Checkliste: Veranstaltungsorganisation

Checkliste: Veranstaltungsorganisation
Diese Liste ist als Anregung gedacht und erhebt KEINEN ANSPRUCH AUF VOLLSTÄNDIGKEIT
Wer ist
verantwortlich
Ansprechpartner
zu erledigen bis
Veranstaltung
Was: Konferenz, Tagung,
Workshop...
Thema/Titel
der Veranstaltung
Zielgruppe
Tagungsgebühr
wenn ja:
Konto
Kasse
Quittungsblock
Stempel
Einlassberechtigung/
Kontrolle
Teilnahmebescheinigung
Wochentag, Datum, Uhrzeit
interne Termine, Ferien,
Feiertage etc. berücksichtigen
Ort
Raumbedarf und -ausstattung
Anzahl
Größe
Lagerfläche/-raum
barrierefrei
Pausenzone
Garderobe (Schild Haftungsausschluss)
Zugang nach draußen (Raucher)
Bestuhlung
Stehtische
Infodesk/Infotische
Stellwände
Whiteboard
Flipchart
Schreibunterlagen
Rednerpult
Wer ist
verantwortlich
Ansprechpartner
zu erledigen bis
Technik
Internet-Zugang
Steckdosen
Laptop
Beamer
Overhead
Mikrofon
Moderatorenkoffer
Anschlüsse/Kabel/Adapter
Support
Referenten
Honorar
Hotelinformationen
Anreiseinformationen
Parkplatz
Technikbedarf für die
Veranstaltung klären
Namensschilder
Tischschilder
Hand-Out
Geschenk
Moderation
Kosten
Referenten
Räume
Technik
Catering
Fördermittel/Partner
Einladung
gedruckt und/oder elektronisch
und/oder telefonisch
Anreiseinformationen und Parkmöglichkeit/Parkausweise/Fahrdienst
Verteiler/Adressrecherche
Versand
Plakate
Inhalt: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort
evtl. Veranstalter/Kontakt,
Partner/Förderer (Logos)
> siehe auch Checkliste Plakate und Flyer
> Vorlagen: sharepoint
Plakatierung
Versand/Hängung
Anzahl
Format
Wer ist
verantwortlich
Ansprechpartner
zu erledigen bis
Flyer
Inhalt: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort
Veranstalter/Kontakt,
Partner/Förderer (Logos)
> siehe auch
Checkliste Plakate und Flyer
> Vorlagen: sharepoint
Programm
evtl. Infotext
Anfahrtsbeschreibung
Anmeldefrist
dt/engl
auslegen/verteilen (z.B. Seminare, Mensa)
Versand
Anzahl
Format
Anmeldung
telefonisch/online
Teilnehmerliste
Teilnehmerbescheinigung
Organisationsbüro/
Ansprechpartner während
der Veranstaltung
Infodesk, Laptop, Drucker
Notfallnummern
Büromaterial
Standbesetzung
Material für die
Teilnehmer / Ausstattung
> sharepoint:
Bestellung Tagungen oder
Leihschein Tagungen
Taschen
Mappen
Blöcke
Kugelschreiber
Programm/Flyer
Namensschild
Tischschild
Tassen
Regenschirme
Pfefferminz
USB-Stick
Hinweisschilder
sonstiges: Stadtplan, Fahrplan
Infomaterial Stadt Siegen
Wer ist
verantwortlich
Ansprechpartner
zu erledigen bis
Catering
Getränke
Speisen
Geschirr
Gläser
Besteck (Vorlagebesteck)
Servietten
Tischdecken
Mülleiner
Plastikbeutel
Eimer (z.B. für Getränkereste)
Einweghandschuhe
Personal
Musik
Musiker
Mikrofone
Musikanlage
Gema
Hilfskräfte
Organisation
Technikbetreuung
Fahrdienst
Catering
Infodesk
Fotograf
Referentenfotos
Gruppenfotos
(vorher die Verwendung der
Fotos klären und wo fotografiert
werden soll;, evtl. Einverständniserklärung)
sonstiges
weiteres Mobiliar
Dekoration
Blumen
Ansprechpartner an der Fakultät / Universität
Raumbuchung
Janina Klingebiel
Hölderlinstr. 3, 57076 Siegen
Tel.: +49 271 740-3156
E-Mail: [email protected]
Anmeldung der Veranstaltung: Info an die Hausmeister wg. Öffnungszeiten
Technik
ZIMT Zentrum für Informations- und Medientechnologie
Tel.: +49 271 7404777
E-Mail: [email protected]
ZIMT-AR
Adolf-Reichwein-Straße 2, 57076 Siegen
Gebäude X und Z
ZIMT - H
Hölderlinstraße 3, 57076 Siegen
Ebene 2, Trakt D und Ebene 5, Trakt D
Gestaltung Plakate und Flyer, Material für Tagungen
Corina Rütten
AR-K 218
Tel.: 40 271 7404493
E-Mail: [email protected]
Bestell- und Leihformular > sharepoint
Webadministrator
Kai Hilpisch
AR-K 118
Te.: +49 271 7402501 oder +49 160 420 7148
E-Mail: [email protected]
Catering
Sebastian Deuster
Studentenwerk Siegen A.ö.R.
-VerpflegungsbetriebeVeranstaltungen und Catering
Tel.: +49 271 7403021
Pressestelle
Adolf-Reichwein-Str. 2, Gebäude Z, 1. Untergeschoss
Telefon: 0271 740-4865
E-Mail: [email protected]

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