchen per Mausklick
; Anzeige aller getätigten Buchungen/ Buchungsdatum/ Restkapazitäten zur
Kontrolle in selber Maske
; Automatisches Buchen von Programmpunkten beim Anlegen eines
Teilnehmers
Hotelzimmerbuchung:
; Auflistung aller kontingentierten Hotels
; Eingabe von An-/Abreisetag, Zimmertyp, Anzahl, Preis
Tagesregistrierung (on-site-Registrierung)
Stornierung
VI. Internetfunktion:
Modul für Online-Registrierung vorhanden. Formulare werden individuell erstellt
und passen sich in die Veranstaltungswebsite ein.
VII. Korrespondenz:
Schnittstelle zu Textverarbeitung; Serienbrieffunktion
Diverse Bestätigungen
VIII. Druckausgaben:
Frei definierbare Listen (nach eigenen Wünschen des Veranstalters)
Listen:
; Teilnehmerliste: Frei wählbare Felder, Sortierungen und Gruppierungen
; Buchungsliste
; Hotellisten
Selektionskriterien zum Ausdruck einzelner Listen
Generierung Badges/ Voucher
IX. Rechnungswesen:
Abrechnung der Kongressgebühren
Rechnungserstellung:
;
;
;
;
;
;
Automatische Rechnungsgenerierung
Einzel- und Sammelrechnung
Durchgängiger Rechnungsnummernkreis
Vordefinierte Preise überschreibbar
Gutschrift/ Erstattung der Teilnahmegebühr
Eurofähigkeit/ Verschiedene Mehrwertsteuersätze
Integrierte Mahnfunktion:
;
;
;
;
Automatische Anzeige des säumigen TN
Erzeugung des Mahnschreibens
Mahnvorschlagsliste
Anzeige des Zahlungsstatus/ der offenen Posten der TN
Erfassen von Zahlungen
X. Auswertungen und Statistiken:
Reports:
; TN-Zahl/ Teilnahmestatistik
Schnittstellen zu Tabellen- und Grafikprogramm (Excel)
XI. Abstraktverwaltung:
Features im Überblick:
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
Zentraler Zugriff aller Nutzer über das Internet möglich
Gesichertes System mit Benutzername und Kennwort
Einreichung der Abstrakts über das Internet
Übermittlung von Abstrakts in verschiedenen Formaten möglich
Flexible Korrekturmöglichkeiten für den Einreicher
Verwalten mehrerer Veranstaltungen über ein System
Verwaltung der Jurymitglieder
Bewerten von Abstrakts mit individuellen Fragestellungen
E-Mail-Kommunikation über das System
Individuelle Benachrichtigungstexte für automatisch generierte E-Mails
Abstractmanagement
MesseInfo® enthält nun ein Abstrakt-Management-System mit
Komplettservice, entwickelt für Organsiationen, die Abstracts, Papers
und Präsentationen sammeln, verwalten und bewerten
müssen. Alles online und direkt. 24 Stunden am Tag, sieben Tage
die Woche.
Wie kann Ihnen MESSEINFO helfen?
MESSEINFO enthält ein Abstract-Management-System mit Komplettservice, entwickelt
für Organsiationen, die Abstracts, Papers und Präsentationen sammeln, verwalten und
bewerten müssen. Alles online und direkt. 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche.
Durch eine langjährige Zusammenarbeit mit Kongressveranstaltern, kennen wir die
Anforderungen an ein modernes Abstract-Management-System. Diese weitreichenden
Erfahrungen sind in die Entwicklung und Umsetzung von MESSEINFO eingeflossen.
Nach erfolgter Einrichtung, können Abstracts eingereicht und durch das System in einer
zentralen Datenbank verwaltet werden. Über ein Log-In-geschütztes Review durch ein
oder mehrere Personen erfolgt der Bewertungs- und Auswahlvorgang. Eine abschließende
Option zur Ausgabe eines kompletten Veranstaltungsprogramms mit Zuordnung von
Zeitplänen und verschiedenen Örtlichkeiten in alle gängigen Formate, sowie ein
umfangreiches Mailing-System runden das Paket ab.
Unsere Klienten nutzen das System bereits für die Verwaltung von:
•
•
•
Abstracts
Papers
Postern
Die Gründe
Sparen Sie Zeit. Eine Menge Zeit.
Wir möchten Ihnen an dieser Stelle nicht sagen, wie viel Zeit Sie mit der
Abstractsichtung, -ordnung, -verwaltung und –bewertung verbringen können. Das wissen
Sie selbst am Besten. Wir möchten Ihnen sagen, das MESSEINFO das alles für Sie
erledigen kann. Das und noch viel mehr. Zu einem mehr als fairen Preis. Mit den
automatisierten Verarbeitungseigenschaften, mit umfangreichen Übersichts- und
Auswertungsmöglichkeiten, sowie individuell anpassbaren Ausgabeoptionen lässt
MESSEINFO kaum Wünsche offen. Ärgern Sie sich nicht länger mit der Sortierung und
Sichtung von Papierbergen herum, setzen Sie Ihre wertvolle Zeit sinnvoller ein.
Der Service - HILFE:
Die Online-Hilfe
Schon bei der Entwicklung der Oberfläche und der Verwaltungsstrukturen stand
Bedienerfreundlichkeit an oberster Stelle. Einfache und klare Nutzerführung ist Prämisse.
Und sollten Sie doch einmal nicht genau wissen wie es weiter geht, stellt Ihnen
MESSEINFO ein ausgefeiltes Online-Hilfesystem zu Verfügung.
... aber auch Offline:
Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch jederzeit am Telefon, Fax oder per E-Mail für
Ihre Fragen zur Verfügung. Schnell und unbürokratisch.
Sicherheit für Ihre Daten:
MESSEINFO stellt eine sichere, zuverlässige und skalierbare Basis zur Verwaltung Ihrer
Daten dar. Da wir Ihnen unseren eigenen Server zur Verfügung stellen, können wir zu
einem hohen Maße die Sicherheit Ihrer Daten garantieren. Wenn Sie das wünschen MESSEINFO arbeitet mit modernster SSL-Verschlüsselung, was ein Ausspähen Ihrer
Daten nahezu unmöglich macht.
Die Entscheidung für MESSEINFO ist eine sichere Entscheidung. Bieten Sie Ihren Nutzern
den Komfort ihr Abstract online einreichen zu können und gleichzeitig die Sicherheit, die
sonst nur Bankkunden gegeben wird. Und das alles bei einer unglaublichen Flexibilität.
Täglich bzw. stündlich werden die Daten gesichert. Professionelle Backuplösungen.
Bereitstellung eines Ersatzservers innerhalb von wenigen Stunden. Wir arbeiten selbst
mit Providern zusammen, die uns eine fast lückenlose Bereitstellung ihrer Server
garantieren
FEATURES
ANMELDUNG:
Formulare für Anmeldung und Abstract-Einreichung
Jede Organisation ist anders. Aber oft sind die Anforderungen die gleichen. Zumindest
ähnlich. Deshalb greifen wir auf standardisierte Formulare für Anmeldung und AbstractEinreichung zurück und passen sie Ihren individuellen Wünschen und Vorstellungen an.
Text
Der Abstract-Text kann einfach und komfortabel über ein Textfeld im OnlineAnmeldeformular eingegeben oder aus vorhandenen Dokumenten direkt dort hinein
kopiert werden. MESSEINFO unterstützt viele Sonderzeichen und erlaubt eine einfache
Formatierung des Textes. Ja nach Version ist auch ein Upload einer Richtext-Datei (RTF)
möglich. Sollten Sie Anmeldung per Fax weiterhin zulassen, kann der Text problemlos im
Nachhinein über eine Maske eingegeben werden.
Bilder, Tabellen, Diagramme,
Bildmaterial ist ein unschätzbares Werkzeug zur Erläuterung und Erhöhung der
Wirksamkeit eines Abstracts. Deshalb bietet MESSEINFO den Autoren die Möglichkeit
Bilder, Zeichnungen und Diagramme hochzuladen und den Rezensenten zusätzlich zum
Abstract zur Verfügung zu stellen.
Editiermöglichkeit und Vorschau
Nobody is perfect. Deshalb geben wir dem Autor die Möglichkeit seine Eingabe nochmals
zu überprüfen, bevor das Abstract endgültig in die Datenbank übernommen wird. Nach
Eingabe des Textes und dem Upload von Bildern wird eine Vorschauseite ähnlich der für
das spätere Review erzeugt. Hier hat der Autor die Möglichkeit Fehler zu korrigieren und
zu überprüfen, ob alle Bilder ordnungsgemäß übertragen wurden. Anschließend wird das
Abstract endgültig abgesendet und in die Datenbank übernommen.
Systemverwaltung/Administrator:
Quälen Sie sich nicht mit mühsamen Anlegen von Rezensenten-Accounts oder dem
Anpassen des Systems. Denn MESSEINFO bedeutet für Sie in erster Linie Service.
Erstklassiger Service. Wir lassen Sie nicht allein. Wir richten Ihnen zunächst das gesamte
System inklusive Datenbank, Formular-Layout, Rezensenten-Accounts und SerienmailFunktionen nach Ihren Wünschen ein. Erst wenn Sie zufrieden sind, wird Ihr
personalisiertes MESSEINFO freigeschaltet.
Informationen
MESSEINFO bietet Ihnen umfangreiche Informationen. Lassen Sie sich anzeigen, wie
viele Abstracts bisher eingegangenen sind, wie viele jeder Rezensent bewerten muss,
und wie viele bereits bewertet sind. Sehen Sie sich die einzelnen Bewertungen der
einzelnen Rezensenten an.
automatisiertes System
MESSEINFO arbeitet und verwaltet eigenständig. Nach erfolgter Einrichtung werden
eingereichte Abstracts automatisch in die Datenbank übernommen und können den
jeweiligen Rezensenten zugeordnet werden. Es erfolgt eine Verwaltung der abgegebenen
Bewertungen, sowie der abgelehnten und angenommenen Beiträge. E-Mails werden
genauso automatisch verwaltet wie erstellte Notizen. Das bedeutet für Sie mit minimalem
Aufwand maximale Ergebnisse innerhalb kürzester Zeit. Das alles und noch viel mehr
kann MESSEINFO. Automatisch. Ohne dass Sie sich darum kümmern müssten. Und
trotzdem haben Sie die ständige Kontrolle.
Kommunikation mit Rezensenten
Mit dem integrierten E-Mail-System verfügen Sie über ein geeignetes Werkzeug Ihre
Terminplanung sicher und souverän zu verwalten. Erinnern Sie z.B. Ihre Rezensenten
automatisch an Stichtage und Deadlines. Oder lassen Sie sich selbst täglich über den
aktuellen Stand der Bewertungen informieren. Verfassen Sie online Nachrichten an alle
oder einzelne Rezensenten. Nutzen Sie dafür vorgefertigte Online-Formulare oder
verfassen Sie eigene individuelle E-Mails.
Kommunikation mit Autoren
Aber das E-Mail-System kann noch mehr. Versenden Sie über ein Online-Formular
wichtige Mitteilungen an die Autoren. Vorgefertigt oder Individuell. Das System generiert
automatisch E-Mails für die erfolgreiche Abstract-Einreichung und informiert alle Autoren
über Annahme oder Absage Ihres Beitrags. Benennen Sie Stichtage an denen
automatisch E-Mails z.B. zur Erinnerung generiert und abgesandt werden. Und
MESSEINFO kann noch mehr.
Die Mailhistory
Über eine Mailhistory sowohl bei den einzelnen Rezensenten, als auch bei jedem
einzelnen Autor haben Sie die Möglichkeit bereits versandte E-Mails nochmals zu lesen
und sich über den aktuellen Stand informieren.
Die Notizfunktion
Speichern Sie wichtige Anmerkungen und Gedanken zum jeweiligen Abstract als Notiz.
So haben Sie jederzeit den Überblick. Auch Monate später noch.
Das fertige Kongressprogramm
Nach Beendigung der Rezensionen wird automatisch ein Programmablauf an Hand der
bewerteten und angenommenen Abstracts erstellt. Sie erhalten als Ausgabe die Sessions
mit den untergeordneten Beiträgen. Ein erster Vorschlag also. ABER: Selbstverständlich
haben Sie die Möglichkeit den Ablauf sowie die anzunehmenden Beiträge an Ihre
Vorstellungen anzupassen.
Und Sie können dem Kongressablauf einem Zeitplan zuordnen. Mit Pausen und flexiblen
Session-Längen. Ihre Veranstaltung beschränkt sich aber nicht nur auf einen Ort oder
Raum? Auch das ist für MESSEINFO kein Problem. Ordnen Sie verschiedene Sessions
verschiedenen Lokalitäten zu. Mit jeweils eigenem Zeitplan. Wenn Sie es wünschen
erhalten Sie so ein komplettes Kongressprogramm mit abgestimmten Zeitplänen für
unterschiedliche Räumlichkeiten. Druckfertig. In einem gängigen Format.
Abstractbewertung/Rezension:
Zugang:
MESSEINFO bietet Ihnen umfangreiche Zugangsmöglichkeiten. Als Administrator besitzen
Sie alle notwendigen Rechte zur Administration der Abstracts und zur Verwaltung der
einzelnen Rezensenten-Accounts. Die Anzahl der einzurichtenden Accounts bestimmen
Sie.
Rezension
Übersichtliche Darstellung der zu bewertenden Abstracts. Mialmöglichkeit zum Autor bzw
Veranstalter. Bewertungsmöglichkeiten nach ausgewähltem Bewertungssystem.
Bewertungssysteme
Je nach eingerichteter Version haben Sie die Möglichkeit unter verschiedenen
Bewertungsformen zu wählen. In der einfachsten Form entscheiden Sie einfach über die
Annahme oder Ablehnung. Sie können aber auch auf ein beliebig skalierbares System
zurückgreifen, das Ihnen Punktesysteme oder ... ermöglicht.
direkte Kommunikation via mail mit Autor und Veranstalter möglich.
Online-Bewertung durch Rezensenten
Den Rezensenten werden nur die Abstracts geschickt, die Ihnen zugewiesen worden sind.
Nach erfolgter Anmeldung am System können sie jedes Ihnen zugeordnete Abstract
online lesen oder ausdrucken. Anschließend können die Beiträge online bewertet,
zurückgestellt oder abgelehnt werden.
•
•
•
•
Alle Bewertungen und Anmerkungen werden zentral verwaltet
Keine verspäteten oder „verlorenen“ Briefsendungen mehr
Kosteneinsparung durch die Eliminierung des Postweges
Es ist jederzeit der aktuelle Stand der Bewertungen abrufbar

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