第2回沖縄大交易会業務委託企画提案仕様書

平成 27 年度第 2 回沖縄大交易会
運営・マッチング事務局
業務委託
企画提案仕様書
平成２７年５月
沖縄大交易会実行委員会設立準備委員会事務局
（（公財）沖縄県産業振興公社内）
1.本仕様書について
本仕様書は、平成２７年度第２回沖縄大交易会運営・マッチング事務局業務委託公募要領
の 3 提案内容の要件を記載したものである。
2.事業の概要等
2-1 事業の概要
(1) 第 2 回沖縄大交易会の実施日等
① 実施日平成 27 年 11 月 26 日(木)～11 月 27 日(金) ※設営日 11 月 25 日(水)
② 実施会場沖縄コンベンションセンター展示棟、会議棟
③ 実施内容東アジアを中心とした海外バイヤー及び国内バイヤーを招聘し、
沖縄県産
品及び沖縄国際物流ハブでの輸出に適した日本全国の特産品を商材とし
た個別商談会を開催する。
④ 対象分野食品全般（生鮮魚介類、野菜、果実、スイーツ、飲料、加工品等）
⑤ 商談形式事前アポイント型個別商談会形式（サプライヤー固定型とする。）
⑥ 招聘バイヤー目標
150 社（海外販路 120 社、国内販路 30 社）
⑦ 出展者目標
200 社（県内 70 社県外 130 社）
(2)
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
⑨
⑩
⑪
⑫
⑬
⑭
⑮
⑯
⑰
委託内容（詳細は、別紙参照）
沖縄大交易会に係る企画、各種準備事務、制作物作成等
会場の借上に係る事務作業（会場は設立準備委員会事務局にて仮予約済み）
参加者向け各種マニュアル・案内の作成と配布
当日会場装飾・レイアウト、視察エリアの設置、必要機材等の提案と手配
当日会場全体運営業務、視察対応、オープニングセレモニー、歓迎レセプションに係
る業務
当日の受付員、会場誘導員、受付員、語学サポートスタッフ等の手配
サプライヤー参加勧奨、バイヤー招聘、関係機関協力依頼業務
参加者への問合せ窓口設置及び連絡対応業務
参加サプライヤーへの事前説明会実施業務
サプライヤー情報登録支援及び翻訳、
バイヤープロフィールシート作成及び翻訳業務
ビジネスマッチングサイトを活用した事前マッチングのサポート
招聘バイヤーへの旅費支払業務
当日商談会のマッチング運営業務（サプライヤー固定方式による）
関係機関等との効果的な連携及び実施協力に係る事務
沖縄大交易会及び沖縄国際物流ハブ活用に関する広報活動
成果物（事業完了報告書等）の作成
その他、実行委員会事務局と協議の上、業務遂行に必要とされる業務
(3) その他効果的と認められる方法
① 企画提案の内容
上記のほか、必要に応じて本事業の目的を達するために必要な提案、事業効果を高
める提案を行うこと。
2-2 成果物
受託業者が提出すべき成果物は下記のとおりとする。
① 広報用チラシ 10,000 枚（日 8000、簡 500、繁 1000、英語 500）、データ納品
② 当日ガイドブック 10,000 部（日 8000、簡 500、繁 1000、英語 500）、データ納品
③ ＷＥＢサイト情報発信報告書 30 部及び電子データ１部
④ 事業完了報告書本事業の報告書 30 部及び報告書の電子データ 1 部
(※受託事業者は平成 28 年 2 月１日(月)までに受託内容の報告及び事業完了報告書を提
出すること。)
3 注意事項
提案内容については、下記の点に留意すること。
(1)本仕様書に記載の業務内容は、企画提案のために設定したものであり、実際の契約の仕
様書と異なる場合がある。
(2)本仕様書記載の業務内容については、実施段階において、予算や諸事情によって変更す
ることがある。
(3)本委託業務は「沖縄振興特別推進交付金」による沖縄県負担金の交付を財源とする事
業であることから、各経費の定義にあたっては、経済産業省の委託事業事務処理マニュアル
（平成 27 年 4 月）に準じること。
4 予算に関する要件
本委託業務に係る予算は 78,840,000 円以内（消費税及び地方消費税を含む）とし、この範囲
内で、効率的かつ効果的な業務を企画提案するものとする。
なお、この金額は企画提案のために設定した金額であり、実際の契約金額と異なることが
ある。
5 業務の実施状況に関する事項
(1)事業の進捗状況を毎翌月 10 日までに実行委員会事務局に報告すること。
(2)事業完了時に、実際に要しなかった経費があるときは、相当の委託料を減額する。
6 瑕疵担保責任
実行委員会事務局への引き渡し日から起算して 1 年の間、成果物に瑕疵があるときは、受
託事業者は無償で当該成果物の補修を行うこと。
7 著作権・特許権
(1)受託事業者は、本業務で作成された成果物に関し、著作権法第 27 条及び第 28 条に定め
る権利を含む全ての著作権（財産権）を、実行委員会に無償で譲渡するものとする。ただし、
委託前から受託業者の構成者が権利を有する著作物及び第三者が権利を有する著作物及び
第三者が権利を有する著作物を利用する場合は事前に実行委員会事務局の承諾を得るもの
とする。
(2)受託事業者は、実行委員会の同意を得なければ、著作権法第 18 条ないし第 20 条に規定
されている権利を行使することができない。
(3)本事業作成物で使用する文章、写真、図版などは全て実行委員会での利用及び実行委員
会が沖縄県の産業振興等に資すると判断した上で第三者への提供が可能なもののみを使用
する。
(4)本業務の成果物に係る著作権、特許権その他の知的財産権に関する一切の紛争について
は、訴訟費用を含め全て受託事業者において責任を負うものとする。
(5)著作権法上、上記条件を満たさないデータの使用は禁ずる。
8 再委託に関する制限
(1)再委託の範囲
契約の一部を第三者に委託し、又は請け負わせようとするとき（以下、「再委託」と
いう。）は、実行委員会事務局への事前の承認を受けて再委託を行うことができる。
(2)一括再委託の禁止
委託業務の契約金額の１／２を超える業務、委託業務に係る統括的かつ根幹的な業務に
関する再委託は禁止する。
9 その他留意事項
(1)業務の遂行にあたっては、実行委員会事務局と随時協議を行い、その指示に従うものと
する。
(2)本仕様書に定める事項について生じた疑義又は本仕様書について定めのない事項につい
ては、実行委員会事務局と受託事業者双方で協議して解決するものとし、必要な事項は別に
定める。
別紙（2 事業の概要等、2-1 事業の概要、(2)委託内容）の詳細
(1) 沖縄大交易会に係る企画、各種準備事務、制作物等作成等
①沖縄大交易会全体のスケジュール作成及び進捗管理に係る関連事務
全体進捗管理については、実行委員会事務局において、基本的な作業を行うが、委託
業務内容にかかる詳細スケジュール作成及び進捗管理について、実行委員会事務局の
指示に従って行うこと。
②各種会議の開催補助
沖縄大交易会に係る会議については、実行委員会事務局において、基本的な作業を行う
が、委託業務内容に係る資料作成や、会議における説明について、実行委員会事務局の
指示に従って行うこと。
③招聘バイヤー及び参加サプライヤー向け募集案内チラシの作成及び送付
沖縄大交易会の概要と募集案内のチラシ作成（日、簡、繁、英）及び発送作業を行う。
作成数量は 10,000 枚（日 8000、簡 500、繁 1000、英語 500）を目安とする。
作成にあたっては、他の事例も参考にポイントを押さえた内容とすること。
また、沖縄国際物流ハブの活用メリットについても簡潔に盛り込むこと。
④当日ガイドブックの作成及び送付
当日参加者配布用のガイドブックを作成する。10,000 部（日 8000、簡 500、繁 1000、
英語 500）作成にあたっては、実行委員会事務局と連携を図ること。
⑤実績報告業務
委託業務の実施内容について、
実施作業の詳細内容を含めて実績報告書を作成すること。
(2) 会場の借上等に係る事務作業
①商談会場の借り上げ及び当日使用範囲の調整業務
日時【予定】：平成 27 年 11 月 25 日(水)～平成 27 年 11 月 27 日（金）(※設営日含む)
場所：沖縄コンベンションセンター展示棟、会議棟
※会場は設立準備委員会事務局にて仮予約済。
原則として、サプライヤーは商談ブース固定とすることから、展示棟を商談会場、会
議棟をバイヤー休憩スペース、昼食会場等として活用する。
②関係駐車場の借り上げ
場所：宜野湾マリーナ他、必要台数を算定の上、確保すること。
(3) 参加者向け各種マニュアル・案内の作成と配布業務
マニュアルについては、各種マニュアルに共通で使用する基礎項目について洗い出し、
基礎マニュアルを作成するとともに、そこから派生してバイヤー、サプライヤー、運営、
関係者用等マニュアルを作成すること。
(4)当日会場装飾・レイアウト、視察エリアの設置、必要機材の提案と手配
①当日会場レイアウト案の企画と実施
国内外のバイヤー150 社（予定）とサプライヤー200 社(予定)による事前アポイント型
個別商談会がスムーズに実施するため、最も効果的と思われるレイアウト案を提示する
こと。
なお、主な要件は下記のとおり。
・原則としてサプライヤー固定型（サプライヤーが商談ブースに常駐し、バイヤーを商談
スケジュールに合わせて商談ブースに案内する形式）とする。展示棟に収まる商談ブー
スレイアウトや視察エリアの設置場所、バイヤーエスコートスタッフの運用まで含めて
提案すること。
・商談ブースは高さ 150 センチ未満の仕切りが３方にある形を基本とする。
・商談ブース内には商品展示用テーブル及び商談用テーブルをＴ字又は逆Ｔ字にセット
する形を基本とする。
・商談ブースは出展者用展示スペース共用型とする。
・食品商談会として必要な食材調理環境、衛生環境を整えること。
・サポートブースや企業ＰＲブース、連携企画ブースについては、全体レイアウトの中で
のプライオリティを考慮の上、必要数を設定すること。
・バイヤー休憩スペースを確保し、飲み物等を用意すること。
②会場設営・装飾等の企画と実施
会場レイアウト等にかかる基本方針については、実行委員会事務局から指示を行う。前
年度に準じたデザインイメージでの、会場設営・装飾の実施を行うこと。
主な要件は下記のとおり。
・会場入口ゲートサイン、会場入口アーチサイン、展示棟中央バナー、各種案内板、を設
置すること。案内板は４言語(日、英、簡、繁)対応とすること。
・各商談テーブルはバイヤー、サプライヤーの他、通訳及び商談サポーターが座れるス
ペースを確保すること。
・参加者用クロークを確保すること。特にバイヤーについては十分な対応をとること。
・運営事務局用スペースを確保すること。
・出捐会員用の広告スペースを確保すること。（6 社程度。）
・沖縄国際物流ハブの機能 PR スペースを確保すること。
・会場には無料 Wi-Fi によるインターネット接続環境を整えること。
・配線処理を徹底し、転倒などの事故防止措置を徹底すること。
・撤去作業は平成 27 年 11 月 27 日(金)の 22 時までに完了させること。
③必要機材の提案と手配
商談会運営に必要な機材について手配すること。主な要件は下記のとおり。
・商談会場には商談経過時間がわかるようにスクリーンとプロジェクターを手配する
こと。
・食材を保冷するためのストックヤードを整備すること。
・ネームホルダー、音響機器、トランシーバー、コピー機その他運営に必要な機材を手配
すること。
(5)当日会場全体運営業務、オープニングセレモニー、歓迎レセプションに係る業務
①当日会場全体運営業務
商談会当日のビジネスマッチング運営以外の全体運営・統括に係る業務を実施する。
主な要件は下記のとおり。
・会場設営及び商談会運営全体統括の実施
・会場誘導の実施
・受付ブースの設置と運営
・語学サポートブースの設置と運営
・クロークの設置と運営
・来賓対応
・視察者対応
・マスメディア対応
・アンケート作成及び集計補助等
②オープニングアトラクション手配業務
商談会当日のオープニングとして、海外バイヤーをお迎えするにふさわしい内容のア
トラクションを実施し、沖縄の伝統文化に触れて頂くと共に、商談会への向けた雰囲気
を醸成する。主な要件は下記のとおり。
・オープニングテープカットの登壇者日程調整（実行委員会事務局対応）
・テープカットセッティング
・オープニングアトラクションの選定と手配
・マスメディア等への周知、引き込み
(6) 当日の受付員、会場誘導員、警備員、語学サポートスタッフ等の手配
・受付員は、200 社の国内サプライヤーと 100 社以上の海外バイヤーの受付に対応でき
る体制を整備すること。
・会場誘導員については、誘導に必要な英語、中国語の語学研修を行うこと。
・警備員については、会期中の日中及び夜間について配置すること。
・語学サポートスタッフについては、必要数を配置するとともに、事前に貿易や海外取
引に関する研修を行うこと。
・その他、商談会運営に必要な専門スタッフについて、実行委員会を構成する公的支援
機関等の連携を含めて提案すること。
(7) サプライヤー参加勧奨、バイヤー招聘、関係機関協力依頼業務
①サプライヤー参加勧奨
沖縄国際物流ハブを活用した海外輸出に適した地域や商材を絞り込んだ上、実際に
沖縄国際物流ハブの活用に意欲のあるサプライヤーを中心に勧奨を行うこと。また、沖
縄大交易会実行委員会を構成する公的機関及び実行委員会事務局とも連携し、そのネッ
トワークの活用を図ること。
②バイヤー招聘
バイヤーについては、プレ交易会、第 1 回沖縄大交易会における、成約実績やマッ
チング希望について検証し、優良と認められるバイヤーを優先的に招聘するとともに、
さらなる優良バイヤーの発掘につとめること。また、実行委員会事務局や沖縄県海外事
務所と連携を密にして、共同で実施すること。
③関係機関協力依頼業務
サプライヤー参加勧奨においては、各自治体や商工会、輸出協議会等、関係団体に
も幅広く協力を求めること。
(8)参加者への問い合わせ窓口設置及び連絡対応業務
バイヤー、サプライヤーからの問い合わせ、申し込み等に一元的に対応する問い合わせ
窓口を設置するとともに、同窓口から一元的な情報発信、連絡業務を行う体制を整える
こと。
(9)参加サプライヤーへの事前説明会実施業務
沖縄県を含む日本全国 6 カ所程度において、参加サプライヤーへの事前説明会を実施す
ること。
(10)サプライヤー情報登録支援及び翻訳、バイヤープロフィールシート作成及び翻訳業務
サプライヤー参加申し込みについては、ビジネスマッチングサイトにより実施すること
を基本とし、その登録方法の問い合わせ対応及び登録支援を行うこと。また、登録された
サプライヤー情報は英、簡、繁の３言語に翻訳すること。バイヤープロフィールシートに
ついては、Ｅｘｃｅｌ様式で作成の上、ビジネスマッチングサイトに情報登録するものと
する。
なお、バイヤープロフィールシートについては、ミスマッチングを防ぐためにもバイ
ヤーの具体的な情報が明確にわかる様式とすること。
(11)ビジネスマッチングサイトを活用した事前マッチングのサポート
ビジネスマッチングサイトを活用し、バイヤー、サプライヤーに事前に情報を提供した
上で、商談会 1 ヶ月前までに事前マッチングスケジュールを作成・通知すること。
なお、マッチング希望登録に先立ち、サプライヤーには商談希望する国を登録させた上
で、商談商品が国ごとの輸入規制やライセンスの有無等に抵触しないかスクリーニングを
かけるなど、マッチング精度向上を図ること。
(12)招聘バイヤーへの旅費支払業務
招聘バイヤーへの旅費については、原則として航空運賃を円建てで支払うものとする。
宿泊ホテル及び送迎バスについての手配業務も行うこと。
(13)当日商談会のマッチング運営業務（サプライヤー固定方式による）
商談会当日のマッチング運営業務については、県内金融機関等の協力を得て、適切に
実施できるよう、体制構築及び研修実施を行うこと。
特に、今回は従来のバイヤー固定方式からサプライヤー固定方式に転換することから、
参加者の混乱を招かないような円滑な運営を行えるよう対策を検討すること。
また、当日のバイヤー連絡先についてリストを作成の上、即確認ができる体制を整え
ること。
(14) 関係機関等との効果的な連携及び実施協力に係る事務
関係機関との連携については、実行委員会事務局において、基本的な作業を行うが、
委託業務内容に係る事項の調整等について、実行委員会事務局の指示に従って行うこ
と。また、効果的な連携のあり方について提案すること。
(15)沖縄大交易会及び沖縄国際物流ハブ活用に関する広報活動
主な仕様は下記のとおり。
・沖縄大交易会のＷＥＢサイトの構築及び運用を行い、サプライヤー、参加バイヤーの
募集を行うとともに、沖縄国際物流ハブを活用した輸出入についての情報提供を行う
こと。
・ＷＥＢサイトにおける情報発信は、簡易なものについて実行委員会事務局が随時発信
できるシステムとすること。
・専用のビジネスマッチングサイトにより、参加者限定の情報提供、様式提供等を行う
こと。
・サプライヤー募集及びバイヤー募集のためのチラシ等を作成すること。
・その他、効果的な広報活動等について提案すること。
(16)成果物（事業報告書等）の作成
事業終了後は、Ａ４カラーで印刷された報告書を 30 部提出すること。報告書の電子
データはＣＤ－Ｒ等のメディアにて 1 部提出すること。
※業務に要した費用内訳及びその支払いを証明する証拠書類（見積書、納品書、請求書、
領収書、根拠資料等）を 1 部提出すること。

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