Musterrief VIP Einladung

Business English
Die Einladung zum VIP-Dinner
Haben Sie schon einmal ein Dinner für „Very Important People“ mit allem Drum
und Dran ausgerichtet? – Dann wissen Sie, wie viel „Mehrarbeit“ bei einem
solchen Event auf Sie zukommt. Im englischsprachigen ist Understatement
Trumpf. – Lassen Sie sich davon nicht täuschen!
Für Sie und Ihre Teams als VIP-Betreuer bleibt ein VIP ein VIP und ist mit dem
gebührenden Respekt zu behandeln. Dazu gehört auch die Einhaltung der
Formalitäten. Schon bei der Vorbereitung und den Abklärungen aller zu einem VIPDinner gehörenden Details werden Ihre diplomatischen Fähigkeiten getestet.
Die zusätzliche Sorgfalt betrifft natürlich nicht nur den Tonfall der Einladung. Aber wie
bei anderen Schreiben ist das Einladungsschreiben an besonders wichtige und
prominente Gäste eine Visitenkarte Ihres Hauses und erfordert größte
Aufmerksamkeit. Sie soll den Eingeladenen Wertschätzung und Respekt
signalisieren, sodass sie gern an Ihrem Dinner teilnehmen, das einen regen
Gedankenaustausch verspricht.
Dies sind die wichtigsten Punkte Ihrer VIP-Einladung
 Anlass und Art der Veranstaltung (Sektempfang, Informationsabend, Galaabend,
Bankett etc.)
 Ort bzw. Treffpunkt und Datum der Veranstaltung mit Wochentag
 Beginn der Veranstaltung (eventuell auch voraussichtliches Ende)
 Gastgeber (lädt Ihr Haus ein oder ein deutscher VIP?)
 Ehrengast (guest-of-honour) bzw. Hauptredner (principal speaker) etc.
 Details zum Personenschutz (Klärung der VIP-Sicherheit)
 Gästeliste und Sitzplanung (seating plan)
 Fragen nach der Verpflegung, Unverträglichkeiten (personal dislikes, allergies)
etc.
 Dress Code (ob festliche Veranstaltung oder andere Kleiderordnung)
 Anmeldung/Rückmeldung erforderlich? (Details: date, phone No., fax, e-mail
address, and postal address)

RSVP = Répondez S'il Vous Plaît (entspricht dem deutschen u.A.w.g.= um
Antwort wird gebeten)
Angabe von Ansprechpartnern für Rückfragen
Vermeiden Sie Pannen beim Dress Code!
„Come as you are“ wird oft missverstanden und bedeutet bekleidet wie direkt vom
Büro aus kommend. Gemeint ist damit zwar keine Abendkleidung, aber auch nicht
„Freizeitkluft“. Für Männer gilt Anzug und Krawatte, selbst dann, wenn sonst bei der
Arbeit kein Anzug getragen wird (Hose und Sakko nur zur Not). Für Frauen gilt
Hosenanzug, Kostüm oder gepflegtes Freizeitoutfit.
Im Einladungsschreiben können Sie sowohl die Vorfreude auf ein persönliches
Kennenlernen hervorheben oder aber auf interessante Ehrengäste oder Referenten
hinweisen.
Die richtige Anrede für Ihren VIP-Gast
VIP-Gast
auf Briefumschlag im Brief
Excellency
His/Her Excellency or
Botschafter
John/Jane Smith
Dear Mr/Madam
Ambassador
The Honourable
Dear Mr/Madam
UN-Botschafter
John/Jane Smith
Ambassador
Dear President last
President
Präsident
name
Dear Professor last
Professor
Professor
name
Assemblyman/wom Dear Mr./Ms. last
Abgeordneter
name
an
Cabinet member
Sir/Madam or Dear
Mr./Madam
Kabinettsmitglied
Secretary
Kommissar
Gouverneur/
Ministerpräsident
Commissioner
Governor
Mayor
Bürgermeister
Dear Mr./Mrs. last
name
Dear Governor last
name
Dear Mayor last
name
persönlich
(Your) Excellency
or
Mister/Madam
Ambassador
Mr/Madam
Ambassador
President full name
Professor full name
The Honorable full
name
The Honorable full
name, Secretary of
Department full
name
The Honorable full
name
The Honorable full
name, Governor of
x full name
The Honorable full
name, Mayor of x
full name
Musterbrief
Beispieltext einer VIP-Einladung
Dear ...
We respectfully invite you to our annual soirée which will this year be staged in the
wonderful Rhineland castle of
(CASTLE NAME & ADDRESS)
on (DATE) at (TIME).
The evening will be attended by a host of most interesting guests, including ...
Our guest-of-honour is His Highness ...
We would be most happy if you should be able to accept our invitation.
If you can indeed attend our event, in your reply please let us know how we may
accomodate any special requests or needs. Our fine team of top chefs can cater to
all wishes and your well-being and safety is naturally our key concern.
Further details of our event are included in the attached provisional programme. This
will be updated and finalised shortly as soon as replies to our invitation have been
received.
Yours sincerely,
Business-English-Hotline
Exklusiv für Abonnenten: „Sekretärinnen SERVICE“ unterstützt Ihre Arbeit mit einer
kostenfreien Übersetzung von unserem Business-English-Experten und Übersetzer
James Martin Croft. Sie erreichen ihn jederzeit per Fax unter 089 231103-50 sowie per EMail [email protected].
Dieser Artikel stammt aus der Oktober-Ausgabe Nr. 13/2012 von Sekretärinnen Service.
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