山田会計事務所からのお知らせ 秋冷の候、皆様ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 平成 27 年 10 月からマイナンバーの通知、平成 28 年１月からマイナンバーの利用が開始されます。 つきましては、マイナンバー制度についてのご案内を送付させて頂きます。 マイナンバー対応のご参考になれば幸いです。 2016 年 1 月よりスタートするマイナンバー制度に先立ち 2015 年 10 月からマイナンバーの通知カードの郵送が始まります マイナンバーとは、社会保障・税・災害対策などの分野で活用される、個人 12 桁・法人 13 桁の番号のことです。 平成 27 年 10 月より、マイナンバーをお知らせするための「通知カード」が住民票の世帯ごとに 簡易書留で送付されます。 マイナンバーは、年末調整や雇用保険、健康保険や 厚生年金保険の提出書類などで必要になります 例えば、こんな場合･･･ 提出する時 提出書類 給与所得者の 提出者・対応 （A) 入社時及び (B) 年末調整時 扶養控除等（異動）申告書 保険料控除申告書 兼 本人→会社提出の後 会社保管 (B) 年末調整時 配偶者特別控除申告書 源泉徴収簿 (B) 年末調整時 源泉徴収票 (B) 年末調整時 雇用保険被保険者資格 会社作成→会社保管 会社作成→本人渡 税務署・市役所提出 会社作成 (A) 入・退社時 取得（喪失）届 →ハローワーク提出 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得（喪失）届 健康保険被扶養者（異動）届国民年 会社作成 (C) 入・退社時 →年金事務所提出 金第 3 号被保険者 （平成 29 年 1 月∼） 関係届 平成 27 年 12 月 平成 28 年 1 月 12 月 平成 29 年 1 月 年末調整 (B) 入退社があれば (A) ポイント 12 月 年末調整 (B) 入退社があれば (A)＋(C) 当面必要になるのは、来年（平成 28 年 12 月）の年末調整の手続からになります。 ただし、来年（平成 28 年 1 月）から入社・退社される方は、入社時の労働保険加入の手続、退社時の労働保険脱退の手続及び 源泉徴収票の記載に、対象となる方のマイナンバーが必要となります。 なお、健康保険・厚生年金保険の手続は、再来年（平成 29 年 1 月）からです。 1 山田会計事務所 マイナンバー記載が必要な書類（例） 年末調整の手続き 給与所得者の 源泉徴収票（本人渡） 給与計算 本人へ 扶養控除等（異動）申告書 マイナンバー マイナンバー 保険料控除申告書 兼 年収一定額以上の方のみ 源泉徴収票（税務署提出） 法定調書合計表に 配偶者特別控除申告書 マイナンバー 添付して税務署へ提出 マイナンバー 給与支払報告書 市町村へ提出 マイナンバー 雇用保険の手続き （入社時） ハローワーク より返戻 雇用保険被保険者 ハローワークへ提出 資格取得届 マイナンバー ・雇用保険被保険者資格取得確認通知書 （事業主通知用／被保険者通知用） ・雇用保険被保険者証 ・雇用保険被保険者氏名変更・資格喪失届 （退社時） ハローワーク より返戻 雇用保険被保険者 氏名変更・資格喪失届 ハローワークへ提出 ・雇用保険被保険者資格喪失確認通知書 （事業主通知用／被保険者通知用） マイナンバー ハローワーク より返戻 雇用保険被保険者離職証明書 ・離職票 -1,-2 ハローワークへ提出 雇用保険被保険者 離職票 -1 マイナンバー ※離職者本人が記載 2 山田会計事務所 全従業員（契約社員・パート・アルバイトを含む）、 その扶養家族にマイナンバーの提供を求める必要があります 従業員へのアナウンス 配布開始前∼ 注意 住民票の住所確認 →マイナンバーの通知カードは住民票の住所に郵送されます。確実に受け取れるよう、住所の確認を指示します。 注意 通知カードの保管 →誤って破棄、紛失などしてしまわないよう、厳重な保管をアナウンスして注意喚起を行います。 同封のサンプル「マイナンバーに関するお知らせ」をご参照下さい。 マイナンバーの収集 ∼平成 28 年 1 月制度開始後 マイナンバーの収集にあたり、以下が必要になります。 ・本人確認 （本人確認の方法）以下の 3 つの方法が考えられます。 ①個人番号カード（写真付）による確認 ②通知カード（写真なし）＋写真付の身分証明証 ③住民票（番号付）＋写真付の身分証明証 ・利用目的の公表通知 利用目的を記載した書類の提示 同封のサンプル「マイナンバー利用目的の通知書」をご参照下さい。 マイナンバーの保管・管理 従業員から収集したマイナンバーは、漏えいや紛失、不正利用等が起きないよう、厳重に保管・管理する必要 があります。 どのようにマイナンバーを管理していくか、社内で運用ルールや体制を整備する必要があります。 ・アクセス権者を決定 ・パソコンでの管理方法 ・紙での管理方法 ・保管期間 他 組織的安全管理措置 人的安全管理措置 ・担当者の明確化 担当者以外がマイナンバーを取扱うことが ・適切な教育 従業員に対するマイナンバー制度概要の ないように明確にしましょう。 周知など、従業員への教育も大切です。 ・取扱状況のわかる記録の保存 ・漏えい時の報告連絡体制の確認 他 物理的安全管理措置 技術的安全管理措置 ・ウィルス対策ソフトウェアの導入 ・アクセスパスワードの設定 ・取扱区域の管理 取扱担当者以外に、書類・パソコン画面を 見られない座席配置及びパーテーションの 設置など ・電子媒体および書類の盗難や紛失の防止 カギ付き棚または金庫を用意するなど 3 山田会計事務所 注 意 マイナンバーの取り扱いには、厳格な規定と、 重い罰則が定められています マイナンバー法では、個人情報保護法よりも厳格な保護措置が求められます。 厳しい罰則規定 最も重いもので、4 年以下の懲役まだは 200 万円以下の罰金が科せられます。 （両方を科せられることもあります） マイナンバー法の罰則規定 ＊一部抜粋 個人番号利用事務等に従事する者が、正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が 記録された特定個人情報ファイルを提供 4 年以下の懲役 または 200 万円以下の罰金（併科あり） 個人番号利用事務等に従事する者が、業務に関して知り得たマイナンバーを自己や 第三者の不正な利益を図る目的で提供し、または盗用 3 年以下の懲役 または 150 万円以下の罰金（併科あり） 人を欺き、暴行を加え、または脅迫することや財物の窃取、施設への侵入、 不正アクセス行為などによりマイナンバーを取得 3 年以下の懲役 または 150 万円以下の罰金 偽りその他不正の手段により通知カード又は個人番号カードの交付を受けること 6 か月以下の懲役 または 50 万円以下の罰金 特定個人情報保護委員会の命令を受けた者が、委員会の命令に違反 2 年以下の懲役 または 50 万円以下の罰金 特定個人情報保護委員会からの報告や資料提出の求め、質問、立入検査に際して、 虚偽の報告、虚偽の資料提出、答弁や検査の拒否、検査妨害など 1 年以下の懲役 または 50 万円以下の罰金 ここに挙げた内容以外にも、さまざまな規定などがあります。 「従業員への具体的な通知方法が、よくわからない」 「個人の外注業者への対応は？」 「業務委託先への対応は？」 「社員が退職するが、その際のデータの廃棄はどうすればよいか」 また、山田会計事務所のホームページのトップページに今回同封したサンプル文書のワードファイルを リンクいたしましたので、ダウンロードして自由にお使い下さい。 ご不明な点、ご不安な点などございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。 公認会計士・税理士 山田会計事務所 〒460-0022 名古屋市中区金山 1-9-15 幸伸ビル 5 階 ☎ 052-339-2870 E-mail [email protected] ／ HP http://www.yamada-cpa.com 4 山田会計事務所
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