Meldung Besonderes Vorkommnis

Qualitätshandbuch
Geschäftsbereich
Erziehung & Bildung
EB 5 Kernprozesse
EB 5.3 Hilfeverlauf
Meldung Besonderes Vorkommnis
1. Nicht alltägliche Ereignisse in einer Einrichtung, die sich in erheblichem Maße auf
das Wohl von Kindern und Jugendlichen und/oder auf den Betrieb der Einrichtung
auswirken bzw. auswirken könnten, müssen als Besonderes Vorkommnis unverzüglich
dem Landesjugendamt gemeldet werden. Um welche Art von Ereignissen es sich hier
handeln könnte, wird in dem entsprechenden Abschnitt der Arbeitshilfen des
Landesjugendamts beispielhaft ausgeführt; diese Aufzählung kann jedoch niemals
vollständig sein.
2. Mitarbeitende der Graf Recke Erziehung & Bildung, die Kenntnis von einem Ereignis
erhalten, das im Sinne der Vorgaben des LJA ein Besonderes Vorkommnis sein könnte,
dokumentieren diesen Sachverhalt umgehend auf dem Formular ERSTMELDUNG und
leiten diese an die zuständige Fachaufsicht. Diese Erstmeldung erfolgt unmittelbar nach
Abwehr der Gefahr bzw. nach Erlangen der Kenntnis über eine mögliche
Kindeswohlgefährdung. Ggf. ist zusätzlich eine telefonische Vorab-Information der
Fachaufsicht oder (außerhalb der Bürozeiten) des Leitungsdienstes erforderlich.
3. Die für das System verantwortliche Person1 bzw. der Leitungsdienst prüft die ihr
zugegangene Meldung daraufhin, ob unmittelbar weitere Maßnahmen zur Gefahrenabwehr
erforderlich sind, und leitet diese ggf. ein. Unmittelbar anschließend prüft sie, ob es sich um
ein Besonderes Vorkommnis im Sinne der Vorgaben des Landesjugendamts handelt.
4. Wenn Unsicherheit hinsichtlich der Frage besteht, ob die Situation eine
Kindeswohlgefährdung mit sich bringt, schaltet die verantwortliche Person1 umgehend eine
„insofern erfahrene Fachkraft“
ein (vgl. QM-Prozess „Vorgehen bei Verdacht auf
Kindeswohlgefährdung“).
5. Die veranwortliche Person1 prüft die Erstmeldung auf Vollständigkeit und Richtigkeit und
sendet sie nach Information der Fachbereichsleitung per Email an die Schnittstelle BV2 zur
Weiterleitung an das Landesjugendamt und ggf. zusätzliche Adressaten.
6. Wenn die Situation eine besondere Brisanz oder Eilbedürftigkeit erkennen lässt, erfolgt eine
telefonische Vorabinformation des Landesjugendamts und ggf. weiterer Stellen durch die
verantwortlichen Personen1.
7. Die Mitarbeitenden dokumentieren die Situation am Tag des Geschehens in der
Betreuungsdokumentation des betreffenden Systems. Zusätzlich erstellen sie – möglichst
innerhalb einer Woche – eine differenzierte Darstellung des Vorfalls mit Hilfe des Formulars
„Besonderes Vorkommnis – detaillierter Bericht“. Dieser Bericht wird der verantwortlichen
Person1 zugeleitet, von dieser überprüft und ggf. ergänzt und anschließend der Schnittstelle
BV2 bzw. bei deren Abwesenheit dem Qualitätsbeauftragten3 zum Versand ans
Landesjugendamt und ggf. weitere Stellen übersandt. In begründeten Einzelfällen wird ein
direkter Versand durch den Bearbeiter abgesprochen, hier ist die Schnittstelle BV2 im
Verteiler zu berücksichtigen. Im Rahmen des Versands erfolgt zunächst eine Prüfung, ob
alle erforderlichen, in der Checkliste festgeschriebenen Informationen vorliegen. Fehlen hier
Daten oder ist eine Formulierung unklar, erfolgt eine Rückfrage beim Bearbeiter des BVs.
Beim Versand sorgt die Schnittstelle BV2 für die Berücksichtigung aller notwendigen
Personen im Verteiler (LJA; Stadt Düsseldort, DW, bearbeitende Fachaufsicht, zuständige
FBL) und benennt Ansprechpartner für Rückfragen.
8. Über das Besondere Vorkommnis informieren die Mitarbeitenden des Systems unmittelbar
auch die Personensorgeberechtigten sowie die belegenden Jugendämter (bei
Eingliederungshilfe analog der entsprechende Kostenträger) der betroffenen jungen
Menschen.
9. Die weitere Korrespondenz sowie alle anderen erforderlichen Arbeitsschritte im
Zusammenhang mit dem Besonderen Vorkommnis werden von der verantwortlichen
1
Fachaufsicht bzw. (stv.) Bereichsleitung, vgl. unter 2
Zurzeit: Frau Sabine Brosch [email protected]
3
Zurzeit: Herr Michael Buntins [email protected]
2
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Seite
S.Brosch
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23.02.2012 / 16.07.2014
31.07.2014 M.Mertens
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Meldung Besonderes Vorkommnis
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Person in enger Abstimmung mit der Schnittstelle BV2 verantwortet. Die verantwortlichen
Personen bringen den Prozess der Aufarbeitung zum Abschluss und dokumentieren das
Ergebnis.
10. Die Meldungen Besonderer Vorkommnisse sowie der gesamte weitere Schriftwechsel in
diesem Zusammenhang werden im Sekretariat im Ordner „Besondere Vorkommnisse“
abgelegt und fünf Jahre aufbewahrt. Zusätzlich werden alle Besonderen Vorkommnisse
sowie der Bearbeitungsstand durch die Schnittstelle BV2 in einer Excel-Tabelle auf dem
zentralen Laufwerk erfasst. Jedem Besonderen Vorkommnis wird die Jahreszahl und eine
laufende Nummer zugewiesen. Die verantwortlichen Personen1 sorgen dafür, dass Kopien
der Meldungen sowie des weiteren Schriftwechsels in den Akten der betroffenen betreuten
jungen Menschen abgelegt werden
11. Die Fachbereichsleitungen informieren die Geschäftsbereichsleitung über Besondere
Vorkommnisse mit erhöhter Brisanz..
12. Der Vorstand der Graf-Recke-Stiftung hat Zugriff auf die Dokumentation der Besonderen
Vorkommnisse und ihrer Bearbeitungsstände und kann sich auf diese Weise jederzeit
darüber informieren.
13. Auch Vorgänge, die bei der Abklärung in Punkt 3 des Ablaufplans nicht als Besonderes
Vorkommnis bewertet werden, werden dokumentiert und im Ordner „Kein Besonderes
Vorkommnis“ analog Punkt 10 archiviert. Die Ablage dieser Vorgänge erfolgt monatlich.
14. Mindestens einmal im Quartal findet ein telefonischer Austausch zwischen der Schnittstelle
BV2 und dem Landesjugendamt über die Sachstände im Zusammenhang mit den
Besonderes Vorkommnissen statt.
15. Der Qualitätsbeauftragte3 wertet die angefallenen Besonderen Vorkommnisse zwei Mal
jährlich unter inhaltlichen Gesichtspunkten aus und berichtet darüber der
Geschäftsbereichsleitung und der Leitungskonferenz.
16. Regelmäßige Bestätigung der Kenntnisnahme durch alle Mitarbeitenden des
Geschäftsbereichs
Die sorgfältige Einhaltung der in diesem Dokument beschriebenen Regelungen durch alle
Mitarbeitenden ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erhalt der Betriebserlaubnis.
Daher bestätigen alle Mitarbeitenden des Geschäftsbereichs erstmalig im Zusammenhang
mit ihrer Einstellung und im weiteren Verlauf einmal jährlich, dass sie die geltenden
Regelungen zur Kenntnis genommen haben und sich daran halten werden.
Mitgeltende Dokumente
Arbeitshilfen des Landesjugendamts, Abschnitt über Meldung Besonderer Vorkommnisse
Formular „Erstmeldung Besonderes Vorkommnis“
Formular „Besonderes Vorkommnis – detaillierter Bericht“
Verfahren zur Erfassung und Aktualisierung der Kenntnisnahme der geltenden Regelungen
zu den Themen gewaltfreie Erziehung, Meldung Besonderer Vorkommnisse,
Arztkontakte und Medikamente
Formular „Kenntnisnahme der Regelungen gewaltfreie Erziehung, Meldung Besonderer
Vorkommnisse, Arztkontakte und Medikamente“
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