仕様書 - 水素材料先端科学研究センター

仕
1. 事
業
書
名
「水素先端世界フォーラム 2016
2.
様
運営業務」
事業の趣旨
国立大学法人九州大学水素材料先端科学研究センターは、2006 年 7 月、水素材料に関する世界
的な研究拠点として、九州大学伊都キャンパスに設立された。以来、国内外から第一線の研究者を
多数招聘し、本分野における世界最先端の研究を推進している。また、これらの研究を通して得ら
れた知見を学会・研究者のみならず、広く産業界に提供するため、紹介パンフレット等各種広報資
料の製作・配布、展示会への出展など、研究成果の普及に向けた活動を行っている。
こうした広報活動のうち当センター最大のイベントとして、2007 年 2 月から年に一度、｢水素先
端世界フォーラム｣を開催してきており、国内外から研究者・企業・政府関係者等多数の参加者を得
て、好評を得てきた。
第 10 回目となる今回は、「水素先端世界フォーラム 2016」として、世界的な視野から今後の水
素エネルギー普及に向けた戦略や、その実現に向けた研究開発の成果と今後の課題などを広く発信
することを目的として開催する。
3.
プログラム
「フォーラム」という）
（1）水素先端世界フォーラム 2016（以下、
日
時：2016 年 2 月 3 日(水)10:30∼17:30
場
所：九州大学
定
員：600 名程度
言
語：英語、日本語（日英同時通訳）
伊都キャンパス
椎木講堂
参加費：無料
内
容：挨拶、講演
【レセプション】
日
時：2016 年 2 月 3 日(水)17:40∼19:00
場
所：九州大学
定
員：100 名程度
伊都キャンパス内
参加費：未定(参加者から徴収)
内
容：関係者間の交流を深めるためレセプションパーティーを行う
（2）HYDROGENIUS 研究シンポジウム（以下、
「研究シンポジウム」という）
日
時：2016 年 2 月 4 日(木)9:00∼18:00
場
所:九州大学伊都キャンパス内
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4.
定
員：50∼150 名程度
言
語：英語（同時通訳不要）
委託業務に係る仕様は、以下のとおり
（1）業務内容
①事務局業務
・契約締結後速やかに本事業の実行事務局を設置し、準備期間及び開催期間中、常時、
日本語・英語の両言語に対応できる体制を構築・維持すること。
・当センターとの緊密な連絡・調整全般を行い、原則として当センターの了解を得て業
務を進めること。
②WEB サイト作成・申込受付
・本フォーラム及び研究シンポジウムの WEB サイトを作成すること。
・WEB サイトのコンテンツには少なくとも、概要・最新情報・参加登録・会場アクセス・
プログラムを盛り込むこと。
・作成する WEB サイトからオンラインフォームにより参加登録受付を行い、集計するこ
と。受付け済みの参加予定者には、何らかの形で受付完了の旨を知らせること。登録
状況について、常に当センターと情報共有できる体制を取ること。
③同時通訳業務
本フォーラムにおいては、主催者挨拶、来賓挨拶、講演について同時通訳を入れるもの
とする。この際必要な人材・機材について手配し当日の運営を行うこと。なお、来場者
は 600 名程度を想定。
④司会進行業務
本フォーラムにおいて司会者の手配、台本の作成を行うこと。
⑤展示準備
本フォーラム及び研究シンポジウムの開催期間中は、会場内にてポスター及び展示物を
掲示する。このために必要な備品について手配し準備すること。
⑥受付業務
本フォーラムの受付では、フォーラムの受付を行うとともに、レセプション参加者より
参加費の徴収を行う。委託業者は現金にて参加費を徴収すること。なお、研究シンポジ
ウムの受付は当センターが行うこととする。
（3）講師・招へい者との連絡・調整
①本フォーラムの各講師・招へい者との連絡や対応については当センターと分担して行う。
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また、旅費・謝金の配付対応(受渡し場所への案内等)を委託する場合がある。
②講師・招へい者の旅費手続きについては別予算から支出し、九州大学の規程に沿って行
うため当センターで行う。
⑥租税条約の免税手続き（税務署への提出を含む）については受託業者が行うこととする。
（4）運営・会場設営業務
①全般
・関係者との事務連絡・協議を行うこと
・スタッフ用実施運営マニュアルを作成すること。
・事業終了後、2016 年 3 月 15 日（火）までに、事業全体の開催概要、講演概要、会場
風景（写真）
、アンケート集計結果等とまとめた開催報告書を作成し PDF データで納
品すること。
②事前準備
日
時：2016 年 2 月 2 日（火）10:00∼18:00
場
所：椎木講堂
③会場運営に係る仕様は、以下のとおり
【水素先端世界フォーラム 2016】
2016 年 2 月 3 日（水）10:00∼17:30（受付開始 9:00∼）
以下の物品については会場の備品を使用
・スクリーン（一式）
、プロジェクター（一式）
、RGB 液晶モニター（一式）
・マイク(ワイヤレス 1 台、卓上 2 台、有線 2 台)
・参加者・スタッフ・マスコミ関係者の名札（250 名程度）
・PC2 台（講師発表用 1 台、講師発表用(予備)1 台）
・パネル 1 式（A0 ポスターが 1 枚掲示できるもの、30 枚程度、両面使用）
以下の業務を行うこと。
・音響・照明・進行管理・講演データ動作確認等の対応
・同時通訳用ブース設営/撤去
・司会・同時通訳者の手配・確保、事前の資料提供及び講師等との事前打合せ
・司会・同時通訳者の進行管理
・司会台本の作成
・旅費・謝金の配付対応
・会場スタッフの手配（設営/撤去・音響・照明・受付・会場内誘導・舞台転換・タ
イムキーパー・カメラマン・旅費謝金配布対応）
・会場風景撮影（写真）
・会場担当者との連絡・調整
・その他必要な備品等の手配
※会場スタッフは複数の業務を担当することとする
※設営・撤去・操作方法は受託業者が事前に確認を行うこととする
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【レセプション】
2016 年 2 月 3 日（水）17:40∼19:00（受付開始 17:00∼）
会場は椎木講堂大会議室を想定
以下の業務を行うこと。
・会場設営/撤去（100 名程度）
・音響動作確認及び対応
・レセプション受付（2 名程度）
・レセプションに関する領収書作成
・その他必要な備品等の手配
※レセプションの飲食費は別予算にて支出するため、今回の積算には含めないことと
する
（5）特記事項
①業務について
本フォーラム及び研究シンポジウムの開催のためにやむを得ない業務、予期しない事情
等により、仕様書に記載していない業務が発生する場合がある。
②情報の取り扱いについて
本業務上知り得た情報は本業務遂行以外の目的には一切使用しないこと。またそのすべ
てを厳重に管理し、業務終了後は受託者が責任を持って適切に処分すること。
③関係各機関との連携について
本フォーラム及び研究シンポジウムは、当センターをはじめとする各関係機関と緊密に
連携し、効果的・効率的な開催・運営に十分留意すること。
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