柳川市監査委員告示第６号 地方自治法第１９９条第１項及び第４項の規定により、定期監査を実施したの で、同条第９項の規定により、その結果を公表します。 平成２７年３月３１日 柳川市監査委員 松藤 博明 柳川市監査委員 近藤 末治 平成２６年度(２月分)定期監査報告書 第１ 監査の概要 １ 監査の種類 地方自治法第１９９条第１項及び第４項の規定による監査 ２ 監査の対象 保健福祉部(福祉課、子育て支援課、健康づくり課、人権・同和対策室) ３ 監査の実施期間 平成２７年２月２日から平成２７年２月２６日まで ４ 監査の範囲 監査は、下記の期間における市の財務に関する事務の執行が関係法令等に準拠し、 適切かつ効率的に行われているか、また市の経営に係る事業の管理が、合理的かつ効 率的に行われているかを主眼として、次の点に重点を置いて実施した。 (監査対象期間) 平成２６年４月１日から平成２６年１２月３１日(平成２６年度分) 平成２６年１月１日から平成２６年 ５月３１日(平成２５年度分) (重点事項) (1) 前回の監査における指摘事項等の改善状況 (2) 予算の執行状況について、収入の手続き及び確保(調定、収納、現金取扱) は適正に行われているか、また支出は経済的、効果的に行われているか。 (3) 契約事務は公正、適正に行われているか。 (4) 補助金等交付事務は、交付要綱等に基づき適正に行われ、その効果を収めて いるか。 (5) 財産の取得、管理、処分は適正かつ効率的に行われているか。 (6) その他業務については、法令等に基づき適正に行われ、内部統制機能は働い ているか、また業務は合理的かつ効果的に行われることにより、その所期の 目的の成果を収めているか。 ５ 監査の場所 監査室及び各課等(各所管施設を含む) 1 ６ 監査の方法 監査は、監査対象課等から事前に提出された定期監査資料に基づいて、関係資料及 び証拠書類等の調査、照合、検査を行うとともに、財産管理事務については現地調査 を行い、また不明な点については必要に応じ関係職員から説明を聴取して実施した。 ７ 監査を実施した監査委員名 松 藤 博 明(識見監査委員) 近 藤 末 治(議選監査委員) 第２ 監査の結果 監査対象の事務事業については、概ね適正に執行されていたが、その一部において、 別紙のとおり是正または検討を要する事項が認められたので、必要な措置を講ずると ともに、職員の指導監督に努めることが望まれる。 なお、監査の結果は次のとおりであるが、各課等において共通するものについては、 全般的共通注意事項として記載し、事務処理上の軽微な事項については、監査委員に よる事情聴取の際に、担当職員に対して口頭により注意、改善、検討を求めたので、 記述を省略した。また指摘事項については遅滞なく報告されたい。 ※ この報告書において、法令名の略語は次のとおりとします。 地方自治法 法 地方自治法施行令 施行令 柳川市財務規則 財務規則 柳川市契約事務規則 契約事務規則 2 ≪保健福祉部≫ (福祉課) 【指摘事項】 (支出事務) ア 職員が旅行命令書による申請をせずに、公用車を使用し旅行をしている。職員等の 旅行については、柳川市職員等の旅費に関する条例施行規則第 3 条の規定により、そ の都度旅行命令権者の命令を受けられたい。 イ 平成 25 年度地域自殺対策緊急強化基金事業に係る講演委託料について、個人との契 約であるにもかかわらず、源泉徴収をしていない。 ウ 平成 26 年度聴覚障害者協会補助金の交付決定について、財政課通知「各種団体等へ の補助金交付適正化の徹底について」に基づく財政課の合議を受けていない。 エ 旅行命令書について、復命欄が未記入のものがある。 （前年度口頭指摘事項） (契約事務) ア 障害者福祉サービス請求内容チェックシステム賃貸借契約について、決裁権者によ る予定価格調書が作成されていない。また契約期間は単年度になっているものの、自 動更新条項が設けられているため、自動更新条項は削除されたい。なお複数年度にわ たる契約を締結する場合は、次年度以降の予算の確保がされていないため、債務負担 行為を設定するか長期継続契約による契約をされたい。 イ 臨時福祉給付金用パソコン・プリンタ賃貸借契約に係る決裁区分及び予定価格調書 の設定権者に誤りがある。平成 26 年 4 月 1 日から柳川市事務決裁規程の一部改正によ り、10 万円以上の契約については部長決裁となったが、旧規程に基づいた課長による 決裁及び予定価格の設定がされている。 ウ 柳川市障害者相談支援事業委託契約について、金額が 500 万円以上であるにもかか わらず部長による決裁がされている。柳川市事務決裁規程(別表第 3)の規定により、 500 万円以上の委託契約については、市長決裁とされたい。 (財産管理事務) ア 通信費の受払事務について、郵便切手使用簿の残額と保有されている切手の合計額 が相違している。 （障害者福祉係、生活保護係） 3 (その他) ア 葬儀取扱所使用料の滞納対策のため、収税対策課から催告書等の参考資料の提供を 受けているが、塗りつぶしの処理が不適切であることから、本滞納に関係のない個人 の滞納情報が確認できる。 このことについては、個人情報であるため、当該部分を再度複写機で複写したもの を保管するなど適正に管理をされたい。 イ 公用車運転日誌について、使用日や帰庁時刻の記入漏れや空き行に所属長の確認印 が押印されているものがある。 （前年度口頭指摘事項） 【注意事項】 ア 現金領収書に年度が未記入となっているものがある。 イ 平成 26 年 11 月 12 日付けで決定された、「福岡県高齢者社会活動推進等事業費補助 金」に係る調定決議書の起案日が平成 26 年 11 月 13 日となっている。 ウ 旅行命令書について、旅行者氏名が未記入のもの、旅費及び予算配当残額が鉛筆に より訂正されているものがある。 エ はり、きゅう、あん摩等施術券交付申請書について、交付希望枚数が未記入となっ ているものがある。 オ 物品購入伺兼依頼書及び契約締結伺書について、下記のものが見受けられる。 ・年間購読物品の物品購入伺兼依頼書を最終納品月に起案している ・物品購入伺兼依頼書を誤って 2 枚作成し、納品・納入確認を 2 度受けている ・見積書依頼の有無や、1 者見積りとした理由が未記入となっている ・発注日が未記入となっている ・契約書欄が未記入となっている 【要望・意見】 年度当初において、 「生活保護係臨時職員雇用のため」の理由により報酬から賃金へ予 算流用がされているが、この報酬については生活保護適正実施推進事業費の対象経費で あることから、報酬として予算執行できなくなり国庫補助金 370 万円が歳入欠陥となる 見通しである。 予算流用については、本市の財務規則に規定はないものの、近隣市においては、 「予算 執行の原則」 「予算執行の基本」 「執行の制限」等の予算執行に関する規則において、 「歳 出予算のうち財源の全部又は一部を国・県支出金その他特定の収入をもって充てるもの は、当該収入が確定した後でなければ執行することができない。ただし、市長が特に認 めた場合は、この限りではない。 」等として歳出予算の執行を厳しく制限しているところ 4 も見られる。 今回の予算流用については、補助対象経費から予算流用したことにより多額の歳入欠 陥が生じることは、その事業についての計画性に疑問を抱かざるをえない。 最近の地方自治体の財政運営は、歳出の増加と新たな自主財源の確保が困難となって いることから、毎年度予算全体を見直してはいるものの、その状況は厳しさを増してい る。 本市においても財政状況は厳しく、特定財源を収入とする事業については確実な予算 執行ができるようにするとともに、これらの予算執行に変更が生じた場合は、速やかに 関係各課と協議をされるよう要望する。 5 (子育て支援課) 【指摘事項】 (収入事務) ア 下記の調定決議書について、起票する時期が遅れている。調定決議書は財務規則第 25 条第 1 項の規定により、適正な時期に起票をされたい。 ○平成 26 年度 ・保育料（過年度分） ・福岡県保育所等整備事業費補助金（繰越） ・福岡県地域子育て活動支援費補助金（繰越） (支出事務) ア 下記の支出負担行為決議書について、起票する時期が遅れている。支出負担行為決 議書は財務規則第 50 条（別表第 4）の規定により、適正な時期に起票をされたい。 ○平成 25 年度 ・柳川市認定こども園整備事業費補助金（ふたば幼稚園） ○平成 26 年度 ・柳川市子ども・子育て支援事業計画策定業務委託料 ・公的年金との併給制限の見直しに伴う児童扶養手当システム改修業務委託料 イ 平成 25 年度柳川市障害児保育事業補助金の交付決定について、保健福祉部長の決裁 がされているが、このことについては財政課通知「各種団体等への補助金交付適正化 の徹底について」により、財政課の合議を受け市長決裁とされたい。 (契約事務) ア 下記の契約に係る決裁区分及び予定価格調書の設定権者に誤りがある。平成 26 年 4 月 1 日から柳川市事務決裁規程の一部改正により、10 万円以上の下記の契約について は部長決裁となったが、旧規程に基づいた課長による決裁及び予定価格の設定がされ ている。 ・子育て世帯臨時特例給付金用パソコン・プリンタ賃貸借契約 ・公的年金との併給制限の見直しに伴う児童扶養手当システム改修業務委託契約 イ 子育て世帯臨時特例給付金給付事業に係る電算システム構築業務委託の契約締結に ついて、契約金額が 200 万円以上であるにもかかわらず総務部長の合議を受けていな い。このことについては財務規則第 4 条第 1 項第 5 号(別表第 1)の規定により、事前 に総務部長の合議を受けられたい。 ウ 子ども・子育て支援新制度に係る電子システム構築業務委託契約について、提出さ れた見積書の日付及び契約締結伺の起案日・決裁日が、予定価格設定日前の日付にな っている。 6 エ 随意契約による下記の委託契約について、決裁権者による予定価格調書が作成され ておらず、徴取された見積書に日付が未記入となっている。 また契約書について、①②については契約期間が単年度であるため、長期継続契約 に係る契約解除条項の条文は削除をされたい。 ③については契約保証金欄について「全額免除する。 」とされているため、契約保証 金を減免する場合は、契約事務規則第 29 条の適用号数を記入されたい。（前年度口頭 指摘事項） ①柳川市内学童保育所に係る機械警備業務委託契約 ②柳川市柳城児童館に係る機械警備業務委託契約 ③六合学童保育所に係る機械警備業務委託契約 オ 物品購入の契約締結伺書について、予定価格が 3 万円を超えているにもかかわらず、 見積書が添付されていないものがある。（前年度口頭指摘事項） (その他) ア 公用車運転日誌について、使用日や帰庁時刻、到着時のメーター及び走行距離の記 入漏れがある。 （前年度口頭指摘事項） 【注意事項】 ア 柳川市保育所入所支度金及び通所奨励費交付金申請書について、申請額が鉛筆書き されている。 イ 旅行命令書について、旅行期日欄や復命欄が未記入のもの、旅費等の訂正に訂正印 がないものがある。 ウ 下記契約書の契約保証金欄については、「全額免除する。」とされているが、契約保 証金を減免する場合は、契約事務規則第 29 条の適用号数を記入されたい。 ・平成 25 年度有明校区学童保育所運営委託契約 ・平成 25 年度大和校区学童保育所運営委託契約 ・平成 25 年度中山校区学童保育所運営委託契約 エ 児童相談記録管理システム保守サポート業務について、徴取された見積書に日付が 未記入となっている。 オ 物品購入伺兼依頼書及び契約締結伺書について、下記のものが見受けられる。 ・徴取された見積書に日付が未記入となっている ・物品購入伺兼依頼書の決裁日前になっている見積書の日付を、鉛筆で決裁日後の 日付に訂正している ・添付された納品書に日付が未記入となっている 7 (健康づくり課) 【指摘事項】 (収入事務) ア 平成 25 年度一般被保険者国民健康保険税の医療給付費分現年課税分及び後期高齢 者支援金分現年課税分の収入未済額について、平成 26 年度へ繰越し、6 月に調定決議 書を起票しているが、誤った調定額の調定決議書が起票されている。 (支出事務) ア 後期高齢者医療保険料額決定通知書兼納入通知書に係る印刷製本費の支出事務につ いて、請書が提出されているにもかかわらず、支出負担行為決議書兼支出命令書によ り処理されている。支出事務に係る支出負担行為決議書又は支出負担行為決議書兼支 出命令書の起票については、財務規則第 49 条（別表第 3）の規定により、適正に取り 扱われたい。 イ 平成 25 年度柳川市国民健康保険協力補助金について、柳川市補助金等交付規則第 15 条の規定に基づく補助事業実績調査報告書(様式第 8 号)が作成されていない。 (契約事務) ア 下記の契約に係る決裁区分及び予定価格調書の設定権者に誤りがある。平成 26 年 4 月 1 日から柳川市事務決裁規程の一部改正により、10 万円以上の下記の契約について は部長決裁となったが、旧規程に基づいた課長による決裁及び予定価格の設定がされ ている。 ・がん検診無料クーポン券の対象者出力対応及び乳がん検診データ取り込み処理に 係るシステム改修業務委託契約 ・水ぼうそう・成人用肺炎球菌ワクチン予防接種対応業務に係るシステム改修業務 委託契約 (財産管理事務) ア 通信費の受払事務について、郵便切手使用簿の残額と保有されている切手の合計額 が相違している。 （医療係） 【注意事項】 ア 旅行命令書について、復命欄が未記入のものや旅費等の訂正に訂正印がないものが ある。 8 イ 物品購入伺兼依頼書及び契約締結伺書について、下記のものが見受けられる。 ・徴取された見積書に日付が未記入となっている ・物品購入伺兼依頼書の決裁日前に見積書が提出されている ・契約締結伺書の起案日後に見積書が提出されている ・添付された納品書に日付が未記入となっている ウ 後期高齢者医療特別会計の印刷製本伺兼依頼書及び契約締結伺書について、下記の ものが見受けられる。 ・決裁日が未記入となっている ・見積状況調書に記載された見積徴取者の見積書が添付されていない ・徴取された見積書に日付が未記入となっている ・納品書の日付が誤っている 9 (総合保健福祉センター) 【指摘事項】 (収入事務) ア 現金領収書に年度が未記入となっているものや、年度を誤って記入しているものが ある。 （前年度口頭指摘事項） (契約事務) ア 下記の契約に係る決裁区分及び予定価格調書の設定権者に誤りがある。平成 26 年 4 月 1 日から柳川市事務決裁規程の一部改正により、10 万円以上の下記の契約について は部長決裁となったが、旧規程に基づいた課長による決裁及び予定価格の設定がされ ている。 ・柳川総合保健福祉センタートレーニング機器（バレルローラー）購入契約 ・柳川総合保健福祉センター温泉利用者用グリーンボディソープ購入契約 ・大和総合保健福祉センター真空式温水ヒーター保守点検業務委託契約 ・三橋総合保健福祉センターエレベーター保守点検業務委託契約 イ 長期継続契約を締結している下記の契約について、柳川市事務決裁規程（別表第 3） に基づく起工伺の決裁区分及び予定価格調書の設定権者に誤りがある。 また条例に基づく長期継続契約を締結する場合は、財務規則第 4 条第 1 項第 5 号(別 表第 1)及び財政課通知「長期継続契約を締結することができる契約を定める条例の適 用範囲に関する規定について」により、事前に財政課及び総務部長の合議を受け、市 長決裁とされたい。 さらに契約については、翌年度以降の予算の確保が得られていないため、自動更新 条項は削除され、予算が減額又は削減された場合の契約解除条項を付記されたい。 （起工伺の決裁、予定価格の設定が課長となっているもの） （契約締結伺の決裁が課長、総務部長の合議なし） ○柳川総合保健福祉センター ・排煙・換気用高窓開閉装置保守点検業務委託契約(契約解除条項なし) ・ピアノ定期保守点検業務委託契約 ・電動式椅子付観覧席保守点検業務委託契約 ○大和総合保健福祉センター ・自動券売機保守点検業務委託契約(契約解除条項なし) ・機械警備業務委託契約 ○三橋総合保健福祉センター ・自家用電気工作物保安管理業務委託契約(契約解除条項なし、自動更新条項あり) ・自動扉開閉装置保守点検業務委託契約(契約解除条項なし) ・自動券売機保守点検業務委託契約(契約解除条項なし) ・機械警備業務委託契約 10 ・消防用設備保守点検業務委託契約 ・トレーニング機器保守点検業務委託契約 （契約締結伺の決裁が課長又は部長、総務部長の合議なし） ○柳川総合保健福祉センター ・機械警備業務委託契約 ・通信カラオケシステム情報サービス契約 ・ＢＧＭサービス設備提供賃貸借契約 ○大和総合保健福祉センター ・エレベーター保守点検業務委託契約(契約解除条項なし) ・消防用設備保守点検業務委託契約 ・通信カラオケシステム情報サービス契約 ○三橋総合保健福祉センター ・通信カラオケシステム情報サービス契約 （契約締結伺に総務部長の合議なし） ○大和総合保健福祉センター ・清掃管理業務委託契約 ウ 三橋総合保健福祉センター送迎バス運行業務委託に係る起工伺について、 金額が 500 万円以上であるにもかかわらず、副市長が決裁し予定価格を設定している。 このことについては、柳川市事務決裁規程(別表第 3)により、500 万円以上のものに ついての決裁及び予定価格の設定については市長とされたい。 また委託期間が平成 26 年 4 月 1 日から 3 年間である長期継続契約を、予算の裏付け がない年度開始前の平成 26 年 3 月 28 日に契約締結している。 エ 下記の契約に係る支払遅延に対する遅延利息の率について、総務課契約検査係通知 に基づく率に改正されていない。 ・柳川総合保健福祉センター「南風」サウナマット賃貸借契約 オ 物品購入について、契約締結伺書の決裁日後に見積書が提出されているものがある。 （前年度口頭指摘事項） 【特別指摘事項】 ア 平成 26 年度における総合保健福祉センターの支出事務の一部において、公共料金の 支払遅延が生じたことにより延滞利息を支払っている。 市は市民に対して市税等の収納においては、納付期限の遵守を呼びかけている立場 でもあることから、公金に限らずその他の支払事務については、政府契約の支払遅延 防止等に関する法律第 6 条の規定に則り、適正に処理されるとともに、事務引継ぎの 徹底や書類の整理及び保管においても、緊張感を持って事務にあたられるよう要望す る。 11 【注意事項】 ア 下記のものについて、決裁日が記入されていない。 ・柳川総合保健福祉センター「すこやかルーム」管理指導業務委託契約の起工伺 ・柳川市ボランティアセンター運営業務委託契約の契約締結伺 ・柳川温泉「南風」用シャンプー・ボディソープ・リンス単価契約の契約締結伺 ・大和総合保健福祉センター消防用設備保守点検業務委託契約の起工伺 ○三橋総合保健福祉センター ・消防用設備保守点検業務委託契約の起工伺 ・機械警備業務委託契約の起工伺 ・玄関用塵取りマット賃貸借契約の契約締結伺 ・自動扉開閉装置保守点検業務委託契約の起工伺及び契約締結伺 ・トレーニング機器保守点検業務委託契約の起工伺及び契約締結伺 ・ 「老人福祉センター」管理業務委託契約の起工伺及び契約締結伺 イ 下記の契約について、見積書が徴取されていない。 ・柳川総合保健福祉センター電動式椅子付観覧席保守点検業務委託契約 ウ 下記の契約について、徴取された見積書に日付が未記入となっている。 ○柳川総合保健福祉センター ・印刷機賃貸借契約 ・事務室カラー複合機の保守及び消耗品等の供給に関する契約 ・ボランティアセンターカラー複合機の保守及び消耗品等の供給に関する契約 ・通信カラオケシステム情報サービス契約 ・通信カラオケ機器等賃貸借契約 ・柳川温泉「南風」ティーサーバー（給茶機）賃貸借契約 ・柳川温泉「南風」サウナマット賃貸借契約 ・柳川温泉「南風」用シャンプー・ボディソープ・リンス単価契約 ○大和総合保健福祉センター ・機械警備業務委託契約 ・エレベーター保守点検業務委託契約 ・消防用設備保守点検業務委託契約 ・自動券売機保守点検業務委託契約 ・通信カラオケシステム情報サービス契約 ・清掃管理業務委託契約 ・真空式温水ヒーター保守点検業務委託契約 ○三橋総合保健福祉センター ・機械警備業務委託契約 ・エレベーター保守点検業務委託契約 ・消防用設備保守点検業務委託契約 12 ・自動券売機保守点検業務委託契約 ・通信カラオケシステム情報サービス契約 ・自動扉開閉装置保守点検業務委託契約 ・トレーニング機器保守点検業務委託契約 エ 物品購入伺兼依頼書及び契約締結伺書について、下記のものが見受けられる。 ・決裁日が未記入となっている ・徴取された見積書に日付が未記入となっている ・物品購入伺兼依頼書の決裁日前に見積書が提出されている 13 (人権・同和対策室) 【指摘事項】 (支出事務) ア 職員が旅行命令書による申請をせずに、公用車を使用し旅行をしている。職員等の 旅行については、柳川市職員等の旅費に関する条例施行規則第 3 条の規定により、そ の都度旅行命令権者の命令を受けられたい。 イ 平成 25 年度筑推協幹事研修会の旅費について、旅費雑費が支払われていない。 【注意事項】 ア 旅行命令書について、修正液を使用しているものがある。 イ 予定価格調書について、予定価格の設定日の訂正に訂正印がない。 ウ 物品購入伺兼依頼書について、下記のものが見受けられる。 ・配当残額が未記入となっている ・決裁日が未記入となっている 14 【全般的共通注意事項】 ア 今回の定期監査では、前年度の指摘事項が是正・改善されていないものが見受けら れる。 監査では、問題点があった場合はその都度指摘をしてきたところであるが、このよ うに同じ指摘事項が続くことは、職員の指摘事項に対する受け止め方に疑問を持たざ るをえない。 今後このようなことがないよう指摘事項については、真摯に受け止め、速やかに是 正・改善に向けて取り組まれたい。 イ 定期監査調書提出にあたって、特に下記の調書について未記入あるいは該当なし がある。 様式１(１)；主な事務事業の内容 様式１(２)；事務事業執行上の検討・懸案事項 様式１(３)；組織運営及び事務事業で合理化、効率化を図った事項 日頃の業務で、検討された点、問題となっている点はないのか。社会情勢の変化、 行政需要に対して見直しは行われていないのか、不合理な点はないのか。常に問題意 識、緊張感をもって仕事にあたってほしい。 ウ 現金の取り扱いについて、各課で保管されている手提げ金庫、レジの管理について は、出納員、現金取扱員等を明確にされ、確実な施錠の上の保管など、責任のある管 理をされたい。また徴収した手数料等に過不足が生じた場合は、日付、金額、過不足 の理由等を詳細に記録され、その過不足分については年度内に必要な措置をとられた い。 15
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