III 仕 様 書 1 目的 本仕様書は、堺市立総合医療センター（以下「センター」という）の患者受付業務、会計業務、診 療報酬請求業務をはじめとする医事業務等を、専門知識と経験、実績を有する業者に委託すること によって、当該業務を円滑かつ効率的に遂行し、患者サービスの向上及び適正な事業収益確保を図 ることを目的とする。 2 委託業務名 堺市立総合医療センター医事業務等 3 契約期間 (1) 平成28年4月1日から平成31年3月31日までとする。 (2) 事業者（優先交渉権者）の決定を受けてから、契約開始期間までは、本業務の準備、引き継ぎ、 研修期間とし、この間におけるこれに係る責任と負担は事業者（以下「業務受託者」という） が負うものとする。 4 基本事項 (1) 適正な業務遂行 堺市立総合医療センターの理念・憲章を認識し、経営理念及び運営方針を理解した上で、的確 かつ効率的な業務を行うこと。また、災害・感染症等発生時に堺市立総合医療センターが求め られる機能を維持できるよう、病院職員と協力・連携し業務継続体制を構築すること。 (2) 関係各法令・制度の順守 医療関係法規、医療保険制度、診療報酬請求制度、堺市個人情報保護条例及びその他個人情報 保護法に関する各法令、制度を順守し適正な業務遂行、取扱を行うこと。 (3) 患者サービスの向上 5 ① 患者に対して、常に最良の接遇を行うことを意識し接すること。 ② 適切な身だしなみ、言葉使いをすること。 ③ 業務従事者に対し、接遇等の研修を定期的に行うこと。 ④ 患者からの苦情等に対し、責任ある対応と改善を行うこと。 業務体制 (1) 統括責任者の配置 ① 統括責任者は業務場所に常駐とし、他の業務場所との兼務をさせないこと。 ② 統括責任者が休暇・外出等により不在になる場合は、同等以上の能力を有する者を配置す ること。 ③ 契約期間中の統括責任者変更は行わないこと。ただし、やむを得ない場合や委託者が変更 を求める場合に限り、事前に協議の上変更を行う。 (2) 統括責任者の条件 ① 統括責任者は、センターと同規模医療機関での医事業務等の指揮命令を行う立場にあった 者としての経験が5年以上の者、又はこれと同等以上の能力を有する者であること。 ② 受託業務において、全ての業務に対し知識を有している者であること。 (3) 統括責任者の責務 ① 受託業務において、全ての業務が円滑かつ効率的に遂行できる体制を構築し、的確な指揮 命令を行うこと。 ② 受託業務において問題がある場合、速やかに、対策・改善を行うこと。 (4) 副統括責任者の配置 ① 副統括責任者は業務場所に常駐とし、他の業務場所との兼務をさせないこと。 ② 副総括責任者は、センターと同規模医療機関での医事業務等の経験が5年以上の者、またこ れと同等以上の能力を有する者であること。 ③ 副総括責任者は、統括責任者の業務を補佐し、全ての業務が円滑かつ効率的に遂行できる ようにすること。 ④ 契約期間中の副統括責任者の変更は行わないこと。ただし、やむを得ない場合や委託者が 求める場合に限り、事前に協議の上変更を行う。 (5) 診療報酬明細点検業務管理責任者の配置 診療報酬明細点検業務管理責任者は、診療情報管理士の資格を有し、同業務を3年以上経験した 者、又は同等以上の能力を有した者を配置する。 (6) 業務従事者の配置 ① 業務受託者は、配置場所において必要な能力、経験を有する者を配置すること。 ② 業務受託者は、委託者が業務従事者について、業務遂行上不適当と認めた場合は迅速に交 代等の対応を取るものとする。 ③ 休憩、休暇等欠員が生じる間の交代を考慮した人数を確保し配置すること。 ④ 業務受託者は、業務の内容または量もしくは、時間帯・時期等により従事者の人数が不足 する場合は、業務受託者の判断または委託者の要求により増員または配置換え等を適宜行 い、本業務に支障をきたさないようにすること。 (7) 業務責任者の配置 ① 受託業務の主要なセクションについて業務責任者を配置すること。 ・ A～Gブロック受付 2名 ・ A～Gブロック会計 2名 ・ 10番会計 1名 ・ 1～3番受付 1名 ・ 7～10番受付 1名 ・ 13、14、16、18、20、21、22、40番受付 1名 ・ その他 ② 1名 契約期間中の業務責任者の変更は行わないこと。ただし、やむを得ない場合や委託者が求 める場合に限り、事前に協議の上変更を行う。 6 連絡・報告体制 (1) 業務報告 ① 統括責任者は、受託業務における業務報告書を作成し、月1回委託者が設定する日時に報告 をすること。 ② 統括責任者は、委託者と月1回業務改善協議を行うこと。 ③ 受託業務において問題が発生した場合、統括責任者を通じ速やかに連絡する体制を構築す ること。 (2) 業務従事者の報告 ① 業務受託者は、情報セキュリティの観点及び従事者の条件確認のため、業務従事者の氏名、 生年月日、資格、経歴、担当業務、個人情報の取り扱いの有無を記載した物に顔写真と資 格証明書類の写しを添付した業務従事者名簿を委託者に提出すること。 ② 業務受託者は、業務従事者に変更等がある場合、遅滞なく変更した業務従事者名簿を委託 者に提出すること。 ③ 業務受託者は、業務従事者名簿と同時に、業務従事者の配置がわかる配置図を委託者に提 出すること。 ④ 業務受託者は、毎月の勤務計画書表を前月の末日までに委託者に提出すること。なお様式 については委託者の承認を得たものを使用すること。 ⑤ 業務受託者は、日次及び月次の業務従事者数の業務体制及び勤務状況を業務報告書に記載 し報告すること。なお様式については委託者の承認を得たものを使用すること。 ⑥ 業務受託者は、業務日誌を作成し報告すること。なお様式については委託者の承認を得た ものを使用すること。 (3) 事故・災害発生時の体制 業務受託者は、事故・災害発生時の連絡網及びマニュアルを作成し、委託者に提出すること。 7 業務時間 業務場所 8 基本勤務時間 備考 1～3 受付 8:15～17:00 7～10 受付 8:30～17:15 8:15 から 2 名必要 A～G 外来受付 8:30～17:15 8:15 から各 1 名必要 13 予防検診センター受付 8:15～17:00 14 放射線検査 1 受付 8:15～17:00 16 内視鏡センター受付 8:15～17:00 18 放射線治療受付 8:15～17:00 20 放射線検査 2 受付 8:15～17:00 21 採血採尿受付 8:15～17:00 22 生理機能受付 8:15～17:00 40 リハビリテーション受付 8:15～17:00 電話交換 8:00～19:00 総合がん検診受付 9:00～12:00 土曜日入院会計 9:00～13:00 大型連休時受付会計 8:30～17:15 第 3 土曜日 経費負担区分 区分 病院 業務受託者 労務費（福利厚生費、教育研修費、保健衛生費、交通費含む） ○ 被服費（受託者のユニフォーム等） ○ 備品の修繕経費（受託者の過失による破損等） ○ 労働安全衛生経費（健康診断、予防接種等） ○ 収納金のつり銭用現金 ○ 業務遂行上必要な事務用品等消耗品 ○ 事務室、更衣室、会議室 ○ 什器、事務関連備品 ○ 業務遂行上必要な通信費（電話、FAX、切手等） ○ 光熱水費 ○ 9 業務内容 ① 初診・紹介・保険確認窓口（受付番号 1～3） ・ 診療申込書の受付、内容確認 ・ 保険証・各種公費等を確認及び患者の了承を得てコピー機による複写と管理 ・ 診療情報提供書の有無の確認及び初診時保険外併用療養費の説明 ・ 患者登録及び入力確認、患者情報の変更処理 ・ 診察券・受付票の発行 ・ 診察受付、各ブロック受付への案内、誘導 ・ 各外来等との受診連絡調整 ・ 再診自動受付機受付不可科目、検査の受付と案内 ・ 保険確認により再診自動受付機受付不可患者及び診察券不所持者の受付 ・ 再診自動受付機の誘導・案内 ② 当日入院窓口（受付番号 7） ・ 入院時必要書類、誓約書・病衣借用申込書・相談申込書・保険証の確認、診察券、リスト バンド等の作成（当日緊急入院） ・ 翌日の予定入院患者の１号用紙出力・病棟案内用紙とリストバンドの作成 ・ セキュリティカード発行・回収・管理 ・ 入院患者情報の看護プロファイル入力 ③ 予約センター（受付番号 8） ・ 予約日、予約変更日程調整 ・ 院内紹介診察枠日程調整 ・ その他予約に関する業務 ④ 書類窓口（受付番号 9） ・ 各種診断書及び証明書の受付、交付票の発行 ・ 診断書、証明書等の担当医師への記入発行依頼 ・ 文書システムによる書類作成依頼入力 ・ 未記入の診断書、証明書等の医師への督促 ・ 作成遅延の確認、督促及び督促リストの作成 ・ 公印処理 ・ 証明書の保管、スキャナー取込 ・ 患者へ文書等出来上がり電話連絡 ・ 各種診断書及び証明書交付及び料金の請求と収入 ・ 電話による問合せ対応 ・ その他関連業務 ⑤ 予防検診センター（受付番号 13） ・ 受診者の予約、案内及び説明 ・ 診療科等との連絡調整 ・ 検査伝票類の作成と回収 ・ 関係各診断・証明書の交付 ・ 料金の請求と収入の確認 ・ 月末における調定集計の作成 ・ 人間ドックのデータ登録及び関係書類の発送 ・ 堺市総合がん検診の受付、オーダー取込、領収書の発行と検診費の収納、入金機に入金 ・ 不要となる検診録の整理 ⑥ 各ブロック外来受付（A～G ブロック、受付 14、16、18、20、21、22、40 含む） 【診察の受付】 ・ 患者受付、到着確認、案内、説明 ・ 紹介状等の確認 ・ 予約票の発行 ・ 予約患者の来院確認と受診内容（診察、投薬、処置、注射等）の確認 ・ 問診票の記載依頼及び確認 ・ 診察前検査の案内 ・ 血液検査・尿検査・喀痰検査・便検査の受付・案内 ・ 同意書の確認 ・ 大型連休特別外来等の受付業務 ・ 受付 18 での休日放射線治療受付業務全般 【患者ファイル・伝票類の運用】 ・ 受付基本伝票のファイリング及び診察室への搬送 ・ 個人ファイルの取寄せ、搬送 ・ 画像データ及びレントゲンフィルムの搬送と管理 ・ 心電図等必要準備品の貸出し、返却の確認 ・ 問診票、紹介状等、関係書類の整理と保管、スキャナー取込 【会計受付・会計入力】 ・ 会計患者受付、案内、保険証等の確認 ・ 自己負担金有無の確認及び適用保険の確認 ・ 院外処方せんの適用保険の確認と補記及び交付 ・ 院内処方の有無の確認、院内処方引換券の交付 ・ 会計カード、各種伝票類等の確認 ・ オーダー入力の確認 ・ 各種診断書の確認、公印処理 ・ 会計入力、診療費請求 ・ 未収患者の対応（一次対応及び電算登録）1 階支払い窓口への案内 ・ 院外薬局からの疑義照会対応 【自動支払機の運用管理】 ・ 操作案内、つり銭準備、補充の連絡、用紙補充 ・ エラー、トラブル初期対応 【電話対応・予約】 ・ 各種電話対応 ・ 診察、検査等の予約 ・ 予約の取り消し及び変更 ・ 再診患者の診療枠調整 【その他】 ・ 受付終了後緊急患者の関係部署への連絡、調整 ・ 地域連携センターとの連絡調整（受診報告、紹介状等データ入力） ・ 受付、会計等混雑時の患者誘導及び説明と患者整理 ・ 放射線科におけるフィルムの出庫、搬送、収納、整理、貸出及びフィルム袋の作成 ・ 画像、検査データ（CD-R またはフィルム）の取込、コピーの受付、貸出、送付、返却対応 ・ スムーズな受付を行えるような患者誘導 ・ 混雑状況に応じた定配置を超えたスタッフ間応援体制 ・ リハビリ依頼箋出力後、前回担当者・入院予定日・手術日等のカルテ確認 ・ 心臓リハビリの患者整理 ・ 松葉杖の貸出書類の作成管理（貸出、返却、実費等の説明、返却督促含む） ⑦ 医事会計業務（受付 10 支払窓口） 【料金収納業務】 ・ 会計患者の受付 ・ 会計番号の確認、発行 ・ 適用保険証等の確認及び入力、自己負担金有無の確認 ・ 実施内容の確認、薬の有無、処方箋適用保険の確認、会計カードの確認 ・ 各種伝票等の確認、オーダー内容及び未実施オーダー確認 ・ 診療費の請求、収納、納入通知書兼領収書と診療明細書の発行 ・ 処方箋、お薬引換券の交付 ・ 収納した診療費の POS レジ・医事システムへの入金処理 ・ 領収印の押印及び管理（領収印は受託者にて作成） ・ 料金収納に伴うつり銭の準備と管理 ・ 自動支払機の運用管理（計 5 台） （操作案内、つり銭準備・補充・収入金回収、用紙補充、エラー初期対応を含む） ・ 窓口還付金の受付、対応 ・ 預り金の収受、返金 ・ 退院手続き（退院証明書、保険確認、会計案内、未納金納付誓約書） ・ 土曜日・指定された祝日退院の精算対応、案内、未納金納付誓約書対応 ・ 大型連休の特別外来等の会計業務 【会計締め業務】 ・ 当日収入金、POS レジ・自動支払機の収納整理、集計、クレジット決済の処理、収入日計 表等の作成 ・ 診療費に関する調定表の作成（追加・更正を含む） ・ 収入金を医事課への入金 【外来未収金対応業務】 ・ 未収金に関する患者対応、支払日、支払方法の確認、必要書類 ・ 誓約書等の説明及び受領 ・ 未収金の督促（電話、郵送による督促及び電話登録） ・ 委託者への報告・引継ぎ 【その他】 ・ 請求疑義照会に対する患者対応 ・ 院外薬局からの疑義照会対応 ・ 入院費の概算金額問合せ対応 ・ オーダー未取込リストによる未会計データの取込処理、会計入力、追加請求処理、患者へ の連絡 ・ 医事会計における日報・月報等統計資料の作成 ・ 関係書類の整理と保管 ・ 医事課内金庫の管理 ・ 両替対応 ・ その他関連事項 ⑧ 診療報酬請求業務 【点検・修正】 ・ ヘルプデスクより入院・外来レセプトを受理 ・ 出力された入院・外来レセプトを点検 ・ 修正部分についてはデータを修正入力 ・ 外来分の返戻、減点、過誤処理されたレセプトの適正な修正 ・ 補完すべき内容等については付箋を貼り、点検・修正済みレセプトと共に各診療科の責任 者に審査を依頼 ・ 毎月末に行う事前レセプトも上記と同様 【集計】 ・ 完成したレセプトを各診療科別に集計（入院外来及び基金・国保・公費別） ・ 国保分については、保険者別、各公費別に振り分け全体集計 ・ 紙レセプト請求の場合に基金、国保別に編綴 ・ 各診療科、入院・外来、基金・国保及び公費、その他指定する請求先別に請求額一覧表の 作成及び報告 ・ 請求の最終編集後のデータ取込と照合及び保留登録 ・ 債権システム集計表との照合 【繰越・返戻】 ・ 当月請求できないレセプト、当月以外のレセプトで当月請求した月遅れレセプト、審査機 関等から当月返戻されたレセプトについて、患者名、点数及び理由等を一覧表に作成及び 報告 ・ 保留レセプト（外来）の適正な管理と請求 【減点】 ・ 当月に減点された外来レセプト内容の審査 ・ 査定率と返戻率の報告書作成 【再審査】 ・ 再審査対象レセプトの整理 ・ 外来レセプトの再審査申請 ・ 外来レセプトの再審査にかかる当該医師との調整 【諸法の請求】 ・ 身体障害者手帳無料診断券作成料の請求 ・ 労災・公害・戦傷病者・地公災等諸法におけるレセプト請求 ・ 検診及び健診における関係機関への公費負担請求 ・ 公害診療費のレセプト請求 ・ 感染症患者の自己負担金及びレセプト請求 ・ 介護保険主治医意見書作成料の請求 ・ 訪問看護指示書作成料の請求 ・ 小児慢性特定疾患意見書作成料の請求 ・ 医療・障害・給付要否意見書作成料の請求 ・ 自立支援の意見書作成料の請求 ・ 出産育児一時金直接支払制度による出産育児一時金の調定集計 ・ その他諸法に関する請求 【その他】 ・ 修正による料金変更等の患者連絡処理 ・ 保険資格等の確認 ・ 外来レセプト請求における統計資料の作成 ・ 関係書類の整理と保管 ・ レセプト業務を遂行する上で診療科等との折衝については責任を持って対処すること ・ 国保基金を含む各種保険者等とのレセプト請求に関する問い合わせ対応 ⑨ 病歴管理業務 【カルテ管理】※ 診療録及びその他諸記録 ・ 個人ファイルの出庫・搬送・収納 ・ 閲覧及び貸出票等によるカルテ出庫管理及び収納 ・ アクティブ及びインアクティブカルテの移行作業 ・ 歴年管理と保管 ・ 各種、紙カルテ、伝票類、承諾書及び同意書等の保管 ・ 廃棄カルテ等不要となるカルテの整理（年 1 回） ・ 検査伝票類・診療情報提供書と同意書をスキャナー取込日付ごとに仕分けて保管 ・ 診断書等写しの電子カルテへのスキャナー取り込み 【病歴管理】 ・ 入院患者のチェック及びファイル作成 ・ サマリーの督促 ・ 退院後の同意書類の保管 ・ サマリーの量的点検 【その他】 ・ 生活保護意見書、その他書類等の医師への記入依頼 ・ ドクターボックス（郵便物、依頼書等を収納する個別ポスト）の整理 ⑩ ベルパーソン業務 ・ 患者（来訪者含む）からの問合せ事項への説明、案内、誘導 ・ 来院患者のうち、要支援者に対しての声掛け・誘導・医療スタッフへの取次ぎ等、必要な 支援 ・ 患者（来訪者含む）からのご意見の集約と報告 ・ 患者が安心して医療サービスを受けられるための支援 ⑪ 電話交換業務 ・ センター電話交換機室に設置している電話交換機設備に付帯する内線・局線電話の交換業 務 ・ 伝言の受付、伝達業務 ・ 院内放送業務 ・ その他電話交換に関する諸業務 ⑫ その他 ・ 駐車場の割引のための対応（機械処理）説明・返金対応等 ・ 拾得物対応 ・ 各種公費医療の受給申請受付の事務取扱 ・ 各受付業務における日報・月報等統計資料の作成 ・ 関係書類の整理と保管 ・ 必要に応じた患者への説明と指示及び案内 ・ 地域連携センター及び担当職員との連携、電話対応 ・ 患者からの質問・クレーム等の対応 ・ 外来開始及び終了時の、待合椅子等の整理整頓 ・ 外来待合診察待ち患者定期確認（気分不良、受付未患者、待ち時間案内等） ・ 番号発券機の運用管理及び統計処理 ・ 業務の引継ぎ（業務開始前、業務終了後、契約解除時） ・ システム障害時等における緊急時対応 10 損害賠償責任 業務受託者は、業務の遂行及び引継ぎ、個人情報の取り扱いにおいて、業務怠慢、故意または重大 な過失により、センターまたは第三者に損害を与えたときは、その損害を賠償しなければならない。 11 禁止事項 (1) 業務受託者は、従事者の通勤に自動車、自動二輪を使用する際は、センター駐車場の利用は禁 止とし、センター敷地外に駐車場を確保すること。ただし、通勤に自転車を使用する際は、セ ンターの駐輪場の利用を可能とする。 (2) センター敷地内は禁煙であり、業務受託者は従事者に周知徹底すること。 12 勤務環境 (1) 業務受託者は、業務従事者に対して、委託者の承諾を得た被服を着用させること。 (2) 被服は、統一されたデザインで清潔な状態と品位を保つこと。 (3) 業務従事者は名札を着用すること。 13 再委託の禁止 業務受託者は、業務を第三者に委任し、又は請け負わせることはできない。ただし、業務の一部に ついて相当の理由があるときは、この限りでない。 14 契約の解除 センターは、業務受託者が本仕様書に記載されている事項を誠実に履行しないと認める場合は、契 約期間中であっても契約を解除できる。 15 その他 本仕様書に定めのない事項であっても、状況に応じて必要と認められる業務については、センター と業務受託者で協議の上、誠意を以て行うものとする。
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