LEO 4.3 - Software Studio Labitzke

LEO 4.3
Übersicht
© 2009 Software Studio Labitzke GmbH
In diesem Dokument finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten neuen
Programmfunktionen in Version 4.3 .
1. Kurs-Anmeldung.de: Firmenportal
2. Kurs-Anmeldung.de: Mischlehrgänge
3. Kurs-Anmeldung.de: Firmen-Teilnehmerliste
4. Berufsgenossenschaften
5. Räume je Ausbildungsort
6. Warteliste
7. Teilnehmer verschieben
8. Kurs-Anmeldung.de: URL-Generator
9. Sonstiges
1. Kurs-Anmeldung.de: Firmenportal
Jeder in LEO angelegten Firma kann nun ermöglicht werden, auf KursAnmeldung.de ihre Mitarbeiter zu verwalten und selbständig in Kurse ein- oder
auszutragen. Dazu erhält jede Firma einen eigenen Benutzernamen (wird fest
von LEO vergeben) sowie ein Passwort (kann von Ihnen eingestellt werden).
Nach Anmeldung kann eine Firma über ein Menü (1) die verschiedenen Bereiche
verwalten.
Firmendaten ändern – Hier sind anfangs exakt die Daten vorhanden, wie Sie sie
in LEO bereits erfasst haben. Jede Änderung seitens der Firma wird zurück an
LEO übermittelt.
Terminanfragen – Über ein Kontaktformular kann die Firma Ihnen schnell eine
Anfrage für einen bestimmten Zeitraum zusenden. Empfangsadresse ist die in
LEO bei „Stammdaten“ -> „Grundeinstellungen“ hinterlegte Email-Adresse.
Öffentliche Kurse anzeigen – Hier werden sämtliche öffentlichen Kurse
angezeigt, die auch außerhalb des Firmenportals von Ihnen veröffentlicht wurden.
Exklusive Kurse anzeigen – Zeigt nur die Kurse, die exklusiv für diese Firma
veröffentlicht wurden.
Teilnahmen anzeigen – Es werden alle Kurse (öffentliche und exklusive)
angezeigt, die Teilnehmer dieser Firma enthalten. Die Teilnehmer sind zudem in
jeder Übersicht einzeln aufgeführt (2). Wird der Name fett dargestellt, handelt es
sich um eine BG-Teilnahme (Kostenträger ist die BG). Kursive Namen bedeuten,
dass die Teilnahme noch nicht von LEO erfolgreich verarbeitet wurde.
Mitarbeiter anzeigen – Sämtliche Mitarbeiter dieser Firma werden aufgelistet
und können einzeln bearbeitet werden. Je teilgenommenem Lehrgangstyp kann
die Sperre für spätere Trainingskurse gesetzt oder entfernt werden. Alle Daten
werden ebenfalls an LEO übermittelt.
Öffnen eines Kurses, um An- oder Abmeldungen zu verwalten, erfolgt wie
gewohnt über „bearbeiten“ (3). Hier können nun die Mitarbeiter einfach mittels
Häkchen an- oder abgemeldet werden.
Die linke Spalte enthält alle Teilnehmer, die nun angemeldet werden können (falls
noch Plätze frei sind), rechts sind all jene aufgelistet, die bereits angemeldet sind
und bei Bedarf wieder abgemeldet werden können. Auch hier werden BGTeilnehmer wieder fett dargestellt.
Je Seite können die entsprechenden Teilnehmer einfach mit einem Häkchen
markiert werden. Bei Anmeldungen ist die Wahl des Kostenträgers und ggf. die
Angabe der BG-Nummer nötig, die jedoch bereits – soweit möglich – anhand der
Firmendaten vorbelegt sind. Sämtliche An- und Abmeldungen werden
abschließend mit „Änderungen speichern“ veranlasst.
Mitarbeiter, die noch nicht in den Firmendaten existieren, können wie gewohnt
über die normale Anmeldemaske erfasst werden (befindet sich unterhalb der
beiden Listen).
Einstellungen in LEO
Im Zuge der neu hinzugefügten Vorgabe-BGen (siehe hierzu auch Abschnitt 4:
„Berufsgenossenschaften“) ist es sinnvoll, der Firma vor Bereitstellung der Daten
im Portal eine eindeutige BG zuzuordnen. Darüber hinaus sollte eine Firma in
LEO auch eine Email-Adresse hinterlegt haben, damit die Bestätigungs-Emails
(inklusive Teilnehmerliste) an die Firma gesendet werden können.
Um einer Firma den Zugang zum Portal zu ermöglichen, muss in den
Firmenstammdaten auf der Seite „Firmenportal“ nur das Häkchen bei „aktiv“
gesetzt sowie ein Passwort vergeben werden. Die darunter angezeigte
Internetadresse muss dann nur noch der Firma bekanntgegeben werden.
2. Kurs-Anmeldung.de: Mischlehrgänge
Mit der neuen Version kann einem nicht-BG-Lehrgangstyp ein eindeutiger BGLehrgangstyp zugewiesen werden (und umgekehrt). Dies wird für Kurse, die auf
Kurs-Anmeldung.de verwendet werden sollen, dringend empfohlen.
Beispiel:
Lehrgangstyp EH, BG-Lehrgangstyp: EHBG
Unter „Stammdaten“ -> „Lehrgangsgtypen“: Typ „EH“ öffnen und dort die Seite
„Kurs-Anmeldung.de“ öffnen. Dort nun bei „Typ für BG-Teilnehmer“ „EHBG“
auswählen. Die Kurse, die hier zur Auswahl stehen, müssen unbedingt 1. BGTypen sein und 2. in diesem Typ (hier: „EH“) als Kombinationsmöglichkeit („LGKombinationsmöglichkeiten“) eingetragen sein. Falls letzteres noch nicht der Fall
ist: „EHBG“ dort eintragen, den Lehrgangstyp speichern und erneut betreten.
Dies hat zur Folge, dass bei Mischlehrgängen jeder online angemeldete BGTeilnehmer genau diesen BG-Typ in LEO erhält. Im Lehrgangskopf eines solchen
Kurses wird nun vor Veröffentlichung also „EH“ eingetragen. Online angemeldete
nicht-BG-Teilnehmer werden dann als automatisch als „EH“ gespeichert, BGTeilnehmer mit Typ „EHBG“.
Derart veröffentlichte Kurse werden online entsprechend gekennzeichnet und
zeigen auch nur die Kursgebühren an, die für nicht-BG-Teilnehmer anfallen.
3. Kurs-Anmeldung.de: Firmen-Teilnehmerliste
In jedem Lehrgang, der Firmen-Teilnehmer enthält, kann nun je Firma die BGTeilnehmerliste als PDF-Datei erzeugt und optional an die in den
Firmenstammdaten hinterlegte Email-Adresse versendet werden. Dies geschieht
bei Anmeldungen von Firmen-Teilnehmern auf Kurs-Anmeldung.de automatisch,
falls eine Email-Adresse bei der jeweiligen Firma existiert. Darüber hinaus ist es
nun auch möglich, in den Firmenstammdaten ein Kennzeichen zu setzen, das
LEO veranlasst, die Bestätigungs-Emails der Mitarbeiter nur an die EmailAdresse der Firma zu senden.
Das Warnsymbol wird immer dann angezeigt, wenn sich bzgl. FirmenTeilnehmern etwas in einem Kurs geändert hat und ein (erneuter oder
erstmaliger) Versand der Teilnehmerliste angeraten wird.
Der tatsächliche Versand erfolgt auf die selbe Art bzw. den selben Menüpunkt,
über den auch die Bestätigungs-Emails für Kursteilnehmer bisher versendet
wurden. Auch diese Emails werden nun also zunächst auf die Liste gesetzt und
müssen entweder manuell (per Mausklick) oder über LEOs Server-Modus
versendet werden.
Zudem existiert nun im LEO-Hauptmenü eine Verwaltung für sämtliche
anstehenden und bereits versendeten Emails.
4. Berufsgenossenschaften
Bitte passen Sie Ihre Berufsgenossenschaften wie im Folgenden beschrieben an.
Es gibt in LEO nun unveränderbare BGen (die jeweiligen Hauptverwaltungen),
deren Betriebsnummern nun Ihren BGen zugeordnet werden sollten.
Haben Sie bspw. 5 verschiedene BGen, die alle der selben Hauptverwaltung
unterstehen, ordnen Sie Ihren 5 BGen nun diese Hauptverwaltung zu, indem Sie
die entsprechende Betriebsnummer aus der Liste auswählen. Eine dieser 5 BGen
wird abschließend noch als Rechnungsempfänger gekennzeichnet.
So können Sie Ihre bisherigen BGen weiterhin verwenden, ohne sämtliche
Firmen überarbeiten zu müssen, da nun all Ihre BGen eindeutig über die
Hauptverwaltung identifiziert werden können. Diese Zuordnung ist für Firmen, die
das Firmenportal nutzen (siehe Abschnitt 1: „Kurs-Anmeldung.de: Firmenportal“),
unbedingt anzuraten.
BGen ohne Zuordnung werden rot dargestellt. Sie können dennoch weiterhin
verwendet werden. Fett dargestellte BGen kennzeichnen den
Rechnungsempfänger.
Um die Adresse der Hauptverwaltung für die aktuell bearbeitete BG zu
übernehmen, können Sie einfach auf den blauen Pfeil neben der Auswahl klicken.
Und Sie haben richtig gesehen: Der Matchcode einer BG kann nun geändert
werden.
5. Räume je Ausbildungsort
Es ist nun möglich, Räume an Ausbildungsorte zu binden bzw. je Ausbildungsort
eigene Räume zu verwenden, die optional eine Teilnehmergrenze besitzen.
In der Abbildung ist der Raum „R123“ des im Lehrgangskopf eingetragenen
Ausbildungsortes gewählt. Dieser besitzt eine max. Teilnehmerzahl von 2.
Räume können auch weiterhin übergreifend benutzt werden, solche sind dann mit
„(allg.)“ gekennzeichnet. Das Schloss-Symbol weist auf die Verbindung zum
Ausbildungsort hin.
Neue Räume für den gewählten Ausbildungsort können direkt vom Lehrgang aus
angelegt werden.
Die Zuordnung Raum <-> Ausbildungsort kann in den Stammdaten bei beiden
Bereichen gleichermaßen vorgenommen werden.
In Kombination mit einer vorhandenen Grenze des Lehrgangstyps greift immer
der kleinere Wert. Im obigen Beispiel ist die Typ-Grenze von 17 Teilnehmern
unwirksam.
6. Warteliste
Teilnehmer können nun auf eine Warteliste gesetzt werden, wo man neben den
Personendaten noch den Lehrgangstyp und den Wunschzeitraum einträgt. Die
Verwaltung dieser Personen kann einerseits über das LEO-Hauptmenü erfolgen,
wo man die gesamte Warteliste bearbeiten kann, zudem werden nun in jedem
Lehrgang potentielle Teilnehmer der Liste angezeigt, so dass sie per Mausklick in
den Lehrgang übernommen werden können.
Links: Die Übersicht in der Wartelisten-Verwaltung zeigt zunächst die Anzahl
vorhandener Teilnehmer je Lehrgangstyp. Anhand dieser Auswahl kann dann auf
die Seite „Teilnehmer“ gewechselt werden.
Rechts: Hier kann ein passender Lehrgang gesucht werden, inkl. Anzeige darin
bereits vorhandener Teilnehmer.
Die Seite „Warteliste“ wird in einem Lehrgang speziell markiert, falls passende
Personen auf der Warteliste vorhanden sind. Diese können hier sofort als
Teilnehmer in diesen Lehrgang eingetragen werden.
7. Teilnehmer verschieben
Rufen Sie diese Funktion direkt über das LEO-Menü auf, können Sie beide
Lehrgänge auswählen, zwischen denen Teilnehmer verschoben oder kopiert
werden sollen.
Desweiteren können Sie auch in der Lehrgangsübersicht (siehe Abbildung) einen
der gewünschten Lehrgänge vorab auswählen und dann auf das markierte
Symbol klicken.
Rot dargestellte Teilnehmer haben bereits bezahlt und können nicht verschoben
werden, diese können nur kopiert werden. BG-Teilnehmer werden auch hier
wieder fett dargestellt. Beachten Sie, dass die Lehrgangstypen auf beiden Seiten
übereinstimmen müssen oder zumindest die Kombination (laut Stammdaten der
Lehrgangstypen) erlaubt ist.
8. Kurs-Anmeldung.de: URL-Generator
Im LEO-Hauptmenü unter „Kurs-Anmeldung.de: Datenaustausch“ finden Sie nun
die neue Seite „Web-Adresse erzeugen“.
Dort können Sie nach Ihren Wunschkriterien eine Adresse für den Webbrowser
erzeugen, die Ihre veröffentlichten Kurse darstellt.
Um nach Ortsvereinen filtern zu können, müssen diese als Bildungsträger in den
jeweiligen Lehrgängen eingetragen sein (benötigt das LEO-Modul
„Bildungsträger“).
9. Sonstiges
-
Mitarbeiter können das Kennzeichen „BG zertifiziert“ erhalten. Ausdruck
beliebiger Kurse eines Mitarbeiters (als Ausbilder oder Teilnehmer) nun in der
Stammdatenansicht eines Mitarbeiters möglich
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Analog zu den RKA5-Standard-Bescheinigungen existieren nun die RKA6Bescheinigungen
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Drucken der Lehrgangsübersicht: Detailausdruck (inkl. Teilnehmerdaten)
möglich
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Lehrgangsübersicht: Info „Kurs angelegt von…“
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Email-Bestätigung (Teilnehmer): Zusatztext je Lehrgangstyp möglich (in
Stammdaten des jew. Typs)
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Email-Bestätigung (Firma): Kopf- und Fußtext in Programmoptionen
einstellbar
-
Rechnungsjournal: Löschen einer Rechnung möglich (Seite „Ändern“)

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