海南市ファイリングシステム導入支援業務委託公募型プロポーザルに関する質問回答書 (平成27年5月18日現在) 番号 1 項目質問事項再委託について参加表明を自社で行い、ファイリングシステム導入・維持管理指導はメーカーに委託する場合、事業者概要に記入するのは自社の情報なのか、それとも委託先のメーカー情報なのか。参加表明と事業者概要に記入する企業情報は同じでなければならないのか。別々でも大丈夫なのか。 5月7日集中保管の書庫に保存されている文書は、約1,600fmある。だたし、簡易的な方法で測定したものであるため、相当な誤差が見込まれる。新庁舎における書庫の規模は現在のところ全く未定である。今後計画される書庫に見合うものに文書を削減しなければならないと考えており、本業務委託の受託先にはこの点も踏まえた助言・指導をいただきたいと考えている。 5月12日現在使用している縦型キャビネットの台数は把握していない。なお、新庁舎移転までの文書管理方法については、既存の収納什器によるものであるが、ファイルボックスの利用「等」により行うものとしており、ファイルボックスの利用に限定するものではない。 5月12日仕様書３受託内容の前提(2)に記載のように、バーチカルファイリングシステムに対応したサプライズに使用する各種ラ「ファイリングシステムの構築から維持管理を効率的にサベルに印刷することが容易にできるものとし、ファイル基準表ポートするツール」とあるが、これは検索・登録・削除・修正・の作成等の機能を有することを必要としており、最低限の機印刷等の機能を有するツールであると考えてよいか。能として、ラベル印刷機能及びファイル基準表作成機能は備えていただきたいと考えている。 5月14日執務室内文書量の削減目標は１人当たり11.4fmを５fmに減量することになっているが、書庫の保存文書は現在どのぐらい（保存箱数及び保存箱以外のfm）あるか。また、その削減目標はどの程度と考えているか。書庫内の文書量及び削減目標について 3 仕様書では、新庁舎移転までは既存の収納什器によってファイルボックスの利用による導入となっているが、現庁舎現庁舎における什器数について（出先機関を含めて）旧来の縦型の３段又は４段キャビネットは何台ぐらいあるか。サポートツールについて回答日本業務委託については、その業務の全てを再委託することはできない。事業者概要は、参加表明者が参加資格を有しているかどうかを確認するための資料であり、参加表明者と事業者概要に記載の者との情報が異なることはありえない。 2 4 回答番号 5 6 項目〃実績報告書の記載について質問事項回答回答日仕様書２導入の基本方針（6）に記載のように、ファイル基準表等の帳票類は標準的なソフトウェアの利用等により、各課等のパソコンで容易に作成できるものとしており、事務局（総務課）のみならず、各課等でも使用することを前提としている。 5月14日バーチカル方式とは書類を綴じずにフォルダーを用いて引ファイリングシステムの方式の記入については、フォルダー出タイプのキャビネットに収納する方式と、ボックス方式とは管理の場合はバーチカル方式、簿冊管理の場合はボックス書類をボックスに入れて、オープンな棚などに収納する方式方式と考えてよいか。と考えている。この考え方で方式の別を記入いただきたい。 5月14日海南市ファイリングシステム導入支援業務委託仕様書の１ページ「２－（１）の下から３行目」に「新庁舎へ入居しない外部職場等については、バーチカルファイリングシステムは採用せず、ファイルボックスの利用等により文書管理を行うもの良いとする。」とあるが、これは「新たにファイリングキャビネットの購入はせず、既存の保管庫等の備品を用い、ファイルボックスの利用等によりファイリングシステムを導入する。」と解釈してよいか。 5月18日サポートツールは、事務局（総務課）のみか、各課等でも使用する必要があるのかどのように考えているか。 7 新庁舎移転対象部署以外におけるファイリングシステムについて 8 「実施要綱」の３ページ「７－（３）」に「説明者は、本市を指導ヒアリング時の説明者を、本市を指導する担当者としているヒアリング時の参加人数についてする担当者とする」とあるが、当日参加出来る人数の制限はのみで、その補助者等の人数については制限していない。何人までか。 5月18日保存書庫は移転先の建物内に集約するのか。あるいは外部書庫については、移転先建物内での集約は困難であると考（市の空き施設及び倉庫会社等）も利用する予定があるのえられ、新庁舎近辺の空き施設等において設けられないか。か、現在検討中である。 5月18日 9 書庫について