Präsenz - Debatte - Abstimmung

stocks & standards-Workshop
Hauptversammlungssaison 2016
Präsenz, Debatte, Abstimmung – notwendiges Übel
oder interessante Herausforderung?
Ralf Pickert - 16. September 2015
V1DIS
Computershare Issuer Services
Unsere Services im Überblick
Computershare
bietet Ihnen
innovative Produkte
und Services aus
einer Hand!
Shareholder ID &
Proxy Solicitation
Services
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Plan
Managers
Communication
Services
Registry
Services
Meeting
Services
#1 Aktienregisterführer
in Deutschland
#1 HV-Provider
in Deutschland
Computershare Issuer Services
Branchen- und Innovationsführer in Deutschland
› Durchführung von 300 Versammlungen pro Jahr
› Führung von 110 Aktienregistern,
hiervon 75 % im One-Stop-Shop inklusive HV
› 70 % der HV‘en haben 100 bis 500 Teilnehmer
› 40 % Marktanteil im MDAX® und 90 % im DAX®
› 80 Kunden nutzen unser F&A-Managementsystem
› Hoher Kundenfokus
› Große Flexibilität und hoher Individualisierungsgrad
› Spezialisiert auf HV‘en jeglicher Größe und Ausgestaltung
HV – Notwendiges Übel oder interessante Herausforderung
weisungsfrei
2.5%
Institu-
Depot-
tionelle
banken
Anleger
Großinvestor
(en)
Stimmrechtsvertreter
festgelegt
97.5%
Quelle: Computershare – Datenerhebung 2015 – Angaben in %
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Aktionärsvereinig.
Briefwahl
Aktionärs-/Entscheidungsstruktur
Effiziente und zielorientierte Vorbereitung
› Aktionärsidentifikation – Shareholder ID (Wer hält meine Aktie?)
- Identifizierung der institutionellen Investoren und der Depotbanken
- Offenlegung des eingetragenen Fremdbesitzes (Namensaktie)
› Analyse der Aktionärsstruktur und Informationsquellen nutzen
- Von wem wird der Aktionär beraten – Ermittlung der Proxy Adviser
- Beurteilung des Einflusses der einzelnen Proxy Adviser
- Welche Richtlinien haben wesentlichen Einfluss auf das Abstimmergebnis
- Regionale Regelungen der einzelnen Richtlinien beachten
› Tipp: Frühzeitige und direkte Ansprache
› Tipp: Analyse der Tagesordnung
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Tagesordnung
Inhaltliche Prüfung der Tagesordnung
› Analyse und Abgleich mit den Regelwerken (Guidelines)
› Unabhängig – durch Dritten mit Blick auf die Investoren/Proxy Adviser
› Zielgerichtet auf Ihre Investoren, deren regionalen Besonderheit sowie der für Sie
maßgeblichen Proxy Adivser
› Folgeschritte
› Bedarfsgerechte Anpassung des Beschlussvorschlags
› Kommunikationsplan zu wichtigen Investoren, Proxy Advisern und
Aktionärsvereinigungen
› Telefonkonferenz zur Darstellung des Unternehmensstandpunktes (mit Angabe
öffentlich verfügbarer Quellen) und Entkräften möglicher Kritikpunkte aus den
Richtlinien oder durch Abstimmungsempfehlungen
› Tipp: Vor der entscheidenden AR-Sitzung am effizientesten
› Tipp: Nach der AR-Sitzung oder Einberufung abhängig von Folgeschritten
› Tipp: Abstimmungsempfehlungen (ca. 14 Tage vor HV)
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Einladungsversand
Elektronisch vs. beleghaft
› Grundsatz
- 22. Tag als spätester Versandtermin
- Versand in gedruckter Form (Push)
›
Ausnahme entsprechende Satzungsregel gemäß § 125 Abs. 2 und § 128 Abs. 1 AktG
›
Regelung zur elektronischen Kommunikation § 30b Abs. 3 AktG beachten
› Elektronischer Versand aufgrund Bankenanforderung
- Zulässigkeit:
›
Richtet sich nach dem Verhältnis zwischen Depotbank und Depotkunde
›
Möglich ohne Satzungsregelung oder WpHG-Beschluss
- Vorteil des Hybridmodells
›
Kostenvorteil für Emittent
(Druckkosten, Porto, Aufwendungsersatz für elektronischen Versand)
›
Zeitvorteil für den Aktionär
- Elektronische Form wird derzeit von 9 Banken in nennenswertem Umfang
angeboten und erreicht eine Quote von ca. 26 %
7
Einladungsversand
Umstellung auf rein elektronischen Mitteilungsversand
› Namensaktie – Hybridmodell ist ratsam
- Einwilligung des Aktionärs notwendig
- E-Mailadressen werden separat im Register gepflegt
› Inhaberaktie – möglich aber zurückhaltend genutzt
- Bisher nur wenige Gesellschaften mit starken Ankeraktionären und geringem
Streubesitz
- Erfahrungen positiv (Anmeldung, Kapitalpräsenz, Anzahl Teilnehmer)
› Tipp: Umstellung wagen – unter Abwägen der Vor- und Nachteile
› Tipp: Gedruckte Exemplare für HV vorhalten
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Akkreditierung und Präsenz
Der erste Eindruck prägt
› Anmeldeprozess als solide Basis
- Zweifelsfälle vermeiden
BackOffice
16%
- Wichtige Aktionäre angemeldet
- Anmeldungen nach letztem
Anmeldetag
› Front-Office vs. Back-Office
Teil-FO
6%
- Kritikalität der Veranstaltung
- Mehrheitsverhältnisse
- Frühzeitige Abstimmung
- Abläufe und Informationsbasis
- Schleusenanordnung
- Platzbedarf und Budget
› Schalterbesetzung
9
FrontOffice
(FO)
78%
Quelle: Computershare – Datenerhebung 2015 – Angaben in %
Debatte
Worauf es ankommt!
› Vorstand und Versammlungsleiter stehen während der HV besonders im
Blickpunkt und unter Stress
› Investoren nutzen die HV, um sich ein Bild vom Management zu machen
› Souveränität des Versammlungsleiters sowie des Vorstands kommt daher
eine große Bedeutung bei
› Tipp: Einbindung von Vorstand, Aufsichtsrat und Notar
› Tipp: Generalprobe (zielorientiert, praxisgerecht)
› Tipp: Dokumentation
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Debatte
Diskrete Kommunikation zwischen Bühne und Experten
Bühnenkommunikation
mit HV Stage
Experten Backoffice
mit HV Quest
Fragen-/Antworten Archiv
mit Quest5
• Diskrete Abstimmung mit Experten
• Zügige Beantwortung direkt aus
dem Display
• Notwendige Funktionen in einem
Gerät
• Einfache und intuitive Bedienung
• Vermeidung/Reduzierung von
Handnotizen und deren Transport
von und zur Bühne
• Leichte Abschätzung des
verbleibenden Zeitbedarfs
• Strukturierter Ablauf von der
Fragenaufnahme bis zum
Antwortvorschlag
• Vollständige Dokumentation
• Liefert dem Management aktuelle
Informationen zum Stand der
Aussprache
• Hochrechnung des Zeitbedarfs für
die HV
• Archivfragen neben Quest5 auch
Word- oder Excel
• Effiziente Pflege und Zugriff durch
interne und externe Experten
• Dokumentation der gegebenen
Antworten über mehrere Jahre
• Schneller Zugriff auf
Antwortvorschlag in der HV
• Wissensdatenbank ganzjährig gut
nutzbar
• Zugang und Datenhaltung auf
hohem Niveau gesichert
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Debatte
Müssen alle Experten am HV-Ort sein?
› Gründe
- Platzgründe am HV-Ort
- Kosteneinsparung durch Arbeitszeit und Reisekosten
- Experte ist im Ausland, Anreise zur HV ist nicht möglich
- Einbindung von Experten, die üblicherweise wenige Fragen zu beantworten haben
› Umsetzung
- Technisch: Synchronisation des lokalen Systems mit zentralem Server
- Organisatorisch: Arbeitsplatz vs. Meetingraum mit Videoübertragung
› Zu Beachten: Austausch innerhalb des Expertenteams
› Tipp: Koordinatoren und Kernteam sollten vor Ort sein
› Tipp: Informationsfluss sicherstellen (z.B. über HV-Ende informieren)
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Abstimmung
Gibt es das perfekte Abstimmverfahren?
› Auswahl zur jeweiligen HV
Funk
6%
- Additions- vs. Subtraktionsverfahren
- Stimmbogen, Stimmblock und
funkbasierte Verfahren
Stimmblock
20%
› Auslegung der „festgelegten“
Stimme in Antragsituationen
- Stimmrechtsvertreter
- Institutioneller Vertreter
- Briefwähler
› Zeitbedarf für die Auszählung und
die Ergebnisaufbereitung
- Plausibilität
- Beschlussfassungstexte
- Ergebnispräsentation
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Stimmbogen
74%
Quelle: Computershare – Datenerhebung 2015 – Angaben in %
Abstimmung
Übersicht – Best Practice
Bezogen auf Kurzfeststellung:
 Auslage der Ergebnisse in der HV
praktisch alle Gesellschaften (89 %)
 Ergebnispräsentation
überwiegend angeboten (67 %)
90
80
70
60
50
40
66.7
30
20
29.0
59.4
33.3
15.9
10
0
Langfassung
(alle Zahlen)
Kurzfassung
(Feststellung Mehrheit erreicht)
Detailergebnisse auslegen
Leinwand (je Punkt/tabellarisch)
Quelle: Computershare, Datenerhebung 2013 - 2015, Angaben in %, Basis börsennotierte und nicht börsennotierte Gesellschaften
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Danke für Ihre Aufmerksamkeit
Kontakt
Ralf Pickert
Key Account Manager
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F +49 69 6605869 9936
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