Strategische Messeplanung – Gut geplant ist halb gewonnen 21.10.2015 1 Organisatorisches Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting MEPLAN GmbH (Tochterunternehmen der Messe München) Kernkompetenzen von MEPLAN CONSULT • Messeauftrittsberatung • Projektunterstützung 2 Organisatorisches Co-Moderator Marlene Hösch Junior Project Manager Spielwarenmesse eG 3 Organisatorisches MEPLAN GmbH Abteilung DESIGN Florian Geiger Abteilungsleiter +49 (0)89 949 281 63 [email protected] Abteilung SYSTEM Sandra Maier Abteilungsleiterin +49 (0)89 949 281 55 [email protected] Abteilung CONSULT Daniel Gundelach Bereichsleiter +49 (0)89 949 283 14 [email protected] 4 Organisatorisches Agenda • Projektplanung • Messeziele • Messebotschaft • Budgetplanung • Weitere Informationen 5 Projektplanung 6 Projektplanung Fünf Erfolgsfaktoren der Messeplanung • Learnings der Vorveranstaltungen • Regelmäßige Kontrolle des Projektfortschritts • Besuchermarketing vor und während der Messe • Vorbereitung der Messenachbereitung • Nutzung der Messe als Informationsplattform 7 Projektplanung Erste Schritte nach der Anmeldung Messeziele definieren Regelmäßige Projektmeetings Zeitliche Planung / Deadlines Kick-off Meeting Meilensteine setzen Zuständigkeiten klären Projektplan erstellen 8 Projektplanung Gantt Diagramm – Beispiel MS Project 9 Projektplanung Gantt Diagramm – Beispiel Excel 10 Messeziele 11 Messeziele Bedeutung klarer und messbarer Ziele Messeziele ermöglichen • eine klare und durchgängige Messekommunikation • einen Leitfaden für alle Messeaktivitäten • eine Erfolgskontrolle nach der Messe • … Messeziele bilden eine solide Basis für Ihren Messeauftritt 12 Messeziele Messeziele - Die Basis für Ihren Messeerfolg Messestand Evaluation des Erfolgs Marketingaktionen Messeziele Briefing von Dienstleistern Standpersonal Messebotschaft Catering 13 Messeziele Mögliche Ziele einer Messebeteiligung • Vertriebsziele: u.a. Anzahl der Verkaufsabschlüsse / Projekte, Ausbau Kundenstamm • Kontaktziele: u.a. Anzahl Kontakte mit Neukunden, Qualität der VIP-Besuche • Rechercheziele: u.a. Auftritt der Wettbewerber, Messetrends • Motivationsziele: u.a. Mitarbeiteridentifikation mit der eigenen Marke • Medienziele: u.a. Zahl der Medienberichte • Imageziele: u.a. Wahrnehmung der Marke, Bekanntheitsgrad 14 Messeziele SMART – Kriterien an die Ziele einer Messebeteiligung • S pezifisch - Ziele müssen eindeutig definiert sein • M essbar - Ziele müssen quantitativ darstellbar sein • A kzeptiert - Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden und attraktiv sein • R ealistisch - Ziele müssen erreichbar sein • T erminiert - Klare Terminvorgabe für die Zielerreichung 15 Messeziele Ziele und deren Erreichung Quelle: AUMA 16 Messeziele Ziele der Messeaussteller Quelle: AUMA 17 Messeziele Ziele der Besucher Quelle: AUMA 18 Messebotschaft 19 Messebotschaft Messebotschaft – Die Basis für Ihren Messeerfolg Ansprache der Zielgruppen Leitfaden Messebotschaft Durchgängige Messekommunikation Wiedererkennung 20 Messebotschaft AIDA – Die goldene Regel der Messebotschaft • Auf den Punkt Kurz und knapp, max. 3-7 Wörter • Integriert Integration in gesamte Messekommunikation • Durchdacht Abgestimmt auf Unternehmen, Produkte / Leistungen, Messeziele, Zielgruppe • Ansprechend Emotionale Ansprache, bildliche Darstellung der Unternehmenswelt 21 Budgetplanung 22 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Quelle: AUMA 23 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets • • Standgestaltung, Standbau, Standausstattung (39%) • Gestaltung: Planung, kreativer Entwurf • Standbau: Auf- und Abbau, Standmaterial, Miete, Abschreibungen • Standausstattung: u.a. Möbel, Teppich, Beleuchtung, Küchenausstattung, audiovisuelle Medien, Präsentationstechnik, Pflanzen, Standbeschriftung / -displays, Grafik, Dekoration Personal- & Reisekosten (21%) • Personalkosten (inkl. Spesen und Honorare), Hostessen, Dolmetscher, Hilfskräfte, etc. • Hotel und Reisekosten • Bewirtungskosten außerhalb des Standes Quelle: AUMA 24 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets • • Grundkosten (20%) • Standmiete • Energie- und Wasserkosten • Andere Grundkosten: u.a. Ausstellerausweise, Parkscheine Standservice und Kommunikation (12%) • Standservice: u.a. Besucherbewirtung • Kommunikation: u.a. Einladungen, Drucksachen, Katalogeintragung, Direktwerbung, Mailings, Pressemappen, Anzeigen, Übersetzungen, Eintrittsgutscheine für Besucher, Werbegeschenke • Telefon, Fax, Internet Quelle: AUMA 25 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets • • Andere Kosten (5%) • Schulung und Training der Mitarbeiter / des Standpersonals • Messebezogene Kosten anderer Abteilungen: u.a. Marktforschung, Exponate • Sonstige Kosten Transport, Handling und Entsorgung (3%) • Transport und Handling: u.a. Leergutlagerung, Versicherung, Zoll • Entsorgungskosten Quelle: AUMA 26 Weitere Informationen 27 Weitere Informationen Orientierungshilfen • Checkliste für Ihre Messebeteiligung www.spielwarenmesse.de/checklisten • Messe Guide www.spielwarenmesse.de/messeguide • Online Service Center www.spielwarenmesse.de/service 28 Weitere Informationen Informationsquellen AUMA_Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. Informationen zu Messen in Deutschland und im Ausland, Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Branche (www.auma.de und www.erfolgmessen.de) FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.V. Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung (www.famab.de) change.project gmbh Spezialisierung auf die Lösung interkultureller Kommunikation (www.change-project.de) Xing Gruppe „Messen“ Gedankenaustausch für Messeinteressierte (www.xing.com) m+a report Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Messemarkt (www.m-averlag.com) Trade Fairs International Informationen über die dynamische Entwicklung im Messewesen (www.tfi-publications.de) FKM Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen Geprüfte Zahlen und Fakten zu Messen (www.fkm.de) 29 Weitere Informationen Weitere Webinare für Ihren Messerfolg • Messestandgestaltung – Mit der richtigen Idee überzeugen 28.10.2015, 14:00 Uhr • Besuchermarketing – Mehr qualifizierte Gesprächskontakte generieren 04.11.2015, 14:00 Uhr • Verhalten & Kommunikation auf dem Messestand – Das Messegespräch als Erfolgsfaktor 18.11.2015, 14:00 Uhr • Messenachbereitung – Nach der Messe ist „Erntezeit“ 25.11.2015, 14:00 Uhr Mehr Informationen unter: www.spielwarenmesse.de/webinar 30 MEPLAN CONSULT +49 (0)89 949 283 11 [email protected] www.meplan.de 31
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