Quintiles ビジネス・エシックス・ヘルプライン よく寄せられる質問 Q. Quintiles ビジネス・エシックス・ヘルプラインとは? Quintiles ビジネス・エシックス・ヘルプラインは、従業員やその他の関係者が質問を行ったり、懸念事項を報 告したり、すでに報告済みの事項をフォローアップしたりすることができる倫理とコンプライアンスの報告サー ビスです。 Q. Quintiles ビジネス・エシックス・ヘルプラインシステムがある理由は? 効果的な報告システムを設置することで、誠実で倫理的な意思決定を行うという文化を育てる努力をサ ポートします。法律、コンプライアンス、企業ポリシーの違反は、社内のどのレベルにおいても受容される ものではありません。他人が当社の基準に違反していると思われる場合は報告してください。調査が行わ れ、必要に応じて問題の是正が講じられます。 多くの問題は、地域の経営陣、人事部、品質管理部、または法務部などの地域の Quintiles のリソースと 話し合うことによって解決できますが、ヘルプラインによって追加のサポートが提供されます。 Q. ビジネス・エシックス・ヘルプラインを運営するのは誰ですか? ビジネス・エシックス・ヘルプラインは、第三者のベンダーである EthicsPoint によって運営されています。 Q. どのような場合に、ビジネス・エシックス・ヘルプラインを利用すればよいですか? ビジネス・エシックス・ヘルプラインはコミュニケーションツールです。Quintiles のビジネス慣行基準に関 するガイダンスを求めるために利用できます。詐欺や増収賄の疑い、または会計上の懸念などの法規制 や社内基準の違反が疑われる場合も、懸念を提起することができます。 欧州経済地域、スイス、トルコからの連絡は、法律によって特に会計、監査、銀行取引、増収賄、社内財 務管理、または財務関連の問題に限られています。左記以外のコンプライアンス違反に関する懸念が ある場合は、マネージャーや従業員代表、品質管理部、法務部、または人事部などの地域のリソースに 報告することをお勧めします。 Q. 違反に関する報告を行う場合、マネージャーや人事部、または適切な職務のマネージャーに報告してもよいで すか? はい。まず、地域の経営陣またはリソースに対してその問題に対するサポートを求めることをお勧めしま す。この方法で問題を報告しにくい場合は、ビジネス・エシックス・ヘルプラインを含む、代替のリソースを 利用できます。 Q. 電話の際に、私の名前を伝える必要はありますか? 匿名の報告が認められていない国以外では、名前を伝えるかどうか選択できます。匿名を選択される場合、問題を調 査する上で限界が生じるため、あなたの懸念に十分に対処できない場合があります。調査を容易にするために身元 を開示することをお勧めしますが、匿名を選択した場合、Quintiles または EthicsPoint によってあなたの身元が特定 されることはありません。身元を開示する必要がある場合、または開示することを選択した場合、あなたの名前は 「Need to know の原則」に従って限定的に使用されます。 ビジネス・エシックス・ヘルプラインの利用法は? ビジネス・エシックス・ヘルプラインの利用方法は 2 つあります。 Quintiles によく寄せられる質問 2012 年 5 月バージョン 1 1 1) 電話: 年中無休、24 時間対応のフリーダイヤルを利用できます。電話をかけると、専門トレーニング を受けた EthicsPoint の専門家が、あなたの質問または懸念の詳細を特定するための質問を行い、 指導を行います。 身元と連絡先を開示した場合、専門家はこれらの情報も記録します。Quintiles は実行可能な範囲ま たは法律で許可される範囲で、あなたの身元に関する情報を保護するため、適切なステップをすべ て講じます。 電話の終わりに専門家が、あなたから提供された情報を要約し、あなたが必要であると感じる変更を 加えます。 従業員が在籍するすべての国に対して、それぞれフリーダイヤル番号が設定されています。多言語 のオペレーターが対応しているため、希望の言語で報告を行ったり、質問を行うことができます。 2) Web ポータル: このポータルは、インターネットにアクセスできれば、毎日 24 時間どこからでもアクセ スできます。このポータルは、表示される複数の質問を通じてガイドを提供します。あなたの質問また は懸念に関する詳細が質問されます。法律で許可される国や地域では、匿名で利用できます。匿名 で利用することを選択した場合、あなたの身元が特定されることはありません。 Q. ヘルプラインを利用することでトラブルに巻き込まれることはありますか? いいえ。ヘルプラインはあなたが利用する目的のために設置され、あなたを保護するために設置されてい ます。Quintiles は、ビジネス・エシックス・ヘルプラインを利用して誠実な報告を行ったり、ビジネス行 動規範に関する質問を行うことを選択した人物に対して、いかなる報復も禁止しています。 Q. 報告後の流れは? EthicsPoint は直ちに、企業コンプライアンスオフィス内の特定のスタッフに対して機密報告書を作成しま す。あなたがガイダンスを求めた場合は、スタッフメンバーがあなたの質問の回答に必要となる情報を収 集します。違反の疑いを報告した場合は、スタッフメンバーが品質管理部や社内監査部、または人事部 などの社内の適切な組織にその情報を転送し、調査が行われ、必要な場合は適切なフォローアップが行 われます。報告のフォローアップについて、細心の注意を払って問題に対応するプロフェッショナルが責 任を負います。 Q. 報告を行った後に重要な内容を思い出した場合はどうすればよいですか? 自分の質問や懸念に対して行わ れた処理を知るには? ビジネス・エシックス・ヘルプラインの電話または Web ポータルを利用して報告を行うと、ユニークなユー ザー名が提供され、パスワードを選択するよう求められます。インターネットまたは電話でビジネス・エシック ス・ヘルプラインシステムに戻り、元の報告にアクセスして追加情報を提供したり、Quintiles スタッフからの 質問に回答できます。 報告を行う際に名前を提供した場合、報告内容の結果を知らせたり、追加の情報を得るために Quintiles のスタッフがあなたに直接連絡する場合があります。匿名を選択した場合、Quintiles のスタッフが EthicsPoint のセキュアサーバーに情報を入力します。あなたは同意したフォローアップ日の当日以降に、 ビジネス・エシックス・ヘルプライン（電話または Web ポータル）に自分の報告の進捗状況について問い 合わせを行うオプションが提供されます。ただし、あなたの報告に関する事項について Quintiles が講じ たアクション、または講じなかったアクションに関する詳細を提供することはできません。 Quintiles によく寄せられる質問 2012 年 5 月バージョン 1 2
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