Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar Anlage Checkliste zu den Abschlussvorarbeiten Firma erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Buchen Sie die fehlenden Aktiva und Passiva der Eröffnungsbilanz ein. Sofern notwendig, gliedern Sie beim Vortrag auf andere Konten um. Sind sämtliche Eröffnungsbilanzwerte bereits vorgetragen, müssen die Vortragskonten zu 0 € saldieren. Überprüfen Sie, ob die Werte mit den Positionen der Vorjahresbilanz übereinstimmen. Verwenden Sie für die Anschaffung neuer Wirtschaftsgüter nach Möglichkeit nur Anlagekonten, die bereits in die Vorjahresbilanz eingeflossen sind. Buchen Sie ggf. um. Noch nicht erfasste Anlagenabgänge sind ebenfalls Geschäftsvorfälle der laufenden, abzustimmenden Buchhaltung. Kopieren Sie die Verkaufsrechnung, Entnahme beleg, Hinweis auf Inzahlungnahme o.Ä. und buchen Sie ggf. nach. Suchen Sie beim Abstimmen der Anlagekonten nach Kleingeräten/Betriebsbedarf bis 150 € und nach geringwertigen Wirtschaftsgütern im Wert bis zu 410 € bzw. 1.000 € und buchen Sie diese um. Ist die Inventur der Vorräte richtig durchgeführt worden ? Klären Sie für den Jahresabschluss eventuelle Differenzen. 1 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Bereiten Sie Unterlagen vor für eventuelle Bewertungsabschläge bei den Vorräten. Wenn die Wertminderungen ausreichend dokumentiert sind, müssen handelsrechtlich Abschreibungen auf die niedrigeren Börsen- oder Marktpreise bzw. auf den niedrigeren Zeitwert vorgenommen werden. Bereiten Unterlagen vor zu den angefangenen (teilfertigen) Arbeiten und zur Bewertung der unfertigen Erzeugnisse zu Herstellungskosten. Aus den ersten Monatsbuchhaltungen des neuen Jahres können Sie angefangene Arbeiten und deren Bearbeitungsstand zum Jahresende nachvollziehen. Geleistete Anzahlungen und erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen aus dem vorangegangenen (Eröffnungsbilanz) und laufenden Geschäftsjahr sind zu prüfen: Wenn die Endabrechnung zwischenzeitlich gestellt wurde, so buchen Sie die jeweilige Anzahlung um. Achten Sie bei geleisteten Anzahlungen zum Jahresabschluss auf einen korrekten Vorsteuerausweis auf dem Beleg und den zutreffenden Umsatzsteuersatz. Bereiten Sie für den Jahresabschluss eine Liste mit allen ausstehenden Forderungen vor. Buchen Sie die Forderungen der Eröffnungsbilanz aus, sofern diese im laufenden Geschäftsjahr beglichen wurden. Prüfen Sie, ob noch nicht bezahlte Ausgangsrechnungen als Forderungen eingebucht sind. Holen Sie dies ggf. nach. Als Vorbereitung für den JA stellen Sie eine Liste dieser Rechnungen zusammen oder heften Sie auf sämtliche Rechnungskopien einen Additionsstreifen. 2 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Wenn Sie auch während des laufenden Geschäftsjahres Forderungskonten verwenden – wozu Unternehmen als Soll-Versteuerer für die USt-VA verpflichtet sind -, dann stimmen Sie zum Ende des Geschäftsjahres die ausstehenden Posten auf den Kontenblättern und den Vorträgen aus der Eröffnungsbilanz ab: Sind die offenen Rechnungen tatsächlich noch nicht bezahlt ? Buchen Sie sämtliche als Forderung und bei Zahlung doppelt erfassten Umsatzerlöse um. Die Neubewertung und ggf. Abschreibung von alten und zweifelhaften Forderungen sowie die pauschale Wertberichtigung auf den gesamten Forderungsbestand werden im Rahmen der Jahresabschlusserstellung vorgenommen. Bereiten Sie diesbezüglich Schriftstücke vor, aus denen sich einzelne Risiken wie z.B. erreichte Mahnstufen und entsprechender Schriftwechsel, fruchtlose Pfändungen, eidesstattliche Versicherungen, Insolvenzverfahren u.a. erkennen lassen sowie das pauschale Ausfallrisiko im Verhältnis zu den Gesamtforderungen oder Umsätzen. Kennzeichnen Sie auch diejenigen Forderungen, bei denen später etwa durch Warenrücksendungen und Preisnachlässe Abzüge gemach werden. Für sämtliche Vermögensgegenstände ist zu prüfen, inwieweit die vorgetragenen Eröffnungsbilanzwerte zum Abschlussstichtag noch vorhanden sind. Buchen ggf. auf anderen Konten erfasste Abgänge um. Erstellen Sie ggf. eine Liste der Vorhandenen Besitzwechsel und gleichen Sie den Bestand auf dem Konto ab. 3 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Erstellen Sie eine Liste über die ausstehenden „sonstigen Forderungen“. Stimmen Sie die durchlaufenden Posten und den Geldtransit ab. Gleichen Sie die Eröffnungsbilanzwerte zur Vorsteuer und den Umsatzsteuerforderungen mit den Konten ab. Überprüfen Sie ungewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge und Habenbuchungen auf dem Vorsteuerkonto. Verproben Sie die Vorsteuer des laufenden Geschäftsjahres und halten Sie das Ergebnis für die Jahresabschlusserstellung fest. Stimmen Sie die letzten Kontenblätter von Kasse, Girokonto, Spareinlagen, Festgeld, Wertpapieren etc. mit dem Kassenbuch Dezember 2015 bzw. dem letzten Konto- oder Depotauszug ab. Zum Nachweis machen Sie jeweils Kopien. Sofern noch nicht geschehen, lösen Sie sämtliche aktive Rechnungsabgrenzungsposten aus dem Vorjahr auf. Lösen Sie aktive RAP für Disagios zeitanteilig – linear oder nach der digitalen Methode - für das laufende Geschäftsjahr auf. Bereiten Sie die Unterlagen zu geplanten Reinvestitionen von Anlageverkäufen auf (wegen § 6b EStG). Welche Anlagegüter sollen für das Unternehmen als Existenzgründer oder oder Mittelständler in den nächsten Geschäftsjahren angeschafft/hergestellt werden ? Überprüfen Sie die Rückstellungen aus der Eröffnungsbilanz und lösen Sie diese ggf. auf. 4 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Sofern keine aktuellen Unterlagen vorhanden sind, fordern Sie von der Versicherung ein Gutachten zur Bewertung der Pensionsrückstellung und Aktivzeitwerte der Rückdeckungsversicherung an. Für die Bildung von aktuellen bzw. neuen Rückstellungen erstellen Sie eine dokumentierte Liste zur Erstellung des Jahresabschlusses. Stimmen Sie die darlehenskonten einzeln mit den Jahresauszügen der Bank ab und buchen Sie ggf. falsche zugeordnete Tilgungen oder nicht getrennte Zinsanteile um. Erstellen Sie, sofern dies sinnvoll ist, einen Darlehensspiegel und legen Sie Kopien des Jahresendauszüge zu den Abschlussunterlagen. Kopieren Sie bei neu aufgenommenen oder umgeschuldeten Darlehen die Verträge und buchen Sie ggf. das Disagio nach. Sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in der Eröffnungsbilanz ausgewiesen, so überprüfen Sie die Buchungen zum Rechnungsausgleich im laufenden Geschäftsjahr, für das der JA erstellt wird. Stornieren Sie ggf. die doppelt erfassten Eingangsrechnungen. Bereiten Sie für die Jahresabschlusserstellung Kopien von allen noch nicht bezahlten Eingangsrechnungen vor und addieren Sie gleichartige Verbindlichkeiten auf. Wenn Sie dies auch während des Geschäftsjahres so handhaben, dann buchen Sie die Verbindlichkeiten möglichst sofort um. Für sämtliche „sonstigen Verbindlichkeiten“ ist zu prüfen, inwieweit die vorgetragenen Eröffnungsbilanzwerte am Abschlussstichtag noch vorhanden sind. 5 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Als Bruttolohnbucher stimmen Sie das Lohnverrechnungskonto und die dazugehörigen Lohnkostenverbindlichkeiten ab. Erstellen Sie eine Liste über die „sonstigen Verbindlichkeiten“ zum Abschlussstichtag und fügen Sie Belegkopien bei. Kopieren Sie die aktuellen Schuldwechsel aus dem Wechselbuch bzw. erstellen Sie eine Liste und gleichen Sie den Bestand mit dem Konto ab. Überprüfen Sie die Eröffnungswerte zu den Umsatzsteuerverbindlichkeiten aus dem Vorjahr mit den Konten. Überprüfen Sie ungewöhnlich hohe Beträge und Sollbuchungen auf den Umsatzsteuerkonten. Stimmen Sie die umsatzsteuerpflichtigen Erlöse mit der Umsatzsteuer ab. Erstellen Sie eine Übersicht über die Zahlen (Umsätze, USt, VorSt, Zahllast) aus den USt-Voranmeldungen und stimmen Sie daran die Konten zu den USt- Vorauszahlungen ab. Sind die USt-Vorausszahlungen unpünktlich mit Verspätungszuschlägen und durch Verrechnungen geleistet worden, empfiehlt es sich, zusätzlich vom zuständigen Finanzamt einen Kontoauszug anzufordern. Achten Sie Darauf, dass die Erlöse nach steuerlichen Gesichtspunkten auf getrennten Konten richtig erfasst sind. Darüber hinaus erstellte unterjährige Aufgliederungen nach verschiedenen Warengruppen oder Dienstleistungen sollte man zum Jahresende wieder zusammenfassen. 6 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Klären Sie bei den Erlösen ungewöhnlich hohe Sollbuchungen und auffällige Bank- oder Forderungsumsätze in gleicher Höhe ab, ob tatsächlich Umsatz storniert oder doppelt erfasst wurde. Buchen Sie auch Bagatellerlöse wie etwa „Erlöse Leergut“, „Erlöse Abfallverwertung“ und „Provisionserlöse“ auf „Umsatzerlöse“ um, wenn diese nicht dem wesentlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind. Bereiten Sie für den Jahresabschluss zu den Auslandsumsätzen die Ausfuhrbescheinigungen und zu den EU-Umsätzen ordnungsmäßige Rechnungen und Versandnachweise vor. Die entsprechenden Erlöskonten sind ebenso auf „Ausreißer“ hin zu prüfen. Stimmen in Fällen der Differenzbesteuerung die gesonderten Konten Gebrauchtwareneinkauf, steuerfreie und steuerpflichtige Erlöse aus Differenzbesteuerung miteinander ab. Sortieren Sie sämtliche Einkaufsbelege und Verkaufsrechnungen der Gebrauchtgegenstände heraus. Holen Sie nun ggf. die Einzelaufzeichnungen sämtlicher Gegenstände mit einem Einkaufspreis über 500 € nach und bilden Sie ansonsten monatliche Gesamtsummen. Der private Kostenanteil für PKW-Nutzung wird wie ein Umsatzerlös als unentgeltliche Wertabgabe erfasst. Bereiten Sie ggf. ein Fahrtenbuch vor. Berücksichtigen Sie die Privatabgrenzung für Telefonkosten sowie Privatanteile für Strom, Gas, Wasser und Heizöl auf den Aufwandskonten im „Haben“ mit Vorsteuerkorrektur oder den entsprechenden Erlöskonten der unentgeltlichen Wertabgabe. 7 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Stimmen Sie die Sachbezüge mit den Lohnkostenabrechnungen ab Überprüfen Sie stichprobenweise die Belege für die Aushilfslöhne. Überprüfen Sie die Reisekostenabrechnungen stichprobenartig auf Vollständigkeit der Angaben und Einhaltung der steuerlich zulässigen Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Ein Vorsteuerabzug ist nur bei den Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, Bahn, Taxi, Flugzeug oder Schiff) möglich sowie bei den tatsächlichen Kosten für Verpflegung und Übernachtung. Überprüfen Sie das Fahrtenbuch auf vollständige und lückenlose Einträge. Trennen Sie die Zinsaufwendungen für kurzfristige und langfristige Verbindlichkeiten. Buchen Sie Kontoführungsgebühren und ähnliche Kosten des Geldverkehrs um. Sortieren Sie die Belege der Zinserträge mit einbehaltener Zinsabschlagsteuer und Kapitalertragsteuer heraus, damit diese zwecks Anrechnung beim FA eingereicht werden können. Buchen Sie ggf. unterlassene Steuerabzüge als Ertrag ein. Gleichen Sie die auf dem Konto ausgewiesenen Zinsabschlagsteuern mit den Belegen zu den Steuergutschriften und Dividendenbescheinigungen für das FA ab. Stimmen Sie die Steuerzahlungen mit den Bescheiden und sonstigen Mitteilungen des FA ab. 8 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner Jahresabschlussertellung 2015 – Mitarbeiterseminar erledigt nicht nicht erledigt zutreffend Stimmen Sie die Debitoren und Kreditoren-Konten in erster Linie nach der Höhe der ausstehenden Posten ab, dann erst in der Nummernfolge. Halten Sie die Abstimmungsergebnisse fest und buchen Sie falsche Zuordnungen und Nachlässe um. Holen nach dem Abstimmen bei Ihren Geschäftspartnern Saldenbestätigungen ein: für hohe ausstehende Beträge und bei unklaren Verrechnungen. 9 © Dipl.-Finanzwirt W. Gärtner
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