サービス付き高齢者向け住宅 地方公共団体向け管理システム マニュアル 2015 年 5 月 8 日版 「サービス付き高齢者向け住宅」登録事務局 目 1. 2. 次 はじめに............................................................................................................................................ 2 1.1. はじめに ..................................................................................................................................... 2 1.2. 使用環境について...................................................................................................................... 2 1.3. 入力制限について...................................................................................................................... 2 1.4. 管理システムについて ................................................................................................................ 3 各機能の説明 ................................................................................................................................... 5 2.1. ログイン機能............................................................................................................................... 5 2.2. 管理メニュー一覧 ....................................................................................................................... 6 2.3. 登録データ 一覧表示機能 ........................................................................................................ 6 2.4. 登録データ 閲覧及び承認・差し戻し機能 .................................................................................. 7 2.5. 登録データ 確認機能................................................................................................................ 9 2.6. 登録データ 修正機能.............................................................................................................. 10 2.7. 申請書 PDF ダウンロード機能 .................................................................................................. 14 2.8. メモ等の保存機能 .................................................................................................................... 14 2.9. 登録一覧印刷機能 ................................................................................................................... 15 2.10. 一時的非公開機能 ................................................................................................................... 15 2.11. 登録抹消機能 .......................................................................................................................... 15 2.12. CSV データダウンロード機能.................................................................................................... 15 2.13. 管理マニュアルダウンロード機能............................................................................................... 17 3. 4. 変更届出の対応.............................................................................................................................. 18 3.1. 登録事項の変更 ....................................................................................................................... 18 3.2. 変更届出書作成中の注意事項 ................................................................................................. 18 3.3. 変更届出書作成が行われた登録データ.................................................................................... 19 3.4. 変更された登録データの公開 ................................................................................................... 19 最後に ............................................................................................................................................ 20 4.1. お問い合わせ .......................................................................................................................... 20 1 1. はじめに 1.1.はじめに 本マニュアルでは、各地方公共団体の受付窓口の方が『サービス付き高齢者向け住宅管理システム』（以 下、管理システムという。）を使用するにあたっての使用方法や諸注意を説明していきます。 なお、本マニュアル中に表示されている管理システムの操作イメージ（以下、イメージ画像という。）はあく までひとつの例であり、その中に表示されている情報は実際のものではありません。また、イメージ画像の 中の入力文字と、マニュアル中の表記が異なっている場合にはマニュアルの表記が優先されます。 （イメージ画像は開発中のソフトを使用して作成しているため、一部、本稼働後の画面とは異なっている場 合があります。予めご了承下さい。） 1.2.使用環境について 管理システムを利用するには以下のような環境が必要です。 ◆ブラウザ ・ Internet Explorer 7 以上 ・ Firefox 6 以上 ◆ブラウザ設定 ・ 当サイトドメインに関するクッキー（Cookie）を継続的に受け入れられること ・ JavaScript が動作可能であること ・ ポップアップウィンドウのブロックを行っていないこと ◆インターネット接続 ・ 32Kbps 以上の回線速度でインターネットに接続可能であること ◆画面表示領域 ・ 画面表示領域が幅 1024 ピクセル×縦 768 ピクセル以上であること 1.3.入力制限について 管理システムにおいてデータを入力する際に、入力項目に「入力制限」が設定されている場合がありま す。 これは入力されたデータをコンピュータ側で確認し、その内容をチェックするもので、制限通りに正しく入 力されていない場合にはエラーが表示され、入力画面に戻ってデータの確認・再入力が求められます。 その場合には、入力制限の表示内容をよくチェックのうえ、正しい情報を再入力してください。 2 図 1 入力制限の例 必須入力制限 文字数入力制限 1.4.管理システムについて 管理システムは各地方公共団体に発行される ID、パスワードを利用してログインを行ったユーザーのみ が利用することができます。 1.4.1. 閲覧・承認の流れ 閲覧・承認するには大きく分けて以下のステップで行われます。 管理サイトへのログイン 管理メニューの選択（ここでは登録データを選択した場合で説明） 登録データ一覧表示 詳細閲覧 承認（公開 or 差し戻し） 登録データ確認・修正 1.4.2. 公開後の一時的非公開・登録抹消の流れ 公開後の登録データを一時的に非公開にして内容修正することができます。また、登録データを抹消す ることもできます。※ログイン～管理メニューの選択までは省略 登録データ一覧表示 一時的非公開(内容修正可) 登録データ抹消 3 1.4.3. 機能概要 管理システムは主に以下の機能から構成されています。 1. ログイン機能 2. 管理メニュー一覧 3. 登録データ 一覧表示機能 4. 登録データ 閲覧及び承認・差し戻し機能 5. 登録データ 修正機能 6. 申請書 PDF ダウンロード機能 7. メモ等の保存機能 8. 登録一覧印刷機能 9. 一時的非公開機能 10. 登録抹消機能 11. CSV データダウンロード機能 12. 管理マニュアル（本資料）ダウンロード機能 4 2. 各機能の説明 2.1.ログイン機能 サービス付き高齢者向け住宅管理システム ログイン画面 https://www.satsuki-jutaku.jp/munic/ （ホーム > 地方公共団体の方へ > 地方公共団体向け管理システムへ からもアクセスできます。） 管理システムの全機能は、ログイン後でなければ使用できないよう設計されています。 また、ログインを行うには必ずブラウザの設定で「Cookie」という機能をオンにしておく必要があります。ブ ラウザの設定変更方法に関しては各ブラウザのヘルプに記載されている方法を参考にして下さい。 それでは、実際のログイン画面を見ていきましょう。 図 2 ログイン画面 ログインを行うには、「ID」と「パスワード」のボックスに適切な情報を入力します。 ※「ID」「パスワード」は双方とも半角英数字 6 文字で入力して下さい。「ゼロ（0）」と「オー（O）」など似ている文字、また大文 字と小文字にご注意ください。 「ログイン」ボタンを押すと、自動的に「管理メニュー一覧画面」に移動します。 もし、入力した情報に誤りがある場合、その旨が画面に表示され、ログインは行われません。正しい情報を 入力し、再度「ログイン」ボタンを押して下さい。 5 2.2.管理メニュー一覧 ログイン後に以下のような管理メニュー一覧画面に移動します。 図 3 管理メニュー一覧 登録データ一覧 登録データ一覧画面へ移動します。承認や修正作業等を行う場合に使用します。 CSV データダウンロード 承認して公開されたデータを CSV データ形式(タブ区切りの TXT ファイル)でダウンロードします。 ※データの拡張子は「tsv」でダウンロードされます。 管理マニュアル 管理マニュアル（本資料）をダウンロードします。 2.3.登録データ 一覧表示機能 事業者が登録システムによって入力し、情報確定された登録データの一覧が表示されます。 ここで登録データの検索、並び替えができます。 また、この画面から詳細閲覧、承認、修正作業に進みます。 注）情報確定後、登録システムにおいて、事業者が修正状態にした場合、非表示になります。表示させる には、再度、事業者による情報確定が必要になりますのでご注意下さい。 注）既に承認・公開されている物件について、事業者から登録情報の変更がされた場合は、同じ登録番 号で申請 ID の異なる２つのデータが表示されます。これら承認・公開済の元データと変更登録データ は混同しやすいのでご注意ください。変更届出の対応については、後述の「３．変更届出の対応」をご 参照下さい。 6 図 4 登録データ一覧画面 検索・並べ替え 登録一覧印刷 詳細閲覧及び 承認・差し戻し・修正 2.4.登録データ 閲覧及び承認・差し戻し機能 「操作」欄の「詳細」をクリックすると、閲覧及び承認フォームが表示されます。 この機能では登録データを承認して公開するか、または申請者に差し戻すことができます。 作業の流れは以下のようになります。 1. 登録データの詳細情報を閲覧 2. 登録番号等を入力して、「申請を承認して公開」、又は「差し戻す」 3. 承認又は差し戻し完了 差し戻しを完了した場合、登録データは「申請書作成中（差し戻し）」状態になります。申請者に入力情報 の修正を依頼して下さい。申請者が入力情報を修正、情報確定すると、再度、「審査中」状態に戻ります。 2.4.1. 登録データ 閲覧及び承認フォーム 事業者から提出された申請書の上部に印字されている「申請 ID」及び「情報確定日時」の内容が、管理 システムの閲覧及び承認フォームの「物件基本情報」に記載している「申請 ID」及び「情報確定日時」と一 致していることを確認して下さい。このとき、印字されていない場合、登録システムの操作において、事業 者が「申請情報確定」を行っていないか、又は申請書が「申請情報確定」後に印刷されたものでないこと になります。また、一致していない場合は、申請書の受付後に事業者によって登録データが変更された可 能性があります。このような場合は、別途事業者と調整を行って下さい。 承認して公開する場合は、表 1 の入力項目（フォーム上部の「物件基本情報」欄）を入力し、最後に「申請 を承認して公開」を押して下さい。差し戻す場合は、登録日と登録番号を入力せずに「差し戻す」を押して 7 下さい。メモ欄はご自由にご使用下さい。 図 5 閲覧及び承認フォーム 登録日/登録番号/メモの保存※ 申請書 PDF ダウンロード 登録データの確認・修正 登録データの差し戻し 登録データの承認・公開 ※ 登録日および登録番号は、承認後、 情報提供システム登録情報公開画面 において、公開されます。更に、承認さ れた日付は更新日として公開されます （変更届出を承認される場合も同様）。 ただし、情報確定日時、メモの内容は 公開されません。 表 1 閲覧及び承認フォーム 入力項目一覧 項目名 入力制限 登録日 注意事項 承認時のみ必須とし、差 リストの中から選択して下さい し戻し時は入力しない 登録番号 メモ 20 文字以内 500 文字以内 8 承認時のみ必須とし、差 し戻し時は入力しない 2.4.2. 登録データ 承認結果確認 閲覧及び承認フォームで「登録日」と「登録番号」を入力・保存し、「申請を承認して公開」をクリックする と、承認内容の確認画面が表示されます。内容を確認し、よろしければ「OK」ボタンを押して下さい。 2.4.3. 登録データ 承認完了 登録データの承認完了を示す画面が表示されます。 このとき、事業者に対して、自動的に公開通知メールが送信されます。 2.5.登録データ 確認機能 閲覧及び承認フォームで「修正する」をクリックすると、登録データを確認することができます。 この機能では事業者が入力された登録データの全項目を確認することができます。 確認の流れは以下のようになります。 1. 入力状況一覧を表示し、確認対象の項目（別紙及び別添）を選択 2. 登録データ確認 3. 登録データ閲覧及び承認フォームに戻る 2.5.1. 入力状況 一覧表示機能 確認したい登録データの閲覧及び承認フォームより「修正する」を押して下さい。入力状況一覧画面が表 示されますので、確認したい項目を選択して下さい。 2.5.2. 登録データ 修正フォーム 修正フォームでは、該当するデータを確認できます。 2.5.3. 登録データ 確認完了 確認が完了したら、「画面左上のナビゲーションメニュー」の「登録データ閲覧及び承認」をクリックして下 さい。 9 図 6 登録データ修正フォーム 例）２．事業を行う者 元の画面に戻る 2.6.登録データ 修正機能 閲覧及び承認フォームで「修正する」をクリックすると、登録データを直接修正することができます。 この機能では事業者が入力した登録データの全項目を修正することができます。 修正作業の流れは以下のようになります。 1. 入力状況一覧を表示し、修正対象の項目（別紙及び別添）を選択 2. 修正フォームより登録内容を修正 3. 確認画面で修正内容を確認 4. 修正完了 5. 登録日と登録番号を入力 6. 整合性チェックを行い、編集を完了 10 7. 登録データを承認・公開、または、審査中状態に戻す 2.6.1. 入力状況 一覧表示機能 修正したい登録データの閲覧及び承認フォームより「修正する」を押して下さい。入力状況一覧画面が表 示されますので、修正したい項目を選択して下さい。 2.6.2. 登録データ 修正フォーム 修正フォームでは、該当するデータを書き換え、最後に「仮保存（内容確認）」を押して下さい。 図 7 登録データ修正フォーム 例）２．事業を行う者 ※入力制限については、登録システムのマニュアル（事業者向け）の該当機能をご参照下さい。 11 2.6.3. 登録データ 修正登録確認 「仮保存（内容確認）」をクリックすると、修正内容の確認画面が表示されます。 内容を再度確認の上、よろしければ「仮保存」ボタンを押して下さい。 2.6.4. 登録データ 修正登録完了 登録データの修正完了を示す画面が表示されます。 2.6.5. 登録日と登録番号の入力 修正が完了したら入力状況一覧に移動し、「登録日」と「登録番号」を入力して「保存」ボタンを押して下さ い。 注）次の「整合性チェック・編集完了」を実行するための必須条件になります。よって、「登録日」または「登 録番号」が未確定の場合は、仮の「登録日」または「登録番号」を入力して下さい。 図 8 入力状況一覧画面 保存 整合性チェック・編集完了 表 2 入力状況一覧 入力項目一覧 項目名 入力制限 登録日 リストの中から選択して下さい 登録番号 20 文字以内 注意事項 2.6.6. 登録データ 整合性チェック・編集完了 「整合性チェックを行い、編集を完了する」をクリックします。 このとき、項目間の整合性に問題が無ければ、そのまま編集を完了します。問題がある場合は、適宜修正 を行ってください。 12 整合性チェックの内容については、表 3 をご確認下さい。 表 3 整合性チェック一覧 項 1 チェック対象 別添３ １．専用部分の規模並びに構造及び設備等 ４．戸数、規模並びに構造及び設備の「居住部分の規模」の範 の「専用部分の床面積」 2 4 囲内に収まっていること。 別添３ １．専用部分の規模並びに構造及び設備等 住戸数の合計値が、４．戸数、規模並びに構造及び設備の「住 の「住戸数」 3 制約内容 宅戸数」以下であること。 別添３ １．専用部分の規模並びに構造及び設備等 ６．提供される高齢者生活支援サービス及び入居者から受領 の「家賃の概算額」 する金銭の「家賃の概算額」の範囲内に収まっていること。 別添３ ２．共同利用設備等の有無 ４．戸数、規模並びに構造及び設備の「共同利用設備」が「な し」になっている場合、登録されていないこと。 5 別添３ ２．共同利用設備等の「想定利用戸数」 ４．戸数、規模並びに構造及び設備の「住宅戸数」以下である こと。 6 事務所一覧 事業者（事業を行う者）ごとに必ず１件以上の登録がなされて いること。 7 ６．提供される高齢者生活支援サービス及び入居者 別添４の各提供形態と矛盾がないこと。 から受領する金銭の「提供形態」 8 ２．事業を行う者の「法人・個人の別」が「個人」 別添１ 役員名簿に１件も登録されていないこと。 9 ２．事業を行う者の「法人・個人の別」が「法人」 別添１ 役員名簿に１件以上の登録がなされていること。 10 ２．事業を行う者の法定代理人の「法人・個人の別」 別添２ 役員名簿（法定代理人）に１件も登録されていないこ が「個人」 11 13 と。 ２．事業を行う者の法定代理人の「法人・個人の別」 別添２ 役員名簿（法定代理人）に１件以上の登録がなされて が「法人」 いること。 別添４ 全般 ６．提供される高齢者生活支援サービス及び入居者から受領 する金銭で「提供しない」以外を選択した場合、別添４の対象と なるサービスが１件以上登録されていること。 2.6.7. 登録データ 修正完了・公開 編集を完了し、そのまま公開する場合は「修正完了・公開」ボタンを押して下さい。 注）このとき、事業者に対して、公開通知メールは自動的に送信されません。公開通知メールを送信した い場合、「審査中状態に戻す」を押し、2.4 の操作により登録の承認を行って下さい。 13 図 9 整合性チェック画面 修正完了・公開 2.6.8. 登録データを審査中状態に戻す 編集を完了し、審査中の状態に戻したい場合は「審査中状態に戻す」ボタンを押して下さい。 図 10 整合性チェック画面 審査中状態に戻す 2.7.申請書 PDF ダウンロード機能 この機能では登録データを規定の申請書のフォーマットで印刷することができます。変更された登録デー タの場合、規定の変更届出書のフォーマットで印刷されます。 審査及び承認フォームの「申請書 PDF ダウンロード」ボタンを押して下さい。 2.8.メモ等の保存機能 この機能では「物件基本情報」の「メモ」の項目に、審査状況等のメモを保存しておくことができます。 メモ等を入力し、「保存」ボタンを押して下さい。 14 2.9.登録一覧印刷機能 この機能では事業者が登録システムによって入力した登録データの一覧を印刷できます。 登録データ一覧画面にて、検索機能による絞り込みを行い、「印刷する」ボタンを押して下さい。 このとき、条件を指定せずに検索することで全件を表示し、印刷することができます。 2.10. 一時的非公開機能 この機能では一度公開した登録データを、一時的に非公開状態にすることができます。 このとき、2.5 に示される確認機能を使って、詳細な登録内容が確認でき、また、2.6 に示される修正機能 を使って登録内容を修正することもできます。 注）2.6.8 に示される「審査中状態に戻す」機能の使用も可能ですが、必要な場合にご使用ください。 注）公開後、登録システムにおいて、事業者が変更届出書作成状態に入られますと、2.6 に示される修正 機能を使用することはできませんのでご注意下さい。 図 11 公開後の登録データ一覧 非公開 2.11. 登録抹消機能 この機能では公開した登録データを、抹消することができます。 注）一度抹消した登録データを元に戻すことはできません。十分に確認した上で実行してください。 図 12 公開後の登録データ一覧 登録抹消 2.12. CSV データダウンロード機能 この機能では承認して公開されたデータ(一時的非公開データを含む)を CSV データ形式(タブ区切りの TXT ファイル)でダウンロードできます。 1. 公開日の範囲指定 2. ダウンロード 15 2.12.1. 公開日の範囲指定 取得したいデータを公開日で範囲指定します。 注）公開日とは、新規登録申請、又は変更届出に対して、2.4、2.6.7、3.4 に従い、登録の承認（公開許 可）をされた日になります。登録日と異なりますのでご注意ください。 図 13 CSV データダウンロード画面 ダウンロード 表 4 CSV データダウンロード 入力項目一覧 項目名 公開日 入力制限 注意事項 リストの中から選択して下さい 2.12.2. ダウンロード 範囲を指定したら「ダウンロード」ボタンを押して下さい。 CSV データの詳細については、表 5 をご覧下さい。 ※ファイルは ZIP 形式で圧縮されていますので、任意の場所に保存してから解凍して下さい。 ※データは物件毎に特定の「申請システム ID」、「住宅システム ID（申請システム ID と同一）」、および 「事業者 ID」が付与されます。 ※データは Excel 等で開けます。もし、文字化けの発生等、確認できない場合、メモ帳などで開くことを お試しください。 16 表 5 CSV データ一覧 項 ファイル名 説明 対応する申請様式 1 UID_apart_YYYYMMDD.tsv 申請基本テーブル 別紙-1,4-7,10 2 UID_provider_YYYYMMDD.tsv 事業者テーブル 別紙-2 3 UID_office_YYYYMMDD.tsv 事業者事務所テーブル 別紙-3 4 UID_executive_YYYYMMDD.tsv 役員テーブル 別添 1 5 UID_deputy_executive_YYYYMMDD.tsv 役員（法定代理人）テーブル 別添 2 6 UID_annex_YYYYMMDD.tsv 併設施設テーブル 別紙-8 7 UID_partner_YYYYMMDD.tsv 連携事業者テーブル 別紙-9 8 UID_room_YYYYMMDD.tsv 専有部テーブル 別添 3-1 9 UID_facility_YYYYMMDD.tsv 共同利用設備テーブル 別添 3-2 10 UID_service1_YYYYMMDD.tsv 状況把握／生活相談サービステーブル 別添 4-1 11 UID_service2_YYYYMMDD.tsv 食事サービステーブル 別添 4-2 12 UID_service3_YYYYMMDD.tsv 入浴等介護サービステーブル 別添 4-3 13 UID_service4_YYYYMMDD.tsv 調理等介護サービステーブル 別添 4-4 14 UID_service5_YYYYMMDD.tsv 健康管理サービステーブル 別添 4-5 15 UID_service6_YYYYMMDD.tsv その他サービステーブル 別添 4-6 ※UID は地方公共団体のユーザーID です。注）ログイン ID ではなく、データベース上の固有 ID 2.13. 管理マニュアルダウンロード機能 この機能では管理マニュアル（本資料）をダウンロードできます。 17 3. 変更届出の対応 3.1.登録事項の変更 事業者向けの登録システムには、登録した(公開した)物件について、その登録事項を変更する機能があ ります。 3.2.変更届出書作成中の注意事項 事業者が登録システムで登録事項の変更を行っている（即ち、変更届出書の作成に着手している）物件 については、その変更元となる登録データの内容を保持するため、地方公共団体が当システムから登録 事項を変更できないよう機能制限をかけています。同上の変更作業中、該当物件は「公開中（変更届出 書作成中）」（もしくは「一時的非公開（変更届出書作成中）」）となり、地方公共団体が一時的非公開にし ても「修正する」ボタンが使えない状態（ボタン非表示状態）になりますのでご注意ください。 図 14 登録データ閲覧および承認（一時的非公開の場合） 「修正する」非表示 18 3.3.変更届出書作成が行われた登録データ 事業者により変更届出書作成が行われた場合、同じ登録番号で申請 ID の異なるデータが「登録データ 一覧」に表示されます。元データと混同しやすいのでご注意下さい。また、住宅名や事業者名についても、 名称変更がなければ、図 12 のように同名で表示されます。なお、基本的な操作については、通常と変わ りありません。 図 15 登録データ一覧（変更届出あり） 変更された登録データ 変更元の公開中データ 3.4.変更された登録データの公開 登録事項の変更内容を確認し、問題がなければ、登録申請時と同様に公開許可の作業を行ってください。 このとき、登録日は、原則、変更不要です。登録番号は、必要があれば変更できます。 公開許可すると、従前の公開中データの登録内容と置き換わります。 このとき、登録データ一覧から従前の公開中データが削除され、変更登録データの審査状況が「公開中」 に状態遷移します。また、公開許可された日付が更新日として公開されます（更新日の修正は不可）。 このとき、事業者に対して、自動的に公開通知メールが送信されます。 図 16 登録データ一覧（変更申請データ公開後） 19 4. 最後に 4.1.お問い合わせ サービス付き高齢者向け住宅 HP の入力方法、システム的な問題などのご不明な点に関しては、下記に お問い合わせ下さい。 一般社団法人 すまいづくりまちづくりセンター連合会 「サービス付き高齢者向け住宅」登録事務局 TEL ： 03-5229-7565 （平日 10：00～１2：00、13:00～17:00） E-Mail ：[email protected] 20
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