DESCRIPTION D’EMPLOI Titre du poste Localisation Classification Échelle salariale Supérieur immédiat Exigences minimales Date RESPONSABLE DE L’ACCUEIL Maison de la littérature Employé à temps complet – poste non syndiqué Échelle des employés cadres et non syndiqués, classe VI Directeur de la Maison de la littérature • Diplôme d’études secondaires • Expérience pertinente d’au moins deux (2) ans au service à la clientèle et accueil du public, dans le milieu culturel ou littéraire • Expérience en gestion de billetterie et service de bar • Aptitude en gestion d’équipes de travail et de bénévoles • Autonomie et aptitude en communications internes • Intérêt pour la littérature québécoise et le milieu culturel • Excellente connaissance du français écrit et parlé • Bonne connaissance de l'anglais • Flexibilité dans l’horaire de travail Avril 2015 1. FONCTIONS GÉNÉRALES 1.1. 1.7. Planifier et mettre en œuvre les opérations du service d'accueil de la Maison de la littérature pour le programme d'animation, l'exposition permanente, le service de bar et les distributrices, de même que pour les réservations de salles faites par les usagers et partenaires. Gérer le système de vente des produits et activités de la Maison, notamment la billetterie et les produits dérivés. Superviser les espaces sous sa responsabilité. Mettre en place les mécanismes requis pour documenter la fréquentation des activités de la Maison, en fonction des indicateurs de performance retenus par la direction. Planifier et coordonner le travail du personnel d'accueil en priorisant et répartissant le travail à effectuer, en conseillant les employés dans l’exécution de leur travail et en assurant le lien avec la direction de la Maison de la littérature. Planifier et coordonner le travail des bénévoles de la Maison de la littérature et du festival Québec en toutes lettres. Assurer l’application des politiques et procédures d’accueil et de circulation. 2. FONCTIONS SPÉCIFIQUES 2.1. Gestion des services 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 2.1.1. 2.1.2. Élaborer et mettre en œuvre des stratégies et des services à la clientèle permettant l’accueil des individus et des groupes, l’initiation et la formation des utilisateurs, les renseignements et l’orientation, la vente ou la distribution de biens et de services. Évaluer la satisfaction de la clientèle, recevoir les plaintes et les commentaires, afin de recommander les améliorations nécessaires. 2.1.3. 2.1.4. 2.2. Tenir à jour le tableau de bord de la fréquentation des activités et services de la Maison de la littérature. Organiser et adapter le service de l’accueil afin de répondre adéquatement aux besoins spécifiques de certaines clientèles, notamment celles qui ont des difficultés d’accès (ex. : service d’accompagnement). Gestion du personnel et des bénévoles 2.2.1. Coordonner le travail du personnel du service de manière à ce qu’il soit fait correctement, dans les délais, avec le personnel suffisant. 2.2.2. Établir les horaires de travail et les remplacements dans le respect des règles établies. 2.2.3. Réaliser des heures de travail au poste d'accueil de la Maison de la littérature. 2.2.4. S’assurer que le personnel du service applique les politiques, directives et règlements. 2.2.5. Participer au recrutement du personnel du service, en collaboration avec le service des ressources humaines, de même qu’à sa formation initiale et continue. 2.2.6. Valider les paies et produire les rapports liés à la gestion des heures travaillées. 2.2.7. Voir à conserver un bon esprit d’équipe et la bonne entente dans le groupe. 2.2.8. Évaluer le personnel sous sa responsabilité et rédiger le rapport d’évaluation selon les procédures établies. 2.2.9. Déterminer, avec les autres services de la Maison, les besoins en matière de bénévolat. 2.2.10. Coordonner le travail des bénévoles et voir à ce qu’il soit fait correctement, dans les délais, avec le personnel suffisant. 2.2.11. Participer au recrutement des bénévoles, à leur formation et à la reconnaissance de leur contribution. 2.3. Administration de la Maison de la littérature 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 3. Participer aux réunions convoquées par la direction et collaborer avec l’équipe de programmation, de l’accueil et de la bibliothèque. Collaborer avec les autres services de la Maison, afin d’améliorer, sur une base continue, l’ensemble des services offerts à la clientèle. Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan stratégique de la Maison et du plan d’action en découlant. Collaborer à la préparation des budgets de fonctionnement annuels et contrôler les revenus et dépenses relevant de ses responsabilités. ACCOMPLIR TOUTE AUTRE TÂCHE CONNEXE 2